Какие документы сотрудник должен предоставить в бухгалтерию для подтверждения командировочных расходов?
Скачать 156.88 Kb.
|
| По вопросу: Сотрудник отправляется в командировку за новым автомобилем в г.Екатеринбург. Туда он едет на поезде, обратно возвращается на новом автомобиле. Какие документы сотрудник должен предоставить в бухгалтерию для подтверждения командировочных расходов? Сообщаем: По израсходованным суммам подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу (абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России N 3210-У). Унифицированная форма авансового отчета (форма N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55. Однако ее применение не является обязательным, так, в казенных учреждениях по израсходованным суммам подотчетное лицо представляет в бухгалтерию учреждения Авансовый отчет (ф. 0504505) форма утверждена Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н. Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю. При этом подотчетному лицу выдается расписка (отрезная часть авансового отчета), подтверждающая получение авансового отчета и оправдательных документов. К документам, которые подтверждают произведенные работником расходы в связи с командировкой, и прилагаются работником к авансовому отчету, относятся следующие документы (п. 26 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749): - о найме жилого помещения; - о фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей); - об иных расходах, связанных с командировкой. По данному вопросу также предлагаем Вам, ознакомится с информацией приведенной ниже. Для поиска информации по вопросу использовались ключевые слова в строке «быстрый поиск»: «Подтверждение командировочных расходов» «Командировка перегон автомобиля» В будущем для просмотра дополнительной информации связанной с просматриваемым документом, предлагаем использовать кнопку i   Важные моменты выделены цветом. Ответ подготовлен 02.12.2015 года. Услуга оказывается в соответствии с регламентом Линии консультаций: http://consultantugra.ru/klientam/goryachaya-liniya/reglament-linii-konsultacij/ Путеводитель по бюджетному учету и налогам. Практическое пособие по бюджетному учету для казенных учреждений и органов власти {КонсультантПлюс} БЮДЖЕТНЫЙ УЧЕТ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ, ВЫДАННЫХ НА КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ 1. Понятие служебной командировки ……. Служебной командировкой является поездка работника для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы по распоряжению работодателя на определенный срок (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). В командировку могут направляться только работники, состоящие с учреждением в трудовых отношениях. Отметим, что при направлении в поездку гражданина, работающего в учреждении на основании гражданско-правового договора, такая поездка командировкой не считается. Не признаются командировками и служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер. Первичные документы, оформляемые при направлении работников в командировку
Особенности направления работников в служебные командировки определены Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих установлены Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813. …… 2. Виды командировочных расходов При направлении работника в командировку работодатель обязан возместить ему следующие расходы (ст. 168 ТК РФ): - расходы по проезду; - расходы по найму жилого помещения; - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); - иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Такими расходами могут быть представительские расходы, которые понесены работником в период нахождения в командировке, расходы по оплате услуг по оформлению проездных документов, расходы по оплате предоставленных в поездах постельных принадлежностей, расходы по оформлению загранпаспортов, виз, других выездных документов, расходы по оплате обязательных консульских и аэродромных сборов, расходы по оплате сборов на оформление обязательного медицинского страхования и др. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, в государственных учреждениях субъектов РФ, в муниципальных учреждениях, определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ). Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729. Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих установлены Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813. Перечень документов, подтверждающих фактический срок пребывания федерального государственного гражданского служащего в служебной командировке при отсутствии проездных документов (билетов), утвержден Приказом Минфина России от 10.03.2015 N 33н. Руководители федеральных органов исполнительной власти - главных распорядителей средств федерального бюджета, в которых проходят военную службу (службу) военнослужащие и сотрудники органов внутренних дел РФ, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, Государственной противопожарной службы МЧС РФ, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов РФ, лица начальствующего состава федеральной фельдъегерской связи, определяют порядок и размеры возмещения суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, военнослужащим и сотрудникам в пределах, не превышающих 300 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке (п. 1 Постановление Правительства РФ от 01.02.2011 N 43 "О возмещении суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим и сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти за счет средств федерального бюджета"). …….. 4. Принятие к бюджетному учету расходов на командировки Документами, которые работник должен приложить к Авансовому отчету для подтверждения командировочных расходов, являются: - авиа- или железнодорожные билеты; - счета гостиниц; - ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы; - другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 1 ст. 68 Конституции РФ, п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25.10.1991 N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации", п. 13 Инструкции N 157н). …….. {Вопрос: Работник организации использует автомобиль для служебных поездок и не является водителем, при этом организация не осуществляет деятельности по перевозке груза или пассажиров. Правомерны ли требования сотрудников ГИБДД о необходимости наличия у данного работника путевого листа? (Консультация эксперта, 2015) {КонсультантПлюс}} Вопрос: Работник организации использует автомобиль для служебных поездок и не является водителем, при этом организация не осуществляет деятельности по перевозке груза или пассажиров. Правомерны ли требования сотрудников ГИБДД о необходимости наличия у данного работника путевого листа? Ответ: В случае если автомобиль используется работником организации для служебных поездок, при этом организация не осуществляет деятельности по перевозке груза или пассажиров, данный работник не обязан иметь при себе путевой лист. Однако сотрудники ГИБДД могут придерживаться иного мнения по данному вопросу, следовательно, существует вероятность, что отстаивать данную точку зрения придется в судебном порядке. Обоснование: Ответственность водителя, не имеющего при себе путевого листа в случаях, когда в соответствии с законодательством его наличие является обязательным, предусмотрена ч. 2 ст. 12.3 Кодекса РФ об административных правонарушениях в виде предупреждения или штрафа в размере 500 руб. В рассматриваемой ситуации работники организации используют автомобили для служебных поездок. Для решения вопроса о правомерности требований сотрудников ГИБДД необходимо определить, является ли в данном случае обязательным наличие путевого листа у водителя. Согласно ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. В силу п. п. 9, 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, путевой лист оформляется на день или срок, не превышающий месяца, на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях. На основании п. 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090, водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и передавать сотрудникам полиции для проверки путевой лист, в случае если это установлено законодательством. Таким образом, исходя из вышеуказанных норм путевой лист водитель обязан иметь при себе, а также предъявлять сотруднику полиции только в случае перевозки пассажиров при осуществлении деятельности организации по оказанию таких услуг или в случае перевозки грузов. В рассматриваемой ситуации автомобиль используется работником организации для передвижения, следовательно, наличие у водителя транспортного средства путевого листа не является обязательным. Данный вывод подтверждается судебной практикой (см., например, Решение Ленинградского областного суда от 09.04.2013 N 7-161/2013). Необходимо отметить, что судебная практика по данному вопросу незначительна. Однако ее наличие свидетельствует о том, что ГИБДД считает наличие путевого листа обязательным и привлекает водителей к ответственности даже в том случае, если они используют служебные автомобили в целях передвижения. Следовательно, в рассматриваемой ситуации у организации имеются следующие варианты: 1) отстаивать в суде позицию о том, что наличие путевого листа в данном случае не предусмотрено законодательством; 2) обеспечить наличие путевых листов у водителей. А.М.Туршина Первый Дом Консалтинга "Что делать Консалт" Региональный информационный центр Сети КонсультантПлюс 23.07.2015 Статья: Организация заключает договор на перегон автомобиля (Ларина Н.) ("Налоговый вестник", 2015, N 2) {КонсультантПлюс} ……. Еще один вопрос, который довольно часто возникает у практикующих специалистов, касается необходимости оформления путевых листов при перегоне автомобиля гражданином, привлеченным к работе в рамках гражданско-правового договора. В соответствии со ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. В случае перегона транспортного средства, предназначенного для покупателя, перевозка пассажиров и грузов не осуществляется. То есть можно говорить о том, что обязанности оформить путевой лист в рассматриваемой ситуации нормы действующего законодательства не предусматривают. Вместе с тем применение путевых листов целесообразно, если в соответствии с положениями гражданско-правового договора на перегон автомобиля исполнителю компенсируются расходы на ГСМ. В нормативных правилах нет запрета на оформление данного документа в тех случаях, когда водитель состоит не в трудовых отношениях с организацией, а в гражданско-правовых. ……. Статья: Путевой лист: нюансы оформления и заполнения (Сувернева А.И.) ("Отдел кадров коммерческой организации", 2013, N 11) {КонсультантПлюс} ……. Обязательные реквизиты путевого листа Обязательные реквизиты должны присутствовать в путевых листах, применяемых юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты: 1. Наименование и номер путевого листа. 2. Сведения о сроке действия путевого листа (дата (число, месяц, год), на которую он может быть использован, а если документ оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован). 3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (для юридического лица - наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона; для индивидуального предпринимателя - фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона). К сведению. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным или городским наземным электрическим транспортом. 4. Сведения о транспортном средстве. Такие сведения включают в себя: - тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель, а если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того, модель прицепа (полуприцепа); - государственный регистрационный знак автомобиля, грузового прицепа или полуприцепа, автобуса, троллейбуса; - показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо); - дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку. 5. Сведения о водителе. Здесь обязательно должны быть указаны фамилия, имя, отчество водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения его предрейсового и послерейсового медицинских осмотров. ……. На какой срок можно оформлять путевой лист легкового автомобиля? На основании Постановления N 78 путевой лист (форма 3) выписывается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). А на основании Приказа N 152 путевой лист можно выписать и на более длительный срок - до месяца. Получается, что неспециализированные компании независимо от того, какую форму они применяют (утвержденную или собственную), вправе оформлять ею любой срок в пределах месяца. Это подтверждается Письмом Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77. …….. Статья: Организация контроля за расходованием ГСМ (Обухова Т.) ("Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", 2015, N 7) {КонсультантПлюс} …… Нарушения в оформлении путевого листа Путевой лист - это первичный учетный документ, на основании которого производится списание израсходованного в ходе эксплуатации транспортных средств бензина. В настоящее время учреждения используют следующие формы путевых листов: - 0345001 "Путевой лист легкового автомобиля"; - 0345002 "Путевой лист специального автомобиля"; - 0345004 "Путевой лист грузового автомобиля"; - 0345005 "Путевой лист грузового автомобиля"; - 0345007 "Путевой лист автобуса необщего пользования". Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ N 152). Данный документ содержит перечень обязательных реквизитов путевого листа и разъясняет порядок их заполнения. В актах проверяющих органов неоднократно указывается на небрежное и неполное заполнение обязательных реквизитов путевых листов, таких как: - наименование и номер путевого листа; - сведения о сроке действия путевого листа; - сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; - сведения о транспортном средстве; - сведения о водителе. Незаполнение хотя бы одного обязательного реквизита путевого листа или заполнение его с нарушением положений Приказа N 152 расценивается проверяющими как оформление первичных документов с нарушением установленных правил. Чаще всего при заполнении путевых листов встречаются следующие нарушения. …… Ошибка 7. Отсутствие путевых листов. Согласно нормам ст. 9 Закона о бухгалтерском учете каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Отсутствие путевых листов при наличии на счетах бухгалтерского учета записей, отражающих списание бензина, недопустимо. Следует заметить, что в силу норм п. 3 Инструкции N 157н <2> к бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление. Если в ходе проверки будет установлен факт расходования бензина без отсутствия путевых листов, то в рамках мероприятий внутреннего контроля нужно оформить утерянный путевой лист. …… {Ситуация: Как получить знаки "Транзит"? ("Электронный журнал "Азбука права", 2015) {КонсультантПлюс}} "Электронный журнал "Азбука права", 27.11.2015 КАК ПОЛУЧИТЬ ЗНАКИ "ТРАНЗИТ"? Транзитные номера утратили свое былое значение, так как теперь поставить автомобиль на учет можно в любом регистрационном отделении на территории страны. С 15.10.2013 не требуется получать транзитные номера, если незарегистрированный (не поставленный на учет) автомобиль находится за пределами территории, на которую распространяется деятельность регистрационного подразделения ГИБДД, где вы по территориальному признаку должны были провести регистрационные действия (п. 2.14 Приложения N 2 к Приказу МВД России от 07.08.2013 N 605). На данный момент транзитные номера используются: - для перегона транспортных средств к местам доработки или продажи организациями-изготовителями, а также юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими торговлю транспортными средствами (п. 33 Правил, утв. Приказом МВД России от 24.11.2008 N 1001); - вывоза транспортного средства (в том числе и физическими лицами) за пределы РФ на постоянное пребывание (п. 43 Правил); - временного ввоза в РФ (в том числе и физическими лицами) транспортного средства, не имеющего регистрационных номеров иностранных государств, и последующего вывоза за пределы РФ (п. 48.7 Правил). Таким образом, физическим лицам потребуются номерные знаки "Транзит" только в случае вывоза автомобиля на постоянное пребывание за пределы РФ или в случае временного ввоза в РФ и последующего вывоза незарегистрированного автомобиля. …... Приказ МВД России от 24.11.2008 N 1001 (ред. от 13.02.2015) "О порядке регистрации транспортных средств" (вместе с "Правилами регистрации автомототранспортных средств и прицепов к ним в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации", "Административным регламентом Министерства внутренних дел Российской Федерации исполнения государственной функции по регистрации автомототранспортных средств и прицепов к ним") {КонсультантПлюс} ……. 4. Собственники транспортных средств либо лица, от имени собственников владеющие, пользующиеся или распоряжающиеся на законных основаниях транспортными средствами <1>, обязаны в установленном порядке зарегистрировать их или изменить регистрационные данные в течение срока действия регистрационного знака "ТРАНЗИТ" или в течение 10 суток после приобретения, таможенного оформления, снятия с регистрационного учета транспортных средств, замены номерных агрегатов или возникновения иных обстоятельств, потребовавших изменения регистрационных данных …….  |
Похожие:
 | Организационная форма гостиницы индивидуальный предприниматель (не использует контрольно-кассовую технику). Сотруднику выданы документы:... | | По вопросу: Какие документы должен предоставить работник студент-заочник (первое высшее)- для оплаты ему учебного отпуска? Необходимо... |
 | Для получения вычета налогоплательщик должен представить в налоговую инспекцию по месту своего жительства следующие документы | | Для получения вычета в связи с оплатой услуг по лечению налогоплательщик должен представить в налоговую инспекцию по месту своего... |
| При поступлении в доу родителям необходимо заполнить заявление установленного образца и предоставить некоторые документы, смотрите... | | Для получения имущественного налогового вычета налогоплательщик должен представить в налоговую инспекцию по месту своего жительства... |
| Битражном процессе: унификации норм; детализации критериев разумности, действительности расходов и документального их подтверждения;... | | Сотруднику выдана из кассы сумма в подотчет наличными для приобретения хозяйственных материалов. Сотрудник принес чеки, подтверждающие... |
| С этого года сотрудник может обратиться к компании за социальным вычетом. А раньше его можно было получить только в ифнс. Практика... | | Существуют ли какие-то особенности приема на работу иностранных сотрудников, о чем работодателю следует побеспокоиться заранее, какие... |