  Содержание:
1. Сроки хранения бухгалтерских документов
2. Трудинспекторы назвали частые ошибки в трудовых договорах и книжках.
3. ИНСТРУКЦИЯ ПО ПЕРЕХОДУ НА НОВЫЙ ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ ККТ
Сроки хранения бухгалтерских документов.
Если не соблюдать сроки хранения бухгалтерских документов, не избежать штрафов и доначисления налогов. А какие документы сдают в архив, а какие хранят в бухгалтерии?
Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно.
Какой срок хранения бухгалтерских документов в организации в 2016 году надо соблюдать.
|
Вопрос
|
Комментарии
|
1
|
Какие документы хранить обязательно.
|
В законах об АО и об ООО есть перечень документов, которые нужно хранить обязательно. К ним, в частности, относятся первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.
Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов ООО нужно закрепить в уставе.
Порядок хранения документов в АО уже определен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс, которое применяется с учетом приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
В любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве.
|
2
|
Сроки хранения бухгалтерских документов в 2016 году.
|
Хранение бухгалтерских документов осуществляется в течение срока, установленного законодательством, но не менее 5 лет. Сроки хранения первичных документов установлены в НК РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
В ст. 23 НК РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение 4 лет. Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.
Вместе с тем, в ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее 5 лет.
Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Хранение бухгалтерских документов осуществляется в течение указанных сроков.
Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ, храните документы как минимум 5 лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.
|
Ситуации, когда стоит назначить особые сроки хранения бухгалтерских документов.
Вид документов
|
Сроки хранения
|
Где об этом сказано
|
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи).
|
4 года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали.
|
Ст. 23 НК РФ, письмо Минфина России от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270.
|
Первичка за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества.
|
В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль.
|
Ст. 283 НК РФ, письмо Минфина России от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278.
|
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности (договоры с контрагентами, письма, платежки).
|
4 года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.
|
П. 1 ст. 23, пп 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, ст. 203 ГК РФ.
|
Началом срока хранения бухгалтерских документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Например, если документ составлен в 2015 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2016 года.
Из этого правила есть два исключения:
Первое – это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них.
Второе – документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).
|
3
|
Место хранения бухгалтерских документов.
|
Хранение бухгалтерских документов осуществляется в специальном помещении, сейфе или шкафах (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Однако соблюдать все требования, приведенные в этом документе, не обязательно.
Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.
Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах.
Остальные документы храните в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Вопрос! Можно ли хранить документы в электронном виде?
Да, можно. По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ).
Наконец налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде.
А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью. Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.
По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку.
|
4
|
Передача документов в архив.
|
Хранение бухгалтерских документов может осуществляться в архиве. В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение организации, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата).
В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Остальные бумаги, срок хранения которых не превышает 10 лет, храните в бухгалтерии. Пока не придет время их уничтожать.
Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. Перед сдачей на архивное хранение дело необходимо оформить окончательно, а именно:
составить внутреннюю опись;
составить лист-заверитель;
подшить (переплести) дело;
пронумеровать листы дела;
оформить обложку дела.
Такой порядок предусмотрен п. 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
|
2. Трудинспекторы назвали частые ошибки в трудовых договорах и книжках.
Некоторые ошибки в трудовых договорах и трудовых книжках могут грозить штрафами.
Что грозит за ошибки в трудовых договорах и книжках.
Компаниям безопаснее перепроверить содержание трудовых договоров и книжек своих сотрудников.
Сейчас на проверках инспекторы больше всего внимания уделяют именно этим двум документам.
Если ревизоры найдут ошибки, то они, как правило, дают сначала время на исправление. Если предписание не выполнить в срок, то возможен штраф до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Перечень частых ошибок встречающихся в трудовых договорах и книжках.
Три частые ошибки в трудовых договорах
|
1
|
Дни зарплаты.
|
В трудовом договоре надо писать конкретные числа, когда сотрудники получают деньги (ст. 57 ТК РФ).
Трудинспекторов не устроит формулировка, что зарплата выдается «не позже 10-го числа каждого месяца» или «с 5-го по 10-е число каждого месяца».
Надо писать: «зарплата выдается 5-го и 20-го числа каждого месяца».
|
2
|
Срочный трудовой договор.
|
Компания вправе заключить срочный трудовой договор только в определенных случаях, например для временной или сезонной работы (ст. 59 ТК РФ).
В самом контракте надо написать основание, почему он заключен на определенный срок.
|
3
|
Договор подряда.
|
Инспекторы вправе переквалифицировать договор подряда, если он подменяет трудовой (ст. 15 ТК РФ). Например, содержит время работы или необходимость подчиняться правилам внутреннего распорядка.
Договор подряда можно заключить только на разовую конкретную работу, тогда претензий не будет.
|
Три частые ошибки в трудовых книжках
|
1
|
Дата записи.
|
Запись о приеме на работу надо сделать в трудовой книжке в течение 5 календарных дней с момента заключения трудового договора (ст. 66 ТК РФ).
Впрочем, обнаружить ошибку инспекторам удается, только если компания вообще забудет сделать запись к моменту проверки.
|
2
|
Ссылка на ТК РФ.
|
При увольнении работника по собственному желанию надо сослаться на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. В этой статье предусмотрены общие основания для расторжения трудового договора (п. 5.2 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69).
Иногда компании по ошибке ссылаются на ст. 80 ТК РФ, где говорится о порядке увольнения по собственному желанию. Ошибочную запись потребуется исправить.
|
3
|
Новое образование.
|
Если сотрудник во время работы получил новую специальность или квалификацию, то сведения об этом надо внести в трудовою книжку.
Зачеркивать прежнюю запись не требуется. Надо только ее дополнить (п. 2.4 Инструкции № 69).
|
3. ИНСТРУКЦИЯ ПО ПЕРЕХОДУ НА НОВЫЙ ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ ККТ.
Кажется, что до вступления в силу 54-ФЗ еще масса времени, но это не так. Добровольный переход предприятий торговли на новые правила применения контрольно-кассовой техники уже начался. Уже с 1 февраля 2017 года — а это чуть больше, чем 3 месяца — предприниматели не смогут больше регистрировать кассы по старым правилам. К июлю 2017 года все предприятия торговли, применяющие ККТ, будут обязаны передавать фискальные данные на серверы ОФД.
Осталось не так много времени, чтобы подготовиться и начать работу по новым правилам. Рассмотрим последовательность действий, которая поможет плавно и без спешки перейти на новые правила применения контрольно-кассовой техники в Инструкции.
|
Действие
|
Комментарии
|
1
|
Снимите с регистрации ККТ.
|
Подайте в ФНС заявление на снятие ККТ с учета и приложите к нему стандартный пакет документов.
Через 5 дней Ваша касса будет снята с регистрации.
Заберите документы из ФНС.
Теперь можно модернизировать старую кассу или приобретать новую.
Если у Вас одна касса, то нужно делать все параллельно: подать документы на снятие ККТ с учета и тут же её модернизировать или сначала зарегистрировать новую кассу, а потом снимать с учета старую.
|
2
|
Купите новую кассу или модернизируйте старую.
|
По требованиям 54-ФЗ касса должна:
-
Передавать данные в ОФД и иметь выход в интернет.
Работать с фискальным накопителем, который размещается внутри корпуса.
Печатать ссылки и QR-коды.
|
|
Большинство современных моделей ККТ не так дорого модернизировать. Но некоторые образцы проще заменить на новые.
Кассу рекомендовано обновлять раз в 7 лет, и если Ваша касса устарела, то новые правила — это отличный повод заменить ККТ.
Если Ваша старая касса не соответствует новым требованиям и производитель не анонсировал продажу комплектов доработки — придется покупать новую.
Современные кассы упрощают товароучёт и предотвращают мошенничество кассиров.
|
3
|
Зарегистрируйте кассу в ФНС.
|
Выберите оператора фискальных данных (ОФД) и заключите с ним договор. Список аккредитованных ОФД будет доступен на сайте ФНС — nalog.ru.
Зарегистрируйте ККТ в налоговой. Вы можете сделать это двумя способами: классическим или новым.
Классический способ регистрации ККТ, по правилам, утвержденным в Вашем регионе, занимает больше времени. Вам нужно прийти в налоговую с Вашей кассой и встроенным в нее фискальным накопителем, отстоять очередь и подать заявление. После подписания документов Вы получите регистрационный номер ККТ.
Новый способ регистрации ККТ позволяет сэкономить время:
На сайте nalog.ru авторизуйтесь в личном кабинете.
Отправьте электронное заявление на регистрацию ККТ. Для этого понадобится личная квалифицированная электронная подпись. Получить её можно в аккредитованном удостоверяющем центре.
ФНС проведет проверку серийных номеров фискального накопителя и ККТ на их наличие в реестрах. Если все хорошо — присваивает ККТ регистрационный номер.
Выполняется регистрация кассы с вводом регистрационного номера в ФН. Фискальный накопитель отправляет в налоговую отчет о регистрации.
Как только ФНС зарегистрирует этот отчет, в Вашем личном кабинете появится карточка регистрации ККТ.
Схема регистрации ККТ через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.
|
4
|
Используйте переходный период.
|
Переходный период для 54-ФЗ — уже идет. До 1 февраля 2017 года Вы можете добровольно перейти на новый порядок применения ККТ.
Если Вы начнете заниматься вопросом перехода на новый порядок уже сейчас, то сэкономите время и деньги.
Если вспомните о 54-ФЗ только в январе 2017 года, то велик шанс, что Вы переплатите за дефицитное оборудование или Вам придется приостановить работу магазина. Ведь за торговлю на устаревшем оборудовании предусмотрен штраф от 10 000 рублей в зависимости от объема выручки.
|
5
|
Составьте график замены ЭКЛЗ.
|
Если Вы сейчас просто замените ЭКЛЗ, то Вы потеряете деньги. Сумма зависит от срока, который не доработает лента.
Плановый срок замены ЭКЛЗ — 13 месяцев. Предположим, что в январе 2017 года Вы замените ЭКЛЗ, то она прослужит не 13, а всего 6 месяцев. Вы потеряете около 3000 рублей — ровно половину стоимости электронной контрольной ленты защищенной.
Если Вы понимаете, что Вам скоро менять ЭКЛЗ — посчитайте, возможно, дешевле будет заменить ленту на фискальный накопитель уже сейчас.
Учтите, что установку ФН можно провести только в контрольно-кассовую технику, которая соответствует новым правилам.
|
6
|
Проведите интернет в магазин заранее.
|
Продумайте, как Вы проведете стабильное интернет-соединение в магазин.
Мобильные операторы уже работают над специальными тарифами для передачи данных в ОФД.
Изучите предложения в Вашем городе самостоятельно или прислушайтесь к рекомендациям ЦТО.
|
7
|
Согласуйте с поставщиком учетной системы установку необходимых обновлений.
|
Если у Вас есть товароучётная система, нужно уточнить у производителя — совместима ли она с новыми ККТ.
Уточните сроки, стоимость доработки и время, когда мастер будет обновлять систему.
|
8
|
Заключите новый договор с ЦТО.
|
По новым правилам договор с ЦТО перестал быть обязанностью, а стал правом.
Однако не спешите отказываться от сотрудничества с Центром технического обслуживания. Поддержание инфраструктуры для работы кассы с ОФД — задача, которая требует технических компетенций. Неполадки с роутером, сетью или отсутствие связи с ОФД оборачиваются штрафами. Договор с ЦТО в этом случае — возможность оперативно решить любую проблему.
Если Вы стремитесь максимально сократить издержки в текущий момент, то Вы можете отказаться от услуг ЦТО.
Если же для Вас важнее возможность планировать и избегать неожиданных трат, то присмотритесь к тому, что теперь предлагает Ваше ЦТО.
|
Отдельно еще раз о «Личном кабинете».
Налоговая служба открывает на сайте nalog.ru новый сервис "Кабинет ККТ". Компании попадут в него через личный кабинет организации или предпринимателя - там появится специальная вкладка.
ФНС объявила о выходе пробной версии личного кабинета для новой ККТ. При переходе на онлайн кассы предпринимателя могут либо совершенствовать старую технику, либо приобрести новую. Изготовителям ККТ необходима работа с центрами ТО в целях обеспечения условий, удобных для обновления кассовой техники и перехода налоговых плательщиков на новый уровень.
Уже сегодня функционал личного кабинета позволяет провести регистрацию ККТ онлайн, указать на документ, объясняющий, почему это нельзя сделать, или показать, есть ли данный аппарат в реестре. В будущем функционал будет расширяться с учетом внесенных предложений.
Владельцы ККТ сами решают, работать с электронным кабинетом или нет. Но если однажды отправить документы через этот сервис, компания и дальше обязана будет его использовать. Налоговики перестанут принимать у нее документы по кассам на бумаге - об этом говорит проект приказа. ФНС вправе устанавливать случаи, когда компании обязаны использовать кабинет (п. 4 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Все документы, которые компания передает через личный кабинет, нужно будет заверить усиленной электронной подписью.
Скоро будет доступна мобильная вариация личного кабинета, где покупатели смогут проверять чеки и, если это понадобится, отправлять жалобу в ФНС одним кликом.
Старым способом нельзя будет регистрировать кассовые аппараты уже с 1 февраля будущего года. А переход будет осуществляться до середины 2018 года. В это время будет важна тесная связь между участниками переходного процесса. Для этого налоговики просят проявлять активность на форуме ФНС РФ. Там можно задать интересующие вопросы и быстро получать ответы на них. Налоговики обещают, что читаться будут все комментарии и пожелания, которые найдут отражение в работе.
|
