Утверждена
Приказом Управления Роскомнадзора по Магаданской области и ЧАО
от «28» мая 2015 г. № 74
ИНСТРУКЦИЯ
по работе с обращениями граждан, объединений граждан и юридических лиц в Управлении Роскомнадзора по Магаданской области и
Чукотскому автономному округу
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Инструкция Управления Роскомнадзора по Магаданской области и Чукотскому автономному округу по работе с обращениями граждан, объединений граждан и юридических лиц (далее - Инструкция) определяет последовательность исполнения управленческих процедур, связанных с реализацией гражданами Российской Федерации конституционного права на обращение в государственные органы, а также устанавливает порядок и формы взаимодействия между должностными лицами Управления и гражданами при рассмотрении обращений граждан, принятий решений и подготовке ответов.
Прием и рассмотрение обращений осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:
Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 1993, № 237);
Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» ;
Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
Законом Российской Федерации от 27 апреля 1993 г. № 4866-1 «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан»;
Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30;
Положением о Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2009 г. № 228;
постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
Регламентом Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, утвержденным приказом Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 6 апреля 2010 г. №213 (зарегистрировано в Министерстве юстиции Российской Федерации 11 мая 2010 г., регистрационный № 17156).
Положения настоящей Инструкции распространяются на устные и письменные, индивидуальные и коллективные обращения граждан, объединений граждан и юридических лиц (далее - граждане), кроме обращений, рассмотрение которых регулируется соответствующими законодательными и иными нормативно-правовыми актами.
В Управлении работа с обращениями граждан осуществляется отдельно от других направлений документационного обеспечения и ведется по принципу смешанного делопроизводства как в бумажном, так и в электронном виде.
Организационно-методическое обеспечение рассмотрения обращений граждан осуществляется в Управлении - отделом организационной, финансовой правовой работы и кадров.
Ответственность за организацию рассмотрения обращений граждан возлагается на руководителя (заместителя руководителя) Управления.
Ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан в структурных подразделениях (отделах) несут начальники отделов Управления.
Руководитель Управления несет персональную ответственность за своевременность подготовки ответов и полноту рассмотрения обращений, находящихся на рассмотрении в Управлении.
Работа с обращениями граждан в Управлении основывается на принципах гласности и открытости.
Прием обращений в Управлении осуществляется:
- в письменном виде (при предоставлении лично, курьером, почтовым отправлением) по адресу: 685030, г. Магадан, ул. Пролетарская, д. 68 (пн-чт: с 14-00 до 18-00; пт: с 08-45 до 12-45);
- факсимильной связью: (4132) 62-54-36 (ежедневно, круглосуточно);
- путем направления электронного сообщения (по электронной почте) по адресу: rsockanc49@rkn.gov.ru или main@gsn.magadan.ru;
- путем заполнения в установленном порядке специальной формы в разделе «Обращения граждан» на официальном сайте Управления Роскомнадзора по Магаданской области и Чукотскому автономному округу http://49.rsoc.ru, соответствующей формы Федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг», через сервисы официального сайта Президента Российской Федерации;
- в устной форме при проведении личного приема руководителем Управления – четверг с 15-00 до 17-00, заместителем руководителя Управления – вторник с 15-00 до 17-00 (предварительная запись по телефону (4132) 62-54-36).
II. ОФОРМЛЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ
Письменное обращение гражданина, составленное в свободной форме, в обязательном порядке должно содержать либо наименование Управления, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица.
Также гражданин указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
Обращение гражданина, поступившее в Управление в форме электронного документа, в обязательном порядке должно содержать наименование Роскомнадзора, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, либо почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме, и суть предложения, заявления, жалобы.
Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
На личном приеме у руководителя (заместителя руководителя) Управления гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность, и излагает содержание своего устного обращения.
Оснований для отказа Управлением в приеме документов, необходимых для начала процедуры рассмотрения обращения, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.
Оснований для приостановления или отказа в рассмотрении обращений граждан законодательством Российской Федерации не предусмотрено.
Ответ на обращение гражданина по существу не дается в следующих случаях:
В обращении не указаны фамилия, имя и отчество (при наличии) гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ.
Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном действии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
В обращении обжалуется судебное решение (обращение в течение 7 (семи) дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения).
В обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом).
Текст обращения не поддается прочтению (обращение не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 (семи) дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и либо почтовый адрес, либо адрес электронной почты поддаются прочтению).
В обращении гражданина содержится вопрос, на который Управлением неоднократно (два и более раза) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель Управления либо уполномоченное на то лицо Управления вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
Ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений).
В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в Управление.
III. УЧЕТ И СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ОБРАЩЕНИЙ
В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» все поступающие обращения подразделяются на три типа обращений: заявления, предложения, жалобы.
Систематизация и обобщение обращений заявителей обеспечивается путем уточнения данных, внесенных в электронную учетную карточку на этапе регистрации в соответствии с пунктом 24.
Поступившие в Управление обращения на бумажном носителе, в форме электронного документа, соответствующие видам обращения «обращения по основной деятельности» и «обращения граждан по вопросам коррупции», в целях учета подлежат обязательной регистрации в течение 3 (трех) дней с даты поступления, а в устной форме регистрируются в день поступления с указанием времени поступления.
Поступившие в Управление обращения на бумажном носителе, в форме электронного документа, соответствующие виду обращения «жалобы на предоставление государственных услуг», подлежат обязательной регистрации в день поступления или на следующий рабочий день.
Регистрация обращений заявителей осуществляется исключительно в системе электронного документооборота Единой информационной системы Роскомнадзора.
Регистрация обращений ежегодно начинается с номера 1 и осуществляется в хронологическом порядке.
В Управлении формирование регистрационного номера обращения осуществляется в следующем порядке:
хх-хх-000/49, где «хх-хх» - номер дела по номенклатуре дел территориального органа соответствующего вида обращения, «000» - валовый регистрационный номер, «49» - код территориального органа – Управления Роскомнадзора по Магаданской области и Чукотскому автономному округу.
При регистрации обращения в электронную учетную карточку вносятся:
- регистрационный номер (присваивается автоматически после оформления
регистрационной карточки в полном объеме);
- дата регистрации (присваивается автоматически после оформления регистрационной карточки в полном объеме);
- тип обращения (заявление, предложение, жалоба);
- вид документа (обращения по основной деятельности, заявления о коррупционных проявлениях, жалобы на оказание государственных услуг); тематика документа (справочник основных вопросов); заявитель (фамилия, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес заявителя и (или) адрес электронной почты);
- юридический статус (физическое лицо, юридическое лицо); наименование организации (указывается при выборе позиции «Юридическое лицо»);
- вид доставки (указывается канал поступления: почта, информационно- телекоммуникационная сеть Интернет, личный прием, межведомственный электронный документооборот (МЭДО), система электронного документооборота (СЭД) Роскомнадзора, факс, телеграф, телефон, средства массовой информации и т.д.);
- гражданство (при наличии);
- льготная категория (при наличии);
- дата исполнения (указывается в зависимости от вида обращения);
- дело (указывается соответствующая графа из номенклатуры дел);
- направлено на рассмотрение (указывается ФИО руководителя, которому направлено обращение);
- комментарий (заполняется при необходимости);
- связь с исходящим (для обращений, пересланных в рамках системы электронного документооборота Роскомнадзора);
- ID (для обращений, полученных с официального сайта Президента Российской Федерации, Единого портала государственных услуг и официального сайта Роскомнадзора);
- переслано от (указываются сведения об адресанте: наименование органа, исходящий - регистрационный номер, дата регистрации обращения подписания сопроводительного - письма для перенаправления обращения по принадлежности);
- количество листов (обращения);
- количество приложений (к обращению);
- количество листов приложений (или количество файлов);
- тип приложения (по встроенному справочнику).
Удаление из системы электронного документооборота Управления ошибочно зарегистрированной учетной карточки обращения не допускается.
24.1. В случае ошибочной регистрации обращения в систему электронного документооборота Управления вносится соответствующая отметка (с объяснением причины) о признании присвоенного регистрационного номера «недействительным».
Обращение, а также документы, связанные с его рассмотрением, принимаются отделом организационной, финансовой, правовой работы и кадров – специалистом 1 разряда.
Специалист 1 разряда отдела организационной, финансовой, правовой работы и кадров, ответственный за прием обращения (на бумажном носителе):
- проверяют правильность адресованной корреспонденции и целостность упаковки;
- проводят сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдсвязью;
- вскрывают конверты, проверяют наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к обращению подкалывают конверт;
- приобщают предлагающиеся к обращению документы;
- возвращают на почту невскрытой ошибочно поступившую (не по адресу) корреспонденцию.
Обращение в электронной форме, направленное гражданином в установленном порядке через Единый портал государственных услуг или посредством официального сайта, принимается специалистом 1 разряда отдела организационной, финансовой, правовой работы и кадров Управления, с использованием системы электронного документооборота Управления.
При приеме обращений в электронной форме в случае ненадлежащего оформления гражданином обращения:
- обращение написано на иностранном языке;
- обращение написано по-русски с использованием латинских букв;
- обращение целиком набрано заглавными буквами и не разбито на предложения;
- обращение набрано нечитаемыми знаками или символами;
- изложение сути обращения отсутствует;
- в обращении в качестве ФИО заявителя используются псевдонимы, которые не могут быть интерпретированы как ФИО (например, Миндалька Миндалька), слова созвучны слову «аноним» (например, Анонимов Аноним Анонимович), либо представляет собой случайный набор букв;
программными средствами системы электронного документооборота Управления оформляется уведомление о невозможности принятия к рассмотрению обращения (с указанием причины) и предложением восполнить недостающие данные.
Указанное уведомление формируется автоматически системой электронного документооборота Управления при выборе одной из позиций, указанных в пункте 24.1.
Обращения, содержащие аудиозаписи и (или) видеозаписи, ссылку (гиперссылку) на содержание интернет-сайтов, являющихся хранилищем файлов аудиозаписей и видеозаписей, иных информационных файлов, рассматриваются при наличии изложения сути заявления или жалобы в форме электронного документа.
Информация об обращениях (список обращений и регистрационные карточки без присвоения регистрационного номера), поступивших с Единого портала государственных услуг и официального сайта Управления, по которым принято решение о невозможности регистрации, хранится в системе электронного документооборота Управления.
Обращения граждан, перенаправленные в Управление государственными органами исполнительной власти по каналам МЭДО, принимаются специалистом 1 разряда отдела организационной, финансовой, правовой работы и кадров Управления с использованием системы электронного документооборота Роскомнадзора.
Все зарегистрированные в Управлении обращения подлежат постановке на контроль:
- первичную постановку обращений на контроль осуществляет отдел организационной, финансовой, правовой работы и кадров Управления;
- контроль за сроками рассмотрения обращения, установленными в соответствии с поручениями осуществляется руководителем и заместителем руководителя Управления.
Специалист 1 разряда отдела организационной, финансовой, правовой работы и кадров Управления, ответственный за регистрацию обращений, при получении обращения на бумажном носителе, в том числе распечатанные на бумаге обращения, поступившие по адресам электронной почты Роскомнадзора:
- проставляют в правом нижнем углу первой страницы обращения регистрационный штамп с указанием присвоенного регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
- заполняют регистрационно-контрольную карточку в системе электронного документооборота Управления, указывая фамилию, имя и отчество заявителя в именительном падеже;
- создают электронный образ письменного обращения в системе электронного документооборота.
Специалист 1 разряда отдела организационной, финансовой, правовой работы и кадров Управления, ответственный за регистрацию обращений, при получении обращения в электронном виде с Единого портала государственных услуг, официального сайта Управления, по каналу межведомственного электронного документооборота заполняют регистрационно- контрольную карточку в системе электронного документооборота Роскомнадзора.
Распечатка на бумаге обращений, поступивших в электронном виде, не производится.
При получении нескольких обращений в электронном виде с официального сайта Управления от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу специалист 1 разряда отдела организационной, финансовой, правовой работы и кадров Управления, ответственный за регистрацию обращений, вправе объединить подобные обращения в одно и присвоить один регистрационный номер.
Если обращение подписано двумя и более авторами, то в качестве заявителя указывается первый автор, или автор, в адрес которого просят направить ответ.
Признак «коллективности» отмечается в регистрационно-контрольной карточке обращения гражданина программным способом.
Повторные обращения, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, регистрируются как первичные.
Повторными считаются обращений, в которых:
- обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, поступившему в Управление;
- сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения;
- указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.
Признак «повторности» отмечается в регистрационно-контрольной карточке обращения гражданина программным способом.
Обращения одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и пересланные ими для разрешения в Управление, считаются дубликатом ранее зарегистрированного обращения.
Внесение регистрационного номера для дубликата обращения осуществляется программным способом при активации в регистрационно-контрольной карточке функции «Дубликат».
Такие обращения регистрируются с прибавлением к имеющемуся регистрационному номеру порядкового номера дубликата (например, хх-хх-000-2, где «2» порядковый номер поступившего дубликата обращения). При этом срок рассмотрения для дубликата обращения устанавливается по дате исполнения первого зарегистрированного обращения, если его рассмотрение к моменту регистрации дубликата не закончено.
В случае, если дубликат обращения поступил после направления заявителю ответа на первичное обращение, в регистрационно-контрольной карточке документа делаются соответствующие отметки и устанавливаются связи с исходящими регистрационными номерами ответа.
Дальнейшая работа с обращениями, поступившими в Управление как в бумажном, так и в электронном виде, ведется в системе электронного документооборота в электронной форме.
Оригинал обращения, поступившего в бумажном виде, подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел сотрудником, ответственным за регистрацию.
Результатом приема и регистрации обращения является направление обращения в электронном виде на рассмотрение руководителю Управления, заместителю руководителя Управления.
Неоднократные обращения гражданина, переписка с которым по конкретным вопросам прекращена, списываются в архив без уведомления их автора.
IV. СРОКИ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ
Поступившие в Управление обращения:
Рассматриваются в течение 30 (тридцати) дней с даты их регистрации, если руководителем не установлен иной, более короткий срок рассмотрения обращения.
Срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем Управления, но не более чем на 30 (тридцать) дней, при этом гражданину направляется соответствующее уведомление.
Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения начальник отдела, в котором рассматривается обращение, не позднее чем за 5 (пять) дней до истечения срока исполнения поручения представляет руководителю, принимающему решение о продлении срока рассмотрения обращения, докладную записку с обоснованием необходимости срока продления.
Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления, направляется в течение 7 (семи) дней с даты регистрации в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о перенаправлении обращения (приложение № 1).
Обращение, поступившее в Управление, содержащее вопросы, решение которых входит в компетенцию центрального аппарата Роскомнадзора, направляется в центральный аппарат) не позднее 5 (пяти) дней от даты регистрации, без уведомления гражданина, направившего обращение, о перенаправлении обращения.
39.5.1. При перенаправлении обращений из Управления в центральный аппарат срок рассмотрения обращения исчисляется от даты первой регистрации обращения в Управлении.
В данном случае исполнитель, готовящий проект сопроводительного письма о перенаправлении обращения, в обязательном порядке в тексте письма указывает регистрационный номер и дату регистрации обращения в Управлении (приложение № 2).
V. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ
Основанием для начала процедуры рассмотрения обращения является регистрация обращения в системе электронного документооборота Управления.
Обращения, прошедшие регистрацию в Управлении, направляются программными средствами системы электронного документооборота на рассмотрение руководителю Управления (заместителюю руководителя) Управления для определения исполнителя.
41.1. Руководитель (заместитель руководителя) Управления вправе давать поручения о рассмотрении обращений граждан непосредственно конкретному специалисту одного из отделов.
Поручение о рассмотрении поступившего обращения оформляется программными средствами системы электронного документооборота в день поступления на рассмотрение либо на следующий рабочий день.
Исполнитель, указанный в поручении первым, является головным исполнителем.
Предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются руководителю (заместителю руководителя) Управления начальником заинтересованного структурного подразделения в течение 3 (трех) дней от даты оформления поручения по обращению, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
В случае если поручение выходит за пределы компетенции структурных подразделений - соисполнителей, определенных поручением, начальники этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом головной исполнитель представляет давшему поручение руководителю (заместителю руководителя) Управления дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 (трех) дней от даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
Соисполнители направляют свои предложения в адрес ответственного исполнителя в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.
Изменение головного исполнителя и соисполнителей учитывается системой электронного документооборота Управления в сервисе «История» регистрационно-контрольной карточки обращения.
Исполнитель, которому поручено рассмотрение обращения:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение
обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;
- запрашивает необходимые для рассмотрения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц (не позднее 3 (трех) рабочих дней со дня поручения о рассмотрении обращения);
- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
- программными способами вносит в регистрационно-контрольную карточку обращения все дополнительные материалы, образующиеся в ходе рассмотрения обращения (электронные документы, сканированные образы документов), указывает ссылки на документы, имеющие отношение к рассматриваемому вопросу и содержащиеся в системе электронного документооборота Роскомнадзора;
- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу Управления, рассматривающего обращение, обязано в течение 15 (пятнадцати) дней представить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
Должностное лицо (исполнитель) при рассмотрении обращений граждан вправе:
- приглашать обратившихся граждан для личной беседы;
- в случае необходимости в установленном законодательством порядке запрашивать дополнительные материалы и получать объяснения у обратившихся граждан, а также в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- привлекать в установленном порядке переводчиков и экспертов;
- создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях, с выездом на место;
- проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан;
- поручать рассмотрение обращения другим организациям, их должностным лицам в порядке ведомственной подчиненности и контролировать ход рассмотрения обращений, за исключением случаев, установленных федеральными законами.
Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением с критикой деятельности Роскомнадзора и его территориальных органов либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов, либо прав, свобод и законных интересов других лиц.
При рассмотрении обращения гражданина не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.
Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
VI. НАПРАВЛЕНИЕ ОТВЕТА НА ОБРАЩЕНИЕ
Ответ гражданину подготавливается по результатам рассмотрения его обращения.
Ответы на обращения граждан могут подписывать руководитель, заместитель руководителя Управления, начальники и заместители начальников структурных подразделений Управления в пределах своей компетенции.
Ответ должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.
При подготовке ответа на обращения (в зависимости от вида обращения: письменное, в электронной форме, факсимильное и т.д.) в обязательном порядке перечисляется: источники поступления обращений в Управление; ID обращений, поступивших в Управление; федеральные органы исполнительной власти, органы местного самоуправления и другие организации, которые перенаправили в Управление обращения заявителя; наименование территориального органа Роскомнадзора из которого поступило обращение и причину его перенаправления.
Подготовка специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт, и экземпляр принятого правового акта направлен заявителю.
Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется по почтовому или электронному адресу, указанному в обращении.
Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного ответа.
Регистрация исходящих ответов на обращения граждан ежегодно начинается с номера 1 и осуществляется в хронологическом порядке в общей базе исходящих документов СЭД ЕИС Роскомнадзора.
В Управлении формирование исходящего регистрационного номера ответа на обращение гражданина осуществляется в следующем порядке:
000-хх/49, где «000» - валовый регистрационный номер, «хх» - номер структурного подразделения по номенклатуре дел территориального органа, «49» - код территориального органа – Управления Роскомнадзора по Магаданской области и Чукотскому автономному округу.
Удаление из системы электронного документооборота Управления исходящего ответа на обращение, который подписан и зарегистрирован, не допускается.
В случае необходимости внесения изменений в подготовленный, подписанный и зарегистрированный исходящий ответ на обращение гражданина по указанию руководителя (заместителя руководителя) Управления, в систему электронного документооборота Управления вносится соответствующая отметка (с объяснением причины) о признании присвоенного исходящего регистрационного номера «недействительным».
После признания исходящего ответа на обращение гражданина «недействительным» исполнитель по обращению гражданина готовит новый проект исходящего ответа из ранее данного по нему поручения.
Ответ на обращение гражданина подписывается руководителем (заместителем руководителя) Управления усиленной квалифицированной электронной подписью. Допускается подписание ответа заявителю собственноручной подписью руководителя (заместителя руководителя) Управления.
При направлении заявителю ответа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в обязательном порядке в сопроводительном письме указывается информация о способах проверки подлинности электронной подписи и исходящего документа (формируется автоматически системой электронного документооборота).
При направлении гражданину ответа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, по почтовому адресу распечатанное на бумаге письмо заверяется специальным штампом «Копия электронного документа, подписанного электронной подписью» с указанием должности, ФИО и даты заверения руководителем (заместителем руководителя) Управления.
Если в электронном шаблоне бланка используется визуализация информации о сертификате электронной подписи должностного лица, допускается, при направлении гражданину распечатанного на бумаге письма, в качестве заверения использовать печать «Для документов».
При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
В случае, если гражданину Управлением был направлен запрос о предоставлении дополнительных сведений или документов, необходимых для рассмотрения его обращения по существу, обращение считается исполненным, а в разделе «Результативность» делается отметка «Разъяснено».
При предоставлении заявителем запрашиваемой информации или документов специалист 1 разряда отдела организационной, правовой работы и кадров, в новой регистрационной карточке обращения определяют тематику обращения как «Досыл документов по запросу», срок рассмотрения обращения исчисляют от даты регистрации обращения с дополнительно представленной гражданином информацией и документами (не более 30 (тридцати) календарных дней со дня регистрации).
После завершения рассмотрения обращения подписанный руководителем (заместителем руководителя) Управления, ответ обрабатывается специалистом 1 разряда отдела организационной, финансовой, правовой работы и кадров и отправляется заявителю в соответствии с указанным в тексте письма адресом.
В случае указания исполнителем в тексте письма почтового и электронного адреса заявителя - подписанный ответ направляется в оба указанных адреса.
После направления итогового ответа гражданину (сопроводительного письма о перенаправлении обращения), специалистом 1 разряда отдела организационной, финансовой, правовой работы и кадров в регистрационно-контрольной карточке обращения проставляются отметки о результативности его рассмотрения: поддержано (меры приняты), не поддержано, разъяснено, направлено по принадлежности, направлено в ЦА, направлено в ТО.
В целях обеспечения установления связей между документами и формирования межтерриториальных электронных дел в рамках системы электронного документооборота Единой информационной системы Роскомнадзора запрещается:
Проставление отметки об исполнении обращения (о результативности рассмотрения обращения: поддержано, не поддержано, разъяснено, перенаправлено по компетенции, направлено в ТУ, направлено в ЦА) без наличия в регистрационно-контрольной карточке обращения связей с исходящим письменным (электронным) ответом гражданину или сопроводительным письмом о перенаправлении обращения для рассмотрения в пределах компетенции.
Создание запроса по обращению или ответа гражданину вне поручения руководителя Управления (в инициативном порядке).
Создание ответа на запрос Управления по рассматриваемому обращению гражданина вне поручений руководителей к входящему документу (запросу).
В случае технической ошибки при работе с обращением гражданина в системе электронного документооборота (ошибочного проставления исполнителем отметки об исполнении поручения о рассмотрении обращения или об исполнении обращения в целом, технического сбоя, приведшего к изменению статуса поручения и т.д.) исполнитель при подготовке исходящего документа в обязательном порядке дает ссылки на все документы, имеющие отношение к рассматриваемому вопросу (заполняется графа «Пользовательские ссылки» вкладки «Связи» регистрационно-контрольной карточки документа).
|
