Введение Общие вопросы делопроизводства

СОДЕРЖАНИЕ
Введение……………………………………………………………..2

1. 
   Общие вопросы делопроизводства……………………………..3
   

1. 
   организационные документы……………………………………...4
   
2. 
   распорядительные документы……………………………………..4
   
3. 
   информационно-справочные документы…………………………5
   

2. 
   Примерная номенклатура дел профкома…………………………..5
   
3. 
   Общие требования к распорядительным документам…………….6
   
4. 
   Примерные образцы оформления протоколов…………………….9
   
5. 
   Форма протокола профсоюзного собрания………………………...11
   

1. 
   протокол профсобрания……………………………………….11
   
2. 
   протокол отчетно-выборного собрания………………………..12
   

6. 
   Оформление протокола заседания профкома……………………..15
   
7. 
   Оформление выписки из заседания профкома……………………16
   
8. 
   Приложения к протоколу отчетно-выборного собрания…………17
   

1. 
   протокол счетной комиссии №1………………………………...17
   
2. 
   протокол счетной комиссии №2………………………………...18
   
3. 
   протокол счетной комиссии №3………………………………...19
   
4. 
   протокол счетной комиссии №4………………………………...20
   

9. Образцы оформления писем……………………………………...21

10. Порядок работы с входящей корреспонденцией………………22

11. Регистрация и отправка исходящих документов………………23

12. Оформление актов…………………………………………………...24

13.Образцы заявлений…………………………………………………25

14.Образцы бланков распорядительных документов………………..28

15.Порядок передачи дел при смене председателя…………………..29

16.Порядок рассмотрения писем, контроль за выполнением……….31

17.Социальный разрез ДОУ…………………………………………...33

18.Статистический отчет ДОУ………………………………………….35

19.Паспорт первичной профсоюзной организации …………………………37

20.Финансовые документы …………………...…………...…...40

21.Примечание…………………………………………………………..44
Документы профсоюзной

организации - это

информационный источник и

средство юридического

доказательства
Особое место в деятельности профсоюзных организаций, выборных профсоюзных органов занимают профсоюзные документы. Профсоюзный документ это деловая бумага, составленная в профсоюзной организации и содержащая информацию, обеспечивающую решение тех или иных задач по осуществлению уставных полномочий. К таким документам относятся постановления, планы работы и программы, протоколы, материалы к профсоюзным собраниям, конференциям, заседаниям профсоюзных комитетов, различные письма, обращения профсоюзных организаций и т.п.

Делопроизводство в профсоюзных организациях ведется самостоятельно от делопроизводства дошкольного образовательного учреждения, и является своеобразной визитной карточкой, дополнительной рекламой, составной частью имиджа каждой профсоюзной организации, любого профсоюзного органа.

Профсоюзные документы должны быть объективны, достоверны, конкретны. Содержание документа должно излагаться кратко, по существу четко, последовательно и ясно. Постановление вступает в силу лишь после принятия его соответствующим профсоюзным органом и подписания председателем организации Профсоюза.

Важное значение для организаций Профсоюза имеют протоколы собраний, заседаний профсоюзных органов. По существу протокол является зеркалом организации, основным документом, подтверждающим деятельность профсоюзной организации, поскольку в нем отражается не только ход собрания или заседания профсоюзного комитета, но и вся уставная деятельность.

Несмотря на то, что профсоюзные организации демократично, без излишней заорганизованности подходят к подготовке собраний, заседаний профсоюзных органов, составлению профсоюзных документов, с председателей профсоюзных организаций не снимается ответственность за качество и эффективность проводимых мероприятий, содержание постановлений и своевременность оформления протоколов.

Ведение делопроизводства поручается одному из членов выборного профсоюзного органа.

Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в соответствии с Уставом Профсоюза возлагается на председателя организации Профсоюза.

От умения правильно и грамотно составлять профсоюзные документы, осуществлять последующую работу с ними, в значительной степени зависит оперативность и эффективность работы профсоюзных организаций по осуществлению ими своих полномочий и уставных задач.
I.ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.
Правильная организация делопроизводства во всех звеньях структуры Профсоюза является важным условием обеспечения их нормальной деятельности по осуществлению уставных целей и задач по защите трудовых и социально-экономических прав и профессиональных интересов членов Профсоюза.

Вся многообразная деятельность профсоюзной организации отражается в различных документах, которые составляют делопроизводство выборного профсоюзного органа. Документом профсоюзной организации может быть любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Профсоюзные организации в своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, созданные на компьютере (по электронной почте), кино-, фотодокументы, звуковые и иные виды документов.

Документы профсоюзной организации являются информационными источниками и средством юридического доказательства.

Делопроизводство комитета профсоюза – деятельность, охватывающая оформление, учет и хранение профсоюзной документации и организацию работы с документами.

Документооборот – движение документа в профсоюзной организации с момента его создания (принятия, получения) до завершения исполнения или отправки.

Дело – совокупность профсоюзных документов или документ, относящиеся к одному вопросу или направлению профсоюзной деятельности и помещенные в отдельную накопительную папку.

Важным элементом делопроизводства комитетов профсоюза является номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в профсоюзной организации, с указанием сроков их хранения, составленный по определенной форме.

Порядок ведения делопроизводства в первичных и территориальных организациях Профсоюза определяется территориальными комитетами профсоюза на основании рекомендаций ЦС Профсоюза.

Перечень документов, которые ведутся в профсоюзной организации, утверждается постановлением профсоюзного комитета, президиума территориального комитета профсоюза.

Документы, создаваемые в результате деятельности выборных профсоюзных органов, профсоюзных активистов и штатных работников профсоюза, направляемые на реализацию уставных функций и полномочий, делятся в соответствии с их содержанием на три общие категории:
1.1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ:

- положение о первичной организации Профсоюза;

- протоколы профсоюзных собраний;

- протоколы заседаний профсоюзного комитета;

- положения о постоянных комиссиях;

- организационно-уставные рекомендации, инструкции и др.
1.2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ (Управленческие) ДОКУМЕНТЫ:

- постановления, резолюции собраний, конференций, выборных профсоюзных органов и их президиумов, решения собраний профсоюзных активов, распоряжения председателей организаций Профсоюза и т.п.
1.3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:

- справки, аналитические, докладные записки, акты, письма, заявления, обращения и др.

Конкретная номенклатура (перечень дел), которая ведется в профсоюзном комитете, определяется и утверждается на заседании профсоюзного комитета на срок полномочий исходя из полномочий и направлений деятельности.
II. ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Исходя из сложившейся практики и необходимости обеспечения практической деятельности выборных профсоюзных органов, рекомендуется иметь в комитете профсоюза следующие документы:

№	Наименование документа	Срок хранения
1.	Положение о первичной профсоюзной организации, Устав Профсоюза, положения о комиссиях и др.	Постоянно
2.	Планы работы профсоюзного комитета и постоянных комиссий	ДМН (до минования надобности)
3.	Протоколы профсоюзных собраний.	Срок полномочий
4.	Протоколы отчетно-выборных профсоюзных собраний.	Срок полномочий
5.	Протоколы заседаний профсоюзного комитета.	Срок полномочий
6.	Журнал (карточки) учета членов Профсоюза	Постоянно
7.	Коллективный договор	Постоянно
8.	Письма, заявления членов Профсоюза.	Срок полномочий
9.	Сметы, финансовые отчеты и др. финансовые документы	ДМН
10.	Статистические отчеты	Постоянно
11.	Постановления, инструктивные письма и др. документы вышестоящих профсоюзных органов	ДМН
12.	Методические материалы вышестоящих органов Профсоюза	ДМН
13.	Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции. корреспонкорреспонденции	Постоянно
14.	Материалы ревизионной комиссии.	Срок полномочий
15.	Материалы работы комиссий профсоюзного комитета.	Постоянно
16	Материалы подготовки профсоюзных собраний, заседаний профкома, справки, аналитические данные и т.д.	ДМН
17.	Заявления о приеме в Профсоюз, акты уничтожения профсоюзных документов исключенных и вышедших из Профсоюза.	Постоянно
18.	Заявления о приеме в Профсоюз и копии заявлений о безналичной уплате профсоюзных взносов.
19.	Акты уничтожения профсоюзных документов.

III. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ.
Объем профсоюзного документа, как правило, не должен превышать трех страниц, а по наиболее крупным, многоплановым проблемам – шесть страниц, не считая приложений.

Профсоюзные документы пишутся в официально-деловом стиле и должны отвечать следующим требованиям:

- краткость и емкость изложения;

- смысловая четкость текста и отдельных формулировок (не должно быть двоякого толкования);

- последовательность изложения материала, логичность;

- обоснованность выводов и предлагаемых решений;

- единообразие по всему документу наименований профсоюзных органов, различных терминов;

- использование слов, признанных общелитературной нормой.

Распорядительные (управленческие) документы в Профсоюзе принимаются в форме постановлений (для руководящих и исполнительных профсоюзных органов – съезды, конференции, собрания, комитеты(советы) профсоюза и их президиумы) и распоряжений (для индивидуальных выборных профсоюзных органов - председатели профсоюзных организаций).

Принимаемые профсоюзными органами документы могут делиться на нормативные и индивидуальные. Нормативные акты содержат уставные (правовые) внутрисоюзные нормы – определенные правила, рассчитанные на длительное применение.

Индивидуальные акты содержат уставные (правовые) предписания, с помощью которых решаются конкретные вопросы профсоюзной практики в той или иной профсоюзной организации.

Постановления, распоряжения должны иметь заголовок, дату принятия и номер (протокольный номер, включающий порядковый номер заседания профсоюзного органа и порядковый номер рассмотрения вопроса на заседании, например, 5-2 (5/2). Изложению конкретных управленческих пунктов постановлений, распоряжений, как правило, предшествует преамбула (констатирующая часть). В констатации указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки и рассмотрения тех или иных вопросов на заседании профсоюзного органа, а также содержатся ссылки на законы, постановления профсоюзных органов и иные акты, в соответствии с которыми принимается данное постановление (распоряжение). В констатацию не включаются положения нормативного характера.

За констатирующей частью следует постановляющая часть, в которой излагаются все управленческие или нормативные предписания, направленные на решение поставленной уставной задачи в последовательности, обеспечивающей правильное понимание содержания постановления. Постановляющая часть по необходимости подразделяется на пункты. Каждый пункт содержит одно нормативное положение или управленческое предписание (по необходимости, могут указываться сроки выполнения того или иного пункта и ответственные ).

Как правило, в случае необходимости, в последнем пункте постановления делается запись по возложению контроля за выполнение постановления.

В постановлениях профсоюзных органов употребляются, как правило, только п о л н ы е наименования профсоюзных органов и организаций, федеральных и иных органов государственной власти и управления образованием.

При необходимости к постановлению прилагаются приложения, справки, информации, таблицы и др., ссылка на которые обязательна в тексте постановления (если несколько приложений, то они нумеруются по порядку).

При подготовке вопроса на заседание коллегиального профсоюзного органа (по необходимости) к проектам сложных по содержанию рассматриваемых проблем готовится для всех членов выборного органа пояснительная записка.

В соответствии с уставом Профсоюза и Примерными положениями о организациях Профсоюза, постановления всех профсоюзных органов подписывает председатель организации.

В малочисленных первичных профсоюзных организациях, чаще всего, отдельное постановление собрания или профсоюзного комитета не принимается, а включается непосредственно в протокол, который также подписывается председателем профсоюзной организации. В таких случаях профсоюзный комитет в текущей работе использует (по необходимости) выписки из протокола.


IV. ПРИМЕРНЫЕ ОБРАЗЦЫ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛОВ.
Органами первичной профсоюзной организации являются профсоюзные собрания и профсоюзный комитет, работа которых фиксируется в протоколах.

Протокол - это документ профсоюзной организации, в котором последовательно и в полном объеме зафиксирован весь ход проведения собрания или заседания выборного органа профсоюза и принятые ими решения.

Председатель организации Профсоюза обеспечивает (через магнитную запись, организацию работы секретариатов и др. формы) организацию протокольных записей всех собраний и заседаний выборного профсоюзного органа.

Протокол должен максимально отражать содержание заседания профкома, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации и обеспечивать юридическую полноценность, которая определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением.

Как правило, ведет профсоюзное собрание председатель организации Профсоюза. Подписывает протокол в любом случае председатель первичной профсоюзной организации или его заместитель (не путать с протоколом собрания трудового коллектива, где протокол подписывают председатель и секретарь собрания, поскольку у трудового коллектива нет постоянно избранного председателя).

Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведется в пределах календарного года.

По итогам отчетно-выборных собраний, конференций оформляются протоколы. Протоколу отчетно-выборного собрания в первичной организации присваивается последний порядковый номер. В случае тайного голосования, бюллетени, протоколы счетной комиссии, а также другие документы (заявления, записки и др.) хранятся в профсоюзном комитете до следующих выборов, как документы для служебного пользования (после избрания нового состава профсоюзного органа материалы предыдущих выборов уничтожаются по акту. Акт подписывается председателем организации и ревизионной комиссии и хранится в делах профсоюзного комитета).

При оформлении протоколов не существует понятия «основной», « в разном» или « не основной» вопрос (это условные определения для профсоюзных работников и актива, определяющие объем и затрату усилий при их подготовке, и не более). Любой вопрос, входящий в компетенцию и требующий решения собрания или выборного профсоюзного органа( с обсуждением или без обсуждения), вносится в повестку дня, рассматривается в порядке очередности, определенной на заседании, и имеет одинаковую правовую силу.

Вопросам, рассматриваемым на собрании или заседании профсоюзного органа, присваиваются те порядковые номера, под которыми впоследствии оформляются соответствующие постановления.

V. ФОРМА ПРОТОКОЛА ПРОФСОЮЗНОГО СОБРАНИЯ.
5.1. Протоколы профсоюзных собраний оформляются по следующему образцу:

Профсоюз работников народного образования и науки

Российской Федерации

_____________________________________________________________

(наименование профсоюзной организации учреждений дошкольного образования)
ПРОТОКОЛ ПРОФСОЮЗНОГО СОБРАНИЯ

№____

______ (Дата проведения)
Всего членов Профсоюза, состоящих на учете в первичной профсоюзной организации______________________________________

Количество присутствующих на собрании _____________________

Ф.И.О. ведущего собрание, ___________________________________,

Ф.И.О. секретаря собрания. _________________________________

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О состоянии…..(очередность рассмотрения вопросов на собрании предлагается профсоюзным комитетом и утверждается собранием (вопросы формулируются в именительном падеже).

2. Информация о ……..

1. СЛУШАЛИ: По первому вопросу «О состоянии..............» (ФИО докладчика, доклад или информация прилагаются или излагается подробная его запись).

Вопросы к докладчику:1,2,3. (в протоколе фиксируются все вопросы).

ВЫСТУПИЛИ: 1,2,3.(фиксируется ФИО, должность, краткое содержание выступления (постановочные или оценочные позиции).

ПОСТАНОВИЛИ: (фиксируются окончательно принятые пункты постановления по первому вопросу).

2.СЛУШАЛИ: По второму вопросу «Информация о..............»

ВЫСТУПИЛИ: (ФИО, должность, содержание выступления).

ПОСТАНОВИЛИ: (если работала редакционная комиссия, то дается ссылка, что текст постановления прилагается к протоколу)
Председатель первичной профсоюзной организации __________

5.2. при оформлении протокола отчетно-выборного профсоюзного собрания рекомендуется следующая форма:
Профсоюз работников народного образования и науки

Российской Федерации

_____________________________________________________________

(наименование профсоюзной организации учреждений дошкольного образования)
ПРОТОКОЛ N___

отчетно-выборного профсоюзного собрания

от___20___ г.
Состоит на учете (избрано делегатов) ________ членов Профсоюза.

Присутствуют на собрании __________________ членов Профсоюза.

Отсутствуют по причине (болезнь, отпуск, командировки и др.______

Приглашенные: (ФИО, должность)

Председательствовал (ли)___________________________________

Члены рабочего президиума собрания :__________________(список).

Секретарь (секретариат) собрания:_____________________(ФИО, должность)
ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Отчет о работе профсоюзного комитета за период ______

2. Отчет о работе ревизионной комиссии за период________

3. Выборы председателя первичной организации Профсоюза.

4. Выборы профкома.

5. Выборы ревизионной комиссии.

(Если собрание предшествует большим отчетам и выборам, то в повестку дня собрания вносятся вопросы выборов делегатов на конференции вышестоящих организаций Профсоюза и делегирования представителей в выборные органы территориальных организаций).

1.СЛУШАЛИ: Доклад председателя первичной организации Профсоюза

(отчет о работе профсоюзного комитета за период с (месяц, год) по (месяц, год)). (Доклад на ____ листах прилагается).

2.СЛУШАЛИ: Доклад председателя ревизионной комиссии (отчет о работе ревизионной комиссии за период с (месяц, год) по (месяц, год)). (Доклад на ____ листах прилагается).

По отчетным докладам профсоюзного комитета и ревизионной комиссии в прениях ВЫСТУПИЛИ:

1).Ф.И.О._______________________________________________ (краткая запись выступления или указание, что текст на ________ листах прилагается)

(Вносится предложение об избрании комиссии по подготовке проекта постановления собрания). Собрание определяет количественный состав, порядок избрания и голосованием избирает комиссию в количестве __ человек в составе _____________(список).

Продолжение выступлений: (делается краткая запись выступлений).

(После прекращения прений).

3.СЛУШАЛИ: о проекте постановления отчетно-выборного профсоюзного собрания.

ПОСТАНОВИЛИ: (Приводится текст постановления по первому вопросу или указывается, что постановление на _______ листах прилагается, а также протоколируются результаты голосования по постановлению («за», «против», «воздержался»)).

ПОСТАНОВИЛИ (по второму вопросу): Отчет ревизионной комиссии - утвердить.

4.СЛУШАЛИ: о выборах председателя первичной организации Профсоюза. (Рассматриваются и вносятся в протокол все кандидатуры и порядок избрания председателя первичной организации Профсоюза, итоги голосования («за», «против», «воздержался»)).

(Если собрание избрание председателя проводилт закрытым (тайным) голосованием, то в протоколе делается ссылка на протоколы №№1,2, счетной комиссии которые прилагаются к протоколу собрания).

В случае закрытого (тайного) голосования в протоколе собрания указывается:

5.СЛУШАЛИ: об избрании счетной комиссии собрания в количестве __ человек, персонально (указываются ФИО)

6.СЛУШАЛИ: о выборах профсоюзного комитета.

(Отражается выдвижение кандидатур, порядок избрания и голосования).

ПОСТАНОВИЛИ: Избрать в состав комитета профсоюза следующих членов Профсоюза:_______________(ФИО) «за» __, «против» __, «воздержался». __ ( по каждой кандидатуре).

(В случае закрытого голосования в протоколе собрания делается ссылка на протокол 3 счетной комиссии который прилагается к протоколу собрания.

7.СЛУШАЛИ: о выборах ревизионной комиссии. (указывается количественный состав и порядок избрания).

ПОСТАНОВИЛИ: В состав ревизионной комиссии избирать: _________(ФИО), «за»,___ «против»,___ «воздержался»___ (по каждой кандидатуре).

(В случае закрытой формы голосования делается ссылка на протокол 4 счетной комиссии, который прилагается).

Примечание: В случае закрытого (тайного) голосования осуществляются следующие процедуры, которые заносятся в протокол собрания:

СЛУШАЛИ: Председателя счетной комиссии (ФИО) о протоколе N 1 по выборам председателя и секретаря счетной комиссии (приложение 1)

(Председатель счетной комиссии информирует собрание о порядке голосования, как правило, для организации голосования объявляется перерыв). После перерыва председатель счетной комиссии оглашает протоколы NN 2,3,4. ( приложение 2,3,4.)Протоколы счетной комиссии утверждаются собранием (конференцией) с указанием «за», «против», «воздержался» по каждому протоколу.
VI. ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ ПРОФКОМА.
Оформление протоколов заседаний профсоюзного комитета профсоюзной организации осуществляется по следующей форме:
Профсоюз работников народного образования и науки

Российской Федерации

________________________________________________________

(наименование профсоюзной организации)

ПРОТОКОЛ заседания профсоюзного комитета

Дата:_________ № ___

Председательствующий (ФИО)

Присутствовали:

Члены профсоюзного комитета ______(ф. и. о.)

Приглашенные: (ФИО, должность)

(если более 10, указать: список прилагается)

Повестка дня:

1. (наименование вопроса, без указания докладчика)

2.

1. СЛУШАЛИ: (ФИО, должность и наименование вопроса). Текст доклада, информации, сообщения включается в протокол или указывается, что прилагается на ____ листах.

2. ВЫСТУПИЛИ:

1 .(ФИО, должность) (краткое содержание выступления, предложений)

2…………

Примечание: Если доклад, информация, сообщение не требует дополнений и разъяснений или рассматривается без обсуждения, раздел протокола «Выступили» не оформляется.

3. ПОСТАНОВИЛИ: (текст постановления, включается в протокол или указывается, что на_______ листах прилагается).

После голосования постановление принято (при разногласиях в голосовании указывается количество лиц, голосовавших «за», «против», «воздержавшиеся»).

Председатель первичной профсоюзной организации

Примечание: По данной схеме осуществляется запись по всем вопросам повестки дня («слушали», «выступили», «постановили»).

В протоколах профсоюзных собраний, в последовательности, установленной повесткой дня, по каждому вопросу включаются или прилагаются к протоколу тексты докладов, справок, выступлений в прениях и принятые постановления. Документы к протоколам формируются в последовательности, соответствующей принятым постановлениям.
VII. ОФОРМЛЕНИЕ ВЫПИСКИ ИЗ ЗАСЕДАНИЯ ПРОФКОМА.
По отдельным вопросам, рассматриваемым на заседаниях профсоюзных комитетов, могут оформляться ВЫПИСКИ из протокола по следующему образцу:

Профсоюз работников народного образования и науки

Российской Федерации

______________________________________________

(наименование первичной профсоюзной организации или профсоюзного комитета)
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

собрания (заседания) комитета

Дата________ № ______

СЛУШАЛИ: (наименование вопроса)

ВЫСТУПИЛИ: (текст выступлений дается при необходимости).

ПОСТАНОВИЛИ: (приводится текст постановления по конкретному вопросу).

Председатель первичной профсоюзной организации _____



Примечание: Оформленные протоколы оформляются в дело (папку) и хранятся в установленном порядке.

VIII. ПРИЛОЖЕНИЯ К ПРОТОКОЛУ ОТЧЕТНО-ВЫБОРНОГО СОБРАНИЯ.