« У Т В Е Р Ж Д А Ю »
Ректор ТГПУ им. Л.Н. Толстого
______________ Н.А. Шайденко
«___» ________________200__г.
П О Л О Ж Е Н И Е
о служебных командировках и
других формах выезда сотрудников
с основного места работы
в ГОУВПО ТГПУ им. Л.Н. Толстого
Тула – 2006
Общая часть.
Настоящее Положение разработано на основе Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 22.08.1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании», Постановления Правительства Российской Федерации от 5.04.2001 г. № 264 «Об утверждении Типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации», Устава ТГПУ им. Л.Н. Толстого, других нормативно-правовых актов.
Настоящее Положение посвящено правилам предоставления служебных командировок, порядку оформления командировочных документов и последующей процедуры отчетности по возвращении из служебной командировки для сотрудников ТГПУ им. Л.Н. Толстого (далее «Университет») в соответствии с законами Российской Федерации, Уставом «Университета», другими нормативно-правовыми актами.
Настоящее Положение использует следующее определение служебной командировки (Трудовой кодекс РФ, ст. 166): «Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы».
Настоящее Положение дополнительно вводит определенные правила и регламент при иных длительных выездах сотрудников с места основной работы.
Установить следующие формы первичной учетной документации для служебных командировок, адаптированные для ТГПУ им. Л.Н. Толстого:
форму «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» (Приложение №1);
форму «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (Приложение №2);
форму «Командировочное удостоверение» (Приложение №3).
Установить следующую форму первичной учетной документации для различных служебных выездов, адаптированную для ТГПУ им. Л.Н. Толстого, до разработки законодателем иной формы сопутствующих документов:
форму «Командировочное удостоверение» (Приложение №3).
Общий порядок оформления первичной учетной документации.
Установить следующий общий порядок оформления первичной учетной документации для служебных командировок:
Все три формы учетной документации на этапе подготовительного периода одновременно заполняются в структурном подразделении (например, кафедра, хозяйственная часть, бухгалтерия, библиотека и т.д.), сотрудник которого предположительно будет направлен в служебную командировку.
На следующем этапе на формах «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» и «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» собираются необходимые визы (порядок определен ниже).
На заключительном этапе подготовительного периода все три документа передаются на подпись ректору Университета.
Затем все три документа проходят регистрацию в Отделе делопроизводства и связи (далее - ОДиС) (на форме «Командировочное удостоверение» ОДиС делает отметку об убытии сотрудника в командировку) и сотруднику, который направляется в служебную командировку, выдаются два документа - «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» и «Командировочное удостоверение»; при этом сотрудник ставит личную подпись и дату на форме «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» в строке «С приказом (распоряжением) ознакомлен».
Оригинал формы «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» хранится в специальном реестре в ОДиС; одна копия формы «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» направляется ОДиС в Отдел кадров Университета.
Во время нахождения в служебной командировке сотрудник обязан сделать в организации назначения на оборотной стороне формы «Командировочное удостоверение» отметки о прибытии и убытии; отметка включает в себя проставление даты прибытия и убытия, подпись должностного лица и печать организации назначения.
По возвращении из служебной командировки работник в первый рабочий день после прибытия делает отметку о прибытии в Отделе делопроизводства и связи на форме «Командировочное удостоверение».
Затем работник, вернувшийся из командировки, не позднее двух рабочих дней на форме «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» делает в разделе 12 «Краткий отчет о выполнении задания» и собирает необходимые визы в разделе «Заключение о выполнении задания» (см.ниже).
После этого, но не позднее двух рабочих дней с момента возвращения из служебной командировки работник сдает формы «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» и «Командировочное удостоверение» в ОДиС, которые затем направляются на утверждение ректору Университета.
Затем, но не позднее трех рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки, ОДиС направляет формы «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» и «Командировочное удостоверение» в общий отдел бухгалтерии Университета для составления авансового отчета о командировке.
В случае, если по объективным причинам и с разрешения работодателя сроки командировки были оперативно изменены (как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения), работник обязан проинформировать об этом сотрудника своего подразделения, который уполномочен составлять табель учета рабочего времени. Также работник пишет объяснительную записку о причине нарушения срока командировки.
Сотрудник подразделения, уполномоченный составлять табель учета рабочего времени, проставляет в табеле реально использованные сроки командировки.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
После составления окончательного отчета о командировке, утверждения его главным бухгалтером Университета в установленном порядке производится возмещение сотруднику командировочных расходов.
Формы «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» и «Командировочное удостоверение» хранятся в бухгалтерии Университета в течении пяти лет как бланки строгой отчетности.
Порядок заполнения формы «Служебное задание для направлении в командировку и отчет о его выполнении».
Устанавливается следующий порядок заполнения формы «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»:
В графе «Фамилия, имя, отчество» проставляется Фамилия, Имя и Отчество командируемого сотрудника (в именительном падеже).
В разделе «Табельный номер» проставляется табельный номер сотрудника; информация о табельном номере находится в расчетном отделе бухгалтерии Университета.
В разделе 1 «Структурное подразделение» проставляется название структурного подразделения, в котором работает сотрудник (название кафедры, библиотека, бухгалтерия, приемная комиссия, учебно-методическое управление, ректорат и т.д.) – официальное наименование, по возможности без сокращений.
В разделе 2 «Должность (специальность, профессия)» проставляется должность сотрудника (ассистент, ст.преподаватель, доцент, профессор, зав.кафедрой, декан, методист, бухгалтер, проректор и т.д.).
В разделе 3 «Страна, город» в обязательном порядке проставляется страна назначения (Россия и т.д.) и город назначения (Москва, Калуга, Рязань и т.д.).
В разделе 4 «Организация» проставляется полное наименование организации назначения (Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова и т.д.).
В разделе 5 «Дата начала» проставляется дата начала командировки (дата начала определяется датой в проездном документе, например, 15.01.2006г. и т.д.), а в разделе 6 «Дата окончания» - дата окончания командировки (дата окончания определяется датой прибытия в проездном документе, например, 17.01.2006 г. и т.д.).
В разделе 7 «Срок, календарные дни, всего» проставляется полное количество дней командировки с учетом времени нахождения в пути, а в Разделе 8 «Срок, календарные дни, не считая времени нахождения в пути» - количество дней командировки без учета времени нахождения в пути.
В разделе 9 «Организация-плательщик» проставляются следующие данные:
в случае, когда оплата служебной командировки производится за счет средств Университета, в разделе 9 проставляется запись ТГПУ им. Л.Н. Толстого, а строкой ниже одна из следующих записей:
из бюджетных средств,
из средств (название) факультета (например, из средств физического факультета),
из средств общеуниверситетской (название) кафедры (например, из средств кафедры педагогики и т.д.),
из средств (название) подразделения (например, из средств подразделения довузовской подготовки),
из Централизованного фонда (из ЦФ),
из средств гранта (с указанием номера гранта и названия),
из средств целевой программы (название) и т.д.
в случае, когда оплата служебной командировки производится за счет средств Университета, но частично, то в дополнение к предыдущему пункту в разделе 9 третьей строкой проставляется запись о виде расходов, которые должны быть оплачены (например, - оплата дороги),
в случае, когда оплата служебной командировки производится из других источников, в разделе 9 проставляется одна из следующих записей
оплата за счет принимающей стороны,
без оплаты; в этом случае в следующем разделе 10 «Основание» добавляется строка «личное заявление», в котором сотрудник мотивированно излагает необходимость служебной командировки; в этом случае заявление прикладывается к трем формам учетной документации и в дальнейшем хранится в ОДиС вместе с оригиналом формы «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку».
В разделе 10 «Основание» указывается одна из следующих записей:
План работы ТГПУ им. Л.Н. Толстого,
План работы (название) факультета,
План работы (название) кафедры,
План работы подразделения (довузовской подготовки, приемной комиссии, библиотеки и т.д.),
План работы над диссертацией,
По плану гранта (далее следует либо краткое название, либо номер гранта),
По плану целевой программы (далее следует либо краткое название, либо номер программы),
Приглашение или вызов принимающей стороны; в этом случае приглашение или вызов прикладывается к трем формам учетной документации и в дальнейшем хранится в ОДиС вместе с оригиналом формы «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
личное заявление сотрудника и т.д.
В разделе 11 «Содержание задания (цель)» сотрудник коротко описывает цель командировки (например, участие в работе VIII научно-практической конференции «Физика в XXI веке»; выступление с докладом на секционном заседании (тема доклада в соответствии с планом работы над докторской диссертацией)).
В разделе 12 «Краткий отчет о выполнении задания» сотрудник после возвращения из командировки коротко описывает результаты командировки (например, участвовал в работе VIII научно-практической конференции «Физика в XXI веке»; выступил с докладом на секционном заседании).
В строке «Личная подпись» сотрудник после возвращения из командировки проставляет личную подпись, а в строке «Заключение о выполнении задания» делается одна из следующих записей
задание выполнено;
задание не выполнено.
Разделы Номер документа» и «Дата» заполняются Отделом делопроизводства и связи при регистрации (см. п.2.4 настоящего Положения).
Процедура проставления виз в форме «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» описана ниже в разделе 5 настоящего Положения.
Порядок заполнения формы «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» и формы «Командировочное удостоверение».
Устанавливается следующий порядок заполнения формы «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»:
Строки «Фамилия, имя, отчество», «Структурное подразделение» и «Должность (специальность, профессия)» заполняются по аналогии с п.п.3.1., 3.3. и 3.4. настоящего Положения (Ф.И.О. работника проставляется в родительном падеже).
Строка «Место назначения» заполняется по аналогии с п.п. 3.5.-3.6. настоящего Положения.
Раздел «Табельный номер» заполняется по аналогии с п.3.2. настоящего Положения.
В разделе «Сроком на ___ календарных дней» проставляется полное количество дней командировки с учетом времени нахождения в пути.
Строка «С целью….» заполняется из раздела 11 формы «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».
Строка «Командировка за счет средств…» заполняется из раздела 9 формы «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».
Строка «Основание (документ, номер, дата)…» заполняется следующим образом: «Служебное задание №… от…» (без проставления самого номера и даты). ОДиС при регистрации командировочных документов (см. п.2.4 настоящего Положения) ставит № служебного задания и дату.
Разделы Номер документа» и «Дата» заполняются Отделом делопроизводства и связи при регистрации (см. п.2.4 настоящего Положения).
Устанавливается следующий порядок заполнения формы «Командировочное удостоверение»:
Все разделы этого документа заполняются по аналогии с формой «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку». Кроме срока командировки. Срок командировки здесь проставляется без учета времени (дней) нахождения в пути.
Порядок сбора виз на формах учетной документации.
Установить следующий порядок проставления виз на всех трех формах учетной документации о служебных командировках:
Сначала на форме «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» проставляются следующие визы (левая нижняя часть формы):
руководитель структурного подразделения (например, зав. кафедрой для категорий «Профессорско-преподавательский состав» (ППС) и «Учебно-вспомогательный персонал» (УВП), директор библиотеки для сотрудника библиотеки, гл.бухгалтер для сотрудника бухгалтерии и т.д.);
декан факультета для сотрудников из категорий ППС и УВП,
Примечание: до представления документов проректорам, необходимо получить визы должностных лиц, указанных в п. 5.2. настоящего Положения.
проректор по соответствующему направлению деятельности:
проректор по ХР для сотрудников хозяйственной части,
проректор по НИР для служебных командировок, имеющих научные цели, задачи и для командировок по грантам,
проректор по УМР, либо проректоры по УР для командировок по учебным вопросам в зависимости от целей и задач командировочного задания,
проректор по ВР для командировок по вопросам воспитательной работы,
проректор по ФЭД для служебных командировок по финансовым вопросам.
Далее на оборотном листе формы «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» проставляются визы (одновременно должны быть представлены все три формы учетной документации по служебным командировкам)
начальника Отдела кадров,
главного бухгалтера,
начальника юридического отдела, который проверяет соответствие сведений на всех трех формах учетной документации.
После этого все три формы учетной документации по служебной командировке поступают на визу к проректору по ФЭД, который визирует форму «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» и оборотную сторону формы «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку».
После оформления всех виз документы:
«Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,
«Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
«Командировочное удостоверение»
поступают на подпись к ректору Университета.
По возвращении из служебной командировки сотрудник, после составления краткого отчета о выполнении задания и в соответствии с п.2.8. настоящего Положения собирает следующие визы в правом нижнем углу формы «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»:
руководитель структурного подразделения (например, зав. кафедрой для категорий «Профессорско-преподавательский состав» (ППС) и «Учебно-вспомогательный персонал» (УВП), директор библиотеки для сотрудника библиотеки, главный бухгалтер для сотрудника бухгалтерии и т.д.);
декан факультета для сотрудников из категорий ППС и УВП,
проректор по соответствующему направлению деятельности:
проректор по ХР для сотрудников хозяйственной части,
проректор по НИР для служебных командировок, имеющих научные цели, задачи повышения квалификации и для командировок по грантам,
проректор по УМР, либо проректоры по УР для командировок по учебным вопросам в зависимости от целей и задач командировочного задания,
проректор по ВР для командировок по вопросам воспитательной работы,
проректор по ФЭД для служебных командировок по финансовым вопросам.
Далее процесс оформления документов завершается в соответствии с п.п.2.9. - 2.14. настоящего Положения.
Общий порядок предоставления служебных командировок.
Установить, что проректоры по соответствующим направлениям деятельности имеют право отклонить предполагаемую служебную командировку сотрудника, если:
командировочное задание не соответствует уставным целям и задачам Университета,
объем командировочного задания не соответствует (меньше или существенно меньше) заявленного количества дней пребывания в служебной командировке.
Установить, что проректор по ФЭД имеет право отклонить служебную командировку сотрудника, если:
источник финансирования служебной командировки не соответствует целям и задачам, заявленных в форме «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,
в подразделении отсутствуют средства на момент оформления служебной командировки.
Установить, что использование в качестве источника финансирования служебных командировок Централизованного фонда для сотрудников кафедр и факультетов может иметь место только в исключительных случаях, когда цели и задачи служебной командировки соответствуют стратегическим планам развития и функционирования Университета.
Предварительное решение об использовании Централизованного фонда в качестве источника финансирования служебных командировок для сотрудников кафедр и факультетов принимает проректор по ФЭД, окончательное – ректор Университета.
Рекомендовать деканам и заведующим кафедрами в целях правильного определения источника финансирования служебной командировки, возможности использования средств Централизованного фонда и для ускорения процесса оформления документов проводить предварительные устные консультации с проректором по ФЭД.
Считать недопустимым какие-либо исправления, также приписки от руки (на стадии оформления) и (или) неточности во всех трех формах учетной документации по служебным командировкам (бланки строгой отчетности); в случае обнаружения исправлений и (или) неточностей на стадии оформления документы возвращаются в структурное подразделение для переработки.
Установить, что ответственность за достоверность данных, содержащихся в трех формах учетной документации для служебных командировок, несет сотрудник, направляемый в командировку, и руководитель структурного подразделения.
Установить, что с учетом правил и сроков внутреннего документооборота, проекты трех форм учетной документации для служебной командировки, подписанные руководителем структурного подразделения и (при необходимости) деканом, должны быть представлены на подпись в ректорат не менее чем за 3 (три) рабочих дня до начала служебной командировки.
Заграничные командировки.
Решение о направлении сотрудника в заграничную командировку принимается ректором «Университета», исходя из служебной целесообразности в соответствии с годовым и перспективным планами работы «Университета», на основании личного заявления сотрудника и при наличии соответствующих финансовых ресурсов.
Личное заявление сотрудника о необходимости заграничной командировки должно содержать:
название страны выезда,
название и месторасположение принимающей организации,
предполагаемые сроки поездки,
мотивированное изложение целей поездки,
ожидаемые результаты поездки и возможность внедрения результатов в образовательный процесс в «Университете»,
наличие каких-либо дополнительных источников финансирования поездки (гранты, программы, оплата (полная или частичная) за счет принимающей стороны).
Личное заявление сотрудника в обязательном порядке согласуется с руководителем структурного подразделения (для зав. внутриуниверситетской кафедрой – с деканом, а для зав. общеуниверситетской кафедрой – с проректором по УМР), директором Управления международного сотрудничества, проректором по соответствующему направлению деятельности, а затем передается на рассмотрение ректору.
Ректор «Университета», исходя из тактических и стратегических уставных задач и рассмотрев целесообразность заграничной командировки, принимает одно из следующих решений:
разрешить заграничную командировку с полной оплатой командировочных расходов,
разрешить заграничную командировку с частичной оплатой командировочных расходов (указывается что конкретно оплачивается),
разрешить заграничную командировку с оплатой командировочных расходов за счет принимающей стороны,
разрешить заграничную командировку без оплаты.
Дальнейшая процедура оформления первичной документации полностью совпадает с процедурой, описанной в Разделе 2 настоящего Положения.
Дальнейший порядок сбора виз также совпадает с Разделом 5 настоящего Положения, за исключением п.5.2, который излагается следующим образом:
«Далее на оборотном листе формы «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» проставляются визы (одновременно должны быть представлены все три формы учетной документации по служебным командировкам)
директор Управления международного сотрудничества,
начальника Отдела кадров,
главного бухгалтера,
начальника юридического отдела, который проверяет соответствие сведений на всех трех формах учетной документации».
При возвращении из заграничных командировок дополнительно к описанной в Разделе 2 документации считать необходимым прикладывать копию страницы заграничного паспорта, на которой проставлены отметки (даты) о пересечении границы в прямом и обратном направлениях.
Сроки заграничной командировки не могут превышать один месяц.
Другие формы выезда сотрудников с места постоянной работы.
Настоящий раздел посвящен регламентации других форм выезда сотрудников из «Университета» (место постоянной работы), которые не обусловлены непосредственными заданиями работодателя и, в настоящее время, законодательно не отражены в Трудовом кодексе и других нормативно-правовых актах Российской Федерации.
Считать, что в настоящее время другие формы выезда с места постоянной работы могут быть осуществлены по следующим мотивам и обстоятельствам:
выезд за границу на длительный срок (более одного месяца) для проведения научно-исследовательских работ по грантам или каким-либо целевым и прочим программам,
выезд на длительный срок в другое учреждение, организацию в пределах Российской Федерации для выполнения каких-либо, в частности, научно-исследовательских работ,
выезд для сопровождения групп учащихся,
выезд на временную преподавательскую работу в рамках обеспечения внутренней или внешней академической мобильности в соответствии с Болонскими соглашениями,
прочее.
Установить, что выезд на длительный срок по основаниям, перечисленным в п. 8.2. настоящего Положения, предполагает получение сотрудником материального вознаграждения из других источников и, соответственно, должен осуществляться без сохранения средней заработной платы (в исключительных случаях частичное сохранение) и без возмещения командировочных расходов.
Установить, что в рассматриваемом случае для длительного выезда заграницу для работника с разрешения Администрации «Университета» может быть оформлен отпуск за свой счет.
Установить, что для оформления выезда на длительный срок необходимы следующие документы:
личное заявление с решением ректора (процедура его оформления описана в Разделе 7),
форма «Командировочное удостоверение» (Приложение №3),
иные необходимые документы (могут устанавливаться в каждом случае индивидуально).
Установить, что в целях обеспечения работника в поездке общепринятыми сопроводительными документами ему в установленном выше порядке выдается стандартная форма «Командировочного удостоверения» (Приложение №3).
Установить, что Отдел делопроизводства и связи производит учет выездов сотрудников с постоянного места работы в отдельном журнале.
Установить, что при командировке сотрудника в форме выезда работник данного подразделения, осуществляющий заполнение табеля учета рабочего времени, проставляет этому сотруднику отпуск без оплаты; одновременно отдел кадров производит перерасчет оплачиваемого отпуска данному сотруднику.
По возвращении работник в первый рабочий день после прибытия делает отметку о прибытии в Отделе делопроизводства и связи на форме «Командировочное удостоверение» и сдает его в Отдел делопроизводства и связи.
Формы «Командировочное удостоверение» для командировок в форме выезда хранятся в Отделе делопроизводства и связи в течение пяти лет.
В связи с отсутствием в таких случаях каких-либо затрат «Университета» (отсутствует оплата командировочных расходов и не сохраняется средняя заработная плата) авансовый отчет о командировке в форме выезда не составляется.
Формы отчетности по командировкам в форме выезда разрабатываются и устанавливаются проректорами по соответствующим направлениям деятельности и утверждаются ректором «Университета».
Заключительная часть.
Настоящее Положение принимается на Ученом Совете «Университета» и вступает в силу с момента утверждения его ректором Университета.
Настоящее Положение действует с момента его утверждения ректором «Университета» и до его отмены или принятия нового Положения.
Принято на заседании Ученого Совета «Университета»
Протокол № ___ от «___» __________ 200__г.
|
