ПРОГРАММНЫЙ КОМПЛЕКС «СУДЕБНО-АРБИТРАЖНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»
Подсистема «СудебнАЯ СТАТИСТИКА»
Инструкция по использованию шаблона формы 2-ГС
Аннотация
Настоящий документ является руководством пользователя по заполнению шаблона формы 2-ГС о дополнительном профессиональном образовании работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы, утвержденной федеральной службой государственной статистики.
Документ предназначен для специалистов арбитражных судов, ответственных за заполнение в суде формы 2-ГС и за последующее направление формы в Высший Арбитражный Суд Российской Федерации.
Перечень условных обозначений, терминов и сокращений
Наименование
|
Описание
|
ВАС РФ
|
Высший Арбитражный Суд Российской Федерации.
|
ПК
|
Программный комплекс
|
MS
|
Корпорация Microsoft
|
КС
|
Контрольное соотношение
|
ФЛК
|
Формальный и логический контроль
|
ПС
|
Подсистема
|
Содержание
1 Общие положения 4
1.1 Сохранение шаблонов на локальном диске компьютера 4
1.2 Настройка Microsoft Excel для работы макросов 4
2 Работа с шаблонОМ 7
2.1 Открытие шаблона 7
2.2 Заполнение обязательных реквизитов формы 8
2.3 Ввод статистических данных 10
2.4 Формальный и логический контроль данных 11
2.5 Сохранение отчета для отправки 13
2.6 Сохранение черновика отчета 14
3 Отправка статистических отчетов по электронной почте 15
Приложение A 16
1Общие положения
1.1Сохранение шаблонов на локальном диске компьютера
Присланный по электронной почте или загруженный с ftp-сервера ВАС РФ шаблон для последующей работы требуется сохранить на жестком диске.
На рабочем диске компьютера необходимо создать каталог с произвольным наименованием, например, C:\stat, и скопировать в него следующие файлы (либо скопировать файлы в уже существующий каталог):
файл шаблона формы 2-ГС;
Инструкция по использованию программных шаблонов форм утвержденной статистической отчетности (настоящий документ).
Никаких специальных требований к наименованию каталога и его местоположению нет, местоположение каталога на рабочем диске компьютера может быть выбрано произвольно.
1.2Настройка Microsoft Excel для работы макросов
Для корректной работы шаблона, чтобы включились макросы, необходимо установить соответствующие настройки «Безопасность / Security», в случае, если они не установлены. Ниже все настройки приводятся для русского и английского вариантов Office (Excel) 2000, XP.
1.2.1Настройка MS Excel 2000
Для настройки MS Excel 2000 необходимо выполнить следующие действия:
Загрузив Excel, в панели инструментов Excel выбрать «Сервис / Tools»;
В появившемся контекстном меню выбрать «Макрос / Macro», затем «Безопасность / Security», появится следующее окно:
В данном окне выбрать «Средняя / Medium»;
Корректно сохранить настройки, нажав кнопку «ОК».
1.2.2Настройка MS Excel XP
Для настройки MS Excel XP необходимо выполнить следующие действия:
Загрузив Excel, в панели инструментов Excel выбрать «Сервис / Tools»;
В появившемся контекстном меню выбрать «Параметры / Options»;
Перейти на закладку «Безопасность / Security»;
Нажать кнопку «Безопасность макросов / Macro Security», появится следующее окно:
В данном окне выбрать «Средняя / Medium»;
Корректно сохранить настройки, нажав кнопки «ОК».
2Работа с шаблонОМ
Работа с шаблоном и, соответственно, отправка отчета в электронном виде, состоит из следующих этапов:
заполнение шаблона;
отправка отчета по электронной почте.
Данные в шаблон заносятся вручную.
В случае если данные отчетности вносятся в шаблон не сразу, а постепенно1, необходимо руководствоваться следующими указаниями:
Открыть шаблон, заполнить обязательные реквизиты формы (см. п.2.2);
Сохранить файл с пометкой «черновик» в наименовании (как сохранить черновик отчета см. п. 2.6).
При окончательном заполнении сохранить файл в формате, необходимом для отправки (как сохранить файл см. п.2.5).
2.1Открытие шаблона
Для заполнения шаблона необходимо выполнить следующие действия.
Загрузив Excel, необходимо открыть нужный шаблон для заполнения сведений.
При открытии файла появится окно (см. Рисунок 1), в котором необходимо нажать кнопку «Не отключать макросы» / Enable Macros», для включения макросов в файле. Если у Вас не появилось окно, которое представлено на Рисунке 1, то, следовательно, у Вас макросы не включились. В этом случае необходимо руководствоваться п. 1.2 данного документа.
 
Рисунок 1 – Включение макросов
2.2Заполнение обязательных реквизитов формы
Внимание! В шаблонах, кроме выбора обязательных реквизитов и ввода данных, ничего менять не надо.
Перед началом ввода данных в таблицу статистического отчета необходимо заполнить основные реквизиты формы (см. Рисунок 2).
  
Рисунок 2 – Обязательные реквизиты формы
1) Выберите наименование вашего суда. Для этого необходимо установить курсор в ячейку, выделенную желтым фоном (справа от ячейки с текстом «Наименование отчитывающейся организации»), нажать на стрелку и выбрать нужное наименование суда (см. Рисунок 3).
  
Рисунок 3 – Выбор наименования суда
2) Введите отчетный год. Для этого необходимо установить курсор в ячейку, выделенную желтым фоном, и ввести с клавиатуры год (см. Рисунок 4), затем нажать «Enter» с клавиатуры. Год необходимо вводить в виде четырехзначного числа.
Рисунок 4 – Ввод отчетного года
В результате выполненных действий будут заполнены обязательные реквизиты отчета
(см. Рисунок 5) и будет сформирована идентификационная строка отчета
(см. Приложение A).
Рисунок 5 – Заполненные обязательные реквизиты формы
2.3Ввод статистических данных
После заполнения обязательных реквизитов отчета необходимо заполнить информативные ячейки матриц (таблиц) числовыми данными.
Некоторые разделы отчета могут располагаться на отдельных листах шаблона (книги Microsoft Excel), поэтому для заполнения другого раздела необходимо перейти на соответствующий лист. Для этого необходимо выбрать соответствующую вкладку книги Microsoft Excel (см. Рисунок 6).
 
Рисунок 6 – Переключение между листами шаблона
2.4Формальный и логический контроль данных
После ввода всех данных в отчет необходимо проверить, не нарушен ли формальный и логический контроль (далее - ФЛК). Т.е. соответствуют ли данные контрольным соотношениям (далее – КС).
Для этого необходимо перейти на листы с ФЛК. ФЛК подразделяется на два вида: обязательный и информационный (В настоящее время в шаблоне формы 2-ГС присутствуют только обязательные ФЛК). Если для данного типа формы существуют оба вида ФЛК, то каждому из них будет соответствовать отдельный лист в шаблоне (см. Рисунок 7).
Рисунок 7 – Листы ФЛК
На листе обязательного ФЛК представлены все КС, которые должны быть обязательно выполнены. Только в этом случае отчет считается корректным. В случае если КС нарушено, в графе «Статус» появляется запись «НЕВЕРНО!» красного цвета. В следующей графе указывается код формулы, в следующей - описание (пояснение) формулы (см. Рисунок 8). Числа в графе «Код формулы» соответствуют кодам КС в ПС «Судебная статистика2».
Рисунок 8 – Лист обязательного ФЛК
Для удобства поиска нарушенных КС можно воспользоваться фильтрами Microsoft Excel. Перейти на лист обязательного ФЛК, выбрать пункт меню «Данные / Data», «Фильтр / Filter», затем «Автофильтр / AutoFilter». При этом в заголовке каждого из столбцов листа появятся выпадающие списки. В списке столбца «Статус» нужно выбрать значение «НЕВЕРНО!» (см. Рисунок 9). Если все КС выполнены, то значения «Неверно» в списке не будет.
Чтобы вернуться к полному списку КС, необходимо выбрать в списке значение
«Все / All».
  
Рисунок 9 – Использование автофильтра
2.5Сохранение отчета для отправки
После того, как шаблон корректно заполнен и отсутствуют нарушения ФЛК, необходимо сохранить файл с отчетностью для отправки в Сектор статистики Организационно-контрольного управления ВАС РФ. Для этого на первом листе шаблона необходимо нажать кнопку «Сохранить» (см. Рисунок 10). Сохранение отчета производится в тот же каталог, в котором находится сам шаблон отчета.
Рисунок 10 – Кнопка сохранения отчета
Если все обязательные поля отчета заполнены корректно и сохранение пройдет успешно, то появится сообщение (см. Рисунок 11):
Рисунок 11 – Сообщение об успешном сохранении
При сохранении имя файлу присваивается автоматически, оно совпадает с идентификационной строкой отчета. Формат идентификационной строки описан далее (см. Приложение A).
Если заполнены не все обязательные поля отчета, то появится сообщение (см. Рисунок 12):
Рисунок 12 – Сообщение об ошибке
При попытке повторно сохранить файл появится сообщение с предложением заменить существующий файл (см. Рисунок 3).
Рисунок 13 – Сообщение о замене файла
2.6Сохранение черновика отчета
Сохранение черновика отчета производится так же, как и отчета, готового к отправке (см. п. 2.5). После сохранения рекомендуется переименовать отчет, добавив к его имени слово «черновик». Например, 2gs-Год-20060101-Ф10_черновик.xls
3Отправка статистических отчетов по электронной почте
В данном документе приведено описание работы с Microsoft Outlook. Для отправки отчетов необходимо выполнить следующие действия:
Запустить Microsoft Outlook.
В панели инструментов Microsoft Outlook выбрать «Файл / File», «Создать / New», «Сообщение / Mail Message».
В поле «Кому / To» ввести электронный адрес назначения, например, stat@arbitr.ru
В поле «Тема / Subject» ввести имя отправляемого файла
Желательно, чтобы тема письма соответствовала наименованию файла.
Для вставки файла в панели инструментов сообщения выбрать «Вставка / Insert», «Файл / File»;
в появившемся диалоговом окне «Вставка файла / Insert File» выбрать каталог, где находится файл;
выделить нужный файл, нажать кнопку «Вставка / Insert»;
в панели инструментов сообщения нажать кнопку «Отправить / Send».
Идентификационная строка
Идентификационная строка формируется в самой первой ячейке первого листа шаблона - ячейка A1 (1:1). Данная строка необходима для идентификации отчета при загрузке его в базу данных ПС «Судебная статистика».
Внимание! Вносить изменения в идентификационную строку запрещено!
Вид идентификационной строки – KK-P-YYYYXXXX-AAAA, где
KK – код формы;
P – наименование периода отчетности;
YYYY – год отчетности;
XXXX – служебные символы;
AAAA – индекс суда.
Например, идентификационная строка «2gs-Год-20060101-Ф10» означает:
2gs - отчет предоставлен по Форме № 2-ГС – Сведения о дополнительном профессиональном образовании работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы;
Год – за год;
2006 – за 2006 год;
0101 – служебные символы;
Ф10 – индекс Федерального арбитражного суда Центрального округа.
Например, идентификационная строка «2gs-Год-20060101-А60» означает:
2gs - отчет предоставлен по Форме № 2-ГС – Сведения о дополнительном профессиональном образовании работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы;
Год – за год;
2006 – за 2006 год;
0101 – служебные символы;
А60 – индекс Арбитражного суда Свердловской области.
|
