«Курьерская служба» в организации Царенко Ю. В. Юрист-кадровик
Скачать 131.23 Kb.
|
| «Курьерская служба» в организации Царенко Ю.В. Юрист-кадровик Для функционирования любого бизнеса, равно как и работы государственных структур необходима четкая работа служб, обеспечивающих оперативную доставку деловой корреспонденции и малоразмерных грузов. Обеспечить гарантию такой доставки в срок и точно по назначению почтовое ведомство России может пока еще не всегда. Да и некоторые «посылки» почте можно доверить не всегда. Поэтому крупные компании (в основном) либо пользуются услугами курьерской связи (на рынке уже давно присутствуют такие успешные партнеры как «Гарант-пост», например), либо создают собственную службу курьерской связи и доставки грузов (особенно, если объемы пересылаемого материала достаточно большие и/или количество отправлений в день превышает возможности использования услуг, предоставляемых специализирующимися в данной сфере компаниями). Так возникает необходимость в четко прописанных правилах и условиях работы указанной службы. Прилагаемое Положение о курьерской службе ООО «МоНоЛиТ», конечно же, не может служить идеальным образцом (это всего лишь примерный образец), любые совпадения носят случайный характер и не могут служить основанием для предъявления каких-либо претензий к автору или издательству. _____________________________________________________________________________ «УТВЕРЖДЕНО» Приказом по ООО «МоНоЛиТ» № 44 от 28.05.2006 г. Положение о курьерской службе Настоящее Положение о курьерской службе (далее – Положение и Служба) Общества с ограниченной ответственностью «МоНоЛиТ» (далее – компания) разработано в целях обеспечения эффективного использования ресурсов компании, четкости в работе службы доставки и реализации контроля документооборота компании. Подготовкой документации для передачи в курьерскую службу занимается ответственный исполнитель. Служба выполняет следующие функции: - прием, обработка и подготовка к отправке документации (включая проверку наличия вложений в соответствии с сопроводительными документами); - обеспечение сохранности принимаемых документов и грузов1; - сортировка документов по способам доставки; - ведение учета документов, направляемых в Службу, оформление соответствующих реестров; - упаковка и оформление почтовых отправлений; - организация своевременной доставки исходящей корреспонденции; - розыск утерянных документов, в т.ч. проведение служебного расследования. Служба не несет ответственности за доставку отправления по неправильному адресу или не доставку в связи с указанием неправильного адресата. Документы сдаются ответственным исполнителем только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные в установленном порядке. В случае необходимости они заверяются печатью компании «Для пакетов и документов». Недооформленные, неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками Службы ответственному исполнителю. Для направления документов в Службу ответственный исполнитель: - составляет сопроводительное письмо (при необходимости); - заполняет карточку доставки / получения документов (наличие данной формы позволяет ощутимо упорядочить процесс доставки); - готовит доверенность (в случае необходимости) на курьера и прилагает ее к карточке доставки / получения документов. Порядок направления документации ответственным исполнителем в Службу для ее последующей доставки закреплен в Инструкции по делопроизводству компании. Проверка комплектности документов, наличия приложений, соответствующего количество копий – прямая ответственность исполнителя. Сопроводительное письмо. Необходимо в тех случаях, когда следует дать какие-либо дополнительные разъяснения к комплекту направляемых документов. При этом документы оформляются в качестве приложений к письму. Ответственные исполнители должны готовить сопроводительные письма только тогда, когда это действительно необходимо. При направлении документа в иную организацию, например, для его подписания и возврата одного экземпляра в компанию, в верхнем правом углу проставляется штамп, например, «Экземпляр ООО «МоНоЛиТ». Затем к этому же экземпляру документа прикрепляется сопроводительная записка (прикрепляемая непосредственно к конверту скотчем или степлером). Например
При направлении документов в Службу ответственный исполнитель заполняет карточку на доставку / получение документов. Это внутренний документ компании, который является приложением к Инструкции по делопроизводству ООО «МоНоЛиТ». Все карточки после доставки или получения документации подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в ООО «МоНоЛиТ». Карточка доставки документов выполняет несколько функций: - содержит перечень направляемых документов, что дает возможность не готовить сопроводительное письмо; - позволяет фиксировать факт передачи документов ответственным исполнителем в Службу; - дает дополнительную информацию о способе, времени доставки, об адресате; - содержит отметку о получении документа уполномоченным представителем адресата или отправке документа по почте; - позволяет осуществлять оперативный контроль за доставкой (получением) документов.
Для отправки в названии карточки ответственным исполнителем подчеркивается слово «доставку», для получения документов — слово «получение». При заполнении строки «Перечень документов» если ответственный исполнитель готовит сопроводительное письмо, которое содержит список передаваемых документов, то в карточке доставки / получения указывается только номер и дата такого письма (оно регистрируется в установленном порядке, и, следовательно, копия данного письма хранится в Секретариате. При необходимости отправки документов через почтовое отделение связи - «Почта России» в строке «Способ доставки» дополнительно указывается категория почтового отправления (простое или заказное, с объявленной ценностью и т.д.). Для планирования работы и составления наиболее оптимальных маршрутов доставки корреспонденции ответственным исполнителям рекомендуется предоставлять карточку на доставку / получение документов за 2 дня до планируемой даты отправки (получения). В случае отправки документов (если их несколько) по почте в строке «Отметка о получении» необходимо указать номер и дату почтового списка, по которому осуществляется передача документов в отделение почтовой связи, например, «Список № 20 от 04.05.2006 г.». Для получения отдельных видов документов в различных организациях курьеру оформляется доверенность. Доверенность бывает разовой или выдаваться на определенный срок для систематического получения материальных ценностей, документов. Оформлением доверенности для курьера занимается договорно-правовой отдел. Разовая Доверенность (оригинал) прикладывается к карточке доставки /получения. Образец разовой доверенности.
Перед отправкой документа/ов сотрудник Службы обязан проверить представленные для отправки документы и зарегистрировать карточки на получение / доставку документов в специальном Журнале регистрации карточек доставки / получения документов
Если доставка осуществляется курьером сотруднику другой организации, то в последнюю графу журнала вносится дата из карточки, которую указали при получении документов. Если корреспонденция отправляется по почтовым спискам, то в журнале указывается дата передачи документов в отделение почтовой связи. Она переносится из оттиска календарного штампа, который на почтовом списке проставляет оператор почтового отделения. Если отправка осуществляется простым письмом, которое курьер без регистрации опускает в почтовый ящик, то в журнале указывается дата этого события со слов курьера. Для контроля за работой курьера/ов руководитель Службы ежедневно составляет сводный отчет по доставке (получению) документов, формируемый из отчетов каждого курьера.
В случае отправки регистрируемого почтового отправления (единичного или нескольких по списку) отправителю-курьеру Почтовое отделение выдает квитанцию. В индивидуальной квитанции на единичное отправление указываются вид и категория почтового отправления, фамилия адресата или наименование юридического лица, объект почтовой связи места назначения и номер почтового отправления. К почтовому списку тоже выдается квитанция, но с обобщенными данными по всем отправлениям списка. Сотрудник Службы подшивает все списки в дела (по их видам), прилагая к ним копии квитанций об оплате (оригиналы сдаются в бухгалтерию), а при направлении регистрируемых почтовых отправлений «с уведомлением о вручении» также подшивает к спискам возвращающиеся уведомления о вручении. Для гарантии почтовой доставки наиболее ценных документов, они должны быть отправлены с описью имеющихся вложений (ценным письмом или бандеролью) и «с уведомлением о вручении». Тогда в случае задержки доставки или пропажи внутреннего или международного почтового отправления возможно предъявление претензий: - в почтовое отделение, откуда было сделано отправление, - в адресное отделение связи (тогда запрос делает адресат) или - в региональное Управление федеральной почтовой связи — филиал ФГУП «Почта России». Претензии, связанные с недоставкой, несвоевременной доставкой, повреждением или утратой внутреннего почтового отправления, предъявляются в течение 6 месяцев со дня его отправки. Контрольные сроки прохождения письменной корреспонденции между столицами республик, административными центрами краев, областей, автономной области и автономных округов утверждены постановлением Правительства РФ от 24 марта 2006 года № 160 «Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции». В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи почтовые отправления при невозможности их вручения адресатам хранятся в объектах почтовой связи в течение месяца. По истечении срока хранения, регистрируемые почтовые отправления возвращаются отправителям за их счет по обратному адресу (оплата производится при получении возврата). Претензии по розыску международных почтовых отправлений принимаются и рассматриваются в порядке и сроки, предусмотренные законодательством Российской Федерации и международными договорами Российской Федерации. Претензии предъявляются в письменной форме. При этом указываются: - вид почтового отправления; - номер почтового отправления или почтового перевода; - дата и место приема; - место назначения; - сумма объявленной ценности или подробный перечень и стоимость пересылавшегося вложения; - адрес и полное наименование отправителя и адресата. В случае задержки доставки почтового отправления оформляется претензия компании к филиалу ФГУП «Почта России». К претензии прилагаются копия договора об оказании услуг почтовой связи или иного удостоверяющего факт заключения договора документа (квитанция, опись вложения). Также прилагается (при необходимости) почтовый список, если отправлялось более 5 регистрируемых почтовых отправлений. В случае повреждения внутреннего почтового отправления к претензии прикладывается оболочка почтового отправления, упаковка дефектного почтового отправления и т.п. Курьер обязан сохранять все «проблемные» отправления в течение не менее двух месяцев. В случае отказа оператора почтовой связи в удовлетворении претензии, в случае его согласия удовлетворить претензию лишь частично или в случае неполучения от оператора почтовой связи ответа в сроки, установленные для рассмотрения претензии, пользователь услуг почтовой связи – компания может предъявить соответствующий иск. 1 Грузом, принимаемым для обслуживания курьерской службой для целей настоящего Положения является посылка весом не более 5 кг и габаритными размерами не более 50 х 50 х 50 см. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них... | | |
| «Агент», в лице Генерального директора, действующего на основании Устава, с одной стороны, и, именуемый в дальнейшем «Принципал»,... |  | Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки направляет для использования в работе методические материалы по организации... |
| Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки направляет для использования в работе методические материалы по организации... | | Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки направляет для использования в работе методические материалы по организации... |
| Составитель: Романова Л. В., юрист Красноярской краевой организации Российского профсоюза работников культуры | | Составитель: Волкова Л. В., юрист Красноярской краевой организации Российского профсоюза работников культуры |
| Целью трудового поощрения является мотивация работника на последующее качественное исполнение трудовых обязанностей | | Целью трудового поощрения является мотивация работника на последующее качественное исполнение трудовых обязанностей |