Приказ № 132 от 01.09.2015г.
ПОРЯДОК
ВЕДЕНИЯ ШКОЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Общие положения
Школьная документация - это количественная и качественная характеристика состояния учебно-воспитательной работы, осуществляемой образовательным учреждением. Повышение уровня руководства образовательного учреждения во многом зависит от правильного ведения школьной документации, современной обработки первичной информации, упрощение учета, соблюдение принципов доступности и сопоставимости учетных данных.
1.2. Настоящее положение разработано в соответствии с Федеральным Законом «Об образовании в Российской Федерации», приказом Министерства Просвещения СССР от 27.12.1974 №167 «Об утверждении инструкции о ведении школьной документации», приказом Минобразования России от 29.12.1997 № 2682 «О нарушениях при подготовке и проведении итоговой аттестации выпускников общеобразовательных учреждений», приказом Министерства просвещения СССР от 08.12.1986 № 241 «Об утверждении и введении в действие положения об организации работы по охране труда в учреждениях системы Министерства просвещения СССР», письмами Минобразования России от 09.08.96 № 1203/11 «О школьной документации», от 20.12.2000 № 03-51/64 «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях», от 25.09.2000 № 202/11-13 « Об организации обучения в первом классе четырехлетней школы», от 20.04.2001 № 408/13-13 «Рекомендации по организации обучения первоклассников в адаптационный период».
1.3. Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнения в правильности внесенных данных. Записи в документах ведутся ручкой одного цвета или в напечатанном виде.
1.4. За достоверность сведений, содержащихся в документах, и доброкачественное их оформление несут ответственность лица, отвечающие за работу со школьной документацией.
1.5. Директор и заместители директора школы осуществляют контроль за ведением школьной документации по плану внутришкольного контроля.
2. Школьная документация
2.1. Перечень школьной документации образовательного учреждения:
- алфавитная книга записи учащихся;
- личные дела обучающихся;
- классные журналы;
- журналы элективных учебных предметов;
- дневники школьников;
- тетради учащихся;
- книги приказов;
- книга протоколов педагогического совета школы;
- книга учета и записи выданных аттестатов;
- книга учета личного состава работников школы;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- журнал регистрации трудовых договоров
2.2. Исправления записей, отметок и дат в школьной документации сопровождаются подписью директора школы (в классных журналах) и заверяются печатью образовательного учреждения.
2.3. Сроки хранения школьной документации определены в Номенклатуре дел образовательного учреждения.
3. Ведение школьной документации
3.1. Алфавитная книга записи учащихся
3.1.1. В алфавитную книгу записи учащихся записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об обучающихся нового приема. Обучающиеся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи обучающегося в книге является одновременно номером его личного дела.
3.1.2.Выбывшими следует считать обучающихся, прекративших посещение школы вследствие перемены места жительства, перешедших в другую школу или иное учебное заведение, исключенных из школы, а также окончивших школу. Временное прекращение учебных занятий (например, по болезни) в алфавитной книге не отмечается. Выбытие обучающегося и окончание им школы оформляются приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в графе 12 алфавитной книги заносятся номер и дата приказа, а в графе 14 точно указывается причина выбытия.
3.1.3. Если ранее выбывший из школы обучающийся, уход которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика записывается в графе «Дата поступления в школу».
3.1.4. При использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.
3.1.5. Исправления в книге скрепляются подписью директора и печатью школы.
3.1.6. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.
3.2. Личные дела обучающихся
3.2.1. Личные дела обучающихся заводятся классным руководителем по поступлению в первый класс на основании личного заявления родителей. Личные дела обучающихся ведут классные руководители. Записи в личном деле необходимо вести четко и аккуратно.
Для оформления личного дела используются документы, поданные родителями для зачисления их ребенка в образовательное учреждение в соответствии с Уставом школы и «Правилами приема и отчисления обучающихся».
Личное дело ведется на всем протяжении обучения учащихся.
3.2.2. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К-5 означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под №5). Номер личного дела присваивает делопроизводитель школы согласно алфавитным книгам записи обучающихся.
3.2.3. Личные дела учащихся хранятся в канцелярии директора в строго отведенном месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке.
Если обучающийся прибыл в течение учебного года, то делопроизводителем школы делается отметка о прибытии, указывается номер приказа. Личному делу прибывшего обучающегося присваивается новый номер взамен номера, присвоенного в образовательном учреждении, в котором ученик обучался ранее.
Если обучающийся выбыл в течение учебного года, то делается отметка о выбытии, указывается номер приказа.
3.2.4. Классным руководителем общие сведения об обучающихся корректируются по мере изменения данных, в конце каждого учебного года или по окончании школы в личное дело ученика классным руководителем заносятся итоговые отметки за учебный год, в графе о пропусках проставляется количество пропущенных уроков с отметкой по болезни или без уважительной причины. Указанные данные заверяются подписью классного руководителя и печатью для документов.
3.2.5. При исправлении оценки , ставится печать и подпись директора.
3.2.6. Контроль над состоянием личных дел осуществляется классным руководителем и директором общеобразовательного учреждения.
Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре при оформлении классных журналов и в мае-июне по окончании учебного года текущего учебного года.
Проверка личных дел обучающихся осуществляется директором школы по плану внутришкольного контроля не менее одного раз в год, первых классов – два раза в год. Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел обучающихся. В необходимых случаях проверка осуществляется внепланово, оперативно.
3.2.7. За систематические грубые нарушения при работе с личными делами обучающихся директор вправе объявить замечание или выговор.
3.2.8. Выдача личного дела производится родителям обучающегося при наличии приказа «О выбытии» .
При выдаче личного дела делопроизводитель вносит в алфавитную книгу запись о выбытии обучающегося.
В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель составляет выписку отметок за данный период: четвертных, (полугодовых) за предыдущий период и текущих за данную четверть (полугодие).
3.2.19. Личные дела, не затребованные родителями, передаются в архив школы, где хранятся в течение 3 лет со дня выбытия учащегося из школы.
3.3. Классные журналы
3.3.1. Классный журнал является документом, относящимся к учебно-педагогической документации образовательного учреждения. Его ведение является обязательным для каждого учителя и классного руководителя.
В классном журнале фиксируются результаты текущего контроля, промежуточной и итоговой аттестаций, посещаемость учащимися учебных занятий.
3.3.2. Директор школы обеспечивает хранение классных журналов, заместители директора по УВР систематически осуществляют контроль над правильностью их ведения.
3.3.3. Классный журнал рассчитан на учебный год и ведется в каждом классе по определенной форме.
Перед заполнением журнала классный руководитель изучает указания к ведению классного журнала, расположенные в журнале перед оглавлением.
Зам. директора по УВР дает указания классным руководителям о распределении страниц журнала, отведенных на каждый предмет в соответствии с Учебным планом школы.
3.3.4. Все записи в классных журналах должны вестись четко и аккуратно, используя шариковую ручку с синим или фиолетовым стержнем.
3.3.5. В случае болезни учителя педагог, замещающий коллегу, заполняет классный журнал обычным порядком и расписывается в журнале пропущенных и замещённых уроков.
3.3.7. Работа классного руководителя с журналом
3.3.7.1. Классный руководитель оформляет обложку журнала.
3.3.7.2. В оглавлении, на страницах и в сводной ведомости названия учебных предметов должны соответствовать их названию в учебном плане школы. Наименования предметов пишутся полностью (без сокращения): в оглавлении – с большой буквы, на страницах - с маленькой буквы. Фамилия, имя, отчество учителя и классного руководителя в верхней части страниц журнала пишутся полностью.
3.3.7.3. Классный руководитель аккуратно и своевременно заполняет списки обучающихся в алфавитном порядке (на страницах учебных предметов – фамилию и имя), страницы «Общие сведения об обучающихся», «Сведения о занятости в секциях, клубах », ежедневно ведет учет количества уроков, пропущенных учеником. Если ученик отсутствовал, то в журнале указывается количество пропущенных уроков в сводной ведомости посещаемости.
В конце четверти, полугодия, года классный руководитель заполняет сводную ведомость посещаемости занятий обучающимися и сводную ведомость успеваемости.
3.3.7.4. Лист здоровья заполняется медицинским работником совместно с классным руководителем.
3.3.7.5. Если ученик не оценивался в течение четверти, полугодия, года по иным причинам, то в графе «Итоговая оценка по предмету» и в «Сводной ведомости успеваемости» ставится «н/а» (не аттестован).
3.3.7.6. У учащихся, которые обучаются на дому, в классном журнале делается запись: « Обучение на дому » под фамилией в «Сводной ведомости успеваемости» (5-9 классы) или в Листе здоровья (1-4 классы) и выставляются итоговые оценки (четвертные, полугодовые, годовые) по предметам индивидуального учебного плана ученика. Текущие отметки выставляются педагогами в специально отведенном журнале « Обучение на дому», который по окончании обучения на дому сдается классным руководителем заместителю директора школы.
3.3.7.8. Если обучающийся находится в санатории, то классный руководитель фиксирует его отсутствие в классном журнале. Справка с оценками из лечебного учреждения вкладывается в журнал. Итоговые отметки по предметам выставляются с учетом отметок, полученных на учебных занятиях в санатории.
3.3.7.9. В течение учебного года:
- при переводе ученика из класса в класс школы в сводной ведомости успеваемости классный руководитель делает запись: «переведен в … класс, решение педсовета от… № ...»;
- при выбытии ученика из школы в сводной ведомости успеваемости записывается: «Выбыл, приказ от … №…»; в начальных классах данные о выбытии указываются в общих сведениях об обучающихся. На страницах журнала напротив фамилии ученика однократно делается запись «выбыл ….(указывается дата)»; в дальнейшем фамилия исключается из списка обучающихся, а в случае заранее заполненных списков строка напротив фамилии остается свободной;
3.3.7.10. Классный руководитель не реже одного раза в четверть проводит мероприятия с учащимися по обеспечению безопасности их жизнедеятельности в соответствии с планом работы образовательного учреждения и фиксирует их на отдельных листах для проведения инструктажей.
3.3.7.11. По окончании учебного года в сводной ведомости успеваемости в графе «Решение педагогического совета» классный руководитель вносит соответствующую запись:
«Переведен в … класс, протокол от … № …»;
«Переведен условно с академической задолженностью, приказ от … № …».
3.3.8. Работа учителя с классным журналом
3.3.8.1. Учитель на правой странице журнала записывает число и месяц (09.02.), тему урока и задание на дом. На левой странице прописывает месяц, указывает дату проведения урока, отмечает отсутствующих на уроке буквой «н». При проведении сдвоенных уроков делается запись даты и темы каждого урока отдельно.
3.3.8.2. Тема урока должна соответствовать рабочей программе учителя и календарно - тематическому плану.
Если тема рассчитана на несколько часов, то в графе «Что пройдено на уроке» следует сделать уточняющую запись, раскрывающую целеполагание или проблемный характер урока. Например, «Повторение по теме ...», «Зачет по теме ...», «Решение задач по теме ...».
3.3.8.3. Сведения о проведенных контрольных, практических и лабораторных работах и лабораторных опытах учитель заносит в журнал с точным указанием темы и номера работы согласно календарно-тематическому планированию.
Например:
Контрольный диктант по теме «Сложное предложение».
Контрольная работа по теме «Обыкновенные дроби».
Лабораторная работа «Последовательное соединение проводников».
Практическая работа «Размещение топливных баз».
3.3.8.4. При проведении практических, лабораторных работ и во время экскурсий инструктаж проводится на уроке непосредственно перед их проведением. На уроках физической культуры инструктаж по охране труда проводится на первом уроке каждого раздела, а повторно – в случае необходимости.
При нарушении правил охраны труда учащимися или возникновении несчастных случаев проводится внеплановый инструктаж с записью в журнале: «Внеплановый инструктаж. Тема …».
3.3.8.5. В графе «Домашнее задание» учителем записывается содержание задания и характер его выполнения. Например, читать, пересказывать (вид пересказа - сжатый, подробный, с творческим заданием и т.д.), наизусть, а также страницы, номера задач и упражнений, параграфы и практические работы. Возможны творческие или технические задания.
3.3.8.6. Если обучающийся освобожден от уроков физической культуры, технологии и др. на длительный период времени согласно рекомендациям врача, то учитель осуществляет оценивание данного ученика индивидуально с использованием иных форм контроля с учетом наличия теоретической части по предмету и возможности работы с учебником. Во время урока физкультуры учитель несет ответственность за всех учеников, освобожденные ученики обязаны присутствовать на уроке и выполнять на оценку задание учителя, не связанное с выполнением практической части.
3.3.8.7. Обучающимся, которые обучаются на дому, в классном журнале учителем выставляются только итоговые оценки (четвертные, полугодовые, годовые). Текущие отметки выставляются педагогами в специально отведенном журнале « Обучение на дому», заполнение которого осуществляется в соответствии с требованиями к ведению классного журнала.
3.3.8.8. Если обучающийся находился в санатории, то учитель при выставлении итоговой оценки учитывает оценки, полученные им на учебных занятиях в санатории, которые отражены в справке из лечебного учреждения.
3.3.8.9. Учитель обязан:
систематически проверять и оценивать знания учащихся, а также ежеурочно отмечать отсутствующих;
заполнять журнал в день проведения урока; не допускать преждевременных записей уроков;
выставлять отметки за устный ответ и письменный в графе того дня, когда проводился данный вид контроля;
все контрольные, практические, лабораторные работы обязательно оценивать с занесением оценок в классные журналы;
проверять контрольные работы по математике, физике, химии и иностранному языку к следующему уроку, а при большом количестве работы (более 70) через один, два урока;
заносить отметку за выполненную письменную работу в классный журнал: к следующему уроку за контрольные диктанты и контрольные работы по математике во 2-9 классах; не позже, чем через два дня за изложения и сочинения в начальных классах; через неделю – за изложения и сочинения в 5-9 классах;
после каждой контрольной работы необходимо проводить работу над ошибками с выставлением отметок в журнал в первую очередь учащимся, получившим неудовлетворительные отметки;
3.3.8.10. Не допускается выставление неудовлетворительных отметок на первых уроках, после длительного отсутствия учащихся, после каникул.
3.3.8.11. Запрещается выставлять отметки задним числом, выставлять отметки со знаком «минус», ставить точки вместо отметок, ставить две отметки в одну клетку (за исключением отметок по русскому языку согласно п.3.3.8.16).
3.3.8.12. Аттестация учащихся осуществляется при наличии не менее трех отметок при одно- или двухчасовой недельной учебной нагрузке по предмету, и более девяти при учебной нагрузке более двух часов в неделю, с обязательным учетом качества знаний учащихся по письменным, лабораторным, практическим работам.
Между зачетами, тематическими контрольными работами предусматривается промежуточная аттестация по изучаемой теме путем устного опроса.
3.3.8.13. Итоговые отметки за каждый период (четверть, полугодие) учитель выставляет сразу после даты последнего урока, не пропуская клеток. Запись за следующий учебный период начинается со следующей клетки. На страницах журнала не указываются четверти, полугодия.
Итоговые отметки учащихся за четверть (полугодие, год) должны быть обоснованы (т.е. соответствовать успеваемости ученика в зачетный период). Отметка н/а (не аттестован) выставляется только в случае отсутствия трех текущих отметок и пропуска учащимся более 75% учебного времени.
Годовые отметки по общеобразовательным предметам выставляются за 3-5 дней до окончания учебного года на основании четвертных (полугодовых) отметок с учетом фактического уровня знаний, умений и навыков учащихся. Не допускается выделение итоговых отметок чертой и другим цветом, и т.п.
3.3.8.14. Отметки в классном журнале не должны исправляться. В случае ошибочно выставленной отметки необходимо: исправить отметку, т.е. зачеркнуть, и рядом поставить правильную. Внизу на странице журнала необходимо сделать следующую запись:
«У Иванова С. отметка по биологии за 2 четверть исправлена на 5 (отлично)»,
«У Иванова С. за 15.10.2013 отметка исправлена на 4 (хорошо)».
Ниже следуют: подпись директора и печать образовательного учреждения.
3.3.8.15. Требования по отдельным предметам:
русский язык:
отметки за сочинение и контрольный диктант с грамматическим заданием выставляются в одну клеточку, например, «4/5»; отметки за творческие работы (классные, домашние сочинения и др.) выставляются дробью на той странице, где эта работа записана (в графе, соответствующей дате записи уроков);
отметку за контрольный диктант с грамматическим заданием следует выставлять в одной колонке дробью;
запись о проведении классного изложения по развитию речи записывается следующим образом: Р.р. Изложение с элементами сочинения;
3.3.9. Ведение журнала в электронном виде
3.3.9.1. Внедрение электронных форм отчетности в образовательную деятельность (электронная услуга «Предоставление информации о текущей успеваемости учащегося, ведение электронного дневника и электронного журнала успеваемости»), необходимость информирования обучающихся и их родителей (законных представителей) о ходе и результатах учебного процесса в электронном виде, в частности посредством портала государственных услуг, предусматривает практическое использование систем «электронный журнал» и «электронный дневник», направлено на обеспечение роста качества и повышение эффективности системы образования в целом.
3.3.9.2. В начале года классные руководители вносят на все предметные страницы журнала списки учебных групп своего класса.
3.3.9.3. Распределение предметных страниц по журналу и закрепление их за преподавателями осуществляется на основании учебного плана и распределения нагрузки между педагогами.
3.3.9.4. Учет реализации учебных программ ведется всеми педагогическими работниками школы.
Учителя осуществляют заполнение классных журналов в части информации о датах проведения занятий (в соответствии с расписанием занятий), темах уроков, заданных домашних заданиях, оценках учащихся и отметок об отсутствии учащихся на уроках.
В конце отчетных периодов педагогические работники подводят итоги учебного процесса. Каждому ученику должны быть выставлены итоговые отметки, должна быть проведена статистическая оценка проведенных занятий на соответствие учебному плану, по типам занятий, по полученным результатам.
3.3.9.5. Итоговые оценки дублируются в сводную ведомость в конце классного журнала. Сводная ведомость должна быть передана в архив через 5 лет хранения журнала в образовательном учреждении.
3.3.9.6. Работа с журналом в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к классным журналам на бумажных носителях.
3.3.10. Контроль за ведением журналов
3.3.10.1. Контроль за ведением классных журналов, в том числе в электронном виде,
осуществляет директор и заместители директора школы.
Контроль подразумевает несколько направлений:
проверка своевременности отражения в журнале занятий;
проверка своевременности выставления отметок;
проверка выполнения требования к наполняемости отметок;
проверка отражения посещаемости занятий;
проверка выполнения учебного плана, учебных программ и календарно-тематического графика изучения учебных предметов;
проверка своевременности проведения работы с отстающими учащимися;
проверка заполнения домашних заданий;
проверка домашних заданий на соответствие возрастным особенностям обучающихся, требованиям по содержанию и объему;
учет замененных и пропущенных уроков (занятий) в соответствии с действующими нормативно-регламентирующими документами.
3.3.10.2. Страница «Замечания по ведению журнала» заполняется директором и заместителем директора школы . При очередной проверке классного журнала об устранении (неустранении) замечаний предыдущей проверки делается соответствующая запись.
3.3.10.3. Журнал проверяется администрацией школы в течение года не менее 4 раз, замечания фиксируются в справке и доводятся до сведения педагогического коллектива.
3.3.10.4. По окончании учебного года классный журнал сдается классным руководителем и принимается администрацией образовательного учреждения на хранение.
3.3.10.5. Журналы хранятся в образовательном учреждении 5 лет, после чего из журнала изымаются страницы со сводными данными успеваемости и перевода обучающихся данного класса. Сформированные за год дела (сброшюрованные) хранятся в образовательном учреждении не менее 25 лет.
3.4. Журнал элективных учебных предметов
3.4.1. Журнал элективных учебных предметов является основным документом учета работы элективных учебных предметов (элективных курсов) и ведется по каждому классу или параллели классов отдельно.
3.4.2. Классный руководитель заполняет оглавление и сведения об элективных учебных предметах с указанием страниц на каждый.
3.4.3. Учитель, ведущий элективный курс, на своей странице указывает список учащихся в соответствии с приказом по школе и изучает указания к ведению журнала элективных учебных предметов, расположенные в журнале перед оглавлением.
3.4.3. Требования к ведению записей в журнале элективных учебных предметов аналогичны требованиям, предъявляемым к порядку ведения их в классном журнале.
|
