УТВЕРЖДАЮ
Ректор
____________ В.А. Кокшаров
«___» ______________20__г.
РЕГЛАМЕНТ
по оформлению документов по повышению квалификации
в рамках выполнения мероприятия «Поддержка академической
мобильности и профессионального роста сотрудников университета»
Программы развития УрФУ на 2010-2020 годы.
Екатеринбург
2012
1. Общие положения
Повышение квалификации научно-педагогических работников, административного и управленческого персонала УрФУ в рамках мероприятия «Поддержка академической мобильности и профессионального роста сотрудников Университета» Программы развития производится в соответствии с Положением об организации обучения сотрудников УрФУ по программам повышения квалификации (далее Положение).
2. Оформление документов на прохождение повышения квалификации в сторонней организации
Функции организационно-методического сопровождения академической мобильности возложены на Центр академического развития УрФУ (далее Центр АР).
Координационный совет Дирекции Программы развития утверждает распределение средств и показателей Программы развития на повышение квалификации сотрудников и привлечение высококвалифицированных специалистов (далее – ВКС), в том числе из-за рубежа между подразделениями университета.
Руководители подразделений своим распоряжением назначают ответственных за взаимодействие с Центром академического развития УрФУ (далее – Ответственные), копия распоряжения передается в Центр АР.
Ответственные на основании заявок на повышение квалификации или привлечение ВКС составляют проект документа Устав проекта и два приложения к нему: план повышения квалификации сотрудников подразделения на год и план привлечения высококвалифицированных специалистов, в том числе из-за рубежа. Проект документа Устав проекта с приложениями рассматривается на заседании Ученого совета института (Заседании собрания коллектива подразделения) и передается в Центр АР (вместе с выпиской из протокола заседания).
Центр АР проверяет представленный на согласование проект документа Устав проекта с приложениями на соответствие выделенных средств, предоставляемого софинансирования и выполнения показателей Программы развития, согласовывает документ с Управлением стратегического развития и маркетинга (УСРиМ) и представляет на защиту в Совет по повышению квалификации (далее – Совет).
После утверждения Устава проекта на Совете по повышению квалификации Ответственный подразделения представляет в Центр АР сводные планы повышения квалификации и привлечения высококвалифицированных специалистов на следующий квартал (месяц), с разбивкой по статьям расходов, утвержденные на Ученом совете института, или на собрании трудового коллектива подразделения (подтверждается выпиской из решения Ученого совета института, или выпиской из решения собрания трудового коллектива подразделения).
Ответственный подразделения информирует сотрудников, планирующих повышать квалификацию за пределами УрФУ на территории Российской Федерации о существующих ограничениях проведения расходов по Программе развития (государственная субсидия) в размере: 100 руб. в день – суточные, 550 руб. в сутки – проживание в гостинице. Рекомендуется в Уставе проектов подразделений предусматривать софинансирование на выплату разницы в суточных и за проживание в гостинице за счет средств подразделений.
При оплате командировки из разных финансовых источников, командируемый сотрудник должен предоставить в Центр АР служебную записку за подписью руководителя подразделения на имя проректора по учебной работе с указанием сумм и финансовых источников.
Ответственный подразделения информирует сотрудников о включении их в план повышения квалификации.
На основании плана повышения квалификации сотрудники, включенные в план повышения квалификации скачивают на сайте университета (www.urfu.ru), в разделе Институты и факультеты / Факультет повышения квалификации преподавателей и профессиональной переподготовки / Повышение квалификации сотрудников УрФУ за счет средств Программы развития/ файл <Направление на ПК в сторонних организациях.xls> со следующими документами: направление на повышение квалификации (Приложение 1), индивидуальный план повышения квалификации (Приложение 2), распределение средств по видам финансирования на повышение квалификации (Приложение 3) заполняют их в электронном виде и отправляют по электронной почте b.v.semenov@ustu.ru декану ФППКиПП для проверки правильности заполнения.
Декан ФППКиПП проводит проверку правильности заполнения документов в течение двух рабочих дней, ставит на документах отметку в электронном виде: «Проверено», защищает документы от изменений и возвращает заявителю по электронной почте. Сотрудник распечатывает документы: направление на повышение квалификации, задание, индивидуальный план повышения квалификации и распределение средств по видам финансирования с отметкой «Проверено», подписывает их у заведующего кафедрой (руководителя подразделения), директора института (курирующего проректора) и передает в Центр АР вместе с личным приглашением и программой мероприятия в двух экземплярах (если они на иностранном языке, то должен быть перевод, заверенный в международном отделе).
Центр АР на основании представленных документов готовит сводный квартальный (месячный) план повышения квалификации и выносит его на Совет по повышению квалификации для утверждения.
Совет по повышению квалификации рассматривает заявки на повышение квалификации, приглашения и программы, сводный план повышения квалификации на соответствие показателям эффективности и результативности Программы развития УрФУ, программ развития институтов и принимает решение об утверждении (или отклонении) заявок на повышение квалификации. По итогам заседания оформляется протокол заседания Совета по повышению квалификации.
Документы: направление на повышение квалификации, задание, индивидуальный план повышения квалификации являются технико-экономическим обоснованием повышения квалификации сотрудника, а протоколы Совета по повышению квалификации являются документами осуществления соответствующей экспертизы.
На основании решений Совета по повышению квалификации оформляются приказы на командирование.
Командировочное удостоверение оформляется в Управлении делопроизводства и общим вопросам (ауд. М-317) не позднее 10 дней до начала конкретного вида обучения на основании приказа о командировании, приглашения принимающей стороны и справки для командирования за рубеж. Срок оформления составляет два рабочих дня после предоставления документов. Командировочное удостоверение сотрудник получает в Управлении делопроизводства и общим вопросам.
Если повышение квалификации состоит из нескольких модулей, сотрудник зачисляется на ФПКПиПП для обучения по утвержденным дополнительным образовательным программам на основании индивидуального учебного плана. Удостоверение (свидетельство) о повышении квалификации выдается после освоения всех дополнительных программ (модулей).
Процесс оформления документов на повышение квалификации в сторонней организации с выдачей удостоверения о повышении квалификации на 72 часа приведен в Приложении 4, матрица ответственности – в Приложении 5.
Процесс оформления документов на повышение квалификации в сторонней организации с прохождением дополнительных программ (модулей) в структурных подразделениях УрФУ и выдачей удостоверения (свидетельства) о повышении квалификации в УрФУ приведен в Приложении 6, матрица ответственности – в Приложении 7.
3. Оформление документов на прохождение повышения квалификации в УрФУ на ФПКПиПП
На основании Устава проекта института (подразделения) сотрудники, включенные в план повышения квалификации в УрФУ скачивают на сайте университета (www.urfu.ru), в разделе Институты и факультеты / Факультет повышения квалификации преподавателей и профессиональной переподготовки / Повышение квалификации сотрудников УрФУ за счет средств Программы развития/ файл <Направление на внутреннее повышение квалификации в УрФУ.xls> со следующими документами: направление на повышение квалификации (Приложение 8), индивидуальный план повышения квалификации (Приложение 9), заполняют их в электронном виде и отправляют по электронной почте b.v.semenov@ustu.ru декану ФПКПиПП для проверки правильности заполнения. Индивидуальный план заполняется только при обучении по модульной программе.
Декан ФПКПиПП проводит проверку правильности заполнения документов в течение двух рабочих дней, ставит на документах отметку в электронном виде: «Проверено», защищает документы от изменений и возвращает заявителю по электронной почте. Сотрудник распечатывает документы: направление на повышение квалификации, задание, индивидуальный план повышения квалификации (если требуется) с отметкой «Проверено», подписывает их у заведующего кафедрой (руководителя подразделения), директора института (курирующего проректора) и передает на ФПКПиПП.
Декан ФПКПиПП на основании Уставов проектов подразделений собирает заявки в установленные сроки (до 01 февраля и до 01 сентября т.г.), и представляет их для рассмотрения на Совет по повышению квалификации, после чего формируется сводный план повышения квалификации в УрФУ.
Декан ФПКПиПП формирует график повышения квалификации сотрудников в УрФУ по утвержденным программам объемом 72 часа.
Если повышение квалификации состоит из нескольких модулей, составляется индивидуальный учебный план на повышение квалификации сотрудников по дополнительным программам с перезачетом ранее изученных тем и дисциплин, в соответствии с системой оценки объема обучения (Приложение 10).
Процесс оформления документов на повышение квалификации по нескольким модулям приведен в Приложении 6, матрица ответственности – в Приложении 7.
Процесс оформления документов на повышение квалификации в УрФУ приведен в Приложении 11, матрица ответственности – в Приложении 12.
Оформление и утверждение программ внутреннего повышения квалификации структурными подразделениями УрФУ
Институт, планирующий внутреннее повышение квалификации сотрудников по собственной программе, должен подготовить программу и учебно-тематический план в 2-х экз. в соответствии с формой, утвержденной Методическим советом УрФУ.
Представить программу и учебно-тематический план для рассмотрения на Методическом совете УрФУ.
После получения визы «Рекомендовано Методическим советом УрФУ» сдать указанные документы в Центр АР со служебной запиской о рассмотрении программы на совете по повышению квалификации УрФУ (председатель – проректор по учебной работе С.Т. Князев).
Программы, рекомендованные советом по повышению квалификации к реализации за счет средств Программы развития УрФУ, включаются в двухдневный срок ФПКПиПП в электронную форму заявки (файл <Направление на внутреннее повышение квалификации в УрФУ.xls> , которая размещается на портале университета в разделе Институты и факультеты / Факультет повышения квалификации преподавателей и профессиональной переподготовки / Повышение квалификации сотрудников УрФУ за счет средств Программы развития/
Один экземпляр рекомендованной программы передается декану ФПКПиПП Б.В. Семенову – ответственному за организацию внутреннего повышения квалификации.
5. Оформление отчетных документов
В течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки участник повышения квалификации предоставляет финансовую отчетность в бухгалтерию УрФУ (только для участников повышения квалификации в сторонней организации), включающую следующие документы:
авансовый отчет на суточные;
командировочное удостоверение;
копии билетов;
посадочные талоны;
копии виз.
В течение 10 календарных дней после окончания обучения, участник повышения квалификации предоставляет в Центр АР следующие документы:
отчет о повышении квалификации (Приложение 13 – для участников повышения квалификации в сторонней организации, Приложение 14 – для участников повышения квалификации в УрФУ) (формы отчетов о повышении квалификации и рекомендации по их заполнению сотрудники скачивают на сайте университета (www.urfu.ru), в разделе Институты и факультеты / Факультет повышения квалификации преподавателей и профессиональной переподготовки / Повышение квалификации сотрудников УрФУ за счет средств Программы развития);
информационный отчет на 1 – 0,7 страницы А4;
копию соответствующего документа, подтверждающего повышение квалификации в сторонней организации;
перечень материалов, полученных в принимающей организации;
программу конференции, копию тезисов доклада;
презентацию в электронном виде (если было выступление, доклад);
фотографии (на электронном носителе или фотобумаге).
По прошествии двух кварталов (одно полугодие) Ученый совет института (собрание трудового коллектива подразделения) проводят заседание для обсуждения выполнения Устава проекта: результатов повышения квалификации, выполнения показателей программы развития, обеспечения софинансирования. В Центр АР предоставляется выписка из протокола заседания Ученого совета (собрания коллектива) с приложением выписок из протоколов заседаний кафедр о выполнении обязательств сотрудников, командированных за пределы УрФУ: о прочтении лекции для студентов, проведении семинара для сотрудников, внесении изменений в курс лекций или публикации статьи (необходимо приложить подтверждение о принятии статьи в печать).
Участник повышения квалификации может заранее подготовить и подписать в принимающей организации документ о промежуточной аттестации в случае, если принимающая организация не имеет собственной стандартной формы документа (Приложение № 15).
Проректор по учебной работе С.Т.Князев
Директор Центра академического развития А.Л.Неволина
Приложение 1
Приложение 2
Приложение 3
Приложение 4
Процесс оформления документов на повышение квалификации в сторонней организации с выдачей удостоверения о повышении квалификации на 72 часа
Приложение 5
Матрица ответственности выполнения этапов процесса оформления документов
на повышение квалификации в сторонней организации с выдачей удостоверения
о повышении квалификации на 72 часа
|
Участники процесса
Этапы процесса
|
Директор Института
|
Зав. кафедрой
|
Ученый совет Института
|
Совет по ПК
|
ЦАР
|
УСРиМ
|
Участник обучения
|
Админ.отдел
|
Ответственный за взаимодействие с ЦАР
|
УБУ и ФК
|
Декан ФПКП и П
|
|
Сбор заявок на ПК в Институтах от кафедр
|
И
|
О
|
|
|
|
|
У
|
|
И
|
|
|
|
Рассмотрение сводного плана ПК на Ученом совете института
|
О
|
И
|
У
|
|
|
|
И
|
|
У
|
|
|
|
Оформление Устава проекта Института в части ПК
|
У
|
И
|
И
|
|
И
|
|
И
|
|
О
|
|
|
|
Согласование Устава проекта Института с УСРИМ
|
И
|
И
|
И
|
|
И
|
У
|
И
|
|
О
|
|
|
|
Утверждение Устава проекта Института на Совете по повышению квалификации
|
И
|
И
|
И
|
У
|
О
|
|
И
|
|
У
|
|
|
|
Оформление документов (заявка-представление, задание на командировку, индивидуальный план обучения, распределение средств по видам финансирования, приглашение, программа мероприятия)
|
И
|
И
|
И
|
|
У
|
|
О
|
|
У
|
|
|
|
Проверка правильности оформления документов
|
И
|
И
|
И
|
|
И
|
|
У
|
|
У
|
|
О
|
|
Подписание документов у зав.кафедрой и директора Института
|
У
|
У
|
|
|
И
|
|
О
|
|
У
|
|
У
|
|
Рассмотрение представленных документов на Совете по повышению квалификации
|
И
|
И
|
|
О
|
У
|
|
И
|
|
И
|
|
И
|
|
Участники процесса
Этапы процесса
|
Директор Института
|
Зав. кафедрой
|
Ученый совет Института
|
Совет по ПК
|
ЦАР
|
УСРиМ
|
Участник обучения
|
Админ.отдел
|
Ответственный за взаимодействие с ЦАР
|
УБУ и ФК
|
Декан ФПКП и П
|
|
Оформление приказов на командирование
|
У
|
У
|
|
|
О
|
|
И
|
У
|
И
|
У
|
|
|
Оформление командировочного удостоверения
|
И
|
И
|
|
|
У
|
|
И
|
О
|
И
|
|
|
|
Получение командировочного удостоверения
|
И
|
И
|
|
|
И
|
|
О
|
У
|
И
|
|
|
|
Прохождение обучения
|
И
|
И
|
|
|
И
|
|
У
|
|
И
|
|
О
|
|
Оформление финансового отчета
|
И
|
И
|
|
|
И
|
|
О
|
|
И
|
У
|
|
|
Оформление информационного отчета
|
У
|
У
|
|
|
И
|
|
О
|
|
|
|
У
|
|
Утверждение отчета о ПК на Ученом совете института
|
У
|
У
|
О
|
И
|
И
|
|
У
|
|
У
|
|
|
|
Подготовка сводного отчета о повышении квалификации Института
|
О
|
У
|
И
|
И
|
И
|
|
|
|
У
|
|
|
Обозначения:
О.- ответственный;
У- участник процесса;
И – информируется.
|
