МОУ «Средняя общеобразовательная школа № 2 п.Пангоды»
|
Методические рекомендации по составлению информационно-справочных документов
|
|
2011 год
Докладная записка- это информационно-справочный документ,обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, и направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.Согласно классификатору управленческой документации докладная записка имеет код 0286041 по ОКУД.
Докладная записка составляется с целью информировать руководство компании или структурного подразделения о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. В зависимости от цели написания докладные записки бывают информационные и инициативные.
В зависимости от адресата докладные запискимогут быть:
Внутренними — направляемыми руководителю структурного подразделения или организации;
Внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции или руководящие структуры.
Инструкция по написанию докладной записки
Возьмите обычный лист бумаги формата A-4, если Вы собираетесь написать внутреннюю докладную записку, и официальный бланк учреждения, если необходимо написать внешнюю докладную записку.
Набирайте текст докладной записки в программе MicrosoftWord шрифтомTimesNewRoman, размер шрифта – 14, интервал – 1,5.
В верхнем левом углу укажите название структурного подразделения, т.е. автора документа.
В правом верхнем углу укажите адресата – ФИО лица, которому адресована записка.
Заголовок «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» наберите заглавными буквами. Расположите его либо по центру, либо слева.
В одной строке укажите дату и индекс. Дату оформляйте обязательно арабскими цифрами, месяц можете написать буквами.
Исх.№ ______ от __________________ 2011г.
СПРАВКА
Дана
в том, что он (а) действительно будет зачислен(а) в _____ класс
МОУ «Средняя общеобразовательная школа №2 п. Пангоды» Надымского района Ямало-Ненецкого автономного округа в 20__/20__ учебном году после предоставления:
- личного дела;
- медицинской карты.
Справка выдана для предъявления
Директор МОУ «Средняя
общеобразовательная М.В.Серикова
школа №2 п. Пангоды»
|
Исх.№ ______ от __________________ 2011г.
СПРАВКА
Дана
в том, что он (а) действительно переведен(а) в _______________классе
Муниципального общеобразовательного учреждения
«Средняя общеобразовательная школа №2 п. Пангоды»
Надымский район, Ямало-Ненецкий автономный округ
Справка выдана для предъявления
Директор МОУ «Средняя
общеобразовательная
школа №2 п. Пангоды» М.В. Серикова
|
Справка - 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;
2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера
Выделяют справки:
- подтверждающие факты биографического или служебного характера;
- отражающие основную (производственную) деятельность организации.
Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера.
Их основная цель — подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например:
1) место работы;
2) должность, профессия, специальность;
3) стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности);
4) размер заработной платы;
5) размер начисленных и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.
Для удобства Вы можете снабдить докладную записку заголовком, который будет раскрывать суть содержания записки.
Подзаголовок обычно начинается со слов «О …», «Касательно …»
Далее расположите непосредственно текст документа, разделив его на две части:
изложение фактов, послуживших причиной составления записки;
выводы, пожелания, рекомендации, просьбы, предложения организации или должностного лица.
Вы можете представить докладную записку как в текстовом, так и в табличном виде, или в их сочетании.
В случае наличия приложений укажите о них под текстом докладной записки.
Далее укажите персональные данные составителя (должность, фамилия, инициалы) и заверьте её подписью составителя.
Внутренняя докладная записка подписывается непосредственно составителем, внешняя – руководителем учреждения.
Проверьте наличие в Вашей докладной записке следующих реквизитов:
Адресат - ФИО должностного лица которому адресована записка;
Дата составления и номер регистрации документа;
Место составления (географичекий адрес или наименование структурного подразделения);
Собственно наименование документа - Докладная записка;
Подзаголовок к тексту документа (обычно начинается со слов «О …», «Касательно …»);
Непосредственно текст докладной записки;
Персональные данные составителя (должность, фамилия, инициалы);
Подпись автора - составителя.
Помните о том, что эта докладная записка является важным рабочим документом, а поэтому никакие ошибки или исправления в ней присутствовать не должны. В случае описки, лучше всего приступить к составлению докладной записки заново.
Предлагаем Вам ШАБЛОН для написания докладной записки:
Наименование структурного подразделения
|
|
Адресат
|
|
Резолюция
|
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
|
00.00.0000 № 00
|
|
|
Заголовок к тексту
|
|
|
ТЕКСТ
Отметка о приложении
|
Наименование должности
|
Личная подпись
|
Расшифровка подписи
|
|
|
|
В дело № 00-00
Личная подпись 00.00.0000
|
|
Телефонограмма – официальное сообщение, переданное по телефону. Его используют припередачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной сети.
Основные правила передачи телефонограммы:
Передавать краткую, срочную информацию;
Проверять правильность записи обратной связью;
Текст - не более 50 слов;
Регистрация в специальном журнале.
Реквизиты телефонограммы:
наименование министерства или ведомства;
название организации - отправителя;
наименование вида документа;
дата, номер;
место составления;
адресат;
заголовок;
текст;
подпись;
должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;
должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.
принятие предложения;
отказ от предложения;
выполнение просьбы;
ответ на запрос.
Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован.
Шаблон для написания письма
Наименование
структурного
подразделения
|
|
|
|
|
|
Исх.00.00.0000 № 00
|
|
Адресат
|
Заголовок к тексту
|
|
|
Заголовок
ТЕКСТ
|
Наименование должности
|
Личная подпись
|
Расшифровка подписи
|
Печать
Фамилия и телефон исполнителя
Приложения (если есть)
|
|
|
|
|
Самым значительным видом информационно - справочных документов являются деловые письма.Письмо- обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.
Письма выполняют следующие функции: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.
В зависимости от функционального назначения письма бывают:
письмо - просьба;
письмо - предложение;
письмо - претензия;
письмо - запрос;
письмо - извещение;
информационное письмо;
письмо - отказ;
письмо - напоминание;
сопроводительное письмо;
письмо-приглашение
письмо-ответ
письмо-напоминание
Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность.
Текст письмасостоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.
Формуляр письма состоит из реквизитов:
наименование министерства или ведомства;
название организации;
наименование структурного подразделения (если есть);
адрес организации (почтовый, телеграфный);
номер телефона, факса, телетайпа;
дата, номер;
ссылка на индекс и дату входящего документа;
адресат;
заголовок;
текст;
приложения;
подпись;
печать;
фамилия и телефон исполнителя;
гриф ограничения доступа.
Предлагаем Вам образцы написания некоторых писем:
Сопроводительное письмо- документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: Направляем, возвращаем. Например: Направляем на утверждение программу.
Письмо - приглашение- документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Письмо - приглашение может содержать:
полную повестку дня мероприятия;
фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;
фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;
способ проезда и другую информацию.
Например:
Приглашаем Вас на заседание ...
Информационное письмо- документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция.
Рекламное письмо- документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию.
Письмо - извещение- документ, являющийся ответом на запрос. Письмо - извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: "Ставим Вас в известность...".
Письмо - напоминание- документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. Письмо - напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например:
Напоминаем, что в срок до 31 мая 2010 года необходимо предоставить акты передачи ртутьсодержащих отходов.
Письмо - претензия- документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований.
Письмо - ответ- документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа. Ответа требуют письма - запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии. Письмо - ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:
|
