Инструкция по делопроизводству в адвокатских образованиях Адвокатской палаты Новосибирской области Общие положения

УТВЕРЖДЕНО

1. 
   Общие положения.
   
   1. 
      Правильная постановка делопроизводства является одним из условий надлежащей организации работы адвокатских образований независимо от избранных форм адвокатской деятельности и направлена на повышение качества и культуры правовой помощи гражданам и юридическим лицам.
      

2. 
   Делопроизводство в адвокатских образованиях (коллегиях, бюро, кабинетах) ведется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), введенным в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. №299 с последующими изменениями; Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД), введенной в действие постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. №273 с последующими изменениями; требованиями ГОСТа Р 6.30-97 и настоящей Инструкцией.
   

1. 
   Состав реквизитов документов.
   

2. 
   Требования к оформлению реквизитов документов.
   
   1. 
      Эмблему организации помещают на бланках организаций в соответствии Уставом этой организации. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
      
   2. 
      Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
      
   3. 
      Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
      
   4. 
      Наименование адвокатского образования, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах. Над наименованием адвокатского образования указывается полное наименование Адвокатской палаты Новосибирской области. Сокращенное наименование адвокатского образования приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах, и помещается в скобках ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке.
      

5. 
   Справочные данные об адвокатском образовании включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению адвокатского образования (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
   
6. 
   Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
   

7. 
   Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению адвокатского образования индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителе и др.
   

8. 
   Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
   
9. 
   Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и оно включает только общепринятые сокращения.
   
10. 
    Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
    
11. 
    В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресации документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
    

12. 
    Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
    

13. 
    Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
    

13. 
    Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы, например: приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии.
    
14. 
    Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
    
15. 
    Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
    

13. 
    Юридическая сила документа удостоверяется подписью, а в ряде случаев, и приложением печати. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия), например:
    

13. 
    При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
    
14. 
    Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
    

13. 
    Отметка о поступлении документа в адвокатское образование содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметка о поступлении документа в виде штампа, в который входят: наименование адвокатского образования – получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
    
    3. 
       Требования к бланкам документов и оформлению документов.
       

1. 
   Документы изготавливают на бланках. Устанавливается два основных формата бланков документов – А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТу 9327. Каждый лист документа, оформленный на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
   

1. 
   Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
   

3. 
   В работе адвокатских образований могут применяться следующие виды бланков для организационно-распорядительных документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа, кроме письма.
   

4. 
   Организация документооборота в адвокатских образованиях.
   
   1. 
      Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В адвокатских образованиях существуют три основных вида документации:
      

• 
  документы, поступающие из других организаций (входящие);
  
• 
  документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
  
• 
  документы, создаваемые в адвокатском образовании и используемые внутри адвокатского образования.
  
  2. 
     Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (с использованием компьютера или пишущей машинки) и способа получения или отправки (почтой или по каналам связи).
     

3. 
   Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения.
   

• 
  порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;
  
• 
  номера дела по номенклатуре дел. Например:
  

1. 
   для входящих документов: 218/08-17, где 218 – очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 – номер дела, в которое будет подшит исполненный документ;
   
2. 
   для исходящих документов: 11-03/532, где: 11-03 – номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 532 – очередной порядковый номер.
   

3. 
   В качестве регистрационных форм в адвокатских образованиях ведутся журналы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов по следующим формам:
   

3. 
   Поступающие в адвокатские образования заявления, предложения и жалобы, кроме регистрации их в журнале входящей корреспонденции, должны быть зарегистрированы и в журнале регистрации жалоб и заявлений.
   

3. 
   Зарегистрированный документ должен быть первично рассмотрен руководителем органа управления адвокатского образования в день его поступления или на следующий день с принятием решения о порядке и сроках его рассмотрения.
   
   5. 
      Контроль исполнения документов.
      
      1. 
         Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов, он осуществляется руководителем исполнительного органа адвокатского образования.
         
      2. 
         Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа. Для поступивших документов – с даты поступления.
         

6. 
   Номенклатура и формирование дел адвокатского образования.
   
   1. 
      Для обеспечения правильного формирования и учета дел в каждом адвокатском образовании должна составляться номенклатура дел. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности адвокатского образования.
      
   2. 
      Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел адвокатского образования. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
      
      1. 
         раздельно группируются:
         

1. 
   документы постоянного и временного сроков хранения;
   
2. 
   подлинники и копии документов;
   
3. 
   отчеты;
   
4. 
   утвержденные документы и их проекты;
   

2. 
   в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
   
3. 
   каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;
   
4. 
   каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело;
   
5. 
   в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел;
   
6. 
   в одно дело помещаются не более 250 листов;
   
7. 
   приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
   
   3. 
      На обложке каждого дела должны быть указаны; наименование адвокатского образования, индекс дела по номенклатуре, заголовок (наименование) дела, год (дата) дела и срок хранения.
      
      7. 
         Хранение документов, подготовка к архивному хранению.
         
         1. 
            Документы адвокатского образования, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить специально создаваемая комиссия, которая в своей работе должна руководствоваться Положением об Архивном Фонде Российской Федерации. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. По результатам составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
            

2. 
   Предархивная подготовка дел включает две процедуры; оформление и описание дел.