ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ КОМАНДИРОВАННЫХ В РФ, ЗА РУБЕЖ (В Т.Ч. В СТРАНЫ СНГ)
При оформлении документов и отчета по командировкам следует руководствоваться Положением о служебных командировках работников ГОУ «СПбГПУ», утвержденным приказом по университету №165 от 02.04.2010г.:
п.1-Нормативная база,
п.2-Общие положения,
п.3-Направление работника в служебную командировку. Порядок оформления,
п.4-Размеры возмещаемых расходов, связанных с командировкой,
п.5-Командировки на территории иностранных государств,
п.6-Порядок отчетности по командировке,
п.7-Отзыв работника из командировки или отмена командировки.
Следует также обратить внимание на следующие положения:
При получении аванса:
-сроки получения аванса - не ранее 3 рабочих дней с момента заказа денежных средств;
- аванс по командировке в РФ выдается согласно расчета командировочных расходов по России (прил.3 приказа №165 от 02.04.2010г.), подписанного Ректором (проректором) только при наличии оформленного приказа о командировании, с указанием сроков командировки и источников финансирования;
-аванс по командировке за рубеж выдается только при наличии оформленного приказа о командировании, подписанной заявки на командировочные расходы и расчета по загранкомандировке, составленного совместно с валютным отделом главной бухгалтерии (к.201 Гражданский 28);
-аванс на командировку выдается только работникам, не имеющим задолженности по ранее полученным авансам.
Cроки предоставления отчетных документов:
не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки,.
при отмене командировки (изменении сроков) требуется предоставить приказ об изменении условий командирования.
При сдаче отчетных документов в главную бухгалтерию требуются:
-по командировкам на территории России - заполненное командировочное удостоверение с отметкой «прибыл-выбыл» в пунктах назначения, заполненный авансовый отчет и краткий отчет о выполнении задания, подписанный руководителем и командируемым (подотчетным лицом);
-по зарубежным командировкам - копия заграничного паспорта с отметками пересечения границ РФ и краткий отчет о проделанной работе с подписью руководителя и подотчетного лица. Бланк краткого отчета о проделанной работе (приложение к авансовому отчету) прилагается. Для оправдательных документов, составленных на иностранном языке, необходим построчный перевод на русский язык (п.15 Инструкции №157н). Перевод может осуществляться работниками учреждения (университета) или сторонними переводчиками ( организациями или физическими лицами);
-оригиналы ж/д, авиабилетов, посадочные талоны (см.п.4,5,6 приказа №165);
-распечатка электронного билета ( со всеми реквизитами, штрих-кодом, выделенной суммой);
-документы, об оплате билетов - выписка банка с подтверждением произведенных расходов или чек кассового аппарата;
-если оплата произведена сторонним лицом, то требуется расписка этого лица, с указанием паспортных данных, о том, что он не имеет претензий и знает, что оплата произведена с его расчетного счета (счета банковской карты);
-при утере, например, авиабилетов, для подтверждения расходов по проезду, принимается архивная справка, выданная авиаперевозчиком и заверенная его печатью. В этой справке должны быть отражены:
ФИО работника,
маршрут,№ рейса,№ посадочного талона, дата полета,
стоимость билета;
-для подтверждения расходов по найму жилого помещения: счет из гостиницы с выделенной суммой дополнительных услуг (питание, и т.д.), по командировкам на территории России - чек или бланк строгой отчетности (документ, подтверждающий оплату), по зарубежным командировкам-оригинал счета из гостиницы;
-оплата за питание - не производится;
-если имеется перерасход выданного аванса, необходимо оформить заявку на дополнительную сумму, согласовав ее с руководителем и уточнив источник финансирования;
-возмещаются документально подтвержденные целевые расходы по проезду ( в том числе и на такси) до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал, в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа (письмо Мин. Фин. № 03-04-06/6-180 от 27.06.12).
Главный бухгалтер |
