 Как заполнить больничный лист
Больничный листок нужно не только оплатить, но и оформить без ошибок. Как заполнить больничный лист, чтобы не было трудностей с возмещением пособий из ФСС РФ? Остановимся на особенностях заполнения работодателем больничного листка.
Как заполнить больничный лист: общие правила
Записи в больничном листке делают печатными заглавными буквами гелевой, капиллярной или перьевой ручкой с чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств.
Все строки больничного листа заполняют строго с первой ячейки.
Записи не должны выходить за пределы ячеек.
Между словами должны быть пробелы.
Печать работодателя не должна попадать на другие ячейки, но может выступать за пределы специально отведенного места.
Ошибка или недочет
Как работодателю заполнить больничный лист, прописано в приказе Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н. Однако на практике записи нередко попадают на границы ячеек или печать работодателя оказывается на информационном поле. Бывают и другие погрешности. Чтобы понять, есть ли риск отказа в возмещении пособия, нужно проанализировать разъяснения ФСС РФ (также – Фонд) и арбитражную практику.
Названные случаи Фонд относит к техническим недочетам. Чиновники считают, что в таких ситуациях нет оснований для переоформления листка нетрудоспособности, для отказа в назначении и выплате пособий. Самое главное, чтобы все записи в листке нетрудоспособности читались. Такая позиция высказана Фондом в письме от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956.
Как заполнить больничный лист и ее спутать недочет с ошибкой? Если при заполнении больничного литка допущена ошибка, работодатель имеет право ее исправить. Правда, ответа на вопрос, что именно считать ошибкой, законодательство не дает. Поэтому можно исходить из принципа целесообразности. Например, если работодатель сделал записи, которые попали на границы ячеек, то это можно считать недочетом. Значит, исправлений делать не нужно. Если же неправильно указана сумма среднего дневного заработка, имеет место явная ошибка.
Как внести исправления
Для исправления ошибки в больничном листке нужно:
аккуратно зачеркнуть ошибочную запись;
внести на оборотную сторону бланка листка нетрудоспособности правильную запись взамен ошибочной;
верную запись на оборотной стороне больничного листа подтвердить пометкой «исправленному верить», подписью и печатью работодателя.
Исправлять ошибки с помощью корректирующего или иного аналогичного средства нельзя (п.65 Приказа № 624 н).
Как заполнить больничный лист: особенности отдельных строк
Больничный листок заполняется построчно, по особым правилам, которые приведены в п. 66 Приказа № 624н. При этом для заполнения некоторых строк потребуются предварительные расчеты. Это относится к таким строкам:
- «Страховой стаж»;
- «Средний заработок для исчисления пособия»;
- «Средний дневной заработок»;
- «Сумма пособия»;
- «Итого начислено».
Заполнять эти строки нужно очень внимательно, сведения в них могут повлиять на другие показатели. Например, от страхового стажа зависит размер пособия, которое следует выплатить работнику.
Как заполнить строку «Страховой стаж»
Страховой стаж – это период, когда работник работал, а работодатель перечислял за него страховые взносы во внебюджетные фонды. Рассчитать его нужно на день наступления временной нетрудоспособности.
Периоды работы исчисляются в календарном порядке, с 1 января по 31 декабря, в полных месяцах (каждые 30 дней) и полных годах (каждые 12 месяцев) (п. 2 раздел III Правил). При этом каждые 30 дней этих периодов переводятся в полные месяцы (оставшиеся дни, менее 30, отбрасываются), а каждые 12 месяцев переводятся в полные годы.
Может случиться, что у работника совпадут периоды, засчитываемые в страховой стаж. Например, период ведения предпринимательской деятельности, когда уплачивались взносы «за себя», и период работы по трудовому договору. Или работник одновременно работал в двух организациях, по основному месту работы и внешним совместителем в другой компании. Как заполнить больничный лист в такой ситуации? Надо учесть только один из совпадающих периодов работы – тот, что выберет сам застрахованный (п.22 Правил). Работник пишет заявление в произвольной форме и в нем указывает период, выбранный для включения в страховой стаж.
Пример. Расчет страхового стажа
В ООО «Горизонт» работает инженер Курочкин Владимир, который принес в организацию больничный лист для оплаты. Период нетрудоспособности – с 11 по 13 апреля 2016 года. В трудовой книжке имеются такие данные:
— с 1 января 2013 года по 20 июля 2013 года Курочкин работал в ООО «Белый ветер»;
— с 22 июля 2013 года по 25 августа 2015 года – в ООО «Бриз»;
— с 26 августа 2015 года по 29 августа 2015 года – в ООО «Океан»;
— с 1 сентября 2015 года по настоящее время работает в ООО «Горизонт».
Подсчитаем стаж работы в разных организациях:
— период с 01.01.2013 по 20.07.2013 – 0 лет 6 месяцев 20 дней;
— период с 22.07.2013 по 25.08.2015 – 2 года 1 месяц 4 дня;
— период с 26.08.2015 по 29.08.2015 – 0 лет 0 месяцев 4 дня;
— период с 01.09.2015 по 10.04.2016 – 0 лет 7 месяцев 10 дней.
Итого: 3 года 3 месяца 8 дней
Страховой стаж Владимира Курочкина составляет 3 года 3 месяца 8 дней. Соответственно, в больничном листке в строке «Страховой стаж» нужно указать только 3 года 3 месяца. Восемь дней отбрасываются (п.2 раздела III Правил).
Как заполнить строку «Средний заработок»
В строку «Средний заработок для исчисления пособия» включаются выплаты, которые произведены работнику в расчетном периоде в рамках трудовых отношений при условии, что на них начислялись страховые взносы.
Иногда у работника в расчетном периоде не бывает заработка. Или же он оказывается достаточно мал, менее МРОТ. Как заполнить в такой ситуации больничный лист? В строке «Средний заработок для исчисления пособия» укажите 24-кратный МРОТ, действующий на день наступления нетрудоспособности. В 2016 году МРОТ составляет 6 204 руб., поэтому в больничном листке нужно указать 148 896 руб. (6 204 х 24).
Пример. Как заполнить строку «Средний заработок для исчисления пособия»
В ООО «Вектор» работает Синичкина Валентина. Она принесла в организацию больничный лист для оплаты. Период нетрудоспособности – с 25 по 28 апреля 2016 года. Соответственно, расчетный период 2014 и 2015 годы. За этот период работнице была начислена заработная плата в размере 487 000 руб., отпускные – в размере 38 900 руб., больничные - в размере 7 870 руб.
Сумма выплат, на которые начислялись страховые взносы, составит:
487 000 + 38 900 = 525 900 руб.
В расчет не включаются 7 870 руб., так как на пособие по временной нетрудоспособности страховые взносы не начисляются.
В строке «Средний заработок для исчисления пособия» нужно указать 525 900 руб.
Как заполнить строки с суммами пособий
Довольно часто работники берут больничный по уходу за заболевшим ребенком или другим членом семьи. Если листок временной нетрудоспособности выдан работнику по этим причинам, то строка «Сумма пособия за счет средств работодателя» остается пустой. Это связано с тем, что при уходе за заболевшим членом семьи работника всю сумму пособия по временной нетрудоспособности возмещает работодателю ФСС РФ.
За первые три дня болезни самого работника пособие выплачивается за счет средств работодателя. Значит, строка «Сумма пособия за счет средств работодателя» должна быть заполнена. Размер пособия будет равен среднему дневному заработку, умноженному на три. Обратите внимание, что в этой строке указываются суммы до удержания НДФЛ.
Пример. Как заполнить строки с суммами пособий
В ООО «Прогресс» заболел работник Грачев Дмитрий. Больничный лист выдан работнику на период с 18 апреля по 22 апреля 2016 года (5 дней). Сумма выплат, произведенных Грачеву в расчетном периоде, составила 645 000 руб. (300 000 руб. – в 2014 году; 345 000 руб. – в 2015 году). На указанные выплаты начислялись страховые взносы. Страховой стаж Грачева 8 лет.
Как заполнить больничный лист?
Средний дневной заработок составит 2 650,68 руб. (645 000 / 730 = 883,56 руб. х 3 дня).
В строке «Сумма пособия за счет средств работодателя» нужно указать 2 650,68 руб.
В строке «Сумма пособия за счет средств ФСС» указывается 1 767,12 руб. (883,56 руб. х 2 дня).
В строке «Итого начислено» следует указать 4 417,8 руб. (2 650,68 + 1 767,12).
Важно
Максимальная сумма выплат для расчета пособия по временной нетрудоспособности ограничена, в 2016 году она составляет 1 294 000 руб. Эта величина складывается из двух показателей: 624 000 руб. – предельная база для исчисления страховых взносов в 2014 году, 670 000 руб. – в 2015.
Минимальная сумма выплат в 2016 году составляет 148 896 руб. (то есть 6 204 х 24), где 6 204 руб. – МРОТ в 2016 году.
Как проставить подписи в бланке больничного
Обычно листок временной нетрудоспособности подписывается руководителем организации или обособленного подразделения, главным бухгалтером, иным лицом, действующим на основании доверенности. В больничном листке нужно проставить фамилии и инициалы лиц, которые фактически ставят свою подпись.
Когда же листок нетрудоспособности подписывают лица, наделенные такими полномочиями по доверенности, в строках «Фамилия и инициалы руководителя» и «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера» проставляются соответственно фамилия и инициалы лиц, действующих на основании доверенностей (п.12 письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956).
Не упустите – правильно заполнить больничный лист недостаточно. К нему необходимо приложить расчет пособия, который производится на отдельном листке.
Юлия Бусыгина, эксперт Контур.Школы, учебного центра компании СКБ Контур
Подробнее: http://www.glavbukh.ru/art/81356-qqqm4y16-kak-zapolnit-bolnichnyy-list#ixzz45gsq4pJB |
