6 Правила выполнения информационно-удостоверяющего листа
Скачать 97.99 Kb.
|
 Содержание 1 Область применения……………………………………………………………………. 3 2 Нормативные ссылки…………………………………………………………………… 3 3 Термины и определения…………………………………………………………….…….3 4 Сокращения…………………………………………………………………………….…..3 5 Общие положения………………………………………………………………………... 4 6 Правила выполнения информационно-удостоверяющего листа…………….… 5 7 Правила разработки, защиты выпускной работы и сдача ее в архив……..….5 8 Требование к хранению электронных документов………………………………….6 Приложение А Образец заполнения информационно-удостоверяющего листа..8 Приложение В Перечень документов, сдаваемых в архив………………………....22 1 Область применения Настоящие рекомендации применяются в дополнении к СТП ТГТУ 07-97 «Дипломные и курсовые проекты (работы). Правила оформления» (изд.2005) для выполнения выпускных работ в электронном виде. К выпускным работам относятся дипломные проекты и работы, квалификационные работы бакалавров, магистерские диссертации, а также данные рекомендации можно применить для выполнения курсовых проектов и работ, отчетов по практике, на которых есть разделение документа на реквизитную и содержательную часть. Дата введения рекомендаций по выполнению выпускных работ определяется с даты утверждения данных рекомендаций ректором университета. 2 Нормативные ссылки Для выполнения данных рекомендаций использованы следующие нормативные документы: ГОСТ 2.004-88 ЕСКД Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ ГОСТ 2.102-68 ЕСКД Виды и комплектность конструкторских документов ГОСТ 2.104- 2006 ЕСКД Основные надписи ГОСТ 2.051- 2006 ЕСКД Электронные документы. Общие положения ГОСТ Р 34.10 - 2001 Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедура выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе ассиметричного криптографического алгоритма 3 Термины и определения 3.1 Электронный документ – документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемым программно-техническим средством. 3.2 Первичный документ - документ, который может быть использован как исходный для получения документа другого вида (вторичных документов). 3.2 Вторичный документ – документ, который может быть получен из документа другого вида. Примечание - несколько вторичных документов может быть получено из одного первичного документа. Один вторичный документ может быть получен их нескольких первичных документов (в том числе различных видов). 3.3 Форма внешнего представления – воспроизведение электронного документа на экране дисплея, бумажном носителе или ином аналогичном носителе в понятном для визуального обозрения и пригодном для восприятия человеком форме. 3.4 Твердая копия – полученная на устройствах вывода ЭВМ надлежащим образом удостоверенная форма внешнего представления электронного документа, выполненная на бумажном носителе. 3.5 Целостность документа – состояние документа, при котором после его выпуска ни в содержании ни в реквизитную части не вносилось ни каких изменений. 3.6 Электронный носитель - материальный носитель, используемый для записи, хранения и воспроизведения информации, обрабатываемых с помощью вычислительной техники. 4 Сокращения В настоящих рекомендациях использованы следующие сокращения: ДЭ – электронный документ; УЛ – информационно-удостоверяющий лист; ЭЦП - электронная цифровая подпись. 5 Общие положения 5.1 ДЭ выполняют на стадии разработки выпускной работы и применяют на всех стадиях жизненного цикла. ДЭ получают в результате автоматизированного проектирования (разработки) или преобразования документов выполненных в бумажной форме, в электронную форму, позволяющие после преобразования использовать для работы, как текстовые так и графические программы. 5.2 ДЭ имеет два представления – внутреннее и внешнее. Во внутреннем (подлинном) виде ДЭ существует только в виде записи информации, составляющий электронный документ, на электронном носителе и воспроизводимом только программно-техническими средствами. Внешним является представление ДЭ в доступном для визуального восприятия форме. Для получения формы внешнего представления внутреннее представление ДЭ должно быть преобразовано к требуемому виду различными техническими средствами отображения данных (дисплеями, печатающими устройствами и др.) 5.3 ДЭ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной. Содержательная часть состоит из одной или нескольких информационных единиц, содержащих необходимую информацию о документе. Содержательная часть может состоять раздельно или в любом сочетании из текстовой, графической, аудиовизуальной информации. Согласно ГОСТ 2.102-68 для текстовых документов к обозначению документа прилагается код ТЭ, для графических документов представленных в электронной форме 2Д. Реквизитная часть состоит из структурированного по назначению набора реквизитов и их значений. Номенклатура реквизитов в соответствии с требованиями СТП ТГТУ 07-97 и методическими указаниями к выпускной работе. 5.3.1 Структура электронной записи на оптическом диске (СD или DVD диске) должна отображаться на примере дипломного проекта следующим образом: - первое - папка дипломного проекта (обозначение папки – дипломный проект ТГТУ. 465636.024 ДЭ; - второе – при открытии папки с дипломным проектом она делится на папку с текстовыми электронными документами (обозначение папки – текстовые документы к дипломному проекту ТГТУ.465636.024 ДЭ) и графическими (обозначение папки – графические чертежи к дипломному проекту ТГТУ. 465636.024 ДЭ); - третье – в папке с тестовыми электронными документами находятся файлы: например - пояснительная записка, технические условия, программы и методики испытаний и т.д. (структура в зависимости от задания на проектирование); - каждый текстовой файл должен иметь название и обозначение: например - Пояснительная записка ТГТУ. 465636.024 ТЭ-ПЗ; - четвертое – в папке с графическими электронными документами находятся файлы: например – электронный чертеж общего вида; сборочный чертеж в электронном виде, чертеж детали в электронном виде, габаритный чертеж в электронном виде и т.д. (структура в зависимости от задания); - каждый графический файл должен иметь название и обозначение: например - Схема электрическая ТГТУ.465636.024 2Д-Э1; - в зависимости от вида выпускной работы структура может быть разной: например – когда нет графической части, а текстовая часть состоит из нескольких текстовых документов, используется папка текстовых электронных документов; если выпускная работа состоит из одного текстового документа, выпускная работа записывается одним файлом с название и обозначением выпускной работы. 5.4 Все реквизиты ДЭ, значением которых является подпись, выполняются в виде ЭЦП по ГОСТ Р 34.10-2001. Порядок использования ЭЦП и применяемые программно-технические средства в пределах одной организации устанавливаются в зависимости от наличия конкретного информационного, программного и организационного обеспечения. 5.5 Допускается при выпуске ДЭ выполнять реквизитную часть в форме информационно-удостоверяющего листа (УЛ). В наших рекомендациях рассматривается вариант выпуска электронного документа с выполнением реквизитной части в форме информационно-удостоверяющего листа. Рекомендуемая форма УЛ приведена в приложении А. 6 Правила выполнения информационно-удостоверяющего листа 6.1 УЛ используется для сопровождения выпуска одного документа, нескольких документов или комплекта документов. Если УЛ выпускают на ДЭ, то ему присваивают обозначение ДЭ на это изделие с добавлением кода УЛ. Например, ТГТУ. 465636.024 УЛ 6.2 В УЛ указывают обозначения ДЭ, к которым он выпущен, фамилии и подлинные подписи лиц, разрабатывающих, согласовывающих и утверждающих соответствующий ДЭ. Подпись лица, разрабатывающего ДЭ и УЛ, и нормоконтролера являются обязательными. В случае недостатка количества строк для подписей допускается увеличения их количества. Образец заполнения информационно-удостоверяющего листа представлен на примере дипломного проекта (Приложение А). УЛ лист хранится вместе с ДЭ. 7 Правила разработки, защиты выпускной работы и сдача ее в архив 7.1 Для разработки выпускной работы в электронном виде – далее ДЭ, руководителем разработчику выдается задание (форма по СТП ТГТУ 07-97). Выполняя работу разработчик (студент) использует программы позволяющие осуществить проверку со стороны руководителя и нормоконтролера (программное обеспечение должно быть согласовано в организации (на кафедре)). Версии текстовых и графических редакторов (Word, AutoCAD и др.) у руководителей и нормоконтролеров должны обеспечивать проверку электронного документа. Для этого у студентов версии и конфигурации программ должны быть не позднее версий проверяющих. Руководителям кафедр обеспечить руководителей выпускных работ и нормоконтролеров программным обеспечением и компьютерной техникой для выполнения работ по руководству и контролю за выпускными работами. При выполнении работы разработчик (студент) подписывает УЛ на титульный лист, задание и отдает ДЭ с УЛ нормоконтролеру подразделения (кафедры) на нормоконтроль. Проверив ДЭ нормоконтролер защищает документ от редактирования и разрешает студенту копировать ДЭ на оптический одноразовый диск. На оптическом диске должно быть написано обозначение документа и подпись нормоконтролера. На рецензию и на отзыв разработчик представляет документ в удобной для проверки форме. Допустимо представлять копию в бумажной форме вместе с ДЭ, если это нужно для рецензии. Защита выпускной работы осуществляется в удобной для наглядного восприятия форме, в виде презентации с использованием оборудования (компьютера, проектора, экрана), а также с представлением документа в бумажной форме. После защиты выпускной работы в архив сдается первичный документ в электронной форме на оптическом диске, а документ на бумажном носителе (если он был необходим) уничтожается. Пример сдачи в архив дипломного проекта. На документы по дипломному проекту составляется перечень (Прил. В), в него входят: 1 Электронный документ на CD или DVD диске с обозначением документа и подписью нормоконтролера; 2 УЛ в бумажной форме на все документы имеющие подписи; 3 Рецензия; 4 Отзыв. Все эти документы укладываются в конверт, где на конверте пишется, например: Дипломный проект ТГТУ. 465636.024 ДЭ Блок дистанционного управления Жоголев А.В. гр. Р-52 Тамбов 2010 7.2 Аналогичное представление документов для защиты магистерских диссертаций, бакалаврских работ, курсовых проектов и работ. Все документы должны иметь обозначения (шифр) согласно СТП ТГТУ 07-97 (изд. 2005 г.), совпадающий с обозначением в УЛ. Данные работы имеют структуру содержательной и реквизитной части и в зависимости от количества документов, входящих в выпускную работу составляется перечень представляемых документов. Данные электронные документы будут отличаться тем, что могут иметь разное количество записей в УЛ. Все эти документы укладываются в конверт и на конверте пишется название и обозначение документа, как на примере п. 7.1.. 8 Требование к хранению электронных документов Электронные документы (выпускные работы) хранящиеся на оптическом диске с сопровождающими документами сдаются ответственному за хранение на кафедре по перечню, где в конце перечня проставляются подписи сдающего и принимающего, это говорит о том, что один сдал в полном объеме другой принял. Храниться электронные документы на выпускные работы должны при нормальных условиях. Влажность от 20 до 65 процентов, температура от 10 до 35 0С. ДЭ должны защищены от электромагнитного воздействия в отведенных для хранения месте. ДЭ необходимо хранить в вертикальном положении по видам выпускных работ и по годам. Сроки архивного хранения для выпускных работ (дипломных проектов (работ), магистерских диссертаций, работ по бакалавриату) устанавливаются по Перечню типовых документов по срокам хранения и проставляются в номенклатуру дел на кафедрах. Уничтожение происходит после установленного срока хранения комиссией созданной приказам ректора по акту. Один экземпляр акта сдается в архив университета, другой остается на кафедре уничтожающей документы. Не рекомендуем для оптического диска: -брать или трогать компакт-диск за записанную поверхность; -наносить на поверхность любые жидкости; -наклеивать на поверхность наклейки и другие материалы; -подвергать диски воздействию различных загрязняющих веществ и агрессивных сред; -ронять, подвергать грубому механическому воздействию или деформировать; -делать рабочие записи или рисовать пишущими предметами, специально не предназначенными для оптических дисков; -подвергать воздействию прямых попаданий солнечных лучей. Кроме того, не следует оставлять диск в приводе после завершения работы с ним, и тем более нельзя оставлять оптический диск в выключенном компьютере. Приложение А Образец выполнения информационно-удостоверяющего листа для дипломного проекта в электронной форме               |
Похожие:
 | Примечание: заполнение полей информационно-удостоверяющего листа производится в соответствии с гост 051-2013 Единая система конструкторской... | | В соответствии с приказом Минстроя РФ от 21 ноября 2014 года №728/пр, электронные документы на государственную экспертизу представляются... |
 | В 2015 году применяется бланк больничного листа, который введен в действие с 1 июля 2011 года. Бланк больничного листа 2015 приводится... | | Правила описывают процесс заполнения протокола в электронном и бумажном виде для унифицированного предоставления данных с целью дальнейшей... |
| Указываются полностью: фамилия, имя и отчество лица, производящего оплату услуг (лично заявитель, один из членов семьи, доверенное... | | Указываются полностью: фамилия, имя и отчество лица, производящего оплату услуг (лично заявитель, один из членов семьи, доверенное... |
| Указываются полностью: фамилия, имя и отчество лица, производящего оплату услуг (лично заявитель, один из членов семьи, доверенное... | | Учреждение может осуществлять прием указанных заявлений в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных... |
| Внимание! На всех туристов независимо от возраста необходимо заполнить приложенный опросный лист. Заполненный опросный лист необходимо... | | Внимание! На всех туристов независимо от возраста необходимо заполнить приложенный опросный лист. Заполненный опросный лист необходимо... |