Методика выявления, описания и оптимизации административно-управленческих процессов, связанных с государственным управлением. Демонстрация предложенной методики на примере конкретных ЭАР Цели применения методики
Целью применения данной методики является:
Формирование описания административно-управленческих процессов, сложившихся в органе исполнительной власти.
Полученные описания процессов используются:
При разработке должностных регламентов государственных служащих (в соответствии с требованиями ФЗ «О государственной гражданской службе»);
При разработке административного регламента органа исполнительной власти;
При проведении работ по совершенствованию деятельности органа исполнительной власти и отдельных процессов;
Для формирования технической документации на автоматизацию процессов (создание ЭАР).
Дальнейшие рекомендации исходят из тезиса о необходимости технологического описания и оптимизации процессов. Этот подход является антиподом иного представления - о возможности оптимизации процессов за счет резкого изменения системы мотивации сотрудников, в частности, через использование результативных принципов управления, при котором эффективный уровень регламентации значительно ниже. На данный момент система мотивации гражданских служащих, а также уровень профессиональных знаний недостаточен для самостоятельной организации эффективной деятельности.
Основная задача описания процессов ОИВ – получение информации о деятельности государственных служащих, позволяющей в 80-90%5 ситуаций, возникающих в работе, однозначно определить способы поведения, возможные решения, а также дальнейшее развитие процесса.
В качестве критерия качества описания процессов в органе исполнительной власти можно использовать следующий: % ситуаций (событий), о которых известно, «как поступит (должен, может поступить) служащий N»
Необходимо отдельно обозначить связь существующей терминологии в области регламентации деятельности ОИВ и процессного подхода. Функция (или полномочие6) поддерживается или реализуется через несколько процессов. Каждый процесс может поддерживать несколько функций или полномочий. Например, полномочие (или функция) «осуществление функции государственного заказчика научно-технических и инвестиционных программ и проектов в установленной сфере деятельности» поддерживается рядом процессов: планирование научно-технических программ и проектов, проведение конкурса и т.д.
При описании деятельности можно использовать следующие варианты (различие состоит в балансе стоимости и качества описания):
Описание деятельности через иерархический набор положений об ОИВ, его структурных подразделениях и должностных инструкций сотрудников.
Как показывает практика, в терминах «если возникает ситуация Х, как поступит (должен, может поступить) служащий N» такое описание позволяет выявить 20-30% случаев, причем только при хорошем экспертном знании административной практики.
Детальное описание каждой операции, возникающей в работе каждого служащего; дальнейшая агрегация данных в процессы.
Данный подход может быть реализован со значительными затратами консультантов; либо требует обучения государственных служащим специальным методикам описания процессов и их активного вовлечения. Минус данного подхода: получение полной (и зачастую избыточной для целей описания) информации о процессах в отсутствии привязки к задачам или полномочиям (функциям). Такой подход снижает потенциал оптимизации, превращая устоявшиеся рутинные процессы, зачастую зависящие от субъективных, сильно «завязанных» на конкретных людей стилей работы и руководства, в жесткие регламентирующие правила без привязки не только к целям и задачам деятельности органов власти, но и функциям органа.
В данной методике используется смешанный двухэтапный процесс:
«Сверху-вниз». Формирование описания процессов исходя из регламентирующих документов (положений об органе и структурных подразделениях) с последовательной детализацией на уровне структурных подразделений, отделов и сотрудников;
«Снизу-вверх». Расширение полученного описания за счет включения нерегламентированных на данный момент, но реально сложившихся операций, выявленных на уровне отдельных сотрудников, отделов и структурных подразделений.
Приведенная далее методика основывается также на следующих принципиальных ограничениях:
Минимальное участие внешних экспертов;
Максимальная простота терминологии и процедуры описания;
Отсутствие привязки к существующим методикам описания, нотациям и средствам моделирования бизнес-процессов;
Учет требований, предъявляемых к наполнению должностных регламентов (на основе ФЗ «О ГГС» и проекта ФЗ «Об административных регламентах».
|
