№ п/п
|
Название
|
Содержание
|
№№
СИФ, НСБ
|
1
|
2
|
3
|
4
|
Нормативные и правовые документы
|
1
|
Федеральный закон РФ № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (в ред. Федеральных законов от 27.07.2010 № 227-ФЗ, от 06.04.2011 № 65-ФЗ, от 21.07.2011 № 252-ФЗ, от 28.07.2012 №139-ФЗ, от 05.04.2013 № 50-ФЗ, от 07.06.2013 № 112-ФЗ, от 02.07.2013 №187-ФЗ, от 28.12.2013 № 396-ФЗ)
|
Ст.8 п.5 – государственные органы обязаны обеспечивать доступ с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, сети Интернет к информации о своей деятельности на русском языке. Лицо, желающее получить доступ к такой информации, не обязано обосновывать необходимость ее получения. ФЗ регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применение информационных технологий и обеспечение защиты информации
|
2971
|
2
|
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук / М-во культуры и массовых коммуникаций РФ, Федер. арх. агентство, ВНИИДАД. – М., 2007. – 187 с.
|
Раздел V определяет порядок оформления описей: описям дел, документов присваиваются учетные номера по листу фонда; при нефондовой организации архивных документов - по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида. Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров. В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера единиц хранения/единиц учета по описи,
|
2865
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия. В итоговой записи к описи дел архивного фонда личного происхождения, включающей единицы хранения/единицы учета на различных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения/единиц учета
|
|
Методические пособия
|
3
|
Методические рекомендации по работе в ЦАДЕНМ (Центральном архиве документов на электронных носителях Москвы) с документами на электронных носителях. – М.,2006. – 220 с. (с изменениями на 27.12.2007)
|
Единица хранения с электронным реестром описей архива выдаются в читальный зал в исключительных случаях с разрешения директора или его заместителя на срок, не превышающий один день, и оформляются по аналогии с выдачей документов на бумажной основе. В целях эффективного использования НСА архива в читальном зале должна находиться автоматизированная информационно-поисковая система по документам архива или копия электронного реестра описей архива
|
3112
|
4
|
Методические рекомендации «Инициативное документирование событий современной Москвы в ЦАДЕНМ (Центральном архиве документов на электронных носителях Москвы): формирование и описание коллекций цифровых фотоматериалов». – М., 2007. – 49 с.
|
П. 8.1. – описательные статьи цифровых фотодокументов.
Опись содержит следующие статьи описания цифровых фотодокументов: идентификационные, содержательные, технические. Перед описательными статьями помещается ссылочная строка, содержащая имя компьютерной папки, в которую записаны файлы с цифровыми фотодокументами. Отдельный раздел итоговой записи содержит количественные характеристики файла с описательными статьями описи: имя файла с расширением; объем файла в
|
3136
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
байтах; дата последнего изменения файла; контрольная сумма файла. П. 8.2. – в справочный аппарат описи цифровых фотодокументов входит: титульный лист, оглавление; информационно-технологическая характеристика единиц учета цифровых фотодокументов, включенных в опись; список сокращений; именной указатель
|
|
5
|
Памятка по составлению сдаточной описи файлов и папок электронных документов. – М., 2007. – 29 с.
|
П.3 – порядок составления сдаточной описи файлов и папок в электронном виде. Составление сдаточной описи в электронном виде включает проведение следующих работ: подготовку рабочих материалов и рабочего места; создание файла со сдаточной описью; порядковую нумерацию единиц учета; оформление свойств папок; составление в случае необходимости аннотаций к единицам учета электронных документов; оформление ссылочных строк сдаточной описи; оформление заголовков статей описания сдаточной описи; оформление характеристики информационного ресурса и характеристики электронных носителей, на которые записаны электронные документы, включенные в сдаточную опись; обозначение составителей сдаточной описи; конвертирование файла со сдаточной описью из формата MS Excel в формат TXT
|
3115
|
6
|
Памятка по постановке на учет документов на электронных носителях в ЦАДЭНМ (Центральном архиве документов на электронных носителях Москвы). – М., 2007. – 34 с.
|
При постановке на учет принятым от организации учетным единицам (фондам, электронным носителям (единицам хранения), информационным ресурсам) присваиваются номера на этапе составления описей. К учетным документам относится реестр описей единиц учета электронных
|
3114
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
документов. После заполнения книги учета поступлений документов на электронных носителях во всех экземплярах описи на бумажном носителе и удостоверяющих листов к описям в разделе «Документы по описи приняты на хранение» - делаются отметки о принятии документов на хранение. Каждая впервые поступившая опись вносится в реестр описей единиц учета электронных документов. После заполнения реестра описей единиц учета электронных документов присвоенный описи (тому описи) реестровый номер проставляется в левом верхнем углу первой страницы каждого экземпляра удостоверяющего листа к описи (тому описи) и титульного листа каждого экземпляра описи на бумажном носителе
|
|
7
|
Памятка по контролю физического и технического состояния документов на электронных носителях. – М., 2007. – 23 с.
|
При проведении целевой проверки физического и технического состояния электронных документов проверяется воспроизводимость всех файлов, содержащих НСА к проверяемому информационному ресурсу на единицах хранения с электронным реестром описей архива. В случае обнаружения на единице хранения компьютерных вирусов следует: обратиться к соответствующей описи электронных документов, размещенной в электронном реестре описей архива; в описи определить учетные номера «зараженных» единиц учета, используя имена файлов и пути к ним на электронном носителе. В случае обнаружения на единице хранения поврежденных единиц учета или неудовлетворительного воспроизведения электронных документов следует: по описи определить учетные
|
3113
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
номера тех единиц учета, которые были выявлены, как невоспроизводимые, и внести архивные шифры этих единиц учета в карточку поврежденных единиц учета электронных документов
|
|
8
|
Методика составления описей дел и документов. Рекомендации для работников муниципальных архивов. Агентство по делам архивов Пермского края. – Пермь, 2009. – 28 с.
|
Рекомендации определяют правила подготовки описей управленческих документов и фотодокументов. Обязательными элементами каждой описи, в том числе электронной являются описательные статьи, итоговая запись, лист-заверитель, справочный аппарат к описи
|
3081
|
9
|
Методические рекомендации по организации работы с электронными документами в организациях республики Беларусь. – Минск., 2010. – 74 с.
|
На электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дела по личному составу, завершенные делопроизводством, ежегодно составляются описи дел. Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера. При составлении описи электронных дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи – валовый; заголовки вносятся в опись в соответствии с номенклатурой дел; преходящие дела, содержащие документы за несколько лет, включаются в опись дел по году заведения. В конце описи составляется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел
|
3142
|
1
|
2
|
3
|
4
|
10
|
Методические рекомендации по созданию электронных копий фонда пользования и передаче их на государственное хранение для организаций источников комплектования в Государственном казенном учреждении Волгоградской области «Государственный архив Волгоградской области» (ГКУВО «ГАВО»). – Волгоград, 2012. – 9 с.
|
Внутренняя опись фонда пользования, представленная на цифровом носителе, состоит из шести глав. В итоговой записи к внутренней описи цифрами и прописью указывается общее количество единиц учета (папок с файлами), представленных на данном цифровом носителе, и их общий информационный объём в мегабайтах. Внутренняя опись подписывается лицом, ее составляющим, проставляется дата составления описи. Если электронные копии представлены на нескольких носителях, то внутренняя опись составляется к каждому носителю. Внутренняя опись и ведомость цифрового носителя составляются в одном экземпляре, которые остаются в архиве и вкладываются в дело фонда
|
3119
|
11
|
Методические рекомендации по описанию документов в государственных и муниципальных архивах Оренбургской области. – Оренбург, 2012. – 40 с.
|
В методических рекомендациях приведены основные принципы составления аннотаций фотодокументов, порядок составления описей фотодокументов. В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и развитием информационных технологий в Методические рекомендации включены разделы по составлению описей цифровых фотодокументов и ведение автоматизированного фотокатолога
|
3095
|
12
|
Методические рекомендации по описанию электронных фотодокументов. – Пермь, 2012. – 10 с.
|
п. 3.2. – опись электронных фотодокументов – это учетный документ и одновременно справочник по содержанию документов для поединичного и суммарного учета порядка их систематизации, учета изменений в их составе и объеме. Опись состоит из перечня описательных статей.
|
3094
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
В описи электронных фотодокументов предусмотрены следующие графы: порядковый номер единицы учета: номер единицы хранения; заголовок электронного фотодокумента; автор; дата; место съемки; вид электронного фотодокумента; тип носителя; ёмкость документа; состав текстовой сопроводительной документации; примечания
|
|
13
|
Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций. ВНИИДАД. – М., 2013. – 52 с.
|
Опись электронных документов, подготовленная в структурном подразделении организации, является первичным учетным документом для единиц хранения электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе для составления описи электронных документов, передаваемых на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив. Описи электронных документов составляются не позднее чем через один год после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве. Объектом описания в описи электронных документов структурного подразделения являются единицы хранения электронных документов
|
3161
|
14
|
Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. ВНИИДАД. – М.,2013. – 49 с.
|
Учету подлежат все хранящиеся в государственном (муниципальном) архиве в составе соответствующего фонда электронные документы, описи электронных дел, документов. Каждой единице хранения присваивается архивный шифр – условное обозначение, включающее номер описи электронных дел, документов
|
3160
|
1
|
2
|
3
|
4
|
Публикации в периодической печати, СМИ, сети Internet
|
15
|
М.Ю. Киселев «База данных «Электронные описи архива РАН»: этапы созидания и перспективы развития // Вестник архивиста. – 2013. - № 3
|
База данных представляет собой структурированную совокупность архивных данных, сосредоточенных в двух разделах: «Учет» и «Каталог». На каждом описательном уровне заложены карты (формы) с унифицированными форматами метаданных – информационными полями, которые являются описательными элементами данного уровня. Карты (формы) с унифицированными форматами метаданных двух нижних уровней информационной структуры «Дела» и «Документы» интегрированы в раздел «Каталог»
|
НСБ ГБУ «ГАОО»
|
16
|
Государственная архивная служба Нижегородской области // Документы и НСА на электронных носителях: вопросы создания, хранения, учета, описания и использования // http:www.archiv.nnov/ru/?id=5921
|
В нормативных документах присутствует ряд определений понятия «электронный документ». Однако четкого понимания, что такое электронный документ, как с ним работать и, как его хранить не имеется. ВНИИДАД предлагает следующее определние. Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а так же для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Документированная информация в совокупности с метаданными позволяет придать электронной информации статус «документа», в той же степени как документу на бумажном носителе этот статус придают определенные реквизиты
|
В эл. виде
|
1
|
2
|
3
|
4
|
17
|
Тихонов В.И. Информационные технологии в сохранении и описании цифровых аудиовизуальных документов // http: //www.aiteh.ru/index.php?page
|
Опись цифровых фотодокументов включает следующие статьи описания: идентификационные, содержательные, технические
|
В эл. виде
|
18
|
Государственный архив Российской Федерации «Электронные информационно-поисковые ресурсы архива» //http://www.rusarchives.ru/federal/garf/garf.
|
Электронные описи ГАРФ включают информацию о названии фонда, названии описи, заголовке дела, крайних датах дела, количестве листов в деле, архивном адресе дела, разделах описи, делопроизводственном номере (индексе дела), аннотации, содержания, примечания. Еще одно направление поступления описей на электронных носителях связано с созданием в ведомствах электронных архивов, что позволит при приеме на государственное хранение архивных документов от этих организаций одновременно принимать и использовать электронные образы и копии данных документов, а также электронный НСА к ним
|
В эл. виде
|
19
|
Е.А. Карасева «Электронные фотодокументы по инициативному документированию (из опыта работы Государственного архива Нижегородской области, г. Балахна» // http://www.opentextnn.ru
|
Составление описей – важный этап в работе с электронными фотодокументами. При поступлении в архив аудиовизуальных материалов, полученных в результате инициативного фотодокументирования, проводимого самим архивным учреждением, они учитываются и описываются в составе архивного фонда архивного учреждения фондообразователя, в котором были созданы. Прием
и учет электронных документов ведется по описям, единицам учета и единицам хранения. Объектом описания
|
В эл. виде
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
электронных документов является единица учета. В описи электронных документов учитываются единицы хранения как носители информации и единицы учета как собственно документы, занесенные на эти носители. Как правило, на одну единицу хранения записано несколько единиц учета. Нумерация единиц учета в описи может осуществляться исходя из практики работы архивного учреждения. Единицы учёта могут иметь сквозную нумерацию, в том числе по всем томам описи, или нумеруются в пределах единиц хранения, количество которых затем суммируется в итоговой записи. Систематизация единиц учета (файл-фотография), объединенных в папки, внутри описи проводиться по хронологическому признаку – времени запечатленных событий (дате съемки)
|
|
