Альфа-Finance
Руководство пользователя
Оглавление
Система «Альфа-Finance» – общие сведения 3
Требования к рабочему месту пользователя Системы 3
Подключение к Системе «Альфа-Finance» 3
Главная страница Системы 4
Структура Системы 4
Страница Документы 5
Страница Реестр СФ 8
Страница Финансирование 11
Страница Расчеты 18
Страница ВКР (Внутрикорпоративный клиринг) 24
Приложение 1 28
Приложение 2 29
Приложение 3 29
Приложение 4 29
Система «Альфа-Finance» – общие сведения
Система «Альфа-Finance» является web-приложением, предназначенным для обслуживания клиентов Банка – юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Для работы в системе необходим браузер и постоянное подключение к интернету.
Требования к рабочему месту пользователя Системы
К рабочему месту для работы в системе предъявляются следующие требования:
ПК с операционной системой MS Windows XP, MS Windows 7, MS Windows 8
Мобильный телефон, подключенный к услугам операторов сотовой связи (для получения пароля)
Система поддерживает web-браузеры: MS IE 8, MS IE 9, Google Chrome 29-35
Постоянное подключение к сети интернет
Пропускная способность канала связи не менее 10 Мбит/с
Наличие доступа на сайт https://scf.alfabank.ru
Установленный криптопровайдер КриптоПро CSP 3.6 или выше (подробнее см. https://www.cryptopro.ru/products/csp)
Установленный КриптоПро ЭЦП Browser plug-in (подробнее см. https://www.cryptopro.ru/products/cades/plugin)
Усиленная квалифицированная электронная подпись (сертификат на съемном носителе)
Подключение к Системе «Альфа-Finance»
Для подключения к системе «Альфа-Finance» следует обратиться в одно из Отделений банка, заключить Договор и необходимые соглашения, получить логин и пароль (обращаем внимание, что пароль будет направлен пользователю на сотовый телефон, указанный при регистрации).
Главная страница Системы
Для начала работы в системе откройте браузер, введите в адресной строке https://scf.alfabank.ru и нажмите «Enter».
Рисунок – стартовая страница системы Альфа-Finance
Для входа в систему нажмите кнопку Вход, введите логин и пароль, полученные при регистрации.
Для входа в тестовую среду необходимо воспользоваться кнопкой Демо-вход.
Структура Системы
Функционал системы разделен на страницы. Доступ к каждой из страниц определяется правами пользователя, установленными при регистрации в Системе
Рисунок – страницы Системы и выбор организации
Если пользователю выданы права на работу от лица нескольких организаций, выбор необходимой организации производится выбором соответствующего значения. Если организация – единственная, она установлена по умолчанию.
Переключение по функционалу производится кликом на область заголовка соответствующей страницы.
Страница Документы
Функционал страницы предназначен для обеспечения электронного документооборота между контрагентами.
Рисунок «Список документов»
В системе поддерживаются следующие типы документов:
Заказ
Уведомление о приемке
Уведомление об отгрузке
Счет
Счет-фактура
Торг12
Акт
Документами свободного формата
Актом о приемке выполненных работ
Справка о стоимости работ и затрат
Загрузить классификатор (Загрузка в xml формате каталога продуктов, адресов и мест доставки)
Загрузка классификаторов
Система поддерживает 3 вида каталогов, которые возможно подгрузить в виде XML файла через пользовательский интерфейс.
Каталог продуктов
Каталог локализаций (своих подразделений)
Каталог мест доставок
Каталог должен быть подготовлен в формате xml в соответствии с описанием, приведенным в Приложении 1
Для того чтобы подгрузить каталог в систему необходимо:
Нажать на кнопку «Создать»
Выбрать «Загрузить классификатор»
Выбрать подготовленный файл
Указать тип классификатора из списка
В качестве группы указать «default»
Формирование счета-фактуры
Для формирования документа необходимо нажать кнопку Создать, выбрать тип документа.
Необходимо заполнить атрибуты
Номер Счет - фактуры
Дату
Реквизиты поставщика
Реквизиты покупателя
Реквизиты Грузоотправителя
Реквизиты Грузополучателя
Номер контракта
Для заполнения информации о товаре необходимо нажать на кнопку «Добавить». Заполнение информации возможно как в ручном режиме, так и выбрав нужный товар из загруженного каталога продукции.
Рисунок «Выбор товара из каталога продукции»
Наименование. Указывается наименование товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг).
Кол-во. Указывается количество отгружаемого по счету товара (объем выполненных работ, оказанных услуг).
Ед. изм. Указывается единица измерения. При вводе первых букв появляется список единиц измерения.
Страна происхождения. Указывается страна происхождения товара.
Номер декларации. Указывается номер грузовой таможенной декларации.
Описание. Дополнительное описание.
Цена единицы. Указывается цена товара на единицу измерения без НДС.
Ставка НДС. Указывается налоговая ставка. Возможные ставки: 0%, 10%, 18%, 10/110%, 18/118%.
Суммарный акциз. Указывается сумма акциза по подакцизным товарам, если есть.
Сумма без НДС. Стоимость за все количество товара без НДС.
Сумма НДС. Сумма НДС, предъявляемая покупателю товаров (выполненных работ, оказанных услуг).
Сумма с НДС. Стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы НДС.
После заполнения всех необходимых полей активируется кнопку Создать.
Если счет фактура заполнена корректно, то пользователю станет доступным возможность подписания.
Клиенту предоставляется выбор схемы документооборота.
При необходимости до подписания возможно провести редактирование/удаление информации из документа использовав функциональными клавишами справа.
 
В процессе обмена счетами-фактурами по ФНС – схеме происходит формирование служебных документов подтверждения и извещения.
Страница Реестр СФ
Функционал страницы предназначен для подтверждения счетов-фактур (поставок) дебитором.
Рисунок «Список реквизитов документов на подтверждение»
Для загрузки реестра реквизитов поставок необходимо подготовить реестр в формате xml (правила формирования описаны в Приложении 2). При нажатии кнопки «Загрузить реестр» открывается диалоговое окно, в котором необходимо выбрать подготовленный файл. При загрузке проверяется соответствие файла формату, а также проверка на дубликат – номер и дата реестра. При наличии ошибок файл загружен не будет, система выдаст сообщение об ошибке.
Каждая строка имеет определенный статус:
- Загружен – присваивается при загрузке реестра. Строка не обрабатывалась
- Нет совпадения – по строке производился поиск, но совпадения не найдено.
- Полное совпадение – в системе найден документ, реквизиты которого полностью совпадают с указанными в строке.
- Частичное совпадение – счет-фактура в реестре отмечена как скорректированная и в системе найден документ с полным совпадением всех реквизитов, за исключением номера (достаточно совпадения подстроки) и суммы (может не совпадать)
Дубликат – при поиске найден документ, по которому было совпадение по ранее загруженному и обработанному реестру.
Подписан – после обработки и найденного совпадения документ подписан.
Отправлено на финансирование – подписанный документ включен в поставку и отправлен на финансирование в Банк
На финансировании – поставка финансируется Банком
Завершен – поставка профинансирована и закрыта.
Строки (реквизиты поставок) реестров отображаются в списке. Возможна фильтрация списка по следующим реквизитам:
Номер документа – номер счета-фактуры
Номер реестра – номер загруженного реестра
Статус – статус строки
Также возможна фильтрация по ИНН поставщика, покупателя, а также датам документа и датам загрузки реестра.
Для обработки загруженных документов предусмотрены следующие кнопки:
Найти совпадения.
При нажатии на кнопку производится поиск существующих в системе документов. Обрабатываются строки в статусах «Загружен», «Нет совпадения». Поиск производится по реквизитам строк реестров. При этом в поиске участвуют только те строки, которые отфильтрованы в списке. При наличии большого количества необработанных строк рекомендуется устанавливать фильтры (например, по дате загрузки реестра – за сегодня) для уменьшения времени поиска и исключения поиска по неактуальным документам.
При нахождении соответствующего строке документа система переводит строку реестра в статус «Полное совпадение» - в случае полного совпадения реквизитов, или «Частичное совпадение» - в случае если счет-фактура в реестре помечена как скорректированная, и найден документ с частичным совпадением номера (сумма при этом может не совпадать, все остальные реквизиты – совпадают).
Если при полном совпадении счета-фактуры также найден второй документ поставки (например, ТОРГ12), в системе устанавливается связка по этим джокументам. В случае, если второй документ, указанный в реестре, не найден, автоматически создается документ свободного формата соответствующего типа (например, ДСФ ТОРГ12) с реквизитами, указанными в реестре. ДСФ также связывается со счетом-фактурой. Также если для счета-фактуры не определен договор поставки, он проставляется в соответствии с указанным в реестре.
Подписать все
Обрабатываются только строки в статусах «Полное совпадение», «Частичное совпадение». Для них возможно подписание (подтверждение поставок). При нажатии на кнопку производится запрос «Подписывать Частичное совпадение?» (если строк в статусе «Частичное совпадение» нет, запрос не производится), и после выбора производится подписание счетов-фактур и созданных к ним ДСФ электронной подписью.
При обработке производится подписание только тех документов, реквизиты которых находятся на текущей странице. В случае, если количество документов на подпись превышает количество отображаемых (возможен выбор – 15, 50, 100 строк), необходимо произвести подписание на каждой странице.
Для оптимизации процесса рекомендуется отфильтровать строки по статусу (например «Полное совпадение») и повторить процесс «Подписать все» несколько раз (подписанные при этом будут переходить в другой статус и не будут отображаться в списке).
Внимание! В случае подписания по строке в статусе «Частичное совпадение» будет подписан нескорректированный документ. Для подтверждения скорректированного документа необходимо создать его в системе (создает поставщик) и произвести повторный поиск совпадений. В случае нахождения документа статус строки из «Частичное совпадение» изменится на «Полное совпадение». После этого при подписании будет обработан введенный скорректированный документ.
Обновить данные
При нажатии на кнопку производится обновление списка с учетом установленных фильтров.
Подписать выбранные
При необходимости подписать документы выборочно, необходимо отметить их (активировать чекбокс в соответствующей строке) и нажать Подписать выбранные.
Будут обработаны только отмеченные строки в статусах Полное совпадение, Частичное совпадение (после подтверждения подписания в этом статусе)
После подписания и перехода строки в статус «Подписан» документ может быть направлен поставщиком на финансирование в Банк. При этом строка будет изменять свой статус при выполнении действий с документом – «Отправлено на финансирование», «На финансировании», «Завершен»
Страница Финансирование
Функционал страницы предназначен для формирования и отправки на финансирование в Банк поставок.
Ручное формирование поставок
Для ручного формирования необходимо выбрать Создать -> Вручную. На форме выбрать Дебитора, Контракт и нажать кнопку Добавить для выбора документов
Рисунок «Ручное формирование поставок»
Комплект документов в поставке (например, Счет-фактура + ТОРГ12) должен соответствовать установленному для договора поставки.
Если по договору поставки необходимо указать сумму корректировки, ее нужно внести в поле «Коррекция суммы поставки».
После выбора документов в случае, если их набор соответствует установленному для договора поставки, активируется кнопка Сохранить. При ее нажатии формируется поставка для передачи в Банк.
Автоматическое формирование поставок
Если документы, соответствующие поставке, связаны друг с другом (например, Счет-фактура создавался из ТОРГ12, либо документы поставки были подтверждены в модуле Реестр СФ с созданием и связыванием соответствующих документов), возможно автоматическое формирование поставок.
Для этого необходимо выбрать Cформировать -> Автоматически.
После анализа существующих документов система создаст поставки, соответствующие договорам поставок. На экране будет отображено соответствующее уведомление:
Рисунок «Уведомление о созданных поставках»
Действия с поставками
Для выполнения действий с поставками предусмотрены два режима - групповой (из списка поставок) и из деталей поставки.
Для выполнения групповых операций необходимо выделить (активировать чекбокс) нужные поставки и нажать кнопку «Операции с выбранными поставками»
Рисунок «Групповые операции с поставками»
В списке будут активны пункты с действиями, возможными для выбранных поставок (варианты возможных действий зависят от текущего статуса поставки)
Подписать – выбранные поставки отправляются в Банк на АУДЗ (без выплаты финансирования)
Подписать и отправить вместе с распоряжением – выбранные поставки подписываются и отправляются в Банк вместе с распоряжением с параметрами по умолчанию (подробнее см. раздел Формирование распоряжений)
Удалить – поставка расформировывается (при этом документы, входящие в поставку, остаются в системе и могут быть включены в другую поставку)
Сделать черновиком – переводит поставку в Черновик для возможности внесения изменений или удаления (например, при отклонении поставки Банком)
Для просмотра деталей поставки и формирования нестандартного распоряжения на финансирование необходимо перейти в детали поставки (двойной клик на строке)
Рисунок «Детали поставки»
Для отправки поставки на АУДЗ необходимо выбрать «Подписать»
Для отправки на финансирование с параметрами по умолчанию необходимо выбрать «Подписать с распоряжением», при этом отправится распоряжение с параметрами по умолчанию.
Редактировать – поставка перейдет в режим редактирования для внесения изменений
Обновить данные – для обновления статусов и параметров поставки и распоряжений.
Формирование распоряжений
Для формирования распоряжения по поставке необходимо выбрать «Создать новое распоряжение»
При этом откроется окно для ввода парамтеров распоряжения:
Рисунок «Параметры распоряжения на финансирование»
Сумма финансирования – указать сумму требуемого финансирования.
Указывается при необходимости получения неполного финансирования по поставке (должна быть меньше 90% суммы поставки)
Для получения максимальной суммы финансирования необходимо активировать чекбокс «Максимальное финансирование»
Дата финансирования – указать дату, в которую необходимо выплатить финансирование
Нечеткая дата финансирования – активировать в случае необходимости переносы выплаты финансирования на более поздние даты, если в дату финансирования сумма финансирования не выплачена полностью (например, из-за отсутствия лимита)
Частичное финансирование – возможность выплаты запрашиваемой суммы финансирования частями (если полностью выплатить нельзя, например из-за отсутствия лимитов)
Таким образом, в зависимости от параметров распоряжений финансирование будет выплачиваться по следующему алгоритму:
Параметр
|
Состояние
|
Выплата финансирования
|
Нечеткая дата
|
Неактивен
|
Если возможно, финансирование будет выплачено в дату финансирования на полную сумму. Иначе (например, при отсутсвии лимитов), финансирование по распоряжению выплачено не будет.
|
Частичное финансирование
|
Неактивен
|
Нечеткая дата
|
Активен
|
Финансирование будет выплачено на полную сумму в любую дату после даты финансирования, при наступлении возможности выплаты полной суммы.
|
Частичное финансирование
|
Неактивен
|
Нечеткая дата
|
Неактивен
|
Финансирование будет выплачено в дату финансирования, на любую возможную сумму не превышающую сумму финансирования (например, на сумму доступного лимита)
|
Частичное финансирование
|
Активен
|
Нечеткая дата
|
Активен
|
Финансирование будет выплачиваться на возможную сумму в любую дату после даты финансирования до момента выплаты суммы финансирования.
|
Частичное финансирование
|
Активен
|
Для каждой поставки может быть создано несколько распоряжений на финансирование, при условии что сумма финансирования по ним не превышает сумму максимально возможного финансирования по поставке.
Например, при необходимости получения финансирования на разные суммы в разные даты можно создать распоряжения с указанием требуемой суммы и даты. Обработаны они будут по отдельности при наступлении указанной даты финансирования.
При формировании распоряжений по умолчанию (при отправке поставок по кнопке «Подписать с распоряжениями») создается одно распоряжение с параметрами:
Сумма финансирования – максимально возможная
Дата финансирования – текущая дата
Нечеткая дата – Активно
Частичное финансирование – Активно
Для отправки сформированных распоряжений необходимо выбрать распоряжения и нажать «Операции с выбранными распоряжениями»
Рисунок «Операции с распоряжениями»
Подписать – распоряжение отправляется на исполнение в Банк
Удалить – для удаления неотправленных распоряжений
Отозвать – для отзыва отосланных в Банк распоряжений, по которым еще не было выплачено финансирование (действие доступно в том числе для сформированных по умолчанию распоряжений)
По мере обработки поставок и распоряжений в Системе изменяется их состояние. При этом указываются основные параметры – текущий статус, сумма выплаченного финансирования, сумма погашения по поставке (оплаченная дебитором), дата отсрочки и дата погашения (рассчитанные исходя из параметров договора поставки и дат поставки)
Рисунок «Параметры поставок»
Рисунок «Параметры распоряжений»
Для удобства поставки отображаются в группировке в зависимости от статуса и ожидаемых действий. Также возможна фильтрация списка поставок по номеру, дате формирования и дебитору
Рисунок «Фильтрация и группировка поставок»
Установленный фильтр действует на все закладки. На каждой из закладок производится дополнительная фильтрация по статусам:
На закладке «Все» отображаются все поставки независимо от статуса
«Сформированные» - поставки в статусе Черновик, ожидающие редактирования или отправки в Банк
«На рассмотрении» - оптравленные поставки, находящиеся на рассмотрении в Банке или у дебитора (если предусмотрено договором финансирования)
«На обработке» – поставки переданные в Банк, находящиеся в ожидании обработки, финансирования или погашения дебитором
«Исполненные» - поставки, обработка которых завершена (выплачено финансирование и поставка погашена дебитором)
Отклоненные – поставки по каким-то причинам отклоненные (не принятые Банком)
Удаленные – поставки, которые были удалены.
Страница Расчеты
Функционал страницы предназначен для формирования и отправки на исполнение в Банк реестров платежных поручений по оплате первичных документов (счетов-фактур), а также загрузки реестров платежных поручений (РПП), сформированных в соответствии с правилами указанными в Приложении 3
На главном экране отображается информация по реестрам платежных поручений, которые были зарегистрированы в системе на текущий момент, фильтры, настройка отображения количества строк на экране, кнопка по формированию новых платежных поручений.
Для создания реестра необходимо нажать кнопку «Сформировать»
Возможны следующие варианты формирования реестров:
Выбрать документы. Предназначен для формирования РПП для оплаты первичных документов Системы. Выбор документов для оплаты производится пользователем
Рисунок «Выбор документов для оплаты»
Автоматически. Предназначен для формирования РПП для оплаты первичных документов Системы. При этом для оплаты автоматически отбираются все неоплаченные счета-фактуры, для которых наступила дата оплаты.
После формирования РПП будет выведено уведомление с атрибутами созданного реестра:
Вручную. Реквизиты платежных поручений заполняются вручную в экранной форме
Рисунок «Форма заполнения основных атрибутов платежного поручения»
Рисунок «Форма заполнения атрибутов платежей в бюджет»
Загрузить. Предназначен для загрузки РПП, подготовленного в соответствии с форматом.
В открывшемся окне необходимо указать контракт, в рамках которого будет загружен реестр, и путь к файлу. После загрузки файла необходимо нажать «Сохранить».
После создания реестра в списке отобразится информация о сформированном реестре и его атрибутах.
Рисунок «Список реестров»
Для групповых операций с реестрами необходимо выделить (активировать чекбоксы) нужные реестры, и нажать кнопку «Операции с выбранными реестрами».
Рисунок «Групповые операции с реестрами»
При двойном клике на строку реестра отобразится детальная информация:
платежные поручения реестра
сводная информация о реестре и порядке оплаты
дальнейшие возможности по обработке реестра
Рисунок «Документы реестра»
Статусы реестра:
Черновик – присваивается реестру при создании
Обработка отправителем – статус присваивается, если документ должен быть подписан более одной подписью
Отправлен в банк – статус присваивается после подписи реестра платежных документов и произошла отправка документа в банк
Ожидает исполнения – банк получил реестр, ожидает исполнения
Исполнен – все платежные поручения реестра были успешно выполнены
Частично исполнен – если реестр с частичным исполнением и исполнены лишь некоторые платежные документы
Отменен – реестр платежных поручений отклонен, например, если по счету существует дневная очередь неисполненных документов в следствии нехватки денежных средств
Статусы подписи реестра присваиваются в зависимости от выданных пользователю прав по работе с документами. Виды статусов описаны ниже:
Нет подписи – статус автоматически присваивается документу при его создании в платформе
1-ая подпись – реестр подписан пользователем, имеющим право 1-ой подписи, ожидает подписи 2-ой
2-ая подпись – реестр подписан пользователем, имеющим право 2-ой подписи, ожидает подписи 1-ой
Единоличная подпись – реестр подписан пользователем, имеющим право единоличной подписи и направлен на исполнение в Банк
Если документ находится в статусе «Черновик», то возможно его редактирование. Для этого следует зайти в выбранный реестр платежных поручений и нажать кнопку «Редактировать». В открывшемся окне возможно отредактировать параметры:
Дата реестра – определяет, какого числа банк будет производить обработку документа
Оплата реестра ( Частичное/Полное) – параметр исполнения реестра платежных поручений
Изменить номер контракта, в рамках которого произойдет исполнение реестра
Оплата текущим днем – при установке данного параметра будет применена услуга продленного операционного дня (при применении данной услуги будет списана повышенная комиссия банка)
При нажатии на кнопку «Добавить» в уже существующий реестр возможно добавление новой строки на основании существующего первичного платежного документа
Удаление пунктов из реестра платежных поручений происходит построчно по кнопке «Удалить» справа от записи
После внесения изменений необходимо нажать «Сохранить изменения», чтобы сохранить новые данные реестра.
Страница ВКР (Внутрикорпоративный клиринг)
Функционал страницы предназначен для формирования и отправки на исполнение в Банк реестров платежных требований по оплате первичных документов (счетов-фактур), а также загрузки реестров платежных требований (РПТ), сформированных в соответствии с правилами указанными в Приложении 4
На экране отображена информация по реестрам платежных требований, которые были зарегистрированы в системе на текущий момент, фильтры, настройка отображения количества строк на экране, кнопка по формированию новых платежных требований.
Рисунок «Выбор документов для оплаты»
Обработка статусов и подписание документов происходит аналогично функциональной части «Расчеты»
Ввод платежных требований в платформу реализован 4-мя способами
Выбрать документы - предусматривает, что необходимые документы будут выбраны в ручном режиме, на основании которых будет сформировано и направлено в банк платежное требование.
Автоматически – реестр создается на основе выбранного контракта. Все счета по выбранному контракты, будут оплачивается автоматически.
Загрузить – для создания реестра необходимо загрузить файл в формате РПТ.
Вручную – производится заполнение полей платежного требования для отправки в банк в ручном режиме
Выбрать документы. В окне указывается контракт, после нажатия на кнопку «Добавить» и добавления необходимых документов нажать «Сформировать». В окне отобразится сформированный реестр платежных требований в статусе «Черновик».
Автоматически. В окне указывается контракт и нажимается «Создать».
Рисунок «Выбор контракта»
Далее автоматически все первичные документы в статусе «Завершен» будет сгенерировано соответствующее платежное требование, а сам реестр будет сформирован на экране для дальнейшей обработки.
Загрузить. В окне указывается контракт и прикрепляется ранее подготовленный файл с реестром платежных требований в формате, указанном в Приложении 4
Рисунок «Загрузка документов РПТ»
Вручную. Необходимо заполнить поля платежного требования
Рисунок «Ручной ввод РПТ»
Сформированный реестр платежных требований, созданный одним из вышеперечисленных способов, отображается на экране ВКР.
Рисунок «Список РПТ»
Дальнейшие операции с реестром производятся из формы, в которую пользователь попадает при двойном клике на интересующий его реестр.
Редактирование реестра
Подписание и отправка в банк
Удаление реестра
Экспорт
Обновление информации по реестру
Печать
Рисунок «Платежные требования РПТ»
В режиме редактирования возможно в ручном режиме вносить в реестр дополнительные записи нажав кнопку «Добавить», отредактировать имеющиеся записи в реестре или провести удаление.
Для отправки реестра в банк на рассмотрение необходимо нажать «Подписать и отправить», после данной операции редактирование реестра становится невозможным.
При необходимости групповой обработки реестров платежных требований существует кнопка групповых операций, в рамках которой при выборе действия, произойдет обработка выбранных реестров.
Рисунок «Групповые операции с реестрами»
Приложение 1
Форматы каталогов продукции
Каталог продукции (PRODCAT)   Пример:  Каталог локализаций (своих подразделений)   Пример:  Каталог мест доставки   Пример:  Приложение 2 Формат реестра счетов-фактур   Приложение 3 Формат реестра платежных поручений  Приложение 4 Формат реестра платежных требований 
Стр.
Альфа-Finance
Руководство пользователя
|
