Выгрузка Денежных поступлений
из Maconomy в ERA Financials
|
Дата последнего обновления:
17 сентября 2015 г.
Кем изменено:
Rostovtseva, Ivanna
| |
[Инструкция по подготовке и выгрузке денежных поступлений из Maconomy в ERA Financials]
|
ERA Financials
Maconomy
|
Оглавление
Введение 3
1. Импорт справочников ссылок и способов оплаты из Maconomy в ERA Financials 4
2. Импорт денежных поступлений из системы Maconomy в систему ERA Financials. 9
Приложение 1. Таблица настроек для создания способов оплаты в системе ERA Financials 18
Введение
Для компаний, ведущих оперативный учет в системе Maconomy, а именно: выставление счетов клиентам, внесение оплат от клиентов, есть возможность автоматически создавать денежные поступления в ERA Financials на основании оплат от клиентов, внесенных в Maconomy.
Чтобы можно было выгрузить денежное поступление из Maconomy в ERA Financials, необходимо, чтобы в счете клиента в Maconomy была указана Дата оплаты (Payment Date) и Номер Платежного Поручения (Payment Order No).
Таким образом, в ERA Financials можно импортировать только те счета из Maconomy, которые были ПОЛНОСТЬЮ ОПЛАЧЕНЫ.
Для этих целей в генераторе отчетов Repshell в папке Maconomy разработан отчет «(MIS) ИМПОРТ платежей и Поступлений».
Рисунок . Отчеты для импорта из Maconomy
Создание операций в ERA Financials производится посредством запуска отчета «(MIS) ИМПОРТ Платежей и Поступлений».
С помощью этого же отчета можно также создать элементы справочников:
коды ссылок;
способы оплаты,
которые будут использоваться в создаваемых операциях ERA.
Для успешного импорта документов из Maconomy в ERA, необходимо, чтобы в ERA уже были созданы нужные заказчики, поставщики и договоры.
1. Импорт справочников ссылок и способов оплаты из Maconomy в ERA Financials
Перед импортом документов в ERA Financials необходимо создать объекты, которые будут использоваться в новых документах:
ссылки к счетам ГК (номера счетов клиентам);
«хвостатые» способы оплаты.
Для создания элементов этих справочников нужно запустить отчет «(MIS) ИМПОРТ Платежей и Поступлений» с параметрами:
«Сценарий» – 124 (Справочники)
«Этап обработки» - Загрузка
Рисунок Пример формы выбора параметров отчёта (MIS) ИМПОРТ Платежей и Поступлений
Отчет найдет в Maconomy платежи от клиентов, счета клиентам и создаст в ERA соответствующие элементы справочников.
С помощью параметров «Дата С» и «Дата По» (поиск по дате оплаты) можно задать период, за который будет производиться поиск платежей от клиентов в Maconomy.
С помощью параметров «№ Счета С» и «№ Счета По» можно задать отбор платежей от клиентов по номерам клиентских счетов в Maconomy.
С помощью параметров «Счет ДС» можно установить отбор платежей от клиентов по маске счета ДС.
Значение параметра «Флаг приостановки» для данного сценария не важно, но его нужно заполнить каким-нибудь любым значением.
В результате работы отчета (если выбран «Этап обработки» - Загрузка) будут созданы соответствующие элементы справочников или будет выведена информация о найденных ошибках, не позволяющих создать элементы справочников.
Кроме этого, есть возможность запустить отчет в режиме проверки возможности импорта. Для этого нужно в параметре «Этап обработки» выбрать значение Проверка. В этом случае на экран будут выведены сообщения о том, что записи справочников готовы к импорту, или информация о найденных ошибках.
Рисунок Пример отчёта (MIS) ИМПОРТ Платежей и Поступлений. Сценарий 124
Код ссылки (с типом Счета клиентам) создается в формате YY-NNNN, где
YY – год из «Дата выставления счета», указанной в счете клиенту,
NNNN – последние 4 цифры номера клиентского счета.
Способ оплаты создается в формате CCCBBBAAAYYLv[_I], где
ССС BBB – код клиента и брэнда из строк счета.
Данную информацию можно посмотреть в окне Show Job Invoice (Menu-> Job Cost -> Lookup -> Show Job Invoice) – в табличной части счета выводится «Номер проекта». Первые 6 цифр поля «Номер проекта» будут соответствовать коду клиента и брэнда (СССBBB)
Рисунок Карточка счета (Show Job Invoice) а в Maconomy
AAA – Вид Рекламы из строк счета. Вид Рекламы можно увидеть в окне Job Invoice Overview (Menu-> Job Cost-> Lookup-> Job Invoice Overview).
Если в строке счета для Вида Рекламы стоит «.», то Вид Рекламы определяется из шапки формы Job Invoice Overview. (см. Рисунок 5)
Рисунок Карточка Job Invoice Overview в Maconomy
YY – год Даты выставления счета, виден в окне Show Job Invoice (см. рисунок 4).
L – код операции поступления денежных средств (C – комиссия по агентскому договору, F – денежные средства подрядчику по агентскому договору, S – денежные средства по договору услуг), присваивается в зависимости от Вида деятельности (Activity No), который был указан в строке счета
C – Activity No: 707_18, 708 (Вознаграждение агентства)
F – Activity No: 101_00, 101_18 (подрядчики), 107 (иностранные подрядчики), 106, 110 (услуги фрилансеров), 117 (банковская комиссия)
S – Activity No: 001_18, 002_18, 003_18, 005_18 (часы отделов), 102_18 (курьерская доставка), 103_18 (командировки), 111_18 (услуги подрядчиков как услуги агентства), 113_18, 115_18, 116_18, 118_18 (услуги студии), 701_18, 702 (агентская комиссия)
Более подробный список Activity с соответствующими кодами операций поступления ДС приведен в Приложении 1.
v – код валюты операции поступления денежных средств (r – рубли, u – доллары, e – евро), определяется по валюте счета (см. рисунок 4).
[_I] – используется при поступлениях от компаний-intercompany (признак компании-intercompany определяется по заполненности поля «Код ИК-контрагента» в карточке заказчика в ERA Financials).
Рисунок Признак компании-intercompany в карточке заказчика в ERA Financials. На рисунке представлена компания, не являющаяся intercompany
Счет денежных средств в создаваемом способе оплаты определяется по расчетному счету, заданному по умолчанию в Maconomy для данной компании и данной валюты платежа, а также по БИКу банка.
Расчетный счет из Maconomy должен соответствовать расчетному счету в поле «Номер счета в банке» в счете денежных средств в ERA Financials.
Рисунок Карточка Company Information в Maconomy – вывод банковских реквизитов для рублевого счета
.
Рисунок Номер счета в банке в счете денежных средств в ERA Financials
Формирование в способе оплаты кода операции поступления денежных средств, кода налога на аванс, а также признака автоматического формирования счета-фактуры на аванс для разных ситуаций можно посмотреть в таблице настроек для импорта из системы Maconomy в систему ERA Financials (Приложение 1).
2. Импорт денежных поступлений из системы Maconomy в систему ERA Financials.
Для импорта документов из Maconomy в ERA используется отчет «(MIS) ИМПОРТ Платежей и Поступлений» (генератор отчетов Repshell папка Maconomy)
Для импорта документов нужно запустить отчет «(MIS) ИМПОРТ Платежей и Поступлений» с параметрами:
«Этап обработки» – Загрузка
«Сценарий» – одно из следующих значений:
121 (Платежи и Поступления): при выборе этого сценария в настоящий момент будут созданы Денежные поступления
122 (Поступления РЗ) при выборе этого сценария тоже будут созданы Денежные поступления.
Платежи клиентам из Maconomy будут отобраны в соответствии с указанными в параметрах отчета фильтрами:
диапазон дат платежей,
диапазон номеров клиентских счетов,
маски счета Денежных Средств.
Рисунок Вид формы выбора параметров отчёта (MIS) ИМПОРТ Платежей и Поступлений
Для импорта данных необходимо нажать на кнопку Просмотр.
В результате импорта в системе ERA Financials создаются:
Не разнесённые денежные поступления. Денежные поступления создаются на основании неаннулированных счетов клиентам, в которых указана дата оплаты и номер платежного поручения
Дата оплаты и номер платежного поручения должны быть внесены в Maconomy в окно Show Job Invoice для данного счета с помощью действия Special -> Set Invoice Payment Date
Рисунок Внесение Даты оплаты счета и номера ПП в Maconomy
Ниже показан пример импортированного Денежного поступления в ERA Financials.
Рисунок Форма ввода денежного поступления в ERA
Все поля в создаваемых денежных поступлениях заполняются автоматически.
Описание формирования полей «Способ оплаты» и «Ссылка» приведено в пункте 1 данной инструкции.
Остальные поля заполняются так:
Код заказчика-плательщика – определяется следующим образом:
Если в карточке клиента в Maconomy (окно Customer Information Card) , которому был выставлен счет, заполнено поле «Код клиента в ERA Financials» - то берется данный код Заказчика в ERA.
Если не заполнено – ищется соответствующий код Заказчика по ИНН в Эре.
Рисунок Карточка клиента в Maconomy – поля «ИНН» и «Код клиента в ERA Financials»
Рисунок ИНН в карточке заказчика в ERA
Название заказчика-плательщика – подставляется из поля «Имя заказчика» справочника Заказчик по найденному коду Заказчика.
Договор – договор из поля «Договор» в счете клиенту, определяется по соответствию внешних номеров договора в Maconomy и ERA.
Номер договора в Maconomy вносится следующим образом:
Если по клиенту будет использоваться генеральный номер договора, в карточке клиента в Maconomy (окно Customer Information Card») в поле «Учет по ген. номеру договора» нужно указать Yes (можно выбрать через комбинацию клавиш )
Номер договора в этом случае берется из поля «№ Договора». Он должен совпадать со значением «Внешний номер договора» в ERA.
Рисунок В карточке клиента в Maconomy – указан признак, что ведется по генеральному номеру договора, и сам Номер договора
Рисунок Форма ввода договора в ERA
Если по клиенту для каждой сметы ведется свой номер договора, в карточке клиента в Maconomy (окно Customer Information Card») в поле «Учет по ген. номеру договора» нужно указать значение No, либо поле не заполнять.
Рисунок В карточке клиента в Maconomy – признак, что ведется учет по номерам договоров в сметах.
Номер договора в этом случае должен быть внесен в окно Invoice Selection в Maconomy для данного номера сметы в поле «Номер договора для Эры». Он должен совпадать со значением «Внешний номер договора» в ERA.
Рисунок Заполнение номера договора в смете (окно Invoice Selection) в Maconomy
Если же значение «Номер договора для Эры» в смете не заполнено – в качестве номера договора для сметы берется номер клиентского счета, он в этом случае должен совпадать с номером «Внешний № этапа» в справочнике договоров в ERA.
Рисунок Форма ввода договора в ERA
Следующие значения берутся из форм Show Job Invoice или Job Invoice Overview в Maconomy для данного номера счета:
Код валюты – валюта из поля «Валюта». Для кода валюты RUB в Maconomy берется код валюты RUR в ERA.
Номер документа – год из поля «Дата оплаты» + «/» + номер платежного поручения из поля «Номер ПП» + «/» + порядковый номер создаваемой операции для данного платежа,
Номер документа - номер платежного поручения из поля «Номер ПП»,
Дата документа – дата документа из поля «Дата оплаты»
Дата отнесения = Дата документа,
Описание (в шапке денежного поступления) – заполняется как «Сч. №» + Номер счета клиента + «от» + Дата выставления.
Рисунок Данные для Денежного поступления в окне Show Job Invoice в Maconomy
Сумма – определяется как общая сумма по строкам счета в разрезе номера заказчика, договора, способа оплаты, номера счета клиенту, номеру ПП.
Сумма, которая получится в Денежном поступлении, видна в окне Job Invoice Overview в строках табличной части, и будет равна Сумма по счету (сумма строки без НДС) +Сумма налога (сумма НДС).
Рисунок Вывод сумм по строкам счета в окне Job Invoice Overview в Maconomy
Суммы в операционной валюте (USD) автоматически пересчитываются по курсу на Дату отнесения.
Код налога – берется из способа оплаты.
Флаг приостановки - если в параметре отчета «Флаг приостановки» выбрать значение Устанавливать, то программа при выгрузке сформирует операции с включенным флагом приостановки и пользователь даже случайно не сможет разнести непроверенные операции.
Кроме этого, есть возможность запустить отчет в режиме проверки возможности импорта. Для этого нужно в параметре «Этап обработки» выбрать значение Проверка.
Приложение 1. Таблица настроек для создания способов оплаты в системе ERA Financials
Таблица Таблица настроек для импорта ДП
Код Activity, заданного в строках счета в Maconomy
|
Описание вида деятельности (Activity)
|
Код операции поступления денежных средств
|
Описание кода операции поступления денежных средств
|
Модуль в ERA Financials
|
Налог с аванса
|
Счет-фактура с аванса
|
001_18
|
Часы отделов (клиентский) НДС 18%
|
S
|
:Усл:
|
РП/РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
002_18
|
Часы отделов (креатив) НДС 18%
|
S
|
:Усл:
|
РП/РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
003_18
|
Часы отделов (студия) НДС 18%
|
S
|
:Усл:
|
РП/РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
004_18
|
Часы отделов (принт-продакшн) НДС 18%
|
S
|
:Усл:
|
РП/РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
005_18
|
Часы отделов (тв-продакшн) НДС 18%
|
S
|
:Усл:
|
РП/РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
007_18
|
Часы отделов (стратегический) НДС 18%
|
S
|
:Усл:
|
РП/РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
101_00
|
Агентский договор - денежные средства (подрядчики) без НДС
|
F
|
:ДС:
|
РП/РЗ
|
NOTAX
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
101_10
|
Агентский договор - денежные средства (подрядчики) НДС 10%
|
F
|
:ДС:
|
РП/РЗ
|
NOTAX
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
101_18
|
Агентский договор - денежные средства (подрядчики) НДС 18%
|
F
|
:ДС:
|
РП/РЗ
|
NOTAX
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
102_18
|
Почтовые и курьерские услуги по проектам НДС 18%
|
S
|
:Усл:
|
РП/РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
103_18
|
Командировочные расходы по проектам НДС 18%
|
S
|
:Усл:
|
РП/РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
104_18
|
Возмещаемые расходы (покупка материалов) НДС 18%
|
S
|
:Усл:
|
РП/РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
105_18
|
Возмещаемые расходы (с использованием оборудования) НДС 18%
|
S
|
:Усл:
|
РП/РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
106
|
Услуги фрилансеров с НДФЛ
|
F
|
:ДС:
|
РП/РЗ
|
NOTAX
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
107
|
Агентский договор - денежные средства (иностранные подрядчики)
|
F
|
:ДС:
|
РП/РЗ
|
NOTAX
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
108
|
Командировочные расходы по проектам
|
S
|
:Усл:
|
РП/РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
110
|
сумма ЕСН по услугам фрилансеров
|
F
|
:ДС:
|
РП/РЗ
|
NOTAX
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
111_18
|
Договор услуг - третьи лица НДС 18%
|
S
|
:Усл:
|
РП/РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
113_18
|
Услуги студии (расходы на покупку материалов, CD) НДС 18%
|
S
|
:Усл:
|
РП/РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
115_18
|
Услуги студии НДС (изготовление цветопроб) 18%
|
S
|
:Усл:
|
РП/РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
116_18
|
Услуги студии (передача файлов по FTP) НДС 18%
|
S
|
:Усл:
|
РП/РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
117
|
Банковская комиссия
|
F
|
:ДС:
|
РП/РЗ
|
NOTAX
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
118_18
|
Услуги студии (работы студии) НДС 18%
|
S
|
:Усл:
|
РП/РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
701_18
|
Фиксированное вознаграждение НДС 18%
|
S
|
:Усл:
|
РП/РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
702
|
Фиксированное вознаграждение без НДС
|
S
|
:Усл:
|
РП/РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
707_18
|
Агентский договор - комиссия НДС 18%
|
C
|
:Ком:
|
РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
708
|
Агентский договор - комиссия без НДС
|
C
|
:Ком:
|
РЗ
|
НДС18_АВ_68
|
Счет-фактура на аванс (с 01.01.2013)
|
Таблица Таблица настроек для создания способов оплаты Часть 1
Признак intercompany
|
Валюта
|
Буква валюты в способе оплаты
|
Авансовый счет расчетов в РП для F
|
Авансовый счет расчетов в РП для S
|
Нет
|
RUR
|
r
|
760550-810-00000000000000-0206000
|
602030-810-00000000000000-0206000
|
Нет
|
USD
|
u
|
760550-840-00000000000000-0206000
|
602030-840-00000000000000-0206000
|
Нет
|
EUR
|
e
|
760550-978-00000000000000-0206000
|
602030-978-00000000000000-0206000
|
Да
|
RUR
|
r
|
760550-810-00000000000000-0645000
|
602030-810-00000000000000-0645000
|
Да
|
USD
|
u
|
760550-840-00000000000000-0645000
|
602030-840-00000000000000-0645000
|
Да
|
EUR
|
e
|
760550-978-00000000000000-0645000
|
602030-978-00000000000000-0645000
|
Таблица Таблица настроек для создания способов оплаты Часть 2
Признак intercompany
|
Валюта
|
Авансовый счет расчетов в РЗ для C
|
Авансовый счет расчетов в РЗ для F
|
Авансовый счет расчетов в РЗ для M
|
Авансовый счет расчетов в РЗ для S
|
Нет
|
RUR
|
622000-810-00000000000000-2126000
|
760520-810-00000000000000-2127000
|
760570-810-00000000000000-2126000
|
622000-810-00000000000000-2126000
|
Нет
|
USD
|
622000-840-00000000000000-2126000
|
760520-840-00000000000000-2127000
|
760570-840-00000000000000-2126000
|
622000-840-00000000000000-2126000
|
Нет
|
EUR
|
622000-978-00000000000000-2126000
|
760520-978-00000000000000-2127000
|
760570-978-00000000000000-2126000
|
622000-978-00000000000000-2126000
|
Да
|
RUR
|
622000-810-00000000000000-0646000
|
760520-810-00000000000000-0646000
|
760570-810-00000000000000-0646000
|
622000-810-00000000000000-0646000
|
Да
|
USD
|
622000-840-00000000000000-0646000
|
760520-840-00000000000000-0646000
|
760570-840-00000000000000-0646000
|
622000-840-00000000000000-0646000
|
Да
|
EUR
|
622000-978-00000000000000-0646000
|
760520-978-00000000000000-0646000
|
760570-978-00000000000000-0646000
|
622000-978-00000000000000-0646000
|
|
![[Инструкция по подготовке и выгрузке денежных поступлений из Maconomy в era financials] icon](/i/doc32.png)
![[Инструкция по подготовке и выгрузке денежных поступлений из Maconomy в era financials] icon](/i/32.png)