Создание в пк «Архивный фонд»
Скачать 80.35 Kb.
|
Создание в ПК «Архивный фонд» (версия 5.0.2) топографического указателя. Функция топографирование в ПК «Архивный фонд» позволяет создавать пофондовый и постеллажный указатели к документам архива. Раздел не должен вызвать особых трудностей при наличии топографии на бумажных носителях, поэтому сначала необходимо четко представлять общую картину топографии от хранилища до полки. Торопиться с его заполнением не стоит до тех пор, когда все перемещения в хранилище завершены и серьезных изменений не планируется. Для создания топографического указателя необходимо заполнить справочник Архивохранилище. 1. Данный справочник носит иерархическую структуру. Ниже приведены примерные схемы построения топографического указателя. В данном случае Архивохранилище № 1 – и есть верхний уровень. Дальше, когда мы будем создавать в этом Архивохранилище №1: стеллажи, шкафы, полки – это будут более низшие уровни, примерно так: (1 вариант) Уровень I Архивохранилище № 1 У    ровень II Шкаф 1 Шкаф 2 У  ровень Ш Полка 1 Полка 2 Полка 3 (2 вариант) У  ровень I Архивохранилище № 1У   ровень II Стеллаж № 1У   ровень Ш Шкаф 1 Шкаф 2 Шкаф 3 Уровень IV Полка 1 Полка 2 Полка 3 2. Заполнение справочника Архивохранилище осуществляется в режиме Администрирования по следующим шагам: Главная → Администрирование → Документы → Архивохранилище.  2. В меню выбрать кнопку «Новый». 3. В открывшемся окне выбрать из справочника название Архивного отдела.  4. В поле «Сокращенное наименование» ввести название архивохранилища, например, Архивохранилище №1. 5. В поле полное наименование ввести полное название, если оно существует: например, Архивохранилище №1 документов постоянного хранения. Далее заполнить карточку и нажать кнопку Сохранить.  6. Затем закрыть и еще раз Сохранить. 7. Значения кнопок для создания уровней и подуровней топографического указателя: Кнопка  используется для создания значения указателя на одном уровне.Кнопка  используется для создания значения указателя на низшем уровне (т.е. подуровня). 8. После того, как создано наименование верхнего уровня, например, Архивохранилище № 1, следует создать низжие уровни топографического указателя. Далее приводится пример создания второго варианта Топографического указателя. 9. Для этого в открытой сохраненной карточке Архивохранилище № 11 нажать кнопку «Новый подуровень» и в поле «Сокращенное наименование» набрать значение следующего подуровня, например, Стеллаж № 4. Нажать кнопку «Сохранить». 10. Для создания новых подуровней для уровня Стеллаж 4 уже в карточке стеллажа снова нажать кнопку «Новый подуровень» и в поле «Сокращенное наименование» набрать соответственно Шкаф № 1.   1   1. Ниже приведена условная структура топографического справочника для Стеллажа №4 Архивохранилища №1. Информация по подуровням шкафа №2 скрыта. Чтобы ее открыть, нужно нажать на кнопку зеленного крестика. Информация по подуровням шкафа № 3 и шкафа № 1 открыта.  После создания топографического указателя в справочнике «Архивохранилище» необходимо прикрепить конкретные стеллажи, шкафы, полки к соответствующим фондам, описям. В ПК «Архивный фонд» осуществляется прикрепление к топографическому указателю карточек Фонд и Опись. Единицы хранения к разделам топографического указателя не привязываются. 12. Для этого необходимо сделать следующие шаги. Открыть карточку Фонда, который нужно прикрепить к Топографическому указателю. Зайти во вкладку Особенности. Нажать кнопку «Редактировать» и в разделе Топография выбрать из справочника соответствующую привязку для данного фонда. Нажать кнопку Сохранить.   Далее сделать привязку к топографическому указателю описи. Для этого необходимо сделать следующие шаги. Открыть карточку Описи, которую нужно прикрепить к Топографическому указателю. Зайти во вкладку Акты и топографирование. Нажать кнопку «Редактировать» и в разделе Топография выбрать из справочника соответствующую привязку для данной описи. При этом необходимо указать диапазон единиц хранения данной описи, относящихся к данному разделу топографического указателя. Нажать кнопку Сохранить.  При необходимости опись и фонд привязываются к нескольким разделам Топографического указателя. В карточке Фонд это выглядит таким образом.  В карточке Опись, в случае если документы одной описи находятся на нескольких полках, это выглядит следующим образом.   Приложение Архивный отдел КАРТОЧКА ПОСТЕЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ Стеллаж № 4 п.с. Архивохранилище № 1
1 В случае, если она карточка Архивохранилища №1 была перед этим закрыта, нужно ее открыть, нажав в карточке Список Архивохранилище кнопку  в открывшемся. |
Похожие:
 | Микрокредитной компанией фонд «Фонд Развития и Финансирования предпринимательства»займов субъектам деятельности в сфере промышленности... |  | Информация базы данных служит основой для составления отчетов, паспорта архива, сведений для фондовых каталогов, может быть использована... |
| Архивный Фонд и Фондовый каталог. С помощью Автоаф вы ускорите заполнение разделов Архивного Фонда, выявите проблемы заполнения полей,... | | Андрей Прибылов, координатор проекта «Создание системы общественного контроля закрытых учреждений в Российской Федерации» |
| Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования, Фонд социального страхования на дату подачи конкурсной заявки | | Венчурный фонд – это фонд инвестиций в инновационные проекты. Региональный венчурный фонд создан Министерством экономического развития... |
| Федеральный закон от 24. 07. 2009 №212-фз "О страховых взносах в Пенсионный фонд рф, Фонд социального страхования рф, Федеральный... | | |
| Перечень некодифицированных обязательных платежей имеющих сходство с налогами и сборами взимаемых в настоящее время на территории... | | Федерального закона от 24 июля 2009 г. №212-фз “О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования... |