Раздел 2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов
Примечание. Страховой фонд копий архивных документов - совокупность упорядоченных и надежно хранимых страховых копий особо ценных архивных документов в виде микроформ, (микрофильмы и микрофиши), создаваемых с целью сохранения национального научного, культурного и исторического наследия и информационного ресурса страны в условиях военного времени и чрезвычайных ситуаций, а также на случай утраты документами их эксплуатационных свойств.
Графа 1. Количество единиц хранения, скопированных для страхового фонда.
По всем строкам показываются данные о всех единицах хранения, прошедших страховое копирование.
Графа 2. Количество единиц хранения, имеющих фонд пользования.
По всем строкам показывается количество единиц хранения, на которые создан фонд пользования на любых носителях, при условии, что единица хранения скопирована в полном объеме в результате целевого проведения этой работы, в том числе в процессе обязательного фотографирования уникальных предметов (в данном случае архивных документов) при подготовке документов к временному вывозу из Российской Федерации, а также в других случаях.
Примечание. Фонд пользования - совокупность копий документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования взамен оригиналов документов.
Графа 3. Количество кадров негатива страхового фонда.
По всем строкам показываются суммарные данные о количестве кадров негатива страхового фонда на рулонной пленке и микрофишах.
Графа 4. Количество единиц хранения страхового фонда.
В строках 201 - 204 показывается общее количество единиц хранения страхового фонда.
Примечание. Единицей хранения страхового фонда документов на бумажной основе являются физически обособленные рулон негатива микрофильма или одна или несколько микрофиш, отснятых с одной единицы хранения и помещенных в один конверт.
Единица хранения страхового фонда аудиовизуальных документов идентична единицам хранения аудиовизуальных документов.
Раздел 3. Состав и объем научно - справочного аппарата к архивным документам
3.1. Описи, каталоги, базы данных
Графы 1, 2. Количество описей (всего), из них в полном комплекте - учитывается количество только архивных описей (на правах научного инвентаря), составленных на архивные документы, включенные в состав основного фонда музея, библиотеки, а также на документы текущего (ведомственного) и научного архивов музея, библиотеки (в случае, если музей, библиотека не являются источниками комплектования государственного архива). В объяснительной записке оговаривается, существует ли практика утверждения архивных описей экспертно - проверочными комиссиями (ЭПК) органов управления архивным делом.
Примечание. Полный комплект архивной описи состоит из 3-х ее экземпляров, при этом, если архивная опись включает несколько томов, имеющих разное количество экземпляров, то ее экземплярность учитывается по наименьшему количеству экземпляров отдельного тома.
Графы 3 - 6. Количество закаталогизированных фондов, единиц хранения, составленных карточек - заполнение не обязательно.
Графа 7. Создано баз данных о количестве и содержании документов - учитываются базы данных (БД), созданные только на архивные документы, а также на архивные документы и музейные и библиотечные фонды.
БД одного наименования учитываются один раз, при этом БД о составе и содержании документов нескольких видов (личного происхождения, НТД, кино и т.д.) показывается в строке, соответствующей преобладающей в ней составу информации.
3.2. Справочно - информационные издания
Заполняется только строка 315 "Путеводители, краткие справочники по фондам", в которой показывается количество изданий, раскрывающих состав и содержание архивных документов как отдельно, так и совместно с составом музейных и библиотечных фондов. Количество и названия изданий, осуществленных совместно с архивными учреждениями, указываются в объяснительной записке. Буклеты музеев, библиотек в их число не включаются.
Раздел 4. Состав и объем научно - справочной библиотеки - не заполняется
Раздел 5. Условия хранения документов
Допускается информация описательного характера в составе объяснительной записки.
В строках 501 - 503 "Количество зданий (помещений)" учитывается количество отдельно стоящих зданий (помещений) музеев, библиотек, при этом в строке 502 учитываются только здания, построенные специально для музеев, библиотек по типовым или индивидуальным проектам. В объяснительной записке указывается наличие изолированных хранилищ архивных документов.
В строках 504 - 507 показывается протяженность стеллажных полок, предназначенных для размещения архивных документов. При совместном размещении архивных документов, музейных, библиотечных фондов строки не заполняются, а в объяснительной записке даются соответствующие пояснения.
Строка 508 - заполнение не обязательно.
Строки 509 - 510 - в суммарном паспорте музеев, библиотек субъекта Российской Федерации показатель определяется как отношение количества музеев, библиотек, оснащенных соответствующей сигнализацией, к общему числу музеев и библиотек, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, выраженное в процентах.
Строка 511 - учитывается количество единиц хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, обеспеченных первичными средствами хранения (архивными коробками, папками). Документы, упакованные в бумагу или конверты, не показываются.
Приложение 1
к Регламенту и Инструкции
________________________________________
(Наименование и адрес получателя)
Кем представляется _____________________
(наименование и адрес
________________________________________
отчитывающейся организации)
Паспорт __________________________________________________________
_______________________________________ архива на 1 января .... г.
(Название архива)
1. Состав и объем архивных документов
Показатели
|
Код
стро-
ки
|
Кол-во
фондов
|
Количество ед. хр.
|
Кол-во
ед. хр.,
принятых
на вре-
менное
хранение
|
всего
|
в том числе
|
внесен-
ных в
описи
|
секрет-
ных
<*>
|
учтен-
ных
особо
ценных
|
|
А
|
Б
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Док-ты на
бум. основе.
Всего:
|
101
|
|
|
|
|
|
|
в т.ч.:
Управленчес-
кая докумен-
тация
|
102
|
|
|
|
|
|
|
Док-ты лично-
го происхож-
дения
|
103
|
|
|
|
X
|
|
|
НТД
|
104
|
|
|
|
|
|
|
Документы по
личному сос-
таву
|
105
|
|
|
|
|
X
|
|
Кинодокументы
|
106
|
|
|
|
|
|
|
Фотодокументы
|
107
|
|
|
|
|
|
|
Фонодокументы
|
108
|
|
|
|
|
|
|
Видеофоно-
граммы
|
109
|
|
|
|
|
|
|
МЧД
|
110
|
|
|
|
|
|
|
Микроформы на
правах под-
линников
|
111
|
|
|
|
X
|
|
|
Итого:
|
112
|
|
|
|
|
|
| |
