Штатное расписание
Скачать 309.41 Kb.
|
См. также: Консультация эксперта: Как правильно отразить систему "грейдов" в штатном расписании? Консультация эксперта: Можно ли в должностных инструкциях при одинаковом функционале обосновать разный уровень оплаты труда разным опытом работы на аналогичной позиции? Консультация эксперта: Можно ли в трудовом договоре не указывать размер оклада, а ограничиться формулировкой "оплата согласно штатному расписанию"? Консультация эксперта: Можно ли отразить наименование контрагента, бухгалтерский учет которого будет вести работник, в названии должности этого работника? Консультация эксперта: Может ли в штатном расписании должность руководителя структурного подразделения "Бухгалтерия" значится как "Главный бухгалтер Санкт-Петербургского филиала?" 3. Штатное расписание филиалов Прежде всего необходимо отметить, что филиал в отношении своих работников не выступает в качестве работодателя, так как не является юридическим лицом, а только выполняет его функции либо их часть и действует на основании утвержденных положений. Поэтому, в связи с тем что филиалы, так же как отделы, секторы или иные подразделения, являются структурными частями организации, а штатным расписанием оформляется структура и штатный состав всей организации (с указанием ее составных), составление штатного расписания по частям (отдельно по должностям юридического лица (далее - головной организации) и филиалов) неверно. Однако, поскольку филиалы могут осуществлять все функции юридического лица, утверждение штатного расписания лично руководителями филиалов возможно в случае предоставления им такого права. В таком случае в графу "Наименование организации" формы N Т-3 следует вносить наименование не филиала (например, "Филиал ООО "Гром" в г. Ростов-на-Дону"), а головной организации в соответствии с уставными документами. В этом случае филиал указывается в графе "Структурное подразделение", чем он, по сути, и является. В локальных нормативных актах рекомендуется прописать процедуру передачи информации (например, путем передачи заверенной копии штатного расписания филиала или выписки из него в головную организацию) для четкой координации действий в отношении штата организации. ПОДПИСАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ 1. Лица, подписывающие штатное расписание >>> 2. Утверждение штатного расписания >>> 2.1. Проставление печати на штатном расписании >>> 3. Ознакомление работников со штатным расписанием >>> 4. Сроки утверждения штатного расписания >>> 1. Лица, подписывающие штатное расписание Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи: - руководителя кадровой службы; - главного бухгалтера. Если данные должности вакантны, штатным расписанием не предусмотрены или руководитель организации ведет бухгалтерский учет лично (пп. "г" п. 2 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"), то выход из такой ситуации может быть следующим: - соответствующая строка остается пустой; - в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников (например, специалиста по кадрам). Штатное расписание может состоять из нескольких листов. Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке. При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи. Данная процедура может применяться и в случае подписания штатного расписания филиала перед его утверждением отдельно от головной организации. 2. Утверждение штатного расписания Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо. При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах. Утверждение штатного расписания в виде грифа "УТВЕРЖДАЮ" не предусмотрено формой N Т-3. Таким образом, в грифе утверждения штатного расписания должны быть проставлены реквизиты приказа о его утверждении (вводе в действие). См. образец заполнения приказа. Локальным нормативным актом работодателя может быть предусмотрено хранение текущего штатного расписания в подразделении, отвечающем за внесение в него изменений или дополнений, например в отделе кадров. Копии или выписки из утвержденного штатного расписания могут направляться в бухгалтерию для внесения соответствующих изменений в программу, позволяющую осуществлять начисления заработной платы, или в отдел персонала, который участвует в мероприятиях по сокращению штата и которому информация о вакансиях необходима для работы. 2.1. Проставление печати на штатном расписании Унифицированная форма N Т-3 не предусматривает проставления печати на утвержденном штатном расписании. 3. Ознакомление работников со штатным расписанием При приеме на работу работника условия оплаты труда являются обязательными для включения в его трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). При указании конкретной суммы заработной платы, а также частей, из которых она состоит, и ознакомлении с локальными нормативными актами, регламентирующими порядок ее начисления и систему оплаты труда в организации, нет необходимости знакомить работника со штатным расписанием. 4. Сроки утверждения штатного расписания Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения. Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно. Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое расписание с целью удобства его применения в работе. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ В соответствии с пп. "а" ст. 71 разд. 1.2 "Организационные основы управления" Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) штатные расписания организации по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения. 1. Сроки хранения проектов штатного расписания Некоторые организации (как правило, с большой численностью работников) составляют проекты штатных расписаний по структурным подразделениям. В таком случае руководитель структурного подразделения представляет проект штатного расписания по своему подразделению лицу, ответственному за составление штатного расписания организации. Помимо разработки проектов возможно ведение переписки по вопросам включения той или иной должности в структуру подразделения и пр. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) для таких документов установлены следующие сроки хранения: - для проектов штатных расписаний - 5 лет (ст. 72); - для переписки по разработке и изменению штатных расписаний - 3 года (ст. 73). ШТАТНАЯ РАССТАНОВКА Штатная расстановка (штатное замещение, штатный список) применяется в работе лица, ведущего кадровую работу в организации. Форма данного документа законодательно не установлена и разрабатывается, как правило, на основе формы N Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Для удобства данный документ может быть составлен как в электронном виде, так и на бумаге. Применение такой расстановки помогает, в первую очередь, отследить наличие вакантных должностей, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками. Если не применяется программа по учету кадров, то в такую форму (составленную в виде таблицы) вносятся все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.), что позволяет создать отчет по различным запросам руководства. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) для штатных расстановок установлен срок хранения, который составляет 75 лет. См. образец заполнения штатной расстановки. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ 1. Дополнение штатного расписания новыми должностями и структурными подразделениями >>> 2. Исключение из штатного расписания вакантных должностей и структурных подразделений >>> 3. Исключение из штатного расписания штатных единиц или структурных подразделений при сокращении численности или штата >>> 3.1. Порядок внесения изменений в штатное расписание при сокращении штата или численности >>> 4. Изменение окладов в штатном расписании >>> 5. Переименование должностей и подразделений >>> Изменения в штатное расписание вносятся на основании принятого работодателем решения, закрепленного приказом. Изменения могут быть следующего характера: - исключение вакантных должностей или целых подразделений в связи с организационными изменениями в работе организации или предприятия; - ввод новых штатных единиц при необходимости расширения производства или увеличения оказываемых услуг; - сокращение штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата организации, индивидуального предпринимателя; - изменение окладов; - переименование подразделений и должностей и др. Изменения в штатном расписании можно оформлять двумя способами: - изданием приказа о соответствующем изменении; - утверждением нового штатного расписания. Работодатель самостоятельно принимает решение о способе внесения изменений в штатное расписание. При проведении мероприятий по сокращению штата или численности закон также не обязывает работодателя вводить именно новое штатное расписание, т.е. он вправе вносить приказом изменения в уже действующее. Таким образом, работодатель может иметь одно штатное расписание на протяжении всей деятельности организации и только приказами регулировать количество должностей или структурных подразделений. Важно! Сведения о наличии вакантных рабочих мест (должностей) работодатель обязан ежемесячно представлять в органы службы занятости (п. 3 ст. 25 Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации"). Часть 1 ст. 8 Закона г. Москвы от 01.10.2008 N 46 "О занятости населения в городе Москве" содержит аналогичную норму. Работодатель предоставляет информацию о потребности в работниках (наличии вакантных рабочих мест, должностей) в соответствии с порядком, утвержденным Постановлением Правительства Москвы от 23.06.2009 N 579-ПП. 1. Дополнение штатного расписания новыми должностями и структурными подразделениями При необходимости добавления должности в состав структурного подразделения или целого подразделения в состав организации следует издать приказ о внесении соответствующих изменений в штатное расписание, т.е. о вводе новых единиц. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому работодатель вправе ее разработать самостоятельно. Данный приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Дата введения новой должности может не совпадать с датой издания приказа, т.е. изменения могут вводиться позже (например, дата издания приказа - 28.11.2009, а должность вводится с 15.12.2009). При дополнении штатного расписания работодатель не обязан знакомить работников с вносимыми изменениями. См. образец заполнения приказа. Приведенная ниже схема содержит информацию о способах внесения изменений в штатное расписание путем добавления в него новых должностей (штатных единиц) или структурных подразделений, а также об основных этапах, которые необходимо при этом выполнить. ┌──────────────────────────────────────┐ │Способы дополнения штатного расписания│ └───────────────────┬──────────────────┘ ┌──────────────────────────┐ │ │Унифицированная форма │ ┌───────────────┴────────────┐ │не предусмотрена. │ │ │ │В проекте следует указать:│ │ │ │- дату, с которой вносятся│ ┌────────────┴────────┐ ┌────────────────┴───────────────┐ │изменения; │ │I. Составление нового│ │ II. Внесение изменений │ │- наименования новых │ │ штатного расписания │ │в действующее штатное расписание│ │структурных подразделений,│ └────────────┬────────┘ └─────────────────┬──────────────┘ │должностей; │ │ │ │- количество новых штатных│ │ │ │единиц; │ ┌────────────┴─────────┐ ┌─────────────────┴──────────────┐ │- размер оклада (доплат, │ │Подробнее об этом │ │ Составление проекта приказа ├───┤надбавок). │ │этапе см. "Составление│ └─────────────────┬──────────────┘ │Изменения могут вводиться │ │штатного расписания" │ │ │с даты издания приказа об │ │настоящего материала │ │ │утверждении штатного │ └──────────────────────┘ │ │расписания или позже. │ │ └──────────────────────────┘ ┌─────────────────┴──────────────┐ ┌──────────────────────────┐ │ Подписание приказа ├───┤Приказ подписывает │ └─────────────────┬──────────────┘ │руководитель организации │ │ │или лицо, уполномоченное │ │ │на утверждение (изменение)│ │ │штатов │ │ └──────────────────────────┘ │ ┌──────────────────────────┐ ┌─────────────────┴──────────────┐ │Приказ регистрируется │ │ Регистрация приказа ├───┤в журнале (на бумажном │ └─────────────────┬──────────────┘ │носителе или в электронном│ │ │виде). Унифицированная │ │ │форма журнала │ │ │не предусмотрена. │ │ └──────────────────────────┘ ┌─────────────────┴──────────────┐ ┌──────────────────────────┐ │ Хранение приказа ├───┤Изменения к штатному │ └────────────────────────────────┘ │расписанию хранятся │ │постоянно │ └──────────────────────────┘ См. также: Консультация эксперта: Как внести изменения в штатное расписание, если меняется наименование должности и вводится новое структурное подразделение? 2. Исключение из штатного расписания вакантных должностей и структурных подразделений Исключение из штатного расписания вакантных должностей проводится на основании приказа руководителя или уполномоченного лица. В этом случае уведомление работников о сокращении численности или штата также не требуется, так как данные должности работниками не заняты. Перед началом проведения процедуры сокращения штата или численности работников работодателю рекомендуется исключить вакантные должности заранее, а не одновременно с уведомлением работников о предстоящем высвобождении, поскольку вывод вакантных должностей без предложения их работникам, подлежащим увольнению, может быть расценен судом как несоблюдение процедуры, предшествующей увольнению работников по основанию, предусмотренному п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Поскольку приказ об исключении единиц из штатного расписания составляется по форме, разработанной работодателем самостоятельно, указание в нем оклада или заработной платы, в отличие от приказа о вводе штатной единицы, необязательно. См. образец заполнения приказа. 3. Исключение из штатного расписания штатных единиц или структурных подразделений при сокращении численности или штата Право принять решение о сокращении штата или численности предоставлено работодателю. Главное условие проведения таких мероприятий - соблюдение норм ч. 3 ст. 81, ст. ст. 82 и 180 ТК РФ, т.е. письменное уведомление работников, участие выборного органа первичной профсоюзной организации (при ее наличии) и предложение вакансий работникам, подлежащим увольнению. Подробнее об этом см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Расторжение трудового договора". |
Похожие:
 | Внести с 21. 08. 2017 в штатное расписание изменения, установив следующие оклады по должностям |  | |
| | ||
| | ||
| Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров А. П. Васина | | В статье рассмотрим составление штатного расписания, внесение в него изменений, а также ответим на ряд других вопросов |
| В статье рассмотрим составление штатного расписания, внесение в него изменений, а также ответим на ряд других вопросов | | В организации по усмотрению руководства должна быть разработана индивидуальная инструкция по делопроизводству |