Порядок командирования работников в НИУ МЭИ
1. Предварительное обсуждение служебной поездки. Определение источника финансирования/ подача служебной записки на финансирование командировки
Основанием для направления работника НИУ МЭИ в командировку может быть:
Приглашение принимающей стороны
Письменное/ устное распоряжение руководителя
План работы института/ кафедры
Договорные обязательства (в случае выполнения работ по заключенному договору с внешним заказчиком)
Иное
Определение источника финансирования обсуждается с руководителем, принимающим решение о направлении работника НИУ МЭИ в командировку.
2. Сроки Оформления и регистрации служебной записки для направления в командировку и других необходимых сопроводительных документов
Не менее чем за 10 рабочих дней до начала поездки необходимо заполнить, подписать и завизировать в соответствующих подразделениях НИУ МЭИ служебное задание, а также другие необходимые сопроводительные документы.
2.1. Заполнить служебную записку – шаблон служебной записки (Приложение 1) ссылка
Служебная записка оформляется и подписывается руководителем подразделения.
В служебной записке необходимо указать:
фамилию, имя, отчество работника(ов);
структурное подразделение (подразделения) и должность (должности) работника(ов);
страну и город, в которые командируется работник(и);
название принимающей организации;
даты начала и окончания поездки (включая дни проезда);
количество календарных дней поездки (включая проезд);
количество календарных дней поездки, не считая времени нахождения в
пути (обычно — на 1 день меньше, чем в предыдущем пункте);
- НИУ МЭИ, если университет несет все расходы по командированию работника;
- НИУ МЭИ и название принимающей организации, если она покрывает часть расходов на поездку (в этом случае все виды таких расходов должны быть перечислены в приглашении от принимающей стороны);
- название принимающей стороны, если она покрывает все расходы на поездку (это должно быть указано в приглашении от принимающей стороны). В случае отсутствия подтверждения от принимающей стороны, поездка служебной не признается.
основание для командирования работника:
- приглашение от принимающей организации;
- приказ на проведение мероприятия;
- поручение руководителя;
- другие документы в случае необходимости;
цель поездки;
руководителя (руководителей) подразделения (подразделений).
2.2. Подготовить перевод текста приглашения либо другого документа — основания для командирования — на русский язык (если он на иностранном языке).
2.3. Завизировать служебную записку и (при наличии) сопроводительные документы у руководителя подразделения (руководителей подразделений, если командировка оформляется по нескольким должностям командируемого в случае внутреннего совместительства). В случае если командировка не связана с одной из должностей, то по этой должности оформляется отпуск без сохранения содержания.
2.4. Если необходимо оформить замещение обязанностей на время командировки – сделать следующее:
оформить служебную записку (Приложение 4) ссылка на имя ректора с указанием работника НИУ МЭИ, на которого будут возлагаться обязанности на время командировки; указать в служебной записке: «согласие замещающего имеется» либо проставить подпись замещающего лица;
приложить служебную записку о замещении обязанностей к комплекту документов.
2.5 Оформленную служебную записку и основание к ней передать в финансово-экономическое управление на согласование источника финансирования поездки, статей расходов, способа приобретения проездных документов и документов на проживание. При необходимости оформляется заявление на получение подотчетных средств (Приложение 2) ссылка, заявка на приобретение билетов и ваучеров.
Адрес ФЭУ: Красноказарменная ул., д.14, каб. Ж-323. Ответственный сотрудник: начальник управления- Ефремова Ольга Васильевна.
2.6. Согласовать и завизировать служебную записку и (при наличии) сопроводительные документы у проректора, курирующего источник финансирования
2.7. Обратиться со служебной запиской и (при наличии) сопроводительными документами в Управление бухгалтерского учета (УБУ) для визирования
Адрес УБУ: Красноказарменная ул., д. 14, каб. И-222, ответственный сотрудник- Токарева Оксана Игоревна, тел. (495)362-74-36
2.7 Передать служебную записку и (при наличии) сопроводительные документы в Управление по работе с персоналом(УРП)
Адрес УРП: Красноказарменная ул., д. 14, каб. И-216.
Ответственный сотрудник УРП: Михайлова Александра Андреевна.
3. Подготовка приказа о направлении работника в командировку
3.1. Ответственный сотрудник Управления по работе с персоналом (УРП) готовит приказ о направлении работника в командировку на основании утвержденной и подписанной служебной записки и (при наличии) сопроводительных документов.
3.2. Подписанный и зарегистрированный приказ направляется ответственным сотрудникам Управления бухгалтерского учета (2 экз), Финансово-экономического управления, Управления по работе с персоналом и в структурное подразделение, командировавшее работника.
3.3. После регистрации приказа о направлении работника в командировку, командируемый работник Университета обязан ознакомиться с приказом о командировании под подпись в Управлении по работе с персоналом и, при необходимости (например, для получения аванса), получить копию приказа
у ответственного сотрудника УРП — Михайловой Александры Андреевны.
адрес: Красноказарменная ул., д. 14, каб. И-261, тел. 8 (495) 362 7690.
Также по электронной почте можно запросить и получить копию служебной записки с номером приказа о командировании у ответственного сотрудника Управления по работе с персоналом.
4. Получение аванса на командировку и бронирование (оплата) транспортных билетов, проживания и др.
4.1 Получение аванса на командировочные расходы осуществляется на основании приказа о направлении работника в командировку.
4.2 Оформление аванса производится путем перечисления денежных средств на банковскую карту работника у ответственного сотрудника Управления бухгалтерского учета (УБУ) Токаревой Оксаны Игоревны по адресу: Красноказарменная улица, дом 14, второй этаж, кабинет И-222, телефон 8(495) 362-74-36.
4.3 Бронирование (приобретение) транспортных билетов, проживание и дополнительные расходы, связанные со служебной командировкой можно оформить через организацию, заключившую договор с НИУ «МЭИ» на оказание указанных услуг.
Заказ билетов осуществляется на сайте zakupki.mpei.ru в разделе Сотрудники, далее Заявки в командировку, Форма заявки для заказа билетов.
5. Составление отчетности по командировке
5.1 После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней составляет авансовый учет установленной формы (Приложение 3) ссылка
с приложением первичных документов, подтверждающих произведенные расходы и сдает его в Управление бухгалтерского учета (УБУ) Токаревой Оксане Игоревне по адресу: Красноказарменная улица, дом 14, второй этаж, кабинет И-222, телефон 8(495) 362-74-36.
5.2 Выдача работнику очередного аванса под отчет в связи с направлением его в следующую служебную командировку производится только при условии полного погашения задолженности по ранее выданному ему авансу и представления в УБУ авансового отчета по предыдущей командировке.
5.3 Работник несет персональную ответственность за несвоевременную сдачу авансового отчета в установленные законодательством Российской Федерации сроки и за достоверность сведений о произведенных им расходах по командировке.
5.4 Авансовый отчет, представленный работником позже трех рабочих дней с даты его возвращения из командировки, без наличия соответствующей объяснительной записки, объясняющей причины задержки представления отчета и имеющей положительную резолюцию координирующего руководителя, не могут быть приняты к учету. |
