Раздел 5. Штатное расписание.
Содержание раздела 5:
Штатное расписание: разработка, утверждение, изменение.разработка и утверждение.
Внесение изменений в кадровые документы при изменении штатного расписания.
Штатное расписание: разработка, утверждение, изменение.
Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду. Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, кому делегируется данная обязанность.
В противовес расхожему мнению о том, что данной работой должен заниматься отдел по работе с персоналом, хотелось бы отметить, что в большинстве российских организации этот отдел занимает такое место в формальной и неформальной организационной структуре, что руководитель этого отдела по уровню компетенции не в состоянии планировать состав и количество управленческого звена всей организации и тем более уровень их оплаты. В таких ситуациях, когда компания не имеет экономиста по труду, корректно разработать штатное расписание может только сам руководитель при помощи руководителей подразделений.
Если руководитель организации делегирует данную обязанность кому-то из подчиненных, у которого не прописан данный пункт в должностной инструкции и трудовом договоре, то такое лицо назначается при помощи приказа по основной деятельности.
Приблизительная форма приказа о возложении обязанностей по созданию проекта штатного расписания приведена ниже:
Наименование организации
ПРИКАЗ
«__»_________200_ г. №_____
Москва
О возложении обязанности по
созданию проекта штатного расписания
В связи с необходимостью разработки штатного расписания (нового штатного расписания, пересмотра штатного расписания №__ от «__»_______200 _ г.)
ПРИКАЗЫВАЮ:
Возложить обязанности по разработке проекта штатного расписания на заместителя генерального директора по финансовым вопросам Сидорова В.Е.
Согласовать проект штатного расписания с руководителями всех подразделений.
Установить срок создания проекта штатного расписания до 02 декабря 2006 г.
Генеральный директор: Личная подпись Расшифровка подписи
С приказом ознакомлен:
Зам. генерального директора
по финансовым вопросам Личная подпись В.Е. Сидоров
Дата ознакомления
Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть и приказ может начинаться сразу со слов «ПРИКАЗЫВАЮ», так как никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя при желании Вы можете и указать причины, например, открытие новой компании Х, необходимость набора персонала в компанию Х.
Приблизительная форма приказа об утверждении штатного расписания:
Наименование организации
ПРИКАЗ
«__»_________200_ г. №_____
Москва
Об утверждении штатного расписания
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить штатное расписание №___ от «__»________ 200_г. с составом в количестве ___ единиц.
Директор: Личная подпись Расшифровка подписи
Визы согласования
с заинтересованными
должностными лицами
С приказом ознакомлены: Личные подписи Расшифровка подписей
Даты
Изменения в штатное расписание вносятся также в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
Заголовок приказа может быть следующим:
«О внесении изменений в штатное расписание»
«Об изменении штатного расписания»
«О частичном изменении штатного расписания»
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
совершенствование организационной структуры компании;
проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
реорганизация компании;
расширение или сокращение производственной основы компании;
изменение законодательства;
оптимизация управленческой работы;
планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функции и т.д.
Приблизительная форма приказа о внесении изменений в штатное расписание:
Наименование организации
ПРИКАЗ
«__»_________200_ г. №_____
Москва
О внесении изменений в штатное расписание
В связи с реорганизацией производственного подразделения,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в штатное расписание №___ от «__»________ 200_г. следующие изменения:
Переименовать отдел снабжения в отдел материально-технического обеспечения.
Включить отдел рекламы и отдел реализации в Департамент маркетинга.
Установить должности координатора поставок оклад в размере 15000 руб.
Основание: план реорганизации планово-экономического отдела № от «__»____ 200_ г.
Директор: Личная подпись Расшифровка подписи
Визы согласования
с заинтересованными
должностными лицами
С приказом ознакомлены: Личные подписи Расшифровка подписей
Даты
С введением альбома унифицированных форм документации по учету результатов труда и его оплаты у работодателя появилась возможность использовать уже готовую форму штатного расписания – форму Т-3.
Ниже рассмотрим основные принципы заполнения данной формы.
Номер документа устанавливается на основании порядкового номера штатного расписания, начиная с момента создания первого штатного расписания, то есть нумерация применяется сквозная за все годы существования организации.
Дата соответствует дате разработки данного штатного расписания.
В строке «на период с «__» ___________ 20__ года», указывается с какого именно числа начинает действие данного штатного расписания и какой плановый период его действия.
Утверждается штатное расписание приказом по основной деятельности. Поэтому в грифе утверждения делается ссылка на точный регистрационный номер и дату приказа, который утвердил данное штатное расписание.
В грифе утверждения также указывается прописью количество штатных единиц.
Наименование и коды структурных подразделений. Наименования структурных подразделений логичнее всего указывать по степени функциональной важности. Хотя допустимо применение и другого принципа очередности подразделений (например, по количеству персонала внутри подразделения).
Коды проставляются по порядку. На основе кодирования структурных подразделений в коммерческой организации разрабатывается номенклатура дел организации и ее подразделений и в дальнейшем присваиваются номера дел этих структурных подразделений.
Профессия (должность). Согласно ст. 57 ТК РФ штатное расписание является источником для установления наименования должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах в качестве его обязательного условия.
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).
На данный момент времени существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:
ЕТКС – Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
Общеотраслевые Квалификационные справочники должностей руководителей, специалистов и других служащих;
ОКПДТР – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Количество штатных единиц – указывается на конкретную должность. При этом в штатном расписании могут быть указаны штатные единицы (должности), которые в данной организации еще не заняты (вакантны). «Лишние» не занятые позиции должны быть предложены сотрудникам организации при проведении мероприятий по сокращению штатов.
Оклад (тарифная ставка), указывается конкретной цифрой. Ни в коем случае не допускается указание так называемой «вилки», так как эта практика нарушает требования трудового законодательства в вопросе дискриминации по оплате труда. Если в практической ситуации работодателю необходимо дифференцировать оплату труда внутри одной должностной группы, то он может использовать для этого другие механизмы, а именно:
установить сотрудникам одного подразделения различные надбавки, например, за стаж работы в данной организации, за специализированное образование и т.д.
разделить должностные позиции внутри отдела различными наименованиями, с использованием слов: ведущий, старший, специалист и т.д. При этом необходимо будет четко прописать разницу этих должностных позиций в трудовом договоре и/или должностной инструкции, примером может служить, например, добавление (или сокращение) функциональных обязанностей, повышение (понижение) уровня ответственности, наличие другого уровня знаний и навыков и др.
Надбавки также устанавливаются в цифровом значении в рублях. В унифицированной форме не указаны виды таких надбавок, так как они устанавливаются самим работодателем, исходя из тех критериев и характеристик, которые ценны и важны именно в данной компании для данной должностной позиции. При установлении надбавок, критерий их присвоения должен быть прописан во внутренних локальных нормативных актах.
В графе 9 «итого» необходимо просуммировать оклад (тарифную ставку) с надбавками по данной должностной позиции. Согласно унифицированной форме эту сумму надо рассчитать на одну штатную единицу, то есть рассчитывать ее с учетом количества планируемых штатных единиц не надо. Если следовать этой логике унифицированной формы то подводя итог по данному столбцу полученный расчет будет абсолютно бессмысленным. Поэтому несмотря на прописание расчета в этой графе рекомендовано все-таки полученную сумму рассчитать исходя из количества запланированных штатных единиц.
В графе «Примечание», указывается другая необходимая информация. Этот раздел может заполняться и после утверждения штатного расписания. Если в разделе «Примечание» прописать фамилии сотрудников, занимающих данные должностные позиции, то данное штатное расписание будет сочетать в себе и штатную расстановку.
Штатное расписание подписывает лицо ответственное за финансы (как правило, главный бухгалтер) и за работу с кадрами.
Следует помнить, что при составлении штатного расписания не допускаются подчистки и исправления. Заполнение всех граф штатного расписания (кроме графы «Примечание») является обязательным.
Срок хранения штатного расписания по месту разработки и утверждения постоянный, согласно ст. 32 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.
|
Код
|
Форма по ОКУД
|
0301017
|
Общество с ограниченной ответственностью «Союзпрокат»
|
по ОКПО
|
076543
|
наименование организации
|
Номер документа
|
Дата
|
|
|
|
|
Штатное расписание
|
34
|
12.03.2006
|
|
|
УТВЕРЖДЕНО
Приказ от «11 » декабря 2006 года № 94
|
на период 1 год с «15» декабря 2006 года
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Штат в количестве
|
34 (тридцати четырех)
|
единиц
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Структурное подразделение
|
Профессия
(должность)
|
Количество штатных
единиц
|
Оклад
(тарифная ставка),
руб
|
Надбавка,
руб
|
Итого:
5+6+7+8
|
Примечание
|
наименование
|
код
|
За знание языка
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
Администрация
|
01
|
Генеральный директор
|
1
|
35000
|
0
|
0
|
0
|
35000
|
|
Администрация
|
01
|
Секретарь
|
2
|
10000
|
3000
|
0
|
0
|
26000
|
|
Бухгалтерия
|
02
|
Главный бухгалтер
|
1
|
25000
|
0
|
0
|
0
|
25000
|
|
Бухгалтерия
|
02
|
Бухгалтер по расчету заработной платы.
|
1
|
12000
|
0
|
0
|
0
|
12000
|
|
Отдел продаж
|
03
|
Начальник отдела продаж
|
1
|
27000
|
2000
|
0
|
0
|
29000
|
|
Отдел продаж
|
03
|
Менеджер по продажам
|
20
|
20000
|
3000
|
0
|
0
|
460000
|
|
Отдел продаж
|
03
|
Секретарь
|
2
|
8000
|
3000
|
0
|
0
|
22000
|
|
Вспомогательный отдел
|
04
|
Офис-менеджер
|
1
|
15000
|
0
|
0
|
0
|
15000
|
совместитель
|
Вспомогательный отдел
|
04
|
Водитель-экспедитор
|
5
|
12000
|
0
|
0
|
0
|
60000
|
|
|
|
|
Итого по документу
|
34
|
Х
|
Х
|
Х
|
Х
|
684000
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Внесение изменений в кадровые документы при изменении штатного расписания.
Когда происходит изменение штатного расписания необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.
Когда в действующее штатное расписание вносятся те или иные изменения: появляются новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то очень часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, что это за кадровая процедура:
Переименование должности.
Перевод.
Переименование отдела.
Возложение дополнительных обязанностей.
Изменение окладов.
Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо будет производить абсолютно разные процедуры оформления кадровых документов.
Давайте рассмотрим все эти варианты отдельно:
Переименование должности. Имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности не меняется ничего, что повлекло за собой бы изменение его обычных трудовых обязанностей. Он как выполнял определенные функции, так и будет их выполнять в ближайшее время. В таком случае достаточно выпустить приказ по основной деятельности с формулировкой о необходимости внести изменения в кадровую и бухгалтерскую документацию (форма приказа прилагается ниже). После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку. Пример внесения записи также дан ниже.
2.1. Внесение изменений в трудовой договор сотрудника, чья должность переименовывается.
ИЗМЕНЕНИЯ
от 02.09.2006 №15.
г.Москва
к трудовому договору №123 от 10.03.2001 г.
В трудовой договор №123 от 10.03.2001, заключенный между открытым Акционерным обществом «Северинвест» (далее Работодатель) в лице Генерального директора Иванова П.С., действующего на основании Устава, и Сучковой И.Д. (далее Работником), внесли следующие изменения:
1. Пункт 1.2. Договора: «Работник принимается секретарем приемной» в связи с изменением штатного расписания и переименованием должности секретаря приемной закрепить в следующей редакции: «Работник выполняет функции помощника генерального директора»
2 Данные изменения вступают в силу с момента подписания данных изменений к трудовому договору обеими сторонами.
3. Остальные положения трудового договора остаются без изменений.
4. Данные изменения оформлены в двух экземплярах и являются обязательным приложением к трудовому договору, заключенному между Сторонами.
5. Подписи Сторон:
Работодатель Работник
_________________ ____________________
2.2. Приказ по основной деятельности.
ОАО «Северинвест»
ПРИКАЗ
от 3 сентября 2006 г. №34
г. Москва
о переименовании должности секретаря приемной
В связи с изменением штатного расписания №12 от 24.08.2005 г. и вводом в действие штатного расписания №13 от 01.09.2006 г.,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Переименовать должность секретаря приемной, в должность помощника генерального директора.
Внести изменения в кадровую и бухгалтерскую документацию до 10 сентября 2006 г.
Ответственным назначить специалиста отдела кадров Петрову С.В. и главного бухгалтера Смирнову Л.Д.
Основание: изменение к трудовому договору Сучковой И.Д. от 02.09.2006 №15.
Генеральный директор подпись Козлов Л.Б.
С приказом ознакомлены:
Петрова С.В. подпись «__»____________200_ г.
Смирнова Л.Д. подпись «__»____________200_ г.
(собственноручно проставленные даты ознакомления)
2.3. Внесение записи в трудовую книжку.
№ записи
|
Дата
|
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
|
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
|
число
|
месяц
|
год
|
23
|
12
|
03
|
2001
|
Принята на должность секретаря приемной.
|
Пр. от 10.03.2001. №32
|
24
|
|
|
|
Должность секретаря приемной переименована с 01.09.2006 в должность помощника генерального директора.
|
Приказ от 03.09.2006 №34.
|
2. 4. Внесение записи о переименовании должности в личную карточку работника Т-2.
При этом работник расписывается в карточке Т-2 подтверждая факт ознакомления с записями в трудовой книжке.
III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
Дата
|
Структурное
подразделение
|
Профессия
(должность), разряд, класс (категория) квалификации
|
Оклад (тарифная
ставка), надбавка,
руб.
|
Основание
|
Подпись владельца трудовой книжки
|
12.03.2002
|
Приемная
|
Секретарь приемной
|
12000
|
Пр. от 10.03.2001. №32.
|
Сучкова
|
01.09.2006
|
|
Должность переименована в помощника генерального директора
|
|
Приказ от 03.09.2006 №34.
|
Сучкова
|
Перевод.
Подробнее процедура оформления перевода и документальное оформлением будет рассмотрено ниже в соответствующем разделе.
Изменение структурного подразделения.
Оформляется аналогично изменению наименования должности (переименованию).
Возложение дополнительных обязанностей и ответственности.
Часто в практике необходимо провести дополнительное возложение обязанностей и ответственности на сотрудника. Какой процедурой проводить данное изменение решать необходимо в каждом конкретном случае. Можно произвести перевод: оформляя изменения (дополнения) к трудовому договору и приказ о переводе, можно возложить определенные обязанности приказом по основной деятельности, в котором обязательно должен быть прописан принцип доплаты за дополнительные обязанности.
4.1. Оформление изменений к трудовому договору (в котором прописывается также дополнительная оплата).
4.2. Приказ по основной деятельности о возложении дополнительных обязанностей.
ООО «Северинвест»
ПРИКАЗ
№35 от 28 мая 2003 г.
г. Москва
о возложении обязанностей по хранению и заполнению трудовых книжек
В связи с вводом в действие Постановления Правительства РФ 225 от 15.04.2003 г. «О трудовых книжках»,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Возложить обязанности по хранению и внесению сведений в трудовые книжки работников на инспектора отдела кадров Орлову А.Т. с 01.06.2003 г.
Установить дополнительную оплату в размере 2000 руб.
До 01.06.2003 г. оформить акт сдачи-приемки трудовых книжек.
Генеральный директор Подпись Козлов Л.Б.
С приказом ознакомлены:
Орлова А.Т. подпись «__»____________200_ г.
(собственноручно проставленные даты ознакомления)
Изменение окладов.
Когда в штатном расписании изменяются оклады, то необходимо внести изменения только в трудовой договор, так как, согласно ст. 57 Трудового Кодекса РФ обязательным условием трудового договора являются условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).
|
