3. Порядок обработки персональных данных
В соответствии со ст. 86 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина директор Организации и назначенные им работники при обработке персональных данных работника должны соблюдать следующие общие требования:
- Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
- При определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных Работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.
4. Порядок хранения персональных данных
4.1. Персональные данные работников могут храниться, как на бумажных носителях, так и в электронном виде в информационных системах персональных данных Организации, в электронных папках и файлах в персональных компьютерах (ПК) сотрудников Организации : начальника отдела кадров, сотрудников отдела кадров, главного бухгалтера и сотрудников бухгалтерии.
Доступ к ПК строго ограничен кругом лиц, определённых приказом директора , каждый компьютер защищен паролем, и оснащен антивирусной защитой.
4.2. В отделе кадров Организации хранятся в специально отведенном железном шкафу следующие группы документов, содержащие ПДн работников в единичном или сводном виде:
- Документы, содержащие персональные данные работников (комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении; комплекс материалов по анкетированию, тестированию; проведению собеседований с соискателем на должность; подлинники и копии приказов по личному составу; личные дела и трудовые книжки работников; дела, содержащие основания к приказу по личному составу; дела, содержащие материалы аттестации работников; служебных расследований; справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы); подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству Общества, руководителям структурных подразделений; копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения.
- Документация по организации работы (, должностные инструкции работников, приказы, распоряжения, указания руководства);
В том числе в специально отведенном железном шкафу хранятся:
- трудовые книжки, документы воинского учёта, карточки работников по форме Т-2;
- личные дела в бумажном виде в папках,
Ключи от железного шкафа хранятся лично у начальника отдела кадров и директора
4.3. Хранение персональных данных в бухгалтерии:
- Персональные данные, содержащиеся на бумажных носителях, хранятся в запираемом шкафу, установленном на рабочем месте главного бухгалтера.
- Персональные данные, содержащиеся на электронных носителях информации, хранятся в ПК главного бухгалтера, ведущего и старшего бухгалтеров.
- Персональные данные, содержащиеся на бумажных носителях, сдаются в архив после истечения установленного срока хранения.
4.4. Персональные данные работников , содержащиеся на электронных носителях, уничтожаются в течение тридцати дней со дня окончания претензионного срока по индивидуальным трудовым спорам, установленного ст.392 Трудового кодекса РФ, по причине достижения Обществом цели обработки персональных данных этого работника и на основании п.4.ст.21. Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».
5. Обработка персональных уволенных работников
Работодатель вправе обрабатывать персональные данные уволенного работника в случаях и в сроки, предусмотренные федеральным законодательством.
С учетом положений п.2 ч.1 ст.6 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», согласие уволенных работников на обработку их персональных данных не требуется в следующих случаях:
- при исполнении нормы подп.5 п.3 ст.24 Налогового кодекса Российской Федерации, где установлена обязанность налоговых агентов (работодателей) в течение 4 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога;
- при выполнении требований статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в которой определяется, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.
Статья VI. ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
1. При передаче персональных данных работника Работодатель должен соблюдать следующие требования:
- Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, установленных федеральными законами.
- Предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено.
- Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
- Передавать персональные данные работника представителю работника в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом № 152-ФЗ от 27 июля 2006 года «О персональных данных», и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
3. Предоставление персональных данных работника государственным органам производится в соответствии с требованиями действующего законодательства.
4. Сведения о работающем сотруднике или уже уволенном могут быть предоставлены другой организации только с письменного запроса на бланке организации, с приложением копии письменного согласия работника, удостоверенного нотариально.
Передача информации, содержащей сведения о персональных данных работников Общества, по телефону, факсимильной связи, электронной почте запрещается.
5. Согласия работника на передачу его персональных данных третьим лицам не требуется в случаях:
- когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника или иных лиц, а поучить согласие работника не представляется возможным;
- когда третьи лица оказывают услуги Работодателю на основании заключенных договоров;
- в случае передачи персональных данных работников в Фонд социального страхования Российской Федерации и Пенсионный фонд Российской Федерации;
- в случае передачи работодателем персональных данных работников в налоговые органы, военные комиссариаты, профсоюзные органы, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации;
- если ПДн работника обрабатывается или передается в рамках установленных полномочий, мотивированных запросов от органов прокуратуры, правоохранительных органов, органов безопасности, от государственных инспекторов труда при осуществлении ими государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных органов, уполномоченных запрашивать информацию о работниках в соответствии с компетенцией, предусмотренной законодательством Российской Федерации (при этом мотивированный запрос должен включать в себя указание цели запроса, ссылку на правовые основания запроса, в том числе подтверждающие полномочия органа, направившего запрос, а также перечень запрашиваемой информации);
Статья VII. ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ РАБОТНИКА
1. Персональные данные могут обрабатываться только уполномоченными в установленном порядке Работниками.
Работники допускаются к обработке персональных данных только решением директора.
Доступ к персональным данным работника имеют сотрудники Работодателя, которым персональные данные необходимы в связи с исполнением ими трудовых обязанностей согласно перечню должностей.
Работники, осуществляющие в Организации обработку персональных данных, должны действовать в соответствии с должностными инструкциями, регламентами и другими распорядительными документами Организации, и соблюдать требования Организации по соблюдению режима конфиденциальности.
Копировать и делать выписки персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения начальника отдела кадров.
2. Право доступа к персональным данным работника в Обществе имеют:
- Директор Организации
- Начальник отдела кадров
- Работники отдела кадров
- Главный бухгалтер
- Ведущий бухгалтер
- Уполномоченный сотрудник, назначенный приказом директора ответственным за обработку персональных данных и организацию их защиты
- Системный администратор
- сам работник, субъект персональных данных
- другие сотрудники Общества с санкции директора при выполнении ими своих служебных обязанностей
3. Полный перечень сотрудников Общества, имеющих доступ к персональным данным работников, готовится начальником отдела кадров по форме, утверждается Генеральным директоров Общества, и регулярно обновляется по мере изменения штатного расписания или текучки кадров. Перечень сотрудников Общества, имеющих доступ к персональным данным работников, оформляется в качестве Приложения к настоящему Положению.4. В целях выполнения порученного задания и на основании служебной записки с поло
Статья VIII. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА
1. Работник обязан передавать Работодателю или его представителю комплекс достоверных, документированных персональных данных, состав которых установлен Трудовым кодексом РФ, настоящим Положением и Правила внутреннего трудового распорядка, принятыми в Организации.
Работник должен своевременно в срок, не превышающий пяти рабочих дней, сообщать Работодателю об изменении своих персональных данных.
2. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у Работодателя, работник имеет право:
- На полную информацию об своих персональных данных и обработке этих данных; на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
Сведения о наличии персональных данных должны быть предоставлены работнику в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных.
- Получать от Работодателя сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ; перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения; сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения; сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.
- Определить своих представителей для защиты своих персональных данных.
- Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.
- Требовать уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
- При отказе Работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме Работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия.
- Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
- Требовать извещения Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
- Обжаловать в суде любые неправомерные действия или бездействие Работодателя при обработке и защите его персональных данных.
3. Если работник считает, что Работодатель осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований федерального законодательства или иным образом нарушает его права и свободы, работник вправе обжаловать действия или бездействие Работодателя в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке.
Работник имеет право на сохранение и защиту своей личной и семейной тайны, на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.
Во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту конфиденциальности его персональных данных недействителен и юридически ничтожен.
Статья IX. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ
1. Организации обязана при обработке персональных данных принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных работников от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий.
Защите подлежит:
- информация о персональных данных работника, содержащаяся на бумажных носителях;
- документы, содержащие персональные данные работника;
- персональные данные, содержащиеся на электронных носителях.
2. Общую организацию защиты персональных данных работников осуществляет директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер и сотрудник, уполномоченный в Организации осуществлять защиту ПДн.
Директор отвечает за введение и осуществление в Организации режима конфиденциальности персональных данных.
Начальник отдела кадров обеспечивает:
- Ознакомление работников под роспись с настоящим Положением, приказами и иными внутренними локальными нормативными актами, регулирующими обработку и защиту персональных данных в Обществе.
- Истребование с сотрудников письменного обязательства о соблюдении конфиденциальности персональных данных и соблюдении правил их обработки.
- Общий контроль соблюдения работниками мер по защите персональных данных работников.
- Хранение личные дел и документов, содержащих персональные данные работников, в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.
- Не допущение выдачи личных дел на рабочие места руководителей (личные дела могут выдаваться на рабочие места только директору ).
- Контроль возврата в отдел кадров в конце рабочего дня всех выданных работникам документов, содержащий ПДн работников.
- Организацию обучения сотрудников отдела кадров требованиям российского законодательства в области обработки ПДн.
Главный бухгалтер обеспечивает:
- Общий контроль соблюдения работниками бухгалтерии мер по защите персональных данных работников.
- Хранение документов, содержащих персональные данные работников, в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.
- Организацию обучения сотрудников бухгалтерии требованиям российского законодательства в области обработки ПДн.
Уполномоченный сотрудник обеспечивает:
- Защиту информационных систем Организации, в которых обрабатываются персональные данные.
- Общий контроль соблюдения работниками мер по защите персональных данных работников, в том числе в случае автоматизированной обработке ПДн.
- Организацию обучения работников требованиям российского законодательства в области обработки ПДн.
3. Все работники, допущенные к обработке персональных данных несут персональную ответственность за соблюдение конфиденциальности персональных данных работников.
Работники, допущенные к обработке персональных данных, обязаны соблюдать следующие правила:
- Обеспечивать хранение информации, содержащей персональные данные работника, исключающее доступ к ним третьих лиц.
- В отсутствие работника на его рабочем месте не должно быть документов, содержащих персональные данные работников.
- При уходе в отпуск, во время служебной командировке и иных случаях длительного отсутствия работника на своем рабочем месте, он обязан передать документы и иные носители, содержащие персональные данные работников лицу, на которое приказом или распоряжением директора будет возложено исполнение его трудовых обязанностей.
В случае если такое лицо не назначено, то документы и иные носители, содержащие персональные данные работников, передаются другому сотруднику, имеющему доступ к персональным данным работников по указанию начальника отдела кадров.
- При увольнении работника, имеющего доступ к персональным данным работников, документы и иные носители, содержащие персональные данные работников, передаются другому сотруднику, имеющему доступ к персональным данным работников по указанию Генерального директора.
- Допуск к персональным данным работника других сотрудников , не имеющих надлежащим образом оформленного доступа, запрещается.
- Копировать и делать выписки персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях при наличии письменного разрешения начальника отдела кадров.
Защита доступа к электронным носителям, содержащим персональные данные работников, обеспечивается, том числе:
- Использованием антивирусных программ, не допускающих несанкционированный доступ к персональным данным.
- Разграничением прав доступа с использованием учетной записи.
- Установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных.
- Учетом машинных носителей персональных данных.
- Обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием соответствующих мер.
- Контролем эффективности принимаемых мер по обеспечению защищенности персональных данных.
|
