  XII районная научно-практическая конференция школьников
«Первые шаги в науку»
Направление: Информатика
Название работы: Разработка информационной системы складского учета зерновой продукции растениеводства.
Автор работы: Акданова Айса
Место выполнение работы: г.Городовиковск Городовиковского района
Республики Калмыкия
МКОУ «Городовиковская СОШ №3»
Руководитель: Надмидова Ольга Викторовна, учитель информатики
2016г.
Содержание
Введение 2
2. Основная часть 3
2.1. Исследование особенностей складского учета в некоторых крестьянских фермерских хозяйствах Городовиковского и Яшалтинского районов. 3
2.2. Исследование рынка готовых информационных продуктов по учету продукции растениеводства. 4
2.3. Разработка информационной системы складского учета зерновой продукции растениеводства 6
Заключение 9
Список использованной литературы 9
Приложения 10
Введение
Сельское хозяйство является ведущей отраслью производства Республики Калмыкия. А в 1991 г. в результате Указа Президента РФ «О реорганизации колхозов и совхозов» земли сельскохозяйственного назначения были переданы всем работникам сельхозпредприятий, а также служащим, занятым в социальных объектах, расположенных на территория данного хозяйства. Это послужило образованию множества фермеров, которые отделились от кооперативов и коллективных хозяйств и решили выращивать зерновые культуры «собственными силами». В настоящее время трудно представить учет продукции без использования информационных систем. Тем не менее многие предприниматели сельскохозяйственного производства не могут позволить себе затраты на приобретение программных продуктов представленных на рынке, поэтому учет ведут на бумажных носителях.
И мы решили провести исследование по выявлению основных особенностей складского учета зерновой продукции растениеводства и разработать информационную систему для склада.
По данным Территориального органа государственной статистики по Республике Калмыкия основным производством Городовиковского и Яшалтинского района является сельское хозяйство. Поэтому исследование мы решили проводить в некоторых крестьянских фермерских хозяйствах этих районов. На примере КФХ Сангаджиева М.В., КФХ Дживаджиевой С.Н., КФХ Сони мы исследовали процесс учета зерновой продукции на складах. И пришли к выводу, что этот процесс необходимо автоматизировать. Перед предприятиями есть два варианта решения этой задачи: приобрести готовый программный продукт или разработать информационную систему учета продукции.
Рассмотрев предложенные готовые программы по складскому учету, мы пришли к выводу, что они не совсем подходят для поставленных задач. И поэтому мы выбрали второй вариант решения проблемы и решили разработать информационную систему складского учета зерновой продукции на базе платформы Microsoft Office Access.
Следующим этапом нашей работы стала разработка информационной системы складского учета зерновой продукции.
2. Основная часть
2.1. Исследование особенностей складского учета в некоторых крестьянских фермерских хозяйствах Городовиковского и Яшалтинского районов.
Перед тем, как начать разрабатывать информационную системы, мы решили выявить как ведется учет продукции на складах в КФХ Сангаджиев М.В., КФХ Дживаджиевой С.Н., КФХ Сони. Как выяснилось в наличии у предпринимателей имеются склады (см. табл.1).
Таблица 1.
Наличие складов у исследуемых предпринимателей
Наименование КФХ
|
Количество складов
|
Форма собственности
|
Учет продукции
|
КФХ Сангаджиев М.В.
|
2
|
1 – в собственности
1 – в аренде
|
Бумажный учет
|
КФХ Дживаджиевой С.Н.
|
2
|
2 – в аренде
|
Бумажный учет
|
КФХ Сони
|
1
|
1 – в собственности
|
Бумажный учет
|
Как видно из таблицы 1 учет продукции на складах ведется вручную. Это значительно усложняет процесс обработки информации, так как документооборот на складах должен быть точным, своевременным и информативным.
Нами были рассмотрены процессы, которые происходят на складах. Продукция поступает на склад от уборки урожая и от покупки у других предприятий, а выбывает от продажи и списания. Также для учета необходимо знать остатки на складах, а во время уборочной кампании урожайность полей (рис. 1).
Рис.1. Движение продукции на складах
Так же немаловажным является процесс сортировки и сушки продукции растениеводства. По результатам, которого заполняется «Акт на сортировку, сушку продукции растениеводства»
Вывод: для эффективной работы предпринимателям необходимо внедрять информационную систему для учета продукции на складах. С помощью информационной системы уменьшится время на заполнение документов. Если быть точнее, с помощью программного модуля оформления документации при покупке или продаже продукции займет одну минуту. При этом отчеты будут создаваться автоматически после команды пользователя, а это сокращает время работы минимум на три часа.
2.2. Исследование рынка готовых информационных продуктов по учету продукции растениеводства.
Для внедрения информационной системы в организацию складского учета существует два способа:
1. Покупка готового программного продукта
2. Разработка информационной системы складского учета
Все те программные продукты, которые широко известны, продаются и рекламируются сейчас в России - хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий (с учетом их величины, видов деятельности и других факторов), другие - для других, третьи - для третьих. Таким образом, задача состоит в том, чтобы выбрать оптимальный подходящий именно для сельскохозяйственного предприятия программный продукт.
К программам с такими характеристиками относятся, например, «1С:Торговля и склад», «SV:СКЛАД» фирмы BCG, «SLS-Склад», разработанная SoftLand Systems, «ИНФО-ПРЕДПРИЯТИЕ:ТОРГОВЫЙ СКЛАД», «Сириус-87» - модуль автоматизации склада.
Основные задачи, решаемые этими программными продуктами:
Поступление товара от поставщиков.
Реализация покупателям.
Возвраты покупателями и поставщикам.
Списание со склада.
Внутренние перемещения товаров.
Выписка счетов с резервированием товаров и снятие его с резерва.
Проведение операций взаимозачета.
Эти программы формируют большой набор отчетности:
Оборотные ведомости по складам в различных разрезах.
Остатки товаров по складам на любую дату.
Оборотные ведомости по расчетам с поставщиками и покупателями в разных валютах и на любую дату.
Реестры накладных и платежных документов
Автоматическое ведение книги продаж по оплате и по отгрузке, книги покупок.
Но, ни одна из данных программ не включает в себя отчетности для сельского хозяйства. Нет типовых форм документов, которые необходимы при учете движения продукции растениеводства. Так же средняя стоимость этих программ составляет 35-50 тыс.руб.
Вывод: так как нет готовых продуктов, полностью удовлетворяющих ведению складского учета сельскохозяйственной организации, необходимо разработать информационную систему учета зерновой продукции растениеводства на складе.
.
2.3. Разработка информационной системы складского учета зерновой продукции растениеводства
Цель: Разработать информационную систему складского учета зерновой продукции путем сравнения с бумажным учетом в КФХ Сангаджиев М.В., КФХ Дживаджиевой С.Н, КФХ Сони.
Для реализации поставленной цели мы использовали платформу Microsoft Office Access. Она входит в пакет прикладных программ Microsoft Office и служит для создания баз данных.
В соответствии с перечнем операций, которые выполняются на складе, разрабатываемая информационная система должна содержать информацию о продукции, контрагентах, организации, полях, машинистах.
Для хранения всех данных в MS Access мы создали таблицы: Главная организация, Контрагенты, Договора, Склады, Продукция, Поля, Единицы измерения (рис. 2). Данные таблицы выполняют роль справочников для нашей базы данных.
Рис.2. Таблицы – справочники в информационной системе складского учета зерновой продукции растениеводства
На следующем этапе нашей работы необходимо было создать формы для заполнения справочников. Мы старались внедрить простой и понятный интерфейс для любого пользователя. Образцы заполнения форм – справочников представлены в приложении 1.
Следующей задачей было реализовать процесс поступления и выбытия продукции. В исследуемых организациях для этих операций используются следующие документы:
1. Поступление продукции с поля.
2. Приходная накладная.
3. Расходная накладная.
4. Списание продукции.
4. Акт на сортировку и сушку продукции растениеводства.
Документ «Поступление продукции с поля» формируется во время уборочной кампании, когда зерно собирается комбайнами и завозится на склад грузовыми машинами. На каждую выгруженную машину на складе формируется данный документ.
Мы смогли реализовать создание данного документа в среде нашей базы данных. Для этого были созданы таблицы: Поступление продукции с поля, Поступление продукции по комбайнерам. А для заполнения данных справочников создали простую в интерфейсе форму – Поступление продукции с поля. Образец заполненной формы представлен в Приложение 2.
Дополнительная функция документа в том что, поле Масса Нетто и Общая масса по комбайнерам рассчитывается автоматически, в отличие от бумажного учета, где приходится считать с помощью калькулятора и могут быть допущены ошибки.
Как видно из Приложения 2 на форме есть функциональные кнопки: Печать документа (можно распечатать готовый документ (Приложение 3), Следующий документ (для ввода нового документа), Отменить операцию (Можно удалить записи, которые введены ошибочно), Закрыть (Закрыть документ).
Следующий документ Приходная накладная оформляется на складе при покупке зерна у сторонних организаций. Мы так же смогли реализовать заполнение данного документа с помощью таблиц: Приходная накладная шапка и Приходная накладная таблица. Форма для заполнения документа представлена в Приложении 4. Как видно из рисунка в Приложении 4 на форме документа имеются кнопки: Рассчитать сумму (считает сумму покупки по каждой культуре, а также общее количество и общую сумму по всем строкам документа), Отменить операцию (можно удалить неверно введенные данные), Печать (печать документа (Приложение 5)), Закрыть (закрыть документ).
На следующем этапе разработки необходимо было создать документ Расходная накладная, который оформляется при продаже продукции другим организациям. Это легко реализуется путем создания таблиц: Расходная накладная шапка и Расходная накладная таблица. Форма готового документа представлена в Приложении 6. Для того, чтобы продавать продукцию необходимо знать ее остаток. Мы предусмотрели эту возможность и реализовали ее в создании кнопки Проверить остатки. Как видно из Приложения 6 открывается форма, в которой отображаются все остатки на складе продаваемой культуры. Так же в документе есть кнопки: Расчет Суммы (считает сумму продажи по каждой культуре, а также общее количество и общую сумму по всем строкам документа), Печать (печать документа в Приложении 7), Отменить операцию (можно удалить неверно введенные данные), Закрыть (закрыть документ).
При исследовании учета продукции нами было выяснено, что продукция иногда подлежит списанию при порче либо при недостаче. Поэтому мы решили добавить документ Списание продукции. Также как и в других документах были созданы таблицы: Списание шапка и Списание таблица. Форма документа на основе этих таблиц представлена в Приложении 8. В документе также имеются кнопки: Подтвердить операцию (данные сохраняются в таблицах и остатки продукции уменьшаются на указанное количество), Печать (печать документа смотрите в приложении 9), Отменить операцию (можно удалить неверно введенные данные), Закрыть (закрыть документ).
Еще одним не маловажным документом является Акт на сортировку, сушку продукции растениеводства. Как мы выяснили, сортировка на складе происходит следующим образом: в сортировочное оборудование поступает фуражное зерно, там оно сортируется и на выходе получают семена, зерноотходы и мертвые отходы. Мы попытались реализовать этот процесс с помощью создания двух таблиц: Сортировка шапка и Сортировка таблица. На основе этих таблиц была создана форма документа Акт на сортировку, сушку продукции растениеводства, представленную в Приложении 10. Кнопка на форме Подтвердить операцию, сохраняет данные в таблицах. Кнопки Печать (печать документа смотрите в приложении 11), Отменить операцию (можно удалить неверно введенные данные), Закрыть (закрыть документ) также имеют свое значение, как и в других документах.
На создании основных документов наша работа не закончилась, так же нам необходимо было создать отчеты об остатках на складах. А в период уборочной кампании, как выяснилось у исследуемых хозяйств, очень важно знать урожайность полей.
И мы решили создать общую таблицу Остатки продукции, где будет храниться вся информация о движении товара. Структуру таблицы мы представили в Приложении 12.
Теперь на основании этой таблицы можно сформировать отчет Остатки продукции по складам и по дате. Форма отчета представлена в Приложении 13.
Для отчета Урожайность полей мы использовали имеющиеся таблицы нашей базы данных, а именно Поступление продукции с поля. В итоге мы получили форму, которая представлена в Приложении 14. Так же нами было учтено, то, что урожайность поля можно узнать только один раз в год, после уборки урожая, это условие мы применили в формировании отчета для условия отбора по дате (отбор записей происходит в интервале от 1 января года введенной даты до даты, которую ввел пользователь).
Теперь, когда все справочники, документы и отчеты созданы, необходимо все объединить в одну форму-интерфейс. Мы решили разделить эти документы на разделы. Результат нашей работы представлен в Приложении 15.
Заключение
В результате нашего исследования и работы мы разработали информационную систему складского учета зерновой продукции. Наша система проста в использовании, она включает в себя все необходимые документы, необходимые для учета продукции растениеводства. Она не требует дополнительных затрат, так как Microsoft Office Access входит в состав прикладных программ Microsoft Office, который не составит труда установить на компьютер. В информационной системе все расчеты осуществляются компьютером, а не человеком. И однозначно, автоматизированный учет намного эффективнее ручного, который трудоемок и может допускать ошибки.
Список использованной литературы
1. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. Учебное пособие/ Н. Н. Гринченко, Е. В. Гусев, Н. П. Макаров, - Горячая Линия – Телеком, 2004 г.
2. Информатика: Базовый курс / под редакцией С. В. Симоновича – СПб.: Питер, 2003.
3. Гончаров А. Ю. ACCESS 2003. Самоучитель с примерами - М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2004.
4. Справка: Microsoft Office Access
5. http://www.sql.ru/
Приложения
Приложение 1
Справочники в Информационной системе складского учета зерновой продукции
Рис. 1 Справочник «Главная организация»
Рис. 2. Справочник «Контрагенты»
Рис.3. Справочник «Продукция (культура)
Рис.4. Справочник «Единицы измерений»
Рис. 5. Справочник «Поля»
Рис. 6. Справочник «Склад»
Рис. 7. Справочник «Машинисты»
Приложение 2.
Документ «Поступление продукции с поля»
Приложение 3
Бумажный вариант документа «Поступление продукции с поля»
Приложение 4.
Документ «Приходная накладная»
Приложение 5.
Бумажный вариант документа «Приходная накладная»
Приложение 6.
Документ «Расходная накладная»
Приложение 7.
Бумажный вариант документа «Расходная накладная»
Приложение 8.
Документ «Списание продукции»
Приложение 9.
Бумажный вариант документа «Списание продукции»
Приложение 10.
Документ «Акт на сортировку, сушку продукции растениеводства»
Приложение 11
Бумажный вариант документа «Акт на сортировку, сушку продукции растениеводства»
Приложение 12.
Структура таблицы «Остатки продукции»
Имя поля таблицы
|
Тип поля
|
Описание
|
Код
|
счетчик
|
Ключевое поле для таблицы
|
Организация
|
текстовый
|
Краткое наименование главной организации
|
№ Документа
|
числовой
|
Номер документа, выполненной операции
|
Дата документа
|
дата
|
Дата документа, выполненной операции
|
Тип документа
|
текстовый
|
Тип документа, выполненной операции (например, если документ Приходная накладная, то тип Приход, если Расходная накладная – Расход, Поступление с поля – Споля, Списание – Списание, Акт на сортировку, сушку продукции растениеводства – Сортировка)
|
Склад
|
текстовый
|
Наименование склада, в котором происходит движение продукции
|
Культура
|
текстовый
|
Наименование культуры
|
Сорт
|
текстовый
|
Наименование сорта культуры
|
Единица измерения
|
текстовый
|
Краткое наименование единицы измерения
|
Количество приход
|
числовой
|
Записывается количество поступившей продукции. Если была операция расхода, то значение по умолчанию 0.
|
Количество расход
|
числовой
|
Записывается количество выбывшей продукции. Если была операция прихода, то значение по умолчанию 0.
|
Цена
|
числовой
|
Цена за единицу продукции
|
Сумма приход
|
числовой
|
Сумма поступившей продукции
|
Сумма расход
|
числовой
|
Сумма выбывшей продукции
|
Контрагент
|
текстовый
|
Наименование контрагента, с которым происходили операции движения продукции
|
ИНН
|
числовой
|
ИНН контрагента
|
Договор
|
числовой
|
Номер договора с контрагентом
|
Приложение 13.
Отчет «Остатки продукции»
Приложение 14.
Отчет Урожайность полей
 
Приложение 15.
Интерфейс информационной системы складского учета зерновой продукции
Рис.1. Раздел Поступление продукции
Рис. 2. Раздел Выбытие продукции
Рис.3. Раздел Сортировка продукции
Рис. 4. Раздел Отчеты
Рис. 5. Раздел Справочники |
