5. Порядок обеспечения наличными денежными средствами получателей бюджетных средств
5.1. Для обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджета города открываются счета для выдачи и возврата наличных денежных средств на балансовом счете № 40116 «Средства для выплаты наличных денег бюджетополучателям».
Режим работы данного счета предусматривает только выдачу наличных средств бюджетополучателям, возврат неиспользованных или внесенных по объявлению на взнос наличных средств на основной бюджетный счет.
5.2. Выплата наличных денежных средств клиенту на заработную плату, компенсационные, социальные выплаты и другие расходы осуществляется в сроки, согласованные с департаментом финансов.
Выдача наличных денежных средств клиенту на заработную плату, компенсационные, социальные выплаты и другие нужды по срокам, приходящимся на пятницу, субботу и воскресенье, может производиться, в целях рассредоточения нагрузки, начиная с четверга. Выплата наличных денег по срокам, приходящимся на праздничные дни, может производиться до дня их наступления.
Выплата наличных денежных средств для расчетов с увольняемыми работниками и работниками, уходящими в отпуск, а также в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, производится независимо от установленных сроков выплаты заработной платы.
При выдаче в виде аванса наличных денег подотчетным лицам на хозяйственные, командировочные и другие расходы, связанные с уставной деятельностью клиента, руководитель клиента несет ответственность за своевременное представление подотчетными лицами авансовых отчетов и возврат остатков неиспользованного аванса в установленные сроки в кассу клиента.
Неиспользованный остаток аванса должен быть возвращен клиентом на счет департамента финансов (финансового управления) для выдачи наличных денег не позднее трех рабочих дней после сдачи подотчетным лицом в бухгалтерию клиента авансового отчета.
5.3. Департамент финансов (финансовое управление) по мере необходимости подает в учреждение банка заявление на выдачу денежных чековых книжек (далее - чековые книжки). Заявление подписывается лицами, имеющими право первой подписи, и скрепляется печатью. Учреждение банка в соответствии с поступившим заявлением передает департаменту финансов (финансовому управлению) необходимое количество чековых книжек.
Чековые книжки являются документами строгой отчетности и подлежат учету и регистрации в Журнале регистрации бланков денежных чековых книжек, который должен быть прошнурован, заверен подписями руководителя и главного бухгалтера департамента финансов (финансового управления) и скреплен его печатью. Ответственность за получение чековых книжек в банке несет уполномоченный работник департамента финансов.
5.4. Чековая книжка выдается клиенту департаментом финансов (финансовым управлением) по его заявлению (приложение № 8) и регистрируется в журнале регистрации бланков денежных чековых книжек.
Перед выдачей чековой книжки клиенту уполномоченный работник департамента финансов (финансового управления) проверяет наличие всех денежных чеков в данной книжке, проставляет штампом или письменно на оборотной стороне каждого денежного чека наименование получателя бюджетных средств и выдает уполномоченному лицу клиента чековую книжку под расписку в журнале регистрации бланков денежных чековых книжек. Ответственность за сохранность и учет полученных в департаменте финансов (финансовом управлении) чековых книжек несет клиент.
Хранение чековых книжек с использованными денежными чеками осуществляется клиентами в установленном порядке.
5.5. Клиент возвращает в департамент финансов (финансовое управление) чековые книжки с корешками использованных денежных чеков и оставшимися неиспользованными чеками для последующего возврата в банк по заявлению в произвольной форме, в котором указываются номера подлежащих возврату неиспользованных чеков, в случае:
– закрытия лицевых счетов, открытых клиенту в департаменте финансов (финансовом управлении);
– изменения наименования клиента;
– закрытия или изменения номера счета, открытого департаменту финансов (финансовому управлению) в учреждении банка.
После проверки номеров предъявленных и неиспользованных денежных чеков в чековых книжках на их соответствие номерам, указанным в представленном клиентом заявлении на получение чековых книжек, работник департамента финансов (финансового управления) возвращает чековые книжки с корешками использованных чеков клиенту, а неиспользованные денежные чеки и корешки - в банк.
5.6. Лимит наличных денег в кассе (Приложение № 7) клиента устанавливается департаментом финансов (финансовым управлением). Ответственность за соблюдение лимита несут руководитель и главный бухгалтер клиента.
Сводный лимит по всем клиентам представляется департаментом финансов (финансовым управлением) в установленном порядке в банк.
5.7. За два дня до получения наличных денег клиент представляет в департамент финансов (финансовое управление) Заявку на получение наличных денег в двух экземплярах (Приложение № 9).
В заявке на получение наличных денег (далее - заявка) указывается серия, номер и дата денежного чека, номер лицевого счета клиента, должность, фамилия, имя и отчество представителя клиента, на которого выписан денежный чек, данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа, показатели бюджетной классификации Российской Федерации, соответствующие целям получения наличных денег по данному денежному чеку, и суммы.
Одновременно с заявкой, клиент представляет в департамент финансов (финансовое управление) денежный чек.
В некоторых случаях к заявке прилагаются подтверждающие документы:
– при получении наличных денег на зарплату за 2-ю половину месяца прилагаются справка о начисленной заработной плате (Приложение № 10), журнал операций по заработной плате №6;
– при получении наличных денег на выплату заработной платы по договорам подряда прилагаются копия договора, смета, счет на оплату, акт выполненных работ, копия лицензии, при необходимости;
- при получении наличных денег на стипендии учащимся, на приобретение книгоиздательской продукции и периодических изданий (методлитература), пособия, командировочные расходы, на приобретение горюче-смазочных материалов, запасных частей, продуктов питания, канцтоваров на сумму свыше 20000 рублей прилагаются подтверждающие документы;
- при получении наличных денежных средств по коду КОСГУ 226 «Прочие услуги» и коду 290 «Прочие расходы» необходимо предоставлять подтверждающие документы.
5.8.Денежный чек заполняется в соответствии с требованиями, установленными ГРКЦ ГУ Банка России по Нижегородской области.
На лицевой стороне денежного чека указывается полное или сокращенное наименование департамента финансов или соответствующего финансового управления, номер его счета и ставится гербовая печать.
На оборотной стороне денежного чека проставляются паспортные данные или данные иного заменяющего паспорт документа, удостоверяющего личность уполномоченного лица клиента, на которого выписан денежный чек; полное или краткое наименование получателя средств, его ИНН, срок платежа, очередность платежа; назначение сумм платежа в соответствии с номенклатурой символов отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций. Ответственность за достоверность проставленных в денежном чеке символов несет клиент.
Подпись на корешке чека представителя клиента, на которого выписан денежный чек, заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера клиента или иных лиц, уполномоченных в соответствии с карточкой образцов подписей на право первой и второй подписи.
Подписи лиц, включенных в карточку образцов подписей и оттиск гербовой печати департамента финансов, ставятся на лицевой и оборотной сторонах денежного чека, принятого от клиента.
5.9.Уполномоченный работник департамента финансов (финансового управления) проверяет правильность заполнения денежного чека на соответствие:
– подписей лиц образцам, имеющимся в карточке образцов подписей;
– указанных в заявке показателей бюджетной классификации Российской Федерации содержанию операций;
– наличия остатков лимитов бюджетных обязательств на лицевом счете клиента по указанным в заявке показателям бюджетной классификации Российской Федерации;
– сумм, указанных цифрами и прописью;
– данных паспорта или иного заменяющего паспорт документа, удостоверяющего личность представителя клиента, данным, указанным в денежном чеке и заявке;
– представленного денежного чека заявке, в части проставленных в них серии, номера и даты денежного чека и суммы, подлежащей получению.
5.10. Оформленный денежный чек возвращается департаментом финансов (финансовым управлением) клиенту в день получения наличных денег.
5.11. Клиент вместе с заявкой на получение наличных денег представляет в департамент финансов (финансовое управление) платежное поручение на перечисление денежных средств с лицевого счёта департамента финансов, открытого в УФК по Нижегородской области, на специальный счет департамента финансов (финансового управления), в подразделении банка для проведения операций с наличными деньгами. Проверенное и соответствующее всем требованиям, платежное поручение на получение наличных денег отправляется в УФК по Нижегородской области.
5.12. Департамент финансов (финансовое управление) после подтверждения УФК по Нижегородской области проведения операции по списанию средств с лицевого счета департамента финансов на специальный счет, открытый для проведения операций с наличными деньгами отражает кассовый расход по бюджету г. Нижнего Новгорода в соответствии с представленными заявками на лицевых счетах клиентов.
Первый экземпляр исполненной заявки, оформленный подписями клиента, прилагается к выписке из лицевого счета клиента, остающейся в документах операционного дня департамента финансов (финансового управления). Второй экземпляр заявки с отметкой департамента финансов (финансового управления) передается клиенту вместе с выпиской из его лицевого счета.
5.13. Получение наличных денег осуществляется клиентом в порядке, установленном Центральным Банком Российской Федерации и разделом 5 настоящего Порядка.
5.14. Возврат неиспользованных наличных денежных средств осуществляется из кассы клиента на счет департамента финансов (финансового управления). При этом в объявлении на взнос наличными обязательно указываются: полное или сокращенное наименование департамента финансов (финансового управления), № специального счёта, наименование клиента, № его лицевого счёта, бюджетная классификация, основание сдачи наличных денежных средств (депоненты, возврат заработной платы, командировочных расходов и т.п.). Ответственность за достоверность проставленных показателей несет клиент.
5.15. Принятые банком наличные деньги зачисляются на специальный счет департамента финансов (финансового управления). Ордер к объявлению на взнос наличными с отметкой банка о приеме наличных денег прилагается к выписке из счета. Квитанция к объявлению на взнос наличными выдается клиенту.
Одновременно со сдачей наличных денег на специальный счет департамента финансов (финансового управления) в банке, клиент предоставляет оформленную заявку в форме платежного поручения на перечисление денежных средств со специального счета департамента финансов (финансового управления) на лицевой счет департамента финансов, открытый в УФК по Нижегородской области. Платежное поручение оформляется отдельно по каждой статье бюджетной классификации.
5.16. Департамент финансов (финансовое управление) на основании выписки банка и приложенных к ней ордеров к объявлениям на взнос наличными и принятых от клиента платежных поручений оформляет в необходимом количестве экземпляров платежное поручение на перечисление денежных средств на лицевой счет департамента финансов, открытый в УФК по Нижегородской области, и передает его в банк.
5.17. Департамент финансов (финансовое управление) отражает операции по восстановлению кассового расхода на соответствующих лицевых счетах клиентов.
5.18. Наличие неиспользованных остатков средств на специальном счёте департамента финансов (финансового управления) для обеспечения наличными деньгами получателей средств по состоянию на 1 января следующего финансового года не допускается.
6. Выписки из лицевых счетов
6.1. На следующий рабочий день, после завершения операционного дня, департамент финансов принимает электронную итоговую выписку за день из УФК по Нижегородской области, на основании выписки осуществляет квитовку расходных документов и обработку возвратных документов. После чего департамент финансов (финансовое управление) формирует выписки из лицевых счетов и выдает их клиентам через абонентские ящики, не позднее следующего рабочего дня, с приложением подтверждающих документов и отметкой департамента финансов (финансового управления) об исполнении на выписке и каждом приложенном к выписке документе. В выписках отражаются операции, осуществленные в процессе исполнения расходов бюджета города за операционный день.
При наличии электронного документооборота между департаментом финансов (финансовым управлением) и клиентом, выписку из лицевого счета клиент получает электронно.
6.2. В выписке из лицевого счета клиента по установленной форме указываются показатели бюджетной классификации РФ, по которым в данный операционный день были совершены операции (приложение № 10):
- полное наименование клиента, номер его лицевого счета;
- входящий на начало дня и исходящий на конец дня остатки лимитов бюджетных обязательств, для осуществления кассовых расходов;
- кассовый расход по полной бюджетной классификации;
- восстановление кассового расхода по полной бюджетной классификации;
- дата, сумма и номера расчетно-денежных документов и мемориальных ордеров УФК по Нижегородской области;
- изменение кассового расхода;
- финансирование и кассовый расход за счет федеральных средств.
6.3. Клиент обязан письменно сообщить департаменту финансов (финансовому управлению) не позднее трех рабочих дней, с даты очередной выписки из лицевого счета, о суммах ошибочно записанных на его счет. При отсутствии возражений в указанные сроки, совершенные операции по лицевому счету считаются подтвержденными.
Внесение изменений в учетные записи в части изменения кодов бюджетной классификации Российской федерации, по произведенным клиентом кассовым расходам возможно в следующих случаях:
- при внесении изменений в Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденные приказом Минфина России на соответствующий финансовый год, при внесении изменений в решение городской Думы о бюджете города;
- при ошибочном указании клиентом, в заявке на оплату расходов кода бюджетной классификации Российской Федерации, на основании которого был отражен кассовый расходов на его лицевом счете.
При внесении департаментом финансов изменений в ранее произведенные расходы оформляется уведомление по уточнению кода бюджетной классификации (далее КБК), которое прилагается к выписке из лицевого счета клиента и является основанием для оформления исправительных записей в бюджетном учете получателя средств.
Уведомление об уточнении КБК оформляется департаментом финансов на основании письменных обращений клиентов с обоснованием причин необходимости внесения изменений в ранее произведенные расходы.
Указанные изменения осуществляется при наличии у клиента свободного остатка лимитов бюджетных обязательств по коду бюджетной классификации РФ, на который данные расходы должны быть отнесены.
6.4. В случае утери клиентом выписки или приложений к ней, дубликаты могут выдаться клиенту по его письменному заявлению.
6.5. Ежемесячно, не позднее 2-го рабочего дня месяца, следующего за отчетным, департаментом финансов (финансовым управлением) составляется оборотная ведомость по движению денежных средств на лицевых счетах клиентов, с нарастающим итогом с начала года по полной бюджетной классификации, по которой осуществляется выверка операций по движению бюджетных средств за месяц.
7. Бухгалтерский учет и отчётность.
7.1. Главные распорядители, распорядители, получатели средств, главные администраторы, администраторы доходов бюджета, главные администраторы, администраторы источников финансирования дефицита бюджета ведут бюджетный учет, составляют и представляют годовую, квартальную и месячную отчетность об исполнении бюджета в соответствии с утвержденной руководителем учетной политикой.
7.2. Учетная политика в муниципальных казенных учреждениях формируется в соответствии с действующим законодательством, с учетом требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 года (с последующими изменениями и дополнениями), иными нормативными актами, регулирующими бюджетный бухгалтерский учет.
7.3. Установленная отчетность по исполнению бюджета города Нижнего Новгорода представляется главными распорядителями, распорядителями, получателями средств, главными администраторами, администраторами доходов бюджета, главными администраторами, администраторами источников финансирования дефицита бюджета в департамент финансов в утвержденные сроки.
7.4. Бухгалтерская отчетность подписывается ответственными лицами, имеющими право первой и второй подписи. Ответственность лиц, подписавших бухгалтерскую отчетность, определяется в соответствии с действующим законодательством.
7.5. Отдел бюджетной бухгалтерии департамента финансов принимает установленную бюджетную отчётность, производит её проверку, сверку с данными бухгалтерского учёта и формирует консолидированный отчёт об исполнении бюджета города Нижнего Новгорода.
8. Организация работы департамента финансов при осуществлении учета операций на лицевых счетах
8.1. Для регулирования операционной нагрузки в департаменте финансов (финансовом управлении) устанавливается график приема документов и устанавливается распределение обязанностей между работниками департамента финансов по осуществлению операций по исполнению бюджета города Нижнего Новгорода.
8.2. Распределение и закрепление конкретных обязанностей за работниками в части обслуживания ими лицевых счетов определяется начальниками отраслевых отделов департамента финансов (финансового управления).
8.3. Порядок хранения и создания условий для сохранности документов постоянного пользования осуществляется в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.
Приложение №1
к Порядку открытия и ведения лицевых счетов получателей бюджетных средств департаментом финансов администрации города Нижнего Новгорода |
