Оглавление
Оглавление 1
ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ 2
Глава 1. Вход в систему 3
Глава 2. Просмотр и редактирование сведений об образовательной организации 4
Глава 3. Добавление групп 11
Глава 4. Движение детей 12
4.1 Перемещение детей из группы в группу текущего учебного года и в группы нового учебного года. 13
4.2 Книга движения детей 14
Глава 5. Направления в ДОО 15
5.1 План приема 15
5.2 Прием будущих воспитанников в ДОО 16
Глава 6. Отчетные формы 22
Глава 7. Импорт списков детей 23
Импортирование данных с информацией о детях по группам из файла *.CSV 24
Для проведения импорта в базу данных программы "Аверс: Управление ДОО" выполните следующее: 25
Глава 8. Ведение архива 26
Для перемещения личного дела ребенка в Архив, необходимо: 27
ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
Ведомственная учетная система Управление дошкольных образовательных организаций (далее – ИС «Аверс: Контингент ДОО»), обеспечивает практическую реализацию оказания в электронном виде муниципальной услуги «Прием заявлений, постановка на учет и зачисление детей в образовательные организации, реализующие основную образовательную программу дошкольного образования (детские сады)», а также позволяет вести кадровый учет образовательной организации, входящей в сводный перечень первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления в электронном виде, а также услуг, предоставляемых в электронном виде организациями.
ИС «Аверс: Контингент ДОО» обеспечивает поддержку административных процессов, связанных с приемом заявлений, построением электронной очереди (с учетом льгот всех категорий), комплектованием дошкольных образовательных организаций (ДОО), выдачей путевок в ДОО, построением аналитической и статистической отчетности в соответствии с требованиями типовых нормативных актов и стандартов услуг, позволяет вести регистрацию и электронный учет контингента ДОО, а также вести в электронном виде личные дела сотрудников, формировать и поддерживать в актуальном состоянии электронный портфолио(личные достижения) сотрудника.
ИС «Аверс: Контингент ДОО» построена по технологии клиент-сервер. Это означает, что все необходимые для ее работы данные и программы хранятся не на компьютере пользователя, а на едином сервере, что позволяет работать в системе с различных компьютеров, имеющих выход в сеть интернет. На компьютере пользователя должна быть установлена только клиентская программа – стандартный браузер, позволяющая работать с системой через ее веб-интерфейс.
Настоящая система разработана с применением новейших информационных технологий и рекомендованным для работы с ней является наиболее распространенный браузеры Internet Explorer, MozillaFirefox (не ниже версии 4), GoogleChrome (не ниже версии 5), Opera (не ниже версии 10) входящих в комплект операционной системы Windows. Возможно использование любого другого современного браузера, в полном объеме поддерживающего стандарты HTML 4.0 и JavaScript 1.0
ТРЕБОВАНИЯ К КВАЛИФИКАЦИИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Руководство рассчитано на пользователей, обладающих элементарными навыками работы с компьютером и любым стандартным web-браузером (работа с мышью, запуск программ, управление окнами, работа с файловой системой, стандартными диалоговыми окнами и элементами интерфейса), знакомых с основной терминологией (окно, файл, папка, двойной щелчок, меню, панель инструментов, поле ввода, полоса прокрутки и т.п.) и имеющих представление о принципах работы с Интернетом.
Глава 1. Вход в систему
Для запуска системы необходимо:
Запустить любой интернет обозреватель (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Safari, Google Chrome и др.) на рабочем столе или в панели быстрого запуска.
В строке «Адрес» ввести ссылку входа в информационную систему.
Рисунок 1. Окно интернет обозревателя Mozilla Firefox
В появившемся окне ввести Логин и Пароль для входа в систему:
Логин – это имя Пользователя, под которым он входит в систему.
Пароль – это секретный набор символов, который защищает учетную запись и используется для входа в систему.
После заполнения полей следует кликнуть на кнопку «Вход»
Рисунок 2. Окно "Авторизация доступа"
После авторизации вы попадаете в личный кабинет своей образовательной организации.
Глава 2. Просмотр и редактирование сведений об образовательной организации
Для редактирования сведений об организации необходимо:
Навести курсор на окно «Организация»
Рисунок 3. Окно программы «АВЕРС: Управление ДОО»
Рисунок 4. Пункты меню окна «Организация»
Основные правила заполнения полей во вкладках
Поля, заполняемые вручную.
|
Для внесения информации необходимо щелкнуть указателем мыши внутри поля и ввести необходимый текст.
|
П оля, заполняемые с помощью справочников. Вариант 1 (закрашенные серым цветом)
|
Нажмите на гиперссылку. Откроется справочник со списком для заполнения выбранного Вами поля. Для выбора, щелкните левой кнопкой мыши на наименование.
|
Поля, заполняемые с помощью справочников. Вариант 2 
|
Нажмите на гиперссылку. Откроется справочник со списком для заполнения выбранного Вами поля. Для выбора, щелкните левой кнопкой мыши на наименование.
|
Заполнение полей с указанием даты
|
П ри заполнении указанных полей можно либо пользоваться календарем, вызываемым нажатием кнопки ,
либо ввести дату вручную. При этом формат даты имеет вид дд.мм.гггг.
|
З аполнение полей в таблицах
|
Для заполнения таких таблиц требуется нажать на запись редактировать. Откроется окно для редактирования строк выбранной таблицы.
|
Пункт окна «Сведения об организации» представляет собой электронный паспорт образовательной организации и содержит 5 вкладок.
Пункт окна «Сведения об организации» - предназначен для ввода общих сведений об организации.
Рисунок 5. Окно пункта меню «Сведения об организации»
Примечание:
После заполнения информации в каждой вкладке, необходимо нажать на кнопку «Сохранить»
Вкладка «Дополнительная информация» - предназначена для ввода дополнительной информации по организации.
Рисунок 6. Вкладка «Дополнительная информация»
Для заполнения данных о лицензии, нужно:
кликнуть на ссылку «Лицензия на образовательную деятельность (редактировать)»;
в открывшемся окне редактирования таблицы, нажать на кнопку «Добавить строку»;
Рисунок 7. Окно редактирования таблицы
В таблице заполнить все необходимые поля и кликнуть на кнопку «Сохранить изменения»
Рисунок 8. Таблица данных о лицензии на образовательную деятельность
Примечание:
Для удаления строки, предназначена кнопка  «Удалить строку».
Вкладка «Специальные помещения» - предназначена для ввода информации о перечне специальных помещений используемых в образовательной деятельности.
Рисунок 9. Вкладка «Специальные помещения»
Для заполнения вкладки нужно:
кликнуть на строку «Спец. помещения (редактировать)»;
в открывшейся таблице, нажать на кнопку «добавить строку», заполнить необходимые поля и нажать на кнопку «Сохранить изменения».
Рисунок 10. Таблица данных о специальных помещениях
Вкладка «Деятельность» - предназначена для добавления информации о программах, реализуемых в образовательной организации.
Рисунок 11. Вкладка «Деятельность»
Вкладка «Контингент», позволяет автоматически формировать отчетные данные по контингенту детей посещающих дошкольную организацию, количеству мест в дошкольной организации по нормативу и количеству свободных мест на будущий учебный год.
Рисунок 12. Вкладка «Контингент»
Примечание:
Содержимое вкладки будет формироваться автоматически по мере ввода информации в систему.
Глава 3. Добавление групп
Раздел меню «Группы» - пункт меню «Все группы» предназначен для формирования структуры дошкольной организации.
Для добавления групп организации необходимо:
Выбрать окно «Группы» - пункт «Все группы»
Рисунок 13. Окно «Группы»
В появившемся окне, кликнуть на ссылку в списке групп текущего года.
В поле «Наименование группы» необходимо ввести название группы (поле обязательное для заполнения).
Для выбора возрастной группы следует нажать на  и выбрать из справочника нужную возрастную категорию.
Рисунок 14. Окно «Добавление группы»
Для выбора Возрастная группа (в системе «Комплектование») следует нажать на и выбрать из справочника соответствующую категорию, она должна совпадать с выбранной категорией в окне Возрастная группа.
Рисунок 15. Окно «Добавление группы»
Заполнить поля и нажать на кнопку «Добавить группу»;
Для отмены выполняемых действий нажмите на ссылку «Вернуться»;
В открывшейся карточке группы заполнить:
направленность группы – выбор производится путем нажатия на и выбора из выпадающего списка специфики группы;
режим функционирования группы, с указанием диапазона времени;
вариативная форма выбирается из выпадающего списка (если она есть);
ФИО воспитателя вводится с помощью ссылки «Воспитатель», выбрав из появившегося списка сотрудника, который будет работать в данной группе. Если в группе более одного воспитателя, то необходимо нажать на синий плюс для добавления воспитателя.
8. После заполнения нажать на кнопку «Сохранить»
Рисунок 16. Окно «Группы»
Глава 4. Движение детей
4.1 Перемещение детей из группы в группу текущего учебного года и в группы нового учебного года.
Для перевода детей из группы в группу, а также для, выбытия детей из дошкольной организации, предназначен раздел окна «Движение детей» и пункт меню «Перемещение детей».
Рисунок 17. Раздел «Движение детей»
Перемещение:
Выберите поле «Перемещение».
В столбце «Группы» выберите название той группы, из которой будет перемещаться ребенок.
В столбце «Список детей» выберите фамилию ребенка, которого требуется переместить. Кликните дважды на фамилию. Личное дело, переместиться в раздел в правой части окна «Список детей для перемещения». Повторный клик по фамилии выбранного ребенка, возвращает его в список исходной группы.
Рисунок 18. Окно «Перемещение детей»
Внимание:
Нажав ссылку «Выбрать всех», в столбце «Список детей для перемещения» появятся все дети группы, выбранные для перемещения.
Примечание:
Для удаления всех записей из столбца «Список детей для перемещения» нажмите на ссылку Убрать всех. В результате, все дети возвратятся в список исходной группы.
В поле «Дата перемещения» укажите дату перемещения.
В поле «Группа», расположенного в верхней части окна, выберите группу текущего учебного года или будущего учебного года, в которую перемещается ребенок.
Примечание:
Если в списке нет группы соответствующей возрасту и наименованию, её следует добавить в разделе «Группы» (Смотрите главу «Добавление групп»).
Укажите номер приказа и его дату соответственно в полях «№ приказа» и «Дата приказа».
После внесения всех данных, нажмите кнопку «Переместить», на экране отобразится отчет о перемещении детей. Для возврата в окно перемещения, нажмите на ссылку Вернуться. Для перехода в другие разделы программы пользуйтесь главным меню.
Выбытие:
Установите указатель в поле «Выбытие».
В столбце «Группы» выберите название той группы, из которой выбывает ребенок.
В столбце «Список детей» выберите фамилию ребенка, которого требуется переместить. Кликните дважды на фамилию. Личное дело, переместиться в раздел в правой части окна «Список детей для перемещения». Повторный клик по фамилии выбранного ребенка, возвращает его в список исходной группы.
Внимание:
Нажав на кнопку «Выбрать всех», в столбце «Список детей для перемещения» появятся все дети группы, выбранные для перемещения.
В поле «Дата перемещения» укажите дату выбытия.
Укажите номер приказа и его дату соответственно в полях «№ приказа» и «Дата приказа». В поле «Куда выбыл» указываем, куда выбыли дети.
Нажмите кнопку «Переместить». В результате успешного выполнения действий на экране отобразится отчет о выбытии детей. Для возврата в окно перемещения нажмите на ссылку Вернуться.
4.2 Книга движения детей
По мере ввода информации в базу данных автоматически формируется книга движения детей. Для просмотра данной книги требуется кликнуть на раздел «Движение детей» - пункт меню «Книга движения детей».
Рисунок 20. Пункт меню «Книга движения детей»
Особенности работы окна «Книга движения детей».
Поле «Фильтры» позволяет отобрать данные по любому параметру книги движения детей. При выборе из выпадающего списка наименование «Прибытие», внутри окна, отобразятся только записи, имеющие отметки о прибытии ребенка в ДОО, аналогично осуществляется отбор личных дел и при выборе наименований «Выбытие» и «Перемещение.
Рисунок 21. Окно «Книга движения детей»
2. Поле «Диапазон времени» позволяет отобразить содержимое книги движения детей, соответствующее заданному диапазону дат. При выборе диапазона. для подтверждения, требуется нажать на кнопку «Применить».
Ссылка «Во весь экран» позволяет отобразить таблицу во весь экран. Переход между страницами книги движения осуществляется по нажатию на значение страницы (расположенное над таблицей книги движения детей).
Содержимое таблицы можно сортировать. Для этого, достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку столбца, по которому необходимо провести сортировку.
Для вывода содержимого книги движения на печать, предназначена ссылка «Отчет». При этом открывается окно с предложением выбрать отчетный период. Сформированный отчет можно предварительно просмотреть, отредактировать и распечатать.
Глава 5. Направления в ДОО 5.1 План приема
Вкладка «План приема» предназначена для внесения структуры учреждения на новый учебный год
Примечание:
Данные вносятся на период комплектования нового учебного года.
 Рисунок 22. Вкладка «План приема»
Для добавления новой группы, необходимо нажать на кнопку «Добавить новую группу».
Заполнить название группы, направленность, возрастную группу.
После заполнения полей, по вновь созданной группе, кликнуть на кнопку «Добавить группу»,
После процедуры добавления новой группы, откроется окно с индивидуальной карточкой для заполнения характеристик.
В окне места без ОВЗ по нормативу (ограниченные возможности здоровья) – через клавиатуру, внести количество мест по нормативу детей без ОВЗ.
Примечание:
Данные вносятся детскими садами общеразвивающего вида.
В окне места с ОВЗ по нормативу – внести количество мест по нормативу с ОВЗ
Примечание:
Данные заносят детские сады с группами ОВЗ, если таких групп нет, указываем - 0
В окнах Количество занятых мест без ОВЗ (или с ОВЗ)– заполняем количество детей по списку на новый учебный год после перевода контингента из группы в группу.
После внесения всех данных необходимо нажать на кнопку «Сохранить»
Рисунок 23. Окно с индивидуальной карточкой для заполнения характеристик
5.2 Прием будущих воспитанников в ДОО
Для проведения комплектования на новый учебный год, необходимо воспользоваться вкладкой главного меню программы «Направления в ДОО».
Окно «Направления в ДОО» содержит три вкладки:
«План приема» - позволяет создать группы, которые будут функционировать в новом учебном году, указать данные по количеству занятых мест и мест по нормативу, а так же определить диапазон возраста в каждой группе (подробное описание заполнения данной вкладки, в дополнительной инструкции «Заполнение окна «Направление в ДОО»).
«Импорт путевок» - позволяет импортировать личные дела детей распределенных Комиссией по комплектованию района/города.
«Путевки» - отображает список всех личных дел импортированных из ИС «web-комплектование»
Рисунок 24. Вкладка главного меню «Направления в ДОО» «Импорт путевок»
Датой импорта путевок, по умолчанию стоит текущая дата работы в приложении «Аверс: Контингент ДОО». При желании эту дату можно изменить, воспользовавшись календарем.
 Для импортирования путевок/направлений распределенных Комиссией по комплектованию в ИС «Аверс: web –комплектование» в Вашу дошкольную организацию, необходимо нажать на кнопку
 После импорта путевок /направлений в данном коне, списком отобразятся личные дела детей, распределенных в дошкольную организацию.
Рисунок 25 Вкладка «Импорт путевок»
  Далее переходим во вкладку «Путевки», где слева отобразится список детей импортированных в учреждение, справа личное дело для дальнейшей работы с данными воспитанника.
Кликнув слева на фамилию ребенка, справа откроется личное дело, в котором необходимо заполнить пустые поля. После редактирования личного дела воспитанника, нажать на кнопку «Сохранить».
П римечание:
Поля обязательные для заполнения обозначены
Поля белого цвета, заполняются вручную.
Поля серого цвета, заполняются системой автоматически и не корректируются специалистами дошкольной организацией.
Работа со статусами заявления, импортированных в приложение «Аверс: Контингент ДОО».
В рамках личного дела воспитанника, можно работать по изменению статусов заявления.
-
Направлен в ДОО
|
Заявитель получил путевку на руки для предоставления в ДОО.
|
Явился в ДОО
|
Заявитель предоставил путевку в ДОО.
|
Зачислен
|
Заявитель предоставил в ДОО необходимый перечень документов и руководитель издал приказ о зачислении воспитанника в дошкольную организацию.
|
Отказ от услуги
|
Заявитель отказывается от предоставленной ему муниципальной услуги.
|
Не явился в ДОО
|
Заявитель не предоставил путевку в ДОО в указанные сроки.
|
Примечание: При установке любого статуса в личном деле ребенка, изменения автоматически отображаются в ИС «Аверс: web – комплектование» у специалиста управления образования (комитета).
Алгоритм изменения статусов в личном деле воспитанника
Направлен в ДОО
 
Явился в ДОО
Не явился в ДОО
 
Не явился в ДОО
Отказ от услуги
Отказ от услуги
Зачислен
ВНИМАНИЕ: Если заявление переведено в статус «Не явился в ДОО»,
то обратно в статус «Явился в ДОО» его вернуть НЕЛЬЗЯ!!!
Рисунок 26 Вкладка «Путевки» Установка статуса заявления.
 Для установки нового статуса заявлению, в параметре «Статус заявления», из выпадающего списка необходимо выбрать нужный статус и для подтверждения нажать на кнопку
Если статус успешно изменен, то появится надпись:
Зачисление воспитанника в дошкольную организацию
После установки статуса «Явился в ДОО», воспитанника можно зачислять в группу дошкольной организации, нажав на кнопку «Зачислить в группу».
 
Рисунок 27 Вкладка «Путевки» Зачисление в группу
Если Заявителем был предоставлен полный необходимый пакет документов и руководителем создан приказ о зачислении воспитанника в организацию, то начинаем зачислять его в группу, нажав на кнопку «Зачислить группу».
Рисунок 28 Кнопка «Зачислить в группу»
Заполняем необходимые данные:
- Дату приема, приказа,
- номер приказа,
- из выпадающего списка выбираем группу, в которую планируем зачислить.
После заполнения всех полей, необходимо нажать на кнопку
Примечание: Зачисление воспитанников возможно, только в группы текущего года !!!
Далее в окне работы с заявлением в строке «Статус заявления» автоматически отобразиться статус «Зачислен», ниже указано, в какую группу зачислен воспитанник, и дата его зачисления.
 
Чтобы проверить правильность зачисления данного ребенка, выберите окно «Группы», затем «Все группы» и далее необходимую группу, в которую зачислили этого воспитанника.
Для удобства работы со списком импортированных личных дел, можно воспользоваться фильтром статусов заявлений.
Рисунок 29 Фильтр статусов заявлений
После выбора в фильтре необходимого статуса, отобразятся заявления, относящие к заданному Вами параметру.
Глава 6. Отчетные формы
Для получения готовых отчетов существует раздел «Отчеты»
Основные приемы работы в данном разделе:
В левой части окна отображены названия отчетов для категорий Сотрудники или Дети.
Необходимо выбрать один из отчетов, кликнув на его название.
Заполнить параметры отчета.
Рисунок 30. Раздел «Отчеты»
4. Нажать на кнопку «Построить отчет». Отчет будет экспортирован в формат Ехсеl.
Рисунок 31. Окно ввода параметров отчета
Рисунок 32. Пример отчета «Состав детей по полу»
Глава 7. Импорт списков детей
В окне «Группы» создается вся структура образовательного учреждения на текущий год (все группы):
1. Навести курсор на раздел «Группы»
2. Выбрать «Все группы». В появившемся окне, кликнуть на ссылку «Добавить новую группу»
Рисунок 33. Раздел «Группы»
3. Заполнить поля и нажать на кнопку «Добавить группу»
Рисунок 34. Окно «Добавление группы»
4. В открывшейся вкладке с информацией о группе заполнить:
возрастная группа;
направленность;
режим функционирования и диапазон времени;
ФИО воспитателя.
Рисунок 35. Окно «Группы»
Импортирование данных с информацией о детях по группам из файла *.CSV
Для того чтобы воспользоваться функцией импорта списка детей по группам необходимо подготовить файл, содержащий информацию о детях (по каждой группе в отдельности). Для этого проделайте следующие действия:
Запустите MS Excel;
Первые 5 столбцов должны иметь наименование: Фамилия, Имя, дата рождения, пол, номер путевки, домашний телефон. Внесите информацию в соответствующие столбцы.
Выберите пункт в меню "Файл/Сохранить как ...";
Укажите имя файла;
В поле "Тип файла» выберите «CSV (разделители запятые) (*.csv)";
Сохраните файл.
Рисунок 36. Пример файла для импорта данных
Примечание:
Для успешного импорта данных, необходимо соблюдать ряд условий:
1. Данные столбца «Дата_рождения» вносить в формате Даты, как представлено на Рисунок 35;
2. Данные столбцов « Номер путевки» и «Домашний телефон» вносить без пробелов и тире, как представлено на Рисунок 35;
3. Для проверки правильности заполнения, можно открыть созданный файл с помощью программы Блокнот, как представлено на Рисунок 36. Если есть хоть один пробел между данными, его необходимо удалить.
Рисунок 37. Пример открытого файла для импорта, с помощью программы Блокнот
Примечание:
Списки детей формируются в формате CSV, для каждой группы отдельно.
Для проведения импорта в базу данных программы "Аверс: Управление ДОО" выполните следующее:
Зайдите в программу под своим логином и паролем.
Зайдите в окно «Сервис», выберите вкладку «Импорт детей». 
Рисунок 38. Окно «Импорт детей»
При импортировании данных о детях, выберите группу, в которую будет произведен импорт.
В поле «Выберите файл» с помощью кнопки «Обзор», выберите файл *.csv, в котором находятся данные для импорта.
Нажмите на кнопку «Импорт».
Далее необходимо сопоставить поля базы данных и поля файла CSV:
Нажмите на кнопку «Предварительный просмотр». Проверьте правильность сопоставленной информации. Красными будут отображаться ячейки, для которых не установлено соответствие (значит файл загружен с ошибками и необходимо выяснить причины).
Нажмите на кнопку «Импортировать».
В случае успешного проведения процесса импортирования на экране будет выдано соответствующее сообщение (0 ошибок).
Глава 8. Ведение архива
Рисунок 39. Раздел «Группы»
Для перемещения личного дела ребенка в Архив, необходимо:
1. Навести курсор на раздел «Группы»;
2. Выбрать группу, в которой находится личное дело воспитанника для перемещения;
3. После открытия списка личных дел, кликнуть на фамилию и нажать на ссылку «Поместить личное дело в Архив».
Рисунок 40. Окно «Перемещение в архив»
4. После заполнения полей в отрывшемся окне, нажать на кнопку «Поместить личное дело в архив».
Просмотр архива
Для открытия архива, необходимо зайти в окно «Группы» - пункт меню «Дети в архиве». Слева экрана отобразятся личные дела детей, перемещенные Вами в архив:
Рисунок 41. Окно «Личные дела детей – Архив»
Удаление личного дела
Личное дело воспитанника можно удалить из базы данных безвозвратно, только в том случае, если оно было загружено ошибочно.
Личные дела, перемещенные в архив по причине выбытия - не удаляются.
Для удаления личных дел из архива, необходимо:
Навести курсор на окно «Группы»;
Выбрать группу, в которой находится личное дело воспитанника
Выделить воспитанника, личное дело которого надо удалить из базы данных;
Нажать на ссылку «Поместить личное дело в архив»;
Указать причину выбытия, дату и номер приказа;
Открыть архив;
Выделить воспитанника в списке архива;
Нажать ссылку «Удалить личное дело».
|
