Краткая практическая инструкция по подготовке аттестационного дела на соискание ученой степени в егисм
Скачать 109.4 Kb.
|
Краткая практическая инструкция по подготовке аттестационного дела на соискание ученой степени в ЕГИСМ Алгоритм подготовки секретарем диссертационного совета аттестационного дела на присуждение ученой степени в ЕГИСМ предусматривает последовательное «прохождение» четырех этапов. Переход к очередному этапу возможен только при успешном выполнении предыдущих этапов. На каждом этапе в состав аттестационного дела включается набор документов, определенный содержанием этапа. В результате, к моменту отправки в Минобрнауки России (четвертый этап) аттестационное дело содержит полный комплект документов, установленный пунктом 37 Положения о совете по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук, утвержденного приказом Минобрнауки России от 13.01.2014 № 7. Состояние процесса подготовки аттестационного дела однозначно характеризуется статусом дела. Перечень этапов и соответствующих им статусов отражен в таблице 1. Таблица 1
Этапы внесения документов аттестационного дела на соискание ученой степени: 1. Предварительное рассмотрение диссертации (в системе ЕГИСМ данный этап именуется как «создание и завершение заседания по приему диссертации к защите») (шаги 1- 5) 2. Прием к защите диссертации (в системе ЕГИСМ данный этап именуется как «создание и завершение заседания по предварительному рассмотрению диссертации») (шаги 6 – 9) 3. Защита диссертации (в системе ЕГИСМ данный этап именуется как «создание и завершение заседания по рассмотрению диссертации») (шаги 10 – 13) 4. Отправка аттестационного дела в Минобрнауки России (шаг 14) Шаг 1. Войти в Личный кабинет диссертационного совета, нажать кнопку «Деятельность диссертационного совета» (сверху), перейти по ссылке «Аттестационные дела» (слева) (рис. 3 Методических рекомендаций для пользователей кабинета диссертационного совета по ведению аттестационных дел на присуждение степени с использованием ЕГИСМ ВАК – далее – Методические рекомендации), под формой поиска нажать кнопку «Принять к предварительному рассмотрению новую диссертацию» (рис. 4 Методических рекомендаций). Информация для размещения в ЕГИСМ: фамилия, имя, отчество соискателя, гражданство, дата рождения (на этом шаге можно написать любую, потом исправить), специальность и отрасль науки (рис. 5 Методических рекомендаций). Важно: в случае защиты на стыке специальностей (разовая защита) на этом шаге вводятся обе специальности, по которым защищается работа. Защита по разным специализациям одной специальности (08.00.05, 03.02.08, 05.13.01, 05.16.08, 05.26.03 и пр.) вводится в Систему как защита по ОДНОЙ специальности. Обо всех возникших сложностях и расхождениях следует написать в поле «Комментарий» при завершении заседания. Шаг 2. Заполнить поля формы ввода информации о соискателе, нажать «Сохранить». Вы окажетесь на экране «Рассмотрение диссертации» (рис. 6 Методических рекомендаций). Здесь необходимо заполнить все пункты из меню в левой части экрана (начиная с пункта «Информация о соискателе» (рис. 7 Методических рекомендаций), затем вернуться в пункт «Рассмотрение диссертации», ввести дату подачи заявления (кнопка «Редактировать») и загрузить сканы документов, необходимых для данного этапа (список загрузки раскрывается щелчком левой кнопки мыши по серому треугольнику). Информация для размещения в ЕГИСМ: сканы всех документов первичного пакета (заявление соискателя, копия диплома, удостоверение о сдаче кандидатских экзаменов, диссертация, автореферат, отзыв научного руководителя, копия документа, подтверждающего смену фамилии). При необходимости – исправить дату рождения соискателя. Обязательной для размещения является только информация о количестве публикаций. Данные о каждой конкретной публикации можно не вводить. Важно: 1) срок для принятия диссертации к защите (не более 2 месяцев для кандидата, 3 месяцев для доктора) отсчитывается Системой именно от даты заявления, не от даты заседания совета по утверждению состава комиссии для предварительного рассмотрения диссертации. Учитывайте это при планировании заседаний; 2) загрузка отзыва научного руководителя будет недоступна до тех пор, пока Вы не заполните соответствующую форму в меню слева («Научный руководитель/консультант») (рис. 11 Методических рекомендаций); 3) в пункте меню «Информация о диссертации» (рис. 10 Методических рекомендаций) обязательно ввести название работы; 4) все документы аттестационного дела загружаются в виде файлов формата pdf, не Word (doc). Файлы с расширением PDF (заглавными буквами) Система не пропустит. Примечание: на этом шаге необязательно загружать все документы сразу, это можно делать по мере их готовности. Все сканы, загруженные на экране «Рассмотрение диссертации», можно удалять и загружать повторно вплоть до отправки дела в Минобрнауки России. При работе с пунктами меню достаточно заполнить только поля, отмеченные знаком * («зведочка»), остальные поля заполнять необязательно. В качестве адреса электронной почты соискателя в пункте «Информация о соискателе» можно указать почту диссертационного совета. Шаг 3. Создать заседание «Утверждение состава комиссии для предварительного рассмотрения диссертации» (кнопка «Перейти к заседанию по утв. состава комиссии»). Вы окажетесь на экране «Планирование деятельности» (рис. 30 Методических рекомендаций) во вкладке «Информация» (горизонтальное меню вверху). Здесь следует задать дату и время заседания, проверить данные соискателя и нажать кнопку «Сохранить». Затем на вкладке «Участники заседания» (рис. 32 Методических рекомендаций) следует отметить присутствовавших и на вкладке «Утверждаемый состав комиссии» указать состав комиссии. Информация для размещения в ЕГИСМ: дата и время заседания (№ протокола не нужен), фамилии присутствовавших членов совета, состав комиссии. Важно: 1) в комиссии должно быть не менее трех членов. В делах 2013 года членом комиссии можно считать ученого секретаря совета; 2) если при нажатии кнопки «Перейти к заседанию по утв. состава комиссии» Система не предлагает Вам нужного соискателя, значит, произошел сбой. Аттестационное дело придется удалить и вводить заново (начиная с Шага 1). Шаг 4. После того, как Вы ввели все данные во вкладках «Информация», «Участники заседания» и «Утверждаемый состав комиссии», вернуться на вкладку «Информация». Проверить корректность внесенных данных. ЗАВЕРШИТЬ заседание (кнопка «Завершить») (рис. 35 Методических рекомендаций). Это действие обязательное, без него невозможен дальнейший ввод аттестационного дела в Систему. Важно: после завершения заседания невозможны НИКАКИЕ изменения или исправления. Шаг 5. После завершения заседания Вы окажетесь на экране «Планирование деятельности» во вкладке «Текущие и незавершенные заседания». Вам необходимо перейти на вкладку «Проведенные заседания», открыть любое заседание того соискателя, с делом которого Вы работаете, и с вкладки «Информация» нажать кнопку «Перейти к аттестационному делу». Важно: этот шаг обязателен после каждого заседания – если вернуться в редактирование аттестационного дела любым другим способом, изменения, которые Вы вносите, проведя заседание, в деле не отобразятся, и его дальнейшее заполнение окажется невозможным. Шаг 6. Перейдя в аттестационное дело, как описано в Шаге 5, Вы вновь окажетесь на экране «Рассмотрение диссертации», где появилось заседание «Прием к защите диссертации» (кнопка «Перейти к заседанию по приему к защите диссертации»). Вам следует создать это заседание аналогично тому, как описано в Шаге 3. Информация для размещения в ЕГИСМ: дата, время и № протокола заседания, фамилии присутствовавших членов совета, скан протокола принятия диссертации к защите. Важно: дата заседания по приему к защите диссертации отсчитывается Системой от даты заявления. Учитывайте это при планировании заседаний. Шаг 7. Создав заседание «Прием к защите диссертации», Вы окажетесь на экране «Планирование деятельности» во вкладке «Информация» (горизонтальное меню вверху). Здесь следует задать дату и время заседания и нажать кнопку «Сохранить». Затем на вкладке «Участники заседания» следует отметить присутствовавших, на вкладке «Формирование и загрузка документов» указать № протокола и загрузить скан протокола заседания по принятию диссертации к защите. Далее, на вкладке «Результаты голосования» вводятся результаты голосования. Информация для размещения в ЕГИСМ: дата, время и № протокола заседания, фамилии присутствовавших членов совета, скан протокола принятия диссертации к защите. Важно: 1) Система некорректно обрабатывает кворум (внутренний коэффициент 0,6, а не 2/3). Будьте внимательны при вводе результатов голосования; 2) № протокола может сохраниться не с первого раза, Система выдаст предупреждение при попытке закрыть заседание. Примечание: здесь и далее допустимо не использовать предлагаемые Системой шаблоны документов. Шаг 8. Введите все данные во вкладках «Информация», «Участники заседания», «Формирование и загрузка документов» и «Результаты голосования». Проверьте корректность внесенных данных. После этого необходимо ЗАВЕРШИТЬ заседание (см. Шаг 4). Это действие обязательное, без него невозможен дальнейший ввод аттестационного дела в Систему. Важно: после завершения заседания невозможны НИКАКИЕ изменения или исправления. Обо всех возникших сложностях следует написать в поле «Комментарий» при завершении заседания. Шаг 9. После завершения заседания Вам необходимо перейти к аттестационному делу, как описано в Шаге 5. Вы вновь окажетесь на экране «Рассмотрение диссертации». В меню слева появились пункты «Официальные оппоненты», «Ведущая организация» (их следует заполнить в обязательном порядке) и «Заключение диссертационного совета» (заполнение формы не является обязательным. Система позволяет завершить работу с аттестационным делом и при оставлении пустыми всех полей «Заключения диссертационного совета»). Информация для размещения в ЕГИСМ: сведения об официальных оппонентах и ведущей организации, а также о присланных ими заключениях. Желательно – иметь текст Заключения диссертационного совета, заполнить этот пункт можно после утверждения данного документа на защите. Важно: формулировки, вносимые в поля пункта меню «Заключение диссертационного совета», должны дословно совпадать с теми, которые войдут в окончательную редакцию этого документа в «бумажном» аттестационном деле. Шаг 10. Одновременно с Шагом 9 на экране «Рассмотрение диссертации» появилось заседание «Защита диссертации» (кнопка «Перейти к заседанию по защите диссертации»), а также список документов, необходимых для данного этапа (раскрывается щелчком по серому треугольнику). Информация для размещения в ЕГИСМ: сканы всех документов (список адресатов, которым направлен автореферат, отзыв на автореферат, отзывы официальных оппонентов, отзыв ведущей организации, текст объявления о защите диссертации). Важно: 1) отзывы на автореферат загружаются по одному. В целях экономии времени можно собрать все отзывы в один многостраничный файл pdf; 2) при загрузке отзывов официальных оппонентов и ведущей организации в Систему необходимо ввести дату, когда они были оформлены; 3) текст объявления загружается в виде скана распечаток с сайта ВАК и с сайта организации, на базе которой создан совет. Примечание: на этом шаге необязательно загружать все документы сразу, это можно делать по мере их готовности. Часть сканов загружается из заседания по защите. Опись и сопроводительное письмо становятся доступны для загрузки только после завершения заседания. Шаг 11. Создать заседание «Защита диссертации», как описано в Шаге 3, заполнить вкладки «Информация», «Участники заседания», «Формирование и загрузка документов» и «Результаты голосования» (см. Шаг 7). Информация для размещения в ЕГИСМ: дата, время и № протокола заседания, фамилии присутствовавших членов совета, сканы всех документов (стенограмма заседания диссертационного совета при защите диссертации, явочный лист членов диссертационного совета, протокол счетной комиссии, протокол заседания диссертационного совета при защите диссертации, заключение диссертационного совета по вопросу присуждения ученой степени). Важно: 1) Система некорректно обрабатывает кворум (внутренний коэффициент 0,6, а не 2/3). Будьте внимательны при вводе результатов голосования; 2) № протокола может сохраниться не с первого раза, Система выдаст предупреждение при попытке закрыть заседание; 3) в Системе не предусмотрен вариант неучастия члена совета в голосовании. В этом случае результаты голосования корректно ввести не удастся: необходимо либо в явку указывать на одного меньше, либо в голосование – на одного больше; 4) в случае защиты на стыке специальностей ТОЛЬКО В ЭТОМ ЗАСЕДАНИИ следует ввести дополнительных участников заседания из других советов. Для этого служит кнопка «Добавить» на вкладке «Участники заседания», нажав которую, Вы сможете выбрать из выпадающего списка нужный диссертационный совет и далее – вводимых на защиту членов совета. Защита по разным специализациям одной специальности (08.00.05, 03.02.08, 05.13.01, 05.16.08, 05.26.03 и пр.) вводится в Систему как защита по ОДНОЙ специальности. Обо всех возникших сложностях и расхождениях следует написать в поле «Комментарий» при завершении заседания. Примечание: если заседание введено в Систему до защиты, из вкладки «Информация» может быть создано объявление на сайт ВАК (при соблюдении сроков его подачи – 2 месяца для кандидата, 3 месяца для доктора), для этого служит галочка «Опубликовать информацию о заседании на интернет-портале». Если объявление о защите уже создано, например, через портал vak2.ed.gov.ru, дублировать его из Системы не надо. Шаг 12. Введите все данные во вкладках «Информация», «Участники заседания», «Формирование и загрузка документов» и «Результаты голосования». Проверьте корректность внесенных данных. Далее необходимо ЗАВЕРШИТЬ заседание (см. Шаг 4). Это действие обязательное, без него невозможен дальнейший ввод аттестационного дела в Систему. Важно: после завершения заседания невозможны НИКАКИЕ изменения или исправления. Обо всех возникших сложностях, в первую очередь – по разовой защите, следует написать в поле «Комментарий» при завершении заседания. Шаг 13. После завершения заседания Вам необходимо перейти к аттестационному делу, как описано в Шаге 5. Вы вновь окажетесь на экране «Рассмотрение диссертации». В списке документов, необходимых для данного этапа (раскрывается щелчком по серому треугольнику), стали доступны для загрузки Опись документов, имеющихся в деле, и Сопроводительное письмо, их надо загрузить. Также, при необходимости, следует загрузить дополнительные документы (приказы о замене председателя, секретаря и пр.), установив галочку «Видимость документа в Минобрнауки России». Информация для размещения в ЕГИСМ: сканы всех документов (опись документов, имеющихся в деле, сопроводительное письмо) Важно: несмотря на более широкий перечень требуемых документов, в Систему следует загружать Опись дела № 1 (ВАК), чтобы документы «бумажного» и электронного дел совпадали. Шаг 14. Когда все предыдущие шаги сделаны, аттестационное дело готово к отправке в Минобрнауки России. Для этого служит пункт меню «Отправить аттестационное дело в Минобрнауки России» (кнопка «Отправить аттестационное дело в Минобрнауки России»). Проверить корректность внесенных данных. Важно: 1) если кнопка «Отправить» неактивна (не нажимается), значит, где-то не заполнено обязательное поле или не подгружен файл. Система не выдает сообщений об ошибке, проверку приходится проводить вручную; 2) после отправки дела в Минобрнауки России невозможны НИКАКИЕ изменения или исправления. По всем техническим неполадкам и сбоям звонить в службу технической поддержки ЦИТиС по тел. 8-800-100-03-71 |
Похожие:
 | Положение о совете по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук, утвержденное... | | Заявление соискателя по рекомендуемому образцу согласно приложению №1 к «Положению о совете по защите диссертаций на соискание ученой... |
| Председателю совета по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук | | Перечень рецензируемых научных изданий, в которых должны быть опубликованы основные результаты диссертаций на соискание ученых степени... |
| Положение определяет порядок формирования и организации работы совета по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата... |  | Дата первой официальной публикации: 10 февраля 2012 г. Опубликовано: в "РГ" Федеральный выпуск №570210 февраля 2012 г. Вступает в... |
| Перечень рецензируемых научных изданий, в которых должны быть опубликованы основные результаты диссертаций на соискание ученой степени... | | Перечень рецензируемых научных изданий, в которых должны быть опубликованы основные результаты диссертаций на соискание ученой степени... |
| Диссертационный совет принимает к предварительному рассмотрению диссертацию, отвечающую требованиям, предусмотренным в Положении... | | Положения о присуждении ученых степеней, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 24 сентября 2013 г. N... |