Административный регламент
Скачать 287.32 Kb.
|
| Утвержден Постановлением администрации Никольского района Пензенской области От 20.01.2012 № 44 АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ предоставления администрацией Никольского района Пензенской области муниципальной услуги: "Прием на хранение документов сектором муниципального архива администрации Никольского района Пензенской области" I. Общие положения 1.1. Административный регламент по предоставлению Администрацией Никольского района Пензенской области муниципальной услуги «Прием на хранение документов сектором муниципального архива администрации Никольского района Пензенской области» (далее – муниципальная услуга). 1.2. Круг заявителей. В качестве заявителей могут выступать физические лица, юридические лица, государственные органы и органы местного самоуправления (далее –заявитель). 1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги. 1.3.1. Информация об услуге предоставляется:
1.3.2. При информировании об услуге по телефону и при личном обращении специалисты сектора муниципального архива администрации Никольского района Пензенской области – далее сектора, в вежливой (корректной) форме доводят до сведения обратившихся информацию по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут. При невозможности специалиста отдела, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию. 1.3.3.Информация, касающаяся предоставления услуги, располагается на информационных стендах, расположенных в администрации Никольского района Пензенской области.На стендах размещается следующая информация: - общий режим работы администрации; - номера телефонов администрации; - адрес официального Интернет-сайта администрации. 1.3.4.Информирование о ходе предоставления услуги осуществляется должностными лицами и специалистами сектора при непосредственном личном контакте с Заявителями, с использованием почтовой, электронной и телефонной связи. Информация об отказе в предоставлении услуги направляется Заявителю письмом, по адресу, указанному в заявлении (документе) на предоставление услуги. 1.3.5.Информация о сроке завершения оформления документов и возможности их получения сообщается Заявителю при подаче документов, а в случае сокращения срока – по указанному в заявлении (документе) на предоставление услуги по телефону или электронной почтой. 1.3.6. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия Архива: Источники комплектования архива; Списки источников комплектования архива; Порядок экспертизы ценности документов; Порядок приема архивных документов; Прием архивных документов от ликвидированных организаций; Взаимодействие архива с источниками комплектования. 1.3.7.Порядок получения консультаций (справок) о предоставлении услуги.Консультации (справки) по вопросам предоставления услуги производятся специалистами сектора. Консультации предоставляются по вопросам:
Консультации предоставляются при личном обращении и посредством телефона. 1.3.8. Прием Заявителей осуществляется в соответствии со следующим графиком:
II. Стандарт предоставления муниципальной услуги 2.1.Наименование муниципальной услуги: «Прием на хранение документов сектором муниципального архива администрации Никольского района Пензенской области». 2.2.Наименование органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальную услугу. Муниципальную услугу предоставляет Администрация Никольского района Пензенской области. 2.3. Описание результата предоставления муниципальной услуги. Результатом предоставления муниципальной услуги является: Акт приема-передачи документов. 2.3.1. От источников комплектования архива документы принимаются сектором муниципального архива по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации. В исключительных случаях сроки временного хранения документов могут быть продлены по просьбе источников комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации. 2.3.2. Прием документов от источников комплектования осуществляется сектором муниципального архива, в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем аппарата по согласованию с источниками комплектования. Внеплановый прием документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов. По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей сектор муниципального архива, может осуществлять досрочный прием документов организаций источников комплектования. Прием архивных документов на временное хранение оформляется также актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 2) и производится по сдаточной описи. Архивные документы принимаются в сектор муниципального архива, упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы. При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы и проверка комплектности учетных документов. Документы принимаются в сектор муниципального архива, по утвержденным ЭПК описям дел, документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов; архивные документы с не истекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям. Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 2), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя). Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 2) и производится по сдаточной описи. 2.3.3. Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав сектор муниципального архива (Архивного фонда Российской Федерации) по договору дарения, по завещанию, по решению суда. Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела. Оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения (приложение № 3). При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу. 2.3.4. Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т.д.), включаются в состав фонда сектора муниципального архива. Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение. 2.3.5. Прием секретных документов от источников комплектования государственного и муниципального архивов, организации Российской академии наук осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне по акту и отдельным описям дел, документов. 2.3.6. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке. Письмо на имя Главы предоставляет ликвидируемая организация (приложение 5; 6). Архивные документы с не истекшими сроками временного хранения, принятые архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение. 2.4. Срок предоставления муниципальной услуги. - Нормативное количество приема в день документов 100дел в день. Списки источников комплектования составляются сектором муниципального архива на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Архив ведет список организаций - источников комплектования по установленной форме. В секторе муниципального архива, принимающем на хранение различные виды архивных документов, составляются и ведутся самостоятельные списки организаций - источников комплектования научно-технической документацией, списки организаций - источников комплектования. Проекты списков источников комплектования архива, предоставляются - на согласование ЭПК (экспертно проверочная комиссия) уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела. ЭПК(экспертно проверочная комиссия) уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, о согласовании списка источников комплектования архива является основанием для его утверждения руководством соответствующего архива или органом местного самоуправления (для муниципальных архивов), Архив вправе вести список возможных источников комплектования. Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов проводится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация государственного органа, органа местного самоуправления, организации; отказ негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжение договора); решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и ЭПК Архива Российской академии наук о передаче организации в список источников комплектования другого архива. Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации. Архив ведет наблюдательное дело на каждый государственный орган, орган местного самоуправления и организацию - источник комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть заведено и на гражданина-источник комплектования архива, в которое включаются сведения о составе и содержании его архивных документов. В целях учета работы с источниками комплектования архив вправе создавать учетно-справочные картотеки и базы данных. 2.4.1. Сроки выдачи документов – 1 день. Архивные документы включаются в состав сектора муниципального архива (Архивного фонда Российской Федерации) на основании экспертизы ценности документов (т.е. изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение). Экспертиза ценности документов осуществляется сектором муниципального архива совместно с собственником или владельцем архивных документов. При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хранения документов архив руководствуется перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые перечни); а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации. Экспертиза ценности документов в архиве проводится: по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций; при поступлении в архив в исключительных случаях документов в неупорядоченном состоянии; в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж. По результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, архив составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 1), и в установленном порядке вносит изменения в учетные документы архива. В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 1). Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке. Сдача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры или путем сжигания. После завершения приема документов- акт выдается в течении одного рабочего дня. 2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги. Предоставление услуги осуществляется в соответствии с: - Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993; - Федеральным Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; - Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; - Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; - Федеральным законом от 06.10.2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»; - Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»; - Положением, утвержденное постановлением администрации Никольского района от 28.04.2010 года №58 « О секторе Муниципального архива администрации Никольского района». 2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги, подлежащих представлению заявителем, способы их получения заявителем, в том числе в электронной форме, порядок их представления. 2.6.1. Для предоставления услуги Заявитель направляет (представляет) в администрацию: заявление либо иной документ, предусмотренный законодательством РФ. В заявлении необходимо указать сведения - сведения о наименовании учреждения, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса; - изложение существа запроса (сведения, необходимые для исполнения запроса): - в запросе указан период документов организации; - личную подпись руководителя и дату; В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии. контактный телефон Необходимо, чтобы сведения о лице, оформившем документ о предоставлении услуги, содержали:
2.6.2. Заявитель вправе представить любые документы, необходимые с его точки зрения, для пояснения истории объекта запроса. 2.6.3.Образец заявления для получения муниципальной услуги заявитель получает при личном обращении в Администрацию Никольского района во время приема, а посредством электронной почты – в течении трех рабочих дней со дня получения обращения. 2.6.4. При предоставлении муниципальной услуги в соответствии с пунктом 1 и 2 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» запрещается требовать от заявителя представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги, а также требовать представления документов и информации, которые находятся в распоряжении Администрации Никольского района Пензенской области и иных государственных органов, органов местного самоуправления в соответствии с нормативно-правовыми актами Российской Федерации. 2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги не предусмотрены. 2.8. Основаниями для отказа в предоставлении услуги являются: Основания для отказа в обходимых для предоставления муниципальной услуги не предусмотрены.
2.10.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги. Заблаговременно назначается дата и время приема документов, максимальный срок ожидания в очереди получателем муниципальной услуги 30 минут . 2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги. Основанием для приема и регистрации заявления на предоставление услуги является его поступление в структурное подразделение администрации Никольского района Пензенской области – сектор муниципального архива администрации Никольского района Пензенской области. Специалист сектора, ответственный за прием и регистрацию документов, в течение 1 (одного) рабочего дня осуществляет прием поступившего заявления, в книге входящей корреспонденции. Специалист сектора муниципального архива администрации Никольского района, ответственный за прием и регистрацию документов, по просьбе заявителя осуществляет выдачу дубликата зарегистрированного заявления или заверяет подписью второй экземпляр заявления, остающийся у заявителя. 2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой муниципальной услуги. Прием Заявителей осуществляется в кабинете №1 администрации Никольского района Пензенской области. Кабинет должен быть оборудован информационными табличками (вывесками) с указанием:
Заявители должны обладать информацией о фамилии, имени, отчестве и должности специалистов, которые их обслуживают. Для этого специалисты обеспечиваются личными настольными табличками. Место для приема Заявителей должно быть снабжено столом, стулом, писчей бумагой и канцелярскими принадлежностями, а также быть приспособлено для оформления документов. Одним специалистом одновременно ведется прием только одного посетителя. В помещении администрации должны быть в наличии оборудованные места для ожидания приема и возможности оформления документов. 2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги. 2.13.1.Основным показателем качества и доступности муниципальной услуги является оказание муниципальной услуги в соответствии с требованиями, установленными законодательством Российской Федерации 2.13.2. Оценка качества и доступности муниципальной услуги должна осуществляться по следующим показателям: - степень информированности граждан о порядке предоставления муниципальной услуги (доступность информации о муниципальной услуге, возможность выбора способа получения информации); - возможность выбора заявителем формы обращения за предоставлением муниципальной услуги (лично, посредством почтовой связи, в форме электронного документооборота через Единый портал государственных услуг и муниципальных услуг (функций); - своевременность предоставления муниципальной услуги в соответствии со стандартом ее предоставления, установленным Административным регламентом. 2.14. Иные требования к предоставлению муниципальной услуги. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги доводится до заявителей муниципальной услуги следующими способами: - путем размещения на информационных стендах в помещениях администрации Никольского района; - должностными лицами администрации Никольского района при личном обращении с использованием средств телефонной и факсимильной связи, посредством письменных ответов должностными лицами на письменные обращения получателей муниципальной услуги, в том числе по электронной почте; - посредством размещения на официальном Интернет-сайте Администрации Никольского района Пензенской области; - посредством размещения в сети Интернет на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций); - посредством размещения в средствах массовой информации. Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги предоставляется бесплатно. III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме.
Предоставление услуги включает в себя следующие действия:
- проверка представленных документов на соответствие установленным требованиям; - прием на хранение документов; - оформление акта приема – передачи. |
Похожие:
 | Административный регламент предоставления государственной услуги «Лицензирование образовательной деятельности» (далее Административный... |  | Административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче разрешения на вступление в брак несовершеннолетним гражданам... |
| Настоящий административный регламент устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий... | | Новый административный регламент о внесённых изменениях в конструкцию автомобилей |
| Административный регламент предоставления муниципальной услуги Выдача справок на жилые и нежилые объекты недвижимости в Неклиновском... | | Административный регламент предоставления муниципальной услуги Выдача справок на жилые и нежилые объекты недвижимости в Неклиновском... |
| Административный регламент). Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных... | | Настоящий Административный регламент (далее Административный регламент) определяет стандарт предоставления муниципальной услуги;... |
| Административный регламент предоставления государственной услуги по экспертизе племенной продукции (материала) (далее – Административный... | | Административный регламент). Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных... |