Руководство пользователя аиас «Аверс: Расчет меню питания» (для версии 8)

Содержание

Введение……………………………………………………...….....3

Минимальные системные требования……………….……..…3

Установка программы…………………………………….…..…4

Создание резервной копии базы данных ………………...…..13

Обновление установленной программы до версии 2.8……..14

Настройка сетевой версии…………………………………..….20

Рекомендуемая схема работа с программой…………………21

Главное меню программы………………………………...……23

Внесение учреждения в программу………………………..….25

Создание пользователей……………………………………..…28

Настройка параметров работы программы…………...…….30

Справочники в программе…………………………………..…38

Продукты………………………………………………....39

Таблица перерасчета…………………………………….44

Технологические карты……………………………..….47

Типовые меню…………………………………………....55

Поставщики продуктов………………………………....60

Меню Текущего Дня………………………………………….…60

Меню – Требование……………………………………………...66

Бракеражная ведомость………………………………………...71

Дополнительные отчеты………………………………………..73

Склад………………………………………………………………78

Текущий остаток………………………………………...79

Поступление………………………………………………82

Расход……………………………………………………...87

Списание…………………………………………………..94

Возврат…………………………………………………….96

Заказ продуктов ………………………………………..100

Возврат поставщику…………………………………...106

Экспорт DBF…………………………………………………….110

Введение

АИАС «Аверс: Расчет Меню Питания» позволяет автоматизировать работу медицинского работника, рассчитывающего расход продуктов питания (диет. - сестры), а также работу складского работника.

Система информационно взаимодействует с программами бухгалтерской отчетности, таким образом она позволяет осуществлять отчет перед бухгалтерией как в печатном, так и в электронном виде.

АИАС адаптирована для работы с ней нескольких пользователей одновременно, при условии наличия локальной сети между компьютерами пользователей.

Таким образом, использование данной АИАС полностью описывает отчетность процесса организации питания и ведения складского учета в дошкольном образовательном учреждении.
Минимальные системные требования, необходимые для установки и работы АИАС

Техническое оснащение

Операционные системы: Windows: 98/ME/NT/2000/XP/Vista/7 с последними пакетами обновлений; Linux: AltLinux 4+, RedHat 4+, Ubuntu 8+; Unix: FreeBSD 6+; Mac OS X (клиент)

Оперативная память: 256Мб и выше (для Windows Vista/7 от 512Мб)

Процессор: с тактовой частотой 1ГГц и выше

Жесткий диск: 300Мб свободного места на жестком диске

Дисплей: Монитор с разрешением 1024 x 768 или выше

Дисковод: CD/DVD-дисковод для установки и обновления программного обеспечения

Принтер: формата А4/А3 (А3 для печати специальных форм отчетов), для печати документов

Сеть: Сетевая карта для работы в составе ЛВС

Программное обеспечение

Для доступа к базам данных: Firebird 1.5+

Наличие одного из интернет обозревателей: Firefox 3+ (рекомендуемый), Internet Explorer 6+, Opera 9+, Chrome 3+, Safari 3+

Документы: Для работы с отчетными формами один из офисных пакетов: OpenOffice 2+, Microsoft Office 2000+
Установка программы

1. 
   Необходимо убедиться, что компьютер и операционная система соответствуют минимальным системным требованиям.
   
2. 
   Вставить установочный диск с программой в компьютер, автоматически откроется окно:
   

Необходимо выбрать пункт «Установка/Обновление».

3. 
   После чего появится следующее окно:
   

Необходимо выбрать кнопку «Да».

4. 
   Произойдет запуск мастера установки:
   

Нажать кнопку «Далее», закрыв предварительно все прочие приложения.

5. 
   Появится окно, в котором необходимо выбрать папку для установки программы:
   

Изменение диска С: на другой: Если программу требуется установить на другой диск, то можно изменить путь установки на d:\avers или другой из D,E,F,G,H.

1. 
   Внимание! Не изменяйте путь :\avers. Изменять предлагаемое место установки программы крайне нежелательно, т.к. после установки надо будет перенастраивать конфигурационные файлы Firebird, Apache и самой программы АИАС Аверс Расчет Меню Питания.
   
1. 
   В процессе установки будет предложено установить Сервер баз данных Firebird и Веб-сервер Apache, а также выбрать редактор электронных отчетов, с помощью которого будет происходить печать выходных форм:
   

А). Firebird предназначен для работы с базой данных, без него работать с АИАС «Аверс: Расчет Меню Питания» будет невозможно, поэтому его необходимо установить. Если Firebird уже установлен в системе, то выключите соответствующую галочку.

Б). Apache отвечает за отображение рабочих страниц программы в браузере, без него работать с АИАС «Аверс: Расчет Меню Питания» будет невозможно, поэтому его необходимо установить.

Если в системе уже установлен другой Apache установленный на порт HTTP, то Apache следует установить, т.к. он устанавливается на другой порт 8081. Если Apache на этот порт уже был установлен, то выключите галочку.

В). Если на Вашем компьютере отсутствует программа для печати отчетов, Вы можете установить бесплатное офисное приложение Calc Open Office, имеющееся на Вашем установочном диске.

После чего нажмите кнопку «Далее».

7. 
   Появится окно с параметрами установки:
   

Необходимо нажать кнопку «Установить».

8. 
   Начнется процесс установки программы:
   

Необходимо дождаться пока завершится процесс установки АИАС «Аверс: Расчет Меню Питания», установить вспомогательные программы (Firebird и Apache).

9. 
   Должно появиться окно утилиты MenuDB:
   

Необходимо нажать на кнопку «Копировать БД», после завершения процесса копирования (установки) базы данных, появится окно:



Необходимо нажать на кнопку «ОК», окно автоматически закроется. Оставшееся окно утилиты MenuDB необходимо закрыть.

10. 
    Произойдет завершение работы мастера установки:
    

Нажать кнопку «Завершить». В результате успешной установки программы произойдет автоматический запуск АИАС «Аверс: Расчет Меню Питания»:
Создание резервной копии базы данных

Общепринятая мера безопасности сохранности данных.

Ее необходимо осуществлять не реже одного раза в неделю в тех случаях, когда в Вашей организации отсутствуют бесперебойные блоки питания, обеспечивающие возможность безопасного завершения работы в случаях резких скачков напряжения электросети.

Также резервную копию базы данных необходимо создавать перед каждым обновлением программы.

1. 
   Создать новую папку в любой удобной для Вас директории, в которой будет храниться резервная копия.
   
2. 
   По пути C:\avers\region_menu\database скопировать папку database и перенести ее полностью в директорию, в которой Вы будете хранить резервную копию.
   

Обновление уже установленной программы до версии 2.8

Программа обновляется путем переустановки поверх уже установленной версии.

1. 
   Уже установленная версия должна быть не ниже 2.7.
   
2. 
   Необходимо сделать резервную копию базы данных.
   
3. 
   Вставить установочный диск с программой в компьютер, автоматически откроется окно:
   

Необходимо выбрать пункт «Установка/Обновление».

4. 
   После чего появится следующее окно:
   

Необходимо выбрать кнопку «Да».

5. 
   Произойдет запуск мастера установки:
   

Нажать кнопку «Далее», закрыв предварительно все прочие приложения.

6. 
   Появится окно, в котором необходимо выбрать папку для установки программы:
   

Нажать кнопку «Далее».

7. 
   В процессе обновления будет предложено установить Сервер баз данных Firebird и Веб-сервер Apache, а также выбрать редактор электронных отчетов, с помощью которого будет происходить печать выходных форм. Поскольку Сервер баз данных Firebird и Веб-сервер Apache уже были установлены при первичной установке программы необходимо снять галочки напротив данных пунктов:
   

Нажать кнопку «Далее».

8. 
   Появится окно с параметрами обновления:
   

Нажать кнопку «Установить».

9. 
   Обновление базы данных. После копирования файлов программы появится окно:
   

А). В случае отсутствия необходимости сохранения внесенных данных, нажмите кнопку «Копировать БД» (с программой только учились работать, созданные Вами меню не нужны).

Б). В случае необходимости сохранения данных, нажмите «Обновить БД» (все ранее внесенные Вами данные сохранятся).

Внимание! Будут происходить достаточно сложные процессы сравнения и добавления данных, обязательно необходимо дождаться их завершения, не давая никаких других команд компьютеру. Свидетельством успешного завершения процесса обновления базы данных будет появления окна:

10. 
    Необходимо нажать кнопку «ОК» и дождаться появления окна:
    

Нажать кнопку «Завершить», произойдет автоматический запуск программы.

Внимание! Прежде, чем приступить к работе с программой после обновления до версии 2.8, необходимо настроить вкладку «Параметры», в связи со значительными изменениями структуры формирования отчета Меню-требование и структуры отображения категорий во вкладках «Типовое меню» и «Меню Текущего Дня».
Настройка сетевой версии

Если Вы хотите работать с программой на двух различных компьютерах, то в этом случае необходимо настроить сетевую версию программы. Для этого необходимо, чтобы компьютеры были соединены локальной сетью. Компьютер, на котором установлена программа, выполняющий роль сервера, должен быть включен в любой момент времени, когда необходим доступ к АИАС «Аверс: Расчет Меню Питания» с другого (дочернего) компьютера.

Необходимо выяснить IP-адрес сервера (основного компьютера, на котором установлена программа), а также нужно знать путь установки программы (стандартный путь: C:\avers\region_menu).

На рабочем столе дочернего компьютера необходимо создать новый ярлык с путем размещения объекта: http://localhost:8081/region_menu/region.cgi, но с изменением слова localhost на IP-адрес серверной машины.

Если планируется одновременная работа и медицинского сотрудника и сотрудника склада, то необходимо завести дополнительных пользователей в программе.
Рекомендуемая схема работы с программой:

Настройка программы для работы:

1. 
   Необходимо проверить на соответствие требованиям Вашей организации и при необходимости дополнить справочники в пункте «Параметры» (Список категорий довольствующихся, Категории норм питания и т.д.).
   
2. 
   Необходимо проверить на соответствие требованиям Вашей организации и при необходимости дополнить справочники «Продукты», «Технологические карты», «Типовые меню» и «Таблица перерасчета» пункта Питание.
   
3. 
   Задать параметры работы программы в разделе «Параметры» пункта «Питание».
   
4. 
   Внести поставщиков в список.
   
5. 
   В случае необходимости одновременной работы медицинского и складского работников с программой (на разных компьютерах по локальной сети) - создать соответствующих пользователей.
   
6. 
   
   

Непосредственная работа с программой:

Для медицинского работника:

1. 
   Составить «Меню текущего дня».
   
2. 
   Сформировать «Меню-требование». Отредактировать его. При необходимости изменить выход порций и вывести документ на печать.
   
3. 
   Сформировать «Бракеражную ведомость», отредактировать и вывести на печать.
   
4. 
   В пункте «Меню текущего дня» сформировать «Отчет для родителей» и вывести его на печать.
   
5. 
   В пункте «Меню текущего дня» сформировать «Ведомость анализа используемого набора продуктов» и вывести ее на печать
   
6. 
   В случае использования возвратного меню используйте возвратное меню в меню текущего дня.
   
7. 
   В случае необходимости используйте дополнительное меню в меню текущего дня.
   
8. 
   В случае электронной формы отчета необходимо использовать функцию Экспорта DBF в основном пункте меню программы «Сервис».
   

Для сотрудника, ведущего склад:

1. 
   Во вкладке «Поступление» внести имеющиеся на складе остатки продуктов с указанием поставщика «Корректировка».
   
2. 
   Составить предварительный заказ продуктов на интересующие Вас дни.
   
3. 
   Оформить поступление продуктов на склад.
   
4. 
   Оформить расход продуктов можно только после составления и редактирования медицинским работником меню-требования. Как по основному, так и по дополнительному (при наличии) меню.
   
5. 
   По необходимости оформить списание продуктов со склада и возврат поставщику.
   
6. 
   В конце месяца при необходимости распечатать отчетные формы (желательно).
   

Главное меню программы состоит из трех пунктов «Учреждения», «Питание» и «Сервис». При наведении на любой из пунктов курсора мыши автоматически выпадает список доступных вкладок:
Пункты «Учреждения» и «Сервис» являются служебными. Они необходимы для внесения в программу своего учреждения, создания пользователей с различными ролями «Диетсестра» и «Кладовщик», формирования электронной формы отчета перед бухгалтерией. Подробнее рассмотрим принципы работы с данными вкладками ниже.

Пункт «Питание» основного меню программы отражает последовательность непосредственной работы с программой:

1. 
   Продукты – справочник с перечнем наименований продуктов, использующихся при работе с программой, а также с перечнем различных свойств (сведений по нормам, БЖУ, Энергетической ценности, коду) для каждого из продуктов в отдельности, а также сведениями по нормам для групп продуктов в целом для различных категорий воспитанников;
   
2. 
   Таблица перерасчета – справочник изменяющихся потерь при холодной обработке продуктов (сезонные отходы овощей);
   
3. 
   Технологические карты – справочник технологических карт;
   
4. 
   Типовые меню – справочник с шаблонами меню по двум (и более в случае необходимости) основным типам меню (Сад и Ясли);
   
5. 
   Меню текущего дня – страница составления списка блюд и продуктов;
   
6. 
   Меню-требование – функция расчета расхода продуктов по датам, исходя из составленных ранее меню текущего дня;
   
7. 
   Бракеражная ведомость – функция составления бракеражной ведомости готовой продукции по датам, исходя из составленного заранее меню-требования.
   
8. 
   Склад – складской учет продуктов с ведением отчетности;
   
9. 
   Поставщики продуктов – справочник поставщиков
   
10. 
    Параметры – настройки работы программы, настройки построения и отображения отчетных форм.
    

Пункты 1-4 являются «справочниками» данные, в которых взяты:

А). Москва: из Методических указаний г. Москвы по организации питания в ДОУ, утвержденных приказом №920 от 21.11.2007 ДО г. Москвы. Учтены поправки, высланные ДО г. Москвы в письмах №5-15/459 от 10.10.2008 и № 2/35-2 от 01.12.2009;

Б). Регионы: данные были предоставлены кураторами из Комитетов и Управлений образования.
Внесение учреждения в программу

Пункт «Учреждения» основного меню программы позволяет внести свое учреждение и сведения о нем в программу для последующего создания пользователей.

1). Необходимо навести курсор мыши на данный пункт и из выпадающего списка выбрать подпункт «Выбор учреждений»:

2). Откроется соответствующая вкладка:

3). Нажать на красную ссылку «Добавить новое учреждение», откроется страница добавления нового учреждения:

4). Нажать на красную ссылку «Тип учреждения» и перейти, таким образом, на соответствующую страницу:

Осуществить выбор типа и вида Вашего учреждения, нажав на интересующие наименования, после чего нажать красную кнопку «Выбрать» в левом верхнем углу экрана. Вы снова окажетесь на странице добавления нового учреждения. Далее необходимо заполнить поля «Полное наименование», «Краткое наименование» и «Номер». После этого необходимо заполнить адрес Вашего учреждения, используя красную ссылку «КлАдр». Откроется окно адресного классификатора, в котором необходимо из списка выбрать город, округ, район и улицу:

После этого нажать кнопку «Выбрать» в верхней правой части окна, оно закроется, и Вы вернетесь на страницу добавления нового учреждения, которая будет выглядеть следующим образом:

Данные для добавления учреждения внесены, можно нажать кнопку «Добавить новое учреждение». После этого Вы окажетесь в подпункте «Сведения об учреждении». Здесь можно внести сведения о кодировке (ОКПО), для последующего автоматического попадания данного кода в отчет «Меню - Требование».
Создание пользователей

Позволяет при работе с сетевой версией одновременно заходить в программу и вносить изменения в различных областях деятельности (создание меню и складской учет продуктов).

Необходимо, чтобы было создано учреждение.

1). Навести курсор мыши на основной пункт меню программы «Сервис», выбрать из выпадающего списка подпункт «Пользователи»:

2). Откроется окно:

3). Нажать на красную ссылку «Добавить нового пользователя». 4). В открывшемся окне внести имя пользователя и пароль, выбрать категорию пользователя «Диетсестра» или «Кладовщик» и нажать кнопку «Добавить нового пользователя».

Выбор категории пользователя обусловлен видимостью вкладок для различных категорий:

пользователь "Кладовщик" работает с разделами:
- склад;
- поставщики продуктов
пользователь "Диет. сестра" работает с разделами:
- продукты;
- таблица перерасчета;
- технологические карты;
- типовые меню;
- меню текущего дня;
- меню требование;
- бракеражная ведомость;

- параметры.

5). В открывшемся окне «Учетная запись пользователя» выбрать доступ к созданному ранее своему учреждению и нажать кнопку «Сохранить изменения».



Теперь введя на странице авторизации при входе в программу свои пароли и имена пользователей, кладовщик и диетсестра смогут работать одновременно.