2.17.РЕЖИМ «ВЫБОРКА»
3.1Реестр сохраненных выборок
Режим «Выборка» предназначен для многомерного анализа данных. В данном режиме имеется возможность создать группы для проверки отчетов нескольких конкретных организаций, по разным периодам, а также сравнить данные (например, по одноименным графам) из нескольких форм. Источником данных являются отчёты в базе данных ПК «Свод-Смарт». Результатом работы выборки пользователь получает сводную таблицу в MS Excel, данные в которой представлены в разрезе выбранных аналитических признаков.
Воспользоваться режимом «Выборка», можно по двойному щелчку мышкой по НАВИГАТОР ВЫБОРКА. По умолчанию отмечена «галка» на Мои выборки, где пользователю доступны созданные им выборки. Если убрать «галку», в том числе становятся доступны выборки, созданные другими пользователями. Пользователям доступно удаление только своих выборок, администратор, в свою очередь, может удалять все выборки. В левой части окна находятся группы выборок, которые создаются с помощью кнопки  Добавить группу. Подчиненные группы относительно исходной добавляются с помощью выпадающего списка также по кнопке Добавить группу. Редактирование кода группы и ее наименования происходит с помощью кнопки  Редактировать (Ctrl+E). Удаляется группа по кнопке  Удалить. Группы отмечаются с помощью кнопки  Инверсия (Ctrl+A). Снимаются «галки» кнопкой  Разметить все (Ctrl+U). Кнопка  Отметить подчиненные позволяет отметить подчиненные узлы в иерархии. Выпадающий список позволяет отметить как все подчиненные узлы, так и подчиненные узлы на 1 уровень вниз. Иерархия сворачивается и разворачивается с помощью кнопок  Свернуть и Развернуть.
Рисунок 57. Окно «Реестр сохраненных выборок»
В правой части окна находится Реестр сохранённых выборок, который содержит информацию о количестве выборок, периодичности анализируемых отчётов, диапазоне периодов, о создателе выборки и последнем её изменении, а так же примечание.
В реестре сохраненных выборок доступны следующие операции:
- Редактирование сохранённой выборки по кнопке Редактировать (Ctrl+E). Для того чтобы отредактировать сохранённую выборку, следует поместить курсор на соответствующую запись в реестре и произвести на ней двойной щелчок мышкой, либо воспользоваться кнопкой Редактировать (Ctrl+E). После чего откроется окно «Выборка» в котором производится редактирование параметров выборки (см. ниже). Следует учитывать, что сохранение изменений в выборке будет недоступно, если пользователь не является владельцем (создателем) редактируемой выборки.
- Удаление сохранённых выборок. Для того чтобы удалить какую-либо выборку или группу выборок, следует отметить галочками соответствующие записи в реестре и щёлкнуть мышкой по кнопке Удалить. Следует учитывать, что удалить сохраненную выборку, владельцем (создателем) которой пользователь не является, может лишь пользователь с правами администратора. Во всех остальных случаях на экране появится предупреждение о недостаточности прав на эту операцию
- Копирование сохранённой выборки. Для копирования какой-либо выборки, необходимо поместить курсор на соответствующую запись в реестре (отмечать галочкой эту запись не обязательно) и щёлкнуть мышкой по кнопке  Копировать (Ctrl+С). После чего откроется окно «Выборка», в котором производится редактирование параметров выборки. В этом окне можно произвести какие-либо изменения параметров выборки (см. ниже), например, изменить наименование, после чего нажать на кнопку  Сохранить (Ctrl+S). В результате в реестре сохранённых выборок появится новая запись владельцем (создателем) которой будет текущий пользователь.
- Результат выборки можно получить, нажав на кнопку  Выполнить, в реестре выборок. Для вывода в Excel результата выборки необходимо воспользоваться выпадающим списком по кнопке Выполнить.
- Группы отмечаются с помощью кнопки Инверсия (Ctrl+A). Снимаются «галки» кнопкой Разметить все (Ctrl+U).
- В выпадающем списке по кнопке  Сервис предоставляется возможность вывода списка выбранной выборки (либо несколько отмеченных выборок) на Рабочий стол, а также Создать ссылку на данную выборку. Ссылка на выборку позволяет выполнить быстрый доступ к ней. Для этого необходимо в Навигаторе нажать на кнопку  Поиск, вставить ссылку (Ctrl+V). При данном действии откроется окно выборки, которое позволяет выполнить выборку, вывести ее в Excel, Редактировать.
Рисунок 58. Окно «Открытие выборки»
Для отображения списка выборок, созданных данным пользователем, необходимо отметить «галкой» Мои выборки  .
Выборки добавляются в созданные группы с помощью кнопки  Добавить в группу. При этом в открывшемся окне необходимо выбрать из списка одну из представленных групп.
Рисунок 59. Выбор группы выборок
Для переноса выборок из одной группы в другую, необходимо воспользоваться кнопкой  Перемесить в группу. Выборки можно переносить массово. Для этого необходимо отметить их «галкой».
Выборки исключаются из той или иной группы с помощью кнопки  Исключить из группы.
Для переноса выборки из одной базы Свод-Смарт в другую используется кнопка  Экспорт.
Список выборок выводится в Excel с использованием кнопки  Печать (Ctrl+C).
Для того чтобы создать новую выборку, следует использовать кнопку  Создать (Ctrl+N). После чего откроется окно «Выборка», в котором производится редактирование параметров выборки.
Создание (Редактирование) выборки. В окне «Выборка» производится редактирование параметров выборки. Определяются источники данных, состав данных и структура сводной таблицы.
4
3
2
5
1
Рисунок 60. Окно редактирования выборки
На рисунке цифрами обозначены основные элементы выборки:
Группа элементов для определения типа периодичности и диапазона периодов форм отчётности, данные которых подлежат анализу. Также можно написать какое-либо примечание, которое будет отражаться в реестре выборок.
Дерево форм. Здесь отображаются формы, отчёты, которые существуют в указанном диапазоне периодов (группа элементов 1) и имеют указанную там же периодичность. Колонки, отображаемые в дереве форм, делятся на два типа:  - Содержащиеся в боковике; и  - Содержащие числовые данные. Колонки с числовыми данными являются источниками данных для выборки (необходимо выбрать хотя бы одну колонку). Колонки с текстовыми данными могут быть использованы в качестве аналитических признаков. В верхней части окна отчетов расположены кнопки:  Создать (Ctrl+N), Редактировать (Ctrl+E), Удалить, Свернуть, Развернуть,  Простые отчеты и  Сводные отчеты, а также различные статусы. Если отжать какую-либо из кнопок (Простые или Сводные отчеты, либо статус), то отчеты с такими параметрами не будут отражаться в списке.
С помощью кнопки Создать (Ctrl+N) на основе выбранного отчета можно создать колонку, которая будет отображаться в выборке. На основе формы 0503127М создадим колонку «Процент исполнения». В окне Редактирование вычисляемого столбца из колонок, входящих в выборку, выбираются необходимые для создания формулы с помощью кнопки  , либо двойным кликом мыши. В области Редактирование формулы прописывается формула, по которой будет производиться вычисление создаваемой колонки. В области Результирующая формула автоматически отображается формула с полными наименованиями колонок.
Рисунок 61. Редактирование вычисляемого столбца выборки
Созданная колонки появится в списке отчетов (Группа элементов 2) с типом  .
Список аналитических признаков. Аналитические признаки используются для определения структуры выходной таблицы, то есть требуемого среза данных для максимально наглядного их представления. Помимо указанных в группе элементов 2 аналитических признаков, динамически добавляемых в список (на основе отмеченных в дереве текстовых колонок, и атрибутов форм), в списке содержатся базовые аналитические признаки с пиктограммой  :
Код формы
Код бюджетополучателя
Наименование бюджета.
Период
Код организации
Наименование организации
Наименование таблицы
Наименование колонки
Номер колонки
Код боковика.
Для того чтобы переместить любой аналитический признак из этого списка в список аналитических признаков в строках или в список аналитических признаков в столбцах, можно использовать один из трех вариантов:
- щёлкнуть по выбранному признаку правой кнопкой мышки и, в появившемся контекстном меню, выбрать, куда следует переместить этот аналитический признак;
- использовать панель управления окна Аналитические признаки;
- перенести аналитический признак, удерживая левую кнопку мышки.
Рисунок 62. Аналитические признаки выборки
Кнопка  Создать (Ctrl+N) в области Аналитические признаки позволяет объединить, либо разделить текстовые колонки выборки. Данная возможность распространяется только на колонки, которые находятся в области Аналитические признаки в строках. Редактирование формулы происходит по системе, описанной выше (п.2).
Рисунок 63. Редактирование вычисляемого столбца выборки
В Аналитических признаках появится созданная колонка с типом , которую необходимо перенести в Аналитические признаки в строках. Во избежание дублирования значений необходимо разметить аналитические признаки, из которых была создана новая колонка (убрать галки с графы Отображать).
Рисунок 64. Разметка колонок в строках
Рисунок 65. Таблица выборки при нажатии кнопки «Выполнить»
Список аналитических признаков в строках. Помещаемые в этот список аналитические признаки определяют боковик сводной таблицы. Сортировка элементов этого списка осуществляется при помощи кнопок, расположенных над списком  Переместить вверх и Переместить вниз. Элементы, расположенные выше в списке, будут расположены левее в боковике.
-
|
Замечание.
Особое внимание следует обратить на то, что сортировка в сводной таблице осуществляется по самой левой колонке боковика, затем по следующей справа и т.д.
|
Сортировка осуществляется в алфавитном порядке, в том числе и для числовых значений.
Кнопка  Объединить позволяет объединить колонки. Кнопка Разъединить отменяет предыдущее действие.
Отображать в сводной таблице соответствующий аналитический признак или нет, можно установив/сняв отметку в графе «Отображать».
Для того чтобы включить/выключить вывод в сводную таблицу промежуточных итогов по соответствующему аналитическому признаку, следует установить/снять отметку в графе «Итог». Для того чтобы осуществить фильтрацию или ограничение множества данных, следует нажать на пиктограмму  в графе «Фильтр». После чего на экране появится окошко фильтра. В зависимости от типа аналитического признака, это может быть простой список, либо раскрываемый список в виде дерева.
Рисунок 66. Фильтр по аналитическому признаку
В колонке Наличие данных отмечены галками те коды, которые присутствуют в отчетах за период, указанный в группе элементов 1.
Список аналитических признаков в столбцах функционально идентичен списку аналитических признаков в строках. Элементы, расположенные выше в списке, будут располагаться выше в шапке сводной таблицы. Сортировка осуществляется сначала по верхнему ряду значений шапки сводной таблицы слева - направо, затем по следующему вниз и т.д.
После определения основных параметров, выборку можно сохранить, нажав на кнопку Сохранить (Ctrl+S) и/или сформировать сводную таблицу в Excel, нажав на кнопку «Выполнить».
Пример выборки №1.
В данном примере создаётся сводная таблица представляющая данные по месячной форме 0503387М за периоды с июня месяца 2015 года по сентябрь месяц 2015 года. Источником данных являются две колонки таблицы Доходы выбранной формы: «Утверждено – бюджеты муниципальных районов. Всего» и «Исполнено – бюджеты муниципальных районов. Всего». Данные будут представлены в разрезе Периода, Номера колонки, Кода строки, Организации, Наименования показателя. В данном примере отобраны муниципальных района. Включен вывод в сводную таблицу итоговых строк по строкам.
Рисунок 67. Окно "Выборка"
После нажатия на кнопку «Выполнить» в дополнительной вкладке появляется результат выборки, который можно выгрузить в Excel, либо отправить на печать.
 Рисунок 68. Выборка, выведенная в excel
В панели управления также находятся кнопки Обновить, Выход и Настройки. В соответствии с желаемым отображением таблицы выборки в Настройках отмечаются определенные параметры (Рисунок 69а). При необходимости видоизменения результатов (например, расширить или выделить определенным цветом колонки) выборки необходимо использовать кнопку Редактирование (Рисунок 69б). Внесенные изменения необходимо сохранить, использовав кнопку Сохранить (Ctrl+S). При этом данные настройки сохраняться при последующем нажатии на кнопку Выполнить.
Рисунок 69а. Настройки результата выборки
Рисунок 69б. Редактирование вывода выборки
Пример выборки №2.
Создадим таблицу, отражающую данные форм 0503127М и 0503164М за июнь-сентябрь 2015 года.
Рисунок 70.Пример выборки №2.
Рисунок 71. Вывод в Excel сформированной таблицы.
|
