25.2.Формирование заявок на размещения заказа
25.2.1. Формирование предварительных заявок на закупку
Для проведения закупки, финансирование которой проходит за счет бюджетных средств, прежде всего, необходимо сформировать документ «Предварительная заявка на закупку» в системе исполнения бюджета области при помощи программного комплекса «Бюджет-Смарт».
Документ «Предварительная заявка на закупку» служит для резервирования средств на оплату закупаемых товаров, работ, услуг в базе данных Системы исполнения бюджета области.
Для авторизации в комплексе необходимо ввести логин и пароль в форме авторизации (Рисунок ).
Рисунок . Авторизация в ПК «Бюджет-Смарт»
В случае, если после успешного ввода логина и пароля и нажатия кнопки [Выполнить] откроется окно выбора комплекса, необходимо отметить галочками два пункта (Бюджет-КС и Государственный (муниципальный) заказ ) и нажать кнопку [OK] (Рисунок ).
Рисунок . Выбор комплекса при авторизации
Далее необходимо щелкнуть по ветке Навигатора Госзаказ и перейти к списку «Предварительные заявки на закупку» (Рисунок ).
Рисунок . Переход к списку предварительных заявок
В открывшемся списке документов отображаются все введенные ранее предварительные заявки на закупку (Рисунок ).
Рисунок . Список предварительных заявок на закупку
Для формирования новой предварительной заявки необходимо кликнуть по кнопке [Создать] на панели инструментов списка. При открытии формы редактирования документа необходимо заполнить требуемые реквизиты:
Выбрать организацию – государственного заказчика (Рисунок ).
Выбрать Cчет получателя бюджетных средств (Рисунок ). Если ГРБС размещает заказ для подведомственного учреждения, необходимо выбрать счет подведомственного учреждения.
Указать код бюджетной классификации выбором по двойному клику в колонке КОСГУ (Рисунок ).
Указать сумму закупку в рублях – колонка Сумма 1-го года.
Указать предмет закупки.
Рисунок . Выбор Заказчика из справочника
Рисунок . Выбор счета получателя
Рисунок . Выбор кода бюджетной классификации и КОСГУ
Суммы, введенные в документе «Предварительная заявка на закупку» в разрезе счетов получателей и кодов бюджетной классификации, обрабатываются Единым центром контролей Бюджет-СМАРТ как в целях контроля наличия средств на проведение закупки перед её объявлением, так и в целях резервирования этих средств с момента начала процедуры.
При сохранении документа, вызывается процедура автоматического первичного контроля введенных данных в соответствии с бюджетной росписью.
После импорта предварительной заявки в ПК «WEB – Торги-КС» (и формирования документа «Заявка на закупку») редактирование обработанной “Предварительной заявки” в «Бюджет-Смарт» блокируется.
Редактирование становится возможным в случае возврата документа «Заявка на закупку» на уточнение сумм.
Удаление в «Бюджет-Смарт» предварительной заявки, из которой в ПК «WEB – Торги-КС» была сформирован документ «Заявка на закупку», запрещено.
25.2.2. Формирование заявок на закупку
Для формирования заявок на размещение заказа предусмотрен документ «Заявка на закупку», который доступен ПК «WEB–Торги» в АРМе заказчика органа в следующих состояниях (Рисунок ):
На уточнении суммы;
Создание новой;
Возвращены на доработку;
На уточнении суммы;
На согласовании у ГРБС;
Принятые к исполнению;
Общее состояние (в этом фильтре отражены ВСЕ заявки на закупку, т.е. здесь будут заявки, которые находятся и в состоянии: создание новой, возвращены на доработку, на согласовании у ГРБС, на уточнении суммы, принятые к исполнению, др.). Удобен тем, что дает полную картину всех заявок и отражает в каком состоянии они находятся, т.е. не надо “проваливаться” в каждое состояние и искать нужную заявку.
26. . Состояния документа Заявка на закупку
Для формирования заявки на закупку необходимо перейти к списку документов «Заявка на закупку» в состоянии «Создание новой».
Заявка на закупку создается путем импорта предварительных заявок, введенных в комплексе «Бюджет-Смарт». Для этого необходимо кликнуть по кнопке  [Импорт необработанных Предварительных заявок] (Рисунок ). Если в базе данных Системы исполнения бюджета существуют предварительные заявки, в которых указан текущий заказчик и они готовы к импорту, то произойдет автоматическое создание соответствующих документов «Заявка на закупку» с начальными ценами контракта, совпадающими с суммой Предварительной заявки - источника.
Рисунок . Импорт предварительных заявок
Созданный документ «Заявка на закупку» следует связать с согласованным документом «План-график». Для этого необходимо открыть импортированный документ на редактирование по кнопке  и из справочника «Номер лота» по кнопке  необходимо выбрать лот из плана-графика (Рисунок ).
Рисунок . Выбор лота из плана-графика размещения заказа
Данные по выбранному лоту автоматически попадут в сформированный документ заявки на размещение заказа, заполнив реквизиты «Предмет контракта», «Способ размещения», «Начальная (макс.) цена контракта», «Размещение у субъектов малого предпринимательства», вкладку «Товары/работы/услуги» (Рисунок ).
Рисунок . Документ «Заявка на закупку»
В сформированном документе необходимо заполнить все реквизиты, обозначенные красным цветом, а также заполнить вкладки, содержащие данные, требуемые для выбранного способа размещения заказа.
Для открытого конкурса активна вкладка «Информация по конкурсу», где необходимо заполнить «Порядковый номер лота в извещении» (Рисунок 50а). Если извещение планируется быть многолотовым, т.е. извещение будет сформировано из двух и более заявок, то в этом поле в каждой заявке на закупку указывается порядковый номер, который будет присвоен лоту в далее сформированном извещении. Если извещение сформировано по одной заявке на закупку, то «Порядковый номер лота в извещении» рекомендуется ставить 1. При оформлении заявки на проведение открытого конкурса следует заполнить таблицу (грид) критериев оценки заявок участников.
Рисунок а. Порядковый номер лота в извещении
Как только все данные будут внесены, можно сформировать печатную форму заявки на закупку, нажав на кнопку  [Формирование печатной формы] и сохранить документ по кнопке  [Сохранить]. Сформированный файл печатной формы заявки на закупку можно будет увидеть в окне режима просмотра прикрепленных файлов. Чтобы открыть это окно необходимо кликнуть по кнопке  [Прикрепленные файлы] в окне списка документов. Здесь же можно прикрепить пакет документов в соответствии с Законом. Для документов, которые необходимо отображать на Официальном сайте проставляется отметка «Для размещения на сайте».
При сохранении документа «Заявка на закупку» производится контроль начальной суммы контракта на соответствие сумме соответствующей предварительной заявки.
Далее Заявка отправляется по маршруту согласования (см.п.2.4.5.)
26.1.1.Формирование заявок на закупку в случае невозможности определения стоимости работ (услуг)
При осуществлении закупок заказчиком, возможна ситуация, при которой невозможно определить количество необходимого товара, проведения работ или оказания услуг. В таких случаях при добавлении и заполнении полей в «План-графике» во вкладке «Товары\работы\услуги» в столбце «Количество (общее)» указывается значение «1» (Рисунок ). Количество полей для добавления товаров\работ\услуг не ограничено.
Рисунок . Заполнение перечня товаров\работ\услуг в лоте плана плана-графика
Во вкладке «Закупка по ценам единиц» необходимо поставить галочку в графе «Невозможно определить объем работ (услуг)». При этом суммарная цена запасных частей к технике, оборудованию, цена единицы работы или услуги может превышать объем финансирования, отведенного на такие цели, поэтому поле «Ориентировочная начальная (максимальная) цена контракта» обладает возможностью ручной корректировки. После внесения всех необходимых данных, лот следует сохранить и провести процедуру согласования.
Рисунок . Вкладка «Закупка по ценам единиц»
Во вновь сформированной «Заявке на закупку» в режиме редактирования, следует выбрать согласованный Лот, по которому невозможно определить количество поставляемых товаров, работ либо услуг. После того как данные по лоту попадут в заявку на закупку, следует обратить внимание на поле «Н(М)ЦК», в котором содержится значение максимальной цены контракта. Кроме этого, следует проставить галочку в пункте «Невозможно определить количество товара, объем подлежащих выполнению работ, оказанию услуг (в соответствии с п. 2 ст. 42 ФЗ 44)» (Рисунок ).
Рисунок . Вкладка «Товары, работы, услуги» в заявке на закупку
Во вкладке «Финансирование» сумма значений по всем БК в полях «Сумма 2014 года» должна быть равна значению поля «Н(М)ЦК».
Строк в разделе «Финансирование» будет более 1, в случае, использования различных КБК при формировании перечня товаров\услуг\работ в лоте плана-графика. Если же в перечне указаны товары\работы\услуги с одинаковым КБК, то их значения суммируются в поле «Сумма 2014 года». Если сумма значений в этих полях отличается от значения поля «Н(М)ЦК», то их следует исправить вручную.
Рисунок . Изменение значений суммы по БК в соответствии со значением поля «Н(М)ЦК»
Остальные вкладки и поля заполняются по аналогии с обычной заявкой на закупку. После заполнения всех необходимых полей, документ следует сохранить и отправить по маршруту для согласования.
26.1.2.Отправка заявок на закупку на уточнение сумм.
При формировании документа «Заявка на закупку» соответствующая предварительная заявка, созданная в ПК «Бюджет-СМАРТ», блокируется (редактирование и удаление запрещено).
При необходимости заказчик имеет возможность отправить документ «Заявка на закупку» на уточнение суммы.
Отправка документа «Заявка на закупку» на уточнение суммы производится из списка документов в состояниях «В работе» и «На доработке» по кнопке [Отправить на уточнение суммы] (Рисунок ).
Рисунок . Отправка на уточнение суммы
Состояние выбранного документа изменится - «На уточнении суммы» (Рисунок ). При этом документ «Заявка на закупку» блокируется (редактирование и удаление документа запрещено).
Рисунок . Состояние документов «На уточнении суммы»
Как только в «Предварительную заявку на закупку» внесены необходимые изменения, можно повторно импортировать ее в Систему. Для этого необходимо перейти в состояние «На уточнение суммы», выбрать из списка документов необходимые заявки и нажать по кнопке [Импорт уточненных Предварительных заявок]. При этом документ перейдет в состояние «Создание нового». Если в предварительной заявке сумма была изменена, то и в заявке на закупку соответственно изменится величина начальной цены контракта.
26.1.3.Согласование заявок на закупку.
После того как документ «Заявка на закупку» успешно сформирован, он должен быть переведен в статус «Согласован».
Для этого в списке документов «Заявка на закупку» в состоянии «Создание нового» следует выбрать требуемые документы и нажать кнопку [Отправить по Маршруту] (Рисунок ).
Рисунок . Отправка документа «Заявка на закупку» на согласование в УО
Далее возможны два варианта прохождения маршрута:
Если закупки ПБС осуществляет самостоятельно: после отправки документов по маршруту они автоматически переходят в фильтр «Принятые к исполнению».
Если закупку осуществляет ГРБС (УО), то сформированная заявка отправляется по маршруту на согласование ГРБС (УО): после отправки документов по маршруту они автоматически переходят в фильтр «На согласовании у УО». В этом состоянии документ блокируется. Редактирование, удаление документа, а также редактирование и удаление прикрепленных файлов запрещено.
ГРБС (УО) имеет возможность вернуть на доработку заявки на закупки, которые поступили к нему на согласование от заказчиков. При этом документ «Заявка на закупку» попадает в состояние «Возвращены на доработку».
Если ГРБС (УО) согласовывает представленный документ по суммам и составу закупаемых товаров, оказываемых услуг, выполняемых работ, заявка переходит в состояние «Приняты к исполнению».
Для просмотра причин возврата на доработку документа следует воспользоваться кнопкой [История прохождения документа по маршруту] (Рисунок ).
Рисунок . Список документов «Заявка на закупку» в состоянии «На доработке»
История прохождения документа по маршруту содержит следующие сведения (Рисунок ):
Дата обр.\пост.;
Этап обработки;
Подпроцесс;
Статус документа;
Статус маршрута;
Исполнитель;
Реквизиты исполнителя;
Подразделение;
Комментарий перехода;
Просрочено;
Документ;
Примечание.
Рисунок . История обработки документов на маршруте
|
![Программный комплекс «web Торги-кс» версия 13 2 [13. 02. 02] сборка 8089 Руководство пользователя Руководство главного распорядителя бюджетных средств icon](/i/32.png)
![Программный комплекс «web Торги-кс» версия 13 2 [13. 02. 02] сборка 8089 Руководство пользователя Руководство главного распорядителя бюджетных средств icon](/i/doc32.png)