Учет библиотечного фонда в современных условиях
Скачать 418.46 Kb.
|
| И. В. Портянко, зав. отделом комплектования ДВГНБ УЧЕТ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ (методическая консультация) «Без книги - в мире ночь и Ум людской убог… Без книги, как стада, Бессмысленны народы. В ней добродетель, долг, В ней мощь и соль природы. В ней будущность твоя И верный благ залог…» В. Гюго В жизни каждого человека книга играет огромную роль. Она сопровождает его от колыбели до старости, обогащает знаниями и опытом, накопленными людьми на протяжении тысячелетий. Библиотечный фонд - главный источник удовлетворения информационных потребностей как общество в целом, так и отдельных его членов. Создание библиотечного фонда, обеспечивающего книгами население на всей территории страны, относится к числу крупнейших достижений культурного развития России. Формирование библиотечных фондов требует от библиотекаря точного знания задач, стоящих в данное время перед библиотекой, а также постоянного изучения контингента пользователей, их потребностей, интересов, литературных вкусов, установок, стимулов, мотивов обращения к документам. Сложность изучения библиотечной деятельности заключается в том, что она носит многогранный характер. Имея главным содержанием обслуживание пользователей, она в то же время включает организацию библиотечных фондов и каталогов, библиографическую, информационную, методическую работу и т.д. Каждый из этих разделов также весьма многогранен по содержанию, формам и методам организации работы. Библиотечный фонд - сложная система. А в любых сложных системах проявляются закономерности, определяющие их структуру и жизнедеятельность. Привести фонды в определенный порядок - это значит прежде всего установить определенную систему фондов, разделить единый фонд на ряд отдельных, но взаимосвязанных фондов, организовать каждый из них в соответствии с задачами возможно лучшего его использования. Фонд библиотеки подразделяется на самостоятельные части в зависимости от вида обслуживания: фонд абонемента, фонд читального зала, фонд книгохранения, т. е. формируется система фондов. Организация фондов включает процессы приема, учета, обработки, размещения и хранения документов. УЧЁТ ФОНДА – комплекс операций, обеспечивающий получение точных данных об объеме, составе, движении фонда, его стоимости и являющихся основой финансовой отчетности о фонде и составной частью мероприятий по обеспечению его сохранности. Учет фонда является одним из основных процессов формирования документного фонда и тесно связан с этапом комплектования – приемом новых поступлений. В процессе учета преследуются следующие цели:
- классификация по целевому назначению: реальные – модели-копии, отражающие нынешнее состояние фонда; идеальные – модели-образцы, отражаемые желаемое состояние фонда; - классификацию по способу представления: описательные, библиографические, тематико-типологические, количественные);
Таким образом учет является формой документированного наблюдения за состоянием фонда, которое осуществляется с целью контроля его качества и сохранности. Документы, в которых ведется учет фонда имеют статус финансовых документов строгой отчетности, и их необходимо сохранять до ликвидации библиотеки. Доступ к ним име ют только лица, ведущие учёт, непосредственные руководители. Столь же строгие требования предъявляют ся к ведению инвентарных книг, учётного каталога. Все страницы инвентарной книги пронумеровывают, прошнуровывают и скре пляют печатью. В них не допускаются помарки и подчистки. Все записи делают аккуратно, разборчивым почерком, долговечными средствами письма. Учёт ведется не только централизованно, но и каждым структурным подразделением, которое контролирует наличие своего фонда. Ответственность за правильность организации учета, контроль за соблюдением норм и требований по учету библиотечного фонда несут администрация библиотеки, заведующие отделами. Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда, его подразделений, состав документов по тематическому, видово му, языковому и иным признакам; служит основой для государс твенного статистического учета, отчетности библиотеки, планиро вания ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов. Учету подлежат все документы независимо от вида материаль ной конструкции носителя и знаковой природы информации, посту пающие и выбывающие из библиотеки, все виды опубликованных и неопубликованных документов на различных носителях, в том числе и копии документов. 2 июня 2013 года вступил в силу «Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 08 октября 2012 г. № 1077 (Далее – Порядок учета). Данный порядок заменил Инструкцию об учете библиотечного фонда 1998 года (далее – Инструкция по учету), положения в которой уже не соответствуют действующему законодательству. Порядок учета регламентирует правила учета библиотечного фонда непосредственно в библиотеках. Такой учет является основой отчетности и планирования. Новый документ представил решения ряда очень важных, насущных проблем в библиотечном деле, но вместе с тем породил и новые вопросы, трудности в понимании отдельных положений. И это вполне естественно, поскольку при разработке документа приходилось сочетать разные подходы, искать компромиссы в решении иногда противоречивых задач. Актуализация документа должна быть сбалансирована с требованием сохранения преемственности в учёте фонда. Некоторые термины и понятия корректировались юристами, а также методологами Министерства финансов РФ – в целях приведения в соответствие понятий и правил, применяемых в библиотечной практике, с общепринятыми в сфере управления. Требования к учету документного фонда
Унификацию способов, форм и единиц учёта поступающих и выбывающих документов обеспечивают применением го сударственных стандартов и соблюдением соответствующих инструктивно-методических указаний, разрабатываемых круп нейшими библиотеками страны, а также выполнением требова ний государственной статистики и бухгалтерского учёта. Особое значение имеет стандартизация единиц учета доку ментных фондов. Единица учета фонда — это единица измерения объема и движения фонда. В соответствии с ГОСТом 7.20-2000 «Библиотечная статисти ка» (введен 01.01.2002 г.) для учета величины и движения доку ментного фонда используются основные и дополнительные еди ницы учета. (Сейчас на утверждении проект 2014 года, 5-я редакция) Основные единицы учета используются как показатели изме нения объема документного фонда для отчетности и ведения государственной статистики. К основным единицам учета отно сятся экземпляр и название. Название – каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления. Экземпляр – каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него. Как видим, в качестве основных приняты две различные еди ницы учета, которые в совокупности разносторонне характери зуют документный фонд:
Дополнительные единицы учета используются для более пол ной характеристики фонда, а также для решения дополнительных прикладных задач. К дополнительным единицам учета фонда относятся: годовой комплект, переплетная единица/комплект (подшивка) и метро-полка. Годовой комплект — это совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда. Несомненно, данная единица учета дополняет характеристику фонда периодических изданий, наряду с назва ниями и экземплярами. В связи с тем, что периодичность у раз ных изданий может колебаться от 4 до 312 номеров в год, объем фонда периодики в экземплярах является не вполне показательным, другая дополнительная единица учета — переплетная едини ца/комплект (подшивка) — это совокупность номеров периоди ческих изданий или других документов, сшитых, переплетенных или скрепленных иным способом в одно целое и принимаемое за одну учетную единицу. В ДВГНБ единица учёта газет подшивка за 1 квартал. Метрополка — международная единица учета величины фон да, рекомендованная ЮНЕСКО в 1969 г. и измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документа ми. На одном погонном метре полки в закрытом хранилище размещается в среднем до 50 экземпляров книг, при открытом доступе к фонду — 30-40 экз. В соответствии со строительными нормами, для хранения 1000 экз. понадобится площадь 4,5 кв. м. Таким образом, метрополка как единица учета может использо ваться для расчета необходимого объема хранилища и помогает оценить потребность в количестве стеллажей. По предложению Международной организации по стандартизации (ИСО) (1974) учитывают также площадь, занимаемую документа ми на полках, а при инженерных расчётах прочности перекрытий в хранилищах учётной единицей служит вес документов. В «Порядке учёта» сохранена обобщающая единица учёта фонда – «экземпляр», но при этом подчёркивается условность использования данного термина. Условность термина допускалась и ранее, когда мы суммировали «экземпляры» и «годовые комплекты газет», подсчитывая общий объём фонда в «экземплярах». В общее количество экземпляров включались также единицы хранения рукописных материалов, рулоны микрофильмов, микрофиши, бобины и т.д., т.е. экземпляр стал восприниматься как некая физическая единица, выделенная для унифицированного учёта. Но если это стало уже привычной нормой для учёта традиционного фонда на физических носителях, то для учёта электронных сетевых документов воспринимается, естественно, сложно. В «Порядке учёта» единицами учёта сетевых локальных документов названы экземпляр (условная единица учёта) и название. Следуя Международному стандарту, «экземпляр» условно приравнен к «единице контента», которая учитывается в разных форматах: «Форматы одной и той же единицы контента (pdf, postscript, HTML и др.) учитываются отдельно». Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включённый в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя. В государственную статистику формы 6-НК предлагается внести как основную единицу учёта сетевых локальных документов, или электронной (цифровой) библиотеки, «название». При суммировании с другими частями фонда «название» будет приравниваться к «экземпляру». Но при этом теряется информация по сериальным и периодическим изданиям. И если внутри библиотеки учитывать, как прежде, то будет двойная статистика. Виды и формы учета Во всех документных фондах принято выделять два обязатель ных вида учета документов:
Назначение суммарного учета — дать количественные пред ставления о структуре, величине, темпах обновления фонда в це лом и отдельных его частей. Объектом суммарного учета являет ся партия. Индивидуальный учет предназначен для того, чтобы давать ин формацию о каждом документе в фонде, его наличии в том или ином подфонде или о его списании. Поэтому объектом индиви дуального учета являются отдельные экземпляры либо названия. Оба вида учета обязательны и дополняют друг друга, расширяя информативность учетных данных:
В крупных библиотеках, наряду с инвентарными книгами, имеется генеральный алфавитный каталог, в котором отражены все документы, зарегистрированные в фонде, с указанием их закрепления за тем или иным подфондом. Он предназначен для служебного использования и необходим для уточнения данных о документе и его местонахождении. По сравнению с инвентар ной формой учета, каталогизационная запись отражает значи тельно больше библиографических сведений для идентификации документа, а также классификационные индексы и шифры хра нения. На обороте карточки генерального каталога перечисля ются инвентарные номера всех экземпляров данного документа с указанием места их постоянного хранения. При передаче эк земпляров из одного подфонда в другой, а также при их списании возле инвентарного номера делаются соответствующие отметки. В этом состоит дополнительный информационный потенциал генерального каталога. Учетную функцию носят также нумерационные каталоги, в ко торых библиографические записи располагаются в порядке инвентарных номеров, присвоенных документам, а также топо графические каталоги, где библиографические записи распола гаются в соответствии с расстановкой документов на полках. Эти каталоги зачастую использу ются при инвентаризационной проверке подфондов, а также помогают возвращать на место документ, ошибочно попавший в другой подфонд. Основными формами учёта фонда являются книги индивидуального и суммарного учёта библиотечного фонда, которые могут сохранять свои прежние формы. Для учёта электронных сетевых документов, локальных и удалённых, создаются отдельные регистры как индивидуального, так и суммарного учёта. Регистром их индивидуального учёта может быть каталог. Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда». Книга состоит их трех частей: «Поступление в фонд» (Заполняется на основании сопроводительных документов поквартально). «Выбытие из фонда» (Заполняется на основании актов об исключении документов за год). «Движение фонда» (Заполняется по результатам 1 и 2 частей за год). В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл. Суммарному учету подлежат все документы, поступающие в библиотеку. Формы индивидуального учета могут быть представлены в раз личном виде:
Индивидуальному учету подлежат все документы за исключением документов временного хранения. Формами индивидуального учета являются инвентарная книга (в традиционном и машиночитаемом виде) и регистрационная карточка. Особенности использования форм учета зависят от вида документов, срока их хранения и источника поступления. Для сохранности фонда большое значение имеет учёт каждой единицы хранения, т. е. дифференцированный учёт: при нём до кумент получает только ему присущий инвентарный номер, ко торый фиксируют в инвентарной книге или иной тождественной ей учётной форме, а также непосредственно на учитываемом документе. При его выбытии делается соответствующая отметка также в двух местах - на учётной форме и на самом документе. «Без инвентаря, - писал В. И. Собольщиков (1859), - сохранность библиотек всегда остаётся загадочной». Поэтому формы дифференцированного учёта имеют силу юридического доказательства наличия или отсутствия документа в фонде. Они являются доку ментами строгой отчётности и хранятся наравне с финансовыми. По ним осуществляется проверка фонда, и библиотека ри несут за него финансовую и иную правовую ответственность. Инвентарные номера желательно проставить сразу во всей инвентарной книге. Это в какой-то степени предостережёт от опи сок. Вновь поступившие документы дифференцируются на документы постоянного, длительного и временного хранения. В основу разграничения положены критерии значимости документов, потребительской и практической ценности, востребованности сегодняшними и потенциальными читателями независимо от таких формальных признаков, как вид, объем, тематика и т. д. Особого внимания требуют документы национального и краеведческого содержания, литература на языках народов Севера. Так, постоянному хранению и регистрации в учетной форме с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр документов, поступающих по системе обязательного экземпляра, в том числе и обязательного экземпляра документов Хабаровского края. Так же единственный экземпляр, поступивший из разных источников. При поступлении дублетного экземпляра документ передается в подсобные фонды. |
Похожие:
 | Бюджетный учет библиотечного фонда в казенных учреждениях и органах власти. Подборка нормативных актов и разъяснений (подготовлено... | | Порядок регламентирует организацию управленческого учёта Библиотеки в сфере формирования и сохранения библиотечного фонда, осуществление... |
 | Министерство образования РФ издало приказ №2488 в котором утверждаются методические рекомендации по применению «Инструкции об учете... | | Квота приема на обучение казахстанских граждан в российских образовательных учреждениях среднего профессионального,предоставляемых... |
| Новая книга суммарного учета библиотечного фонда имеет целью вести суммарный учет фондов в соответствии с изменениями в существующей... | | Учёт библиотечного фонда (ведение учетно-финансовой документации: книга суммарного учета, тетрадь учета книг, принятых от читателей... |
| Нормативные документы об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений | | Образец формы отражения суммарного учета итогов движения фонда библиотеки за год 37 |
| Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства гост 30-97 «Унифицированная... | | Тема: Понятие о библиотечно-библиографической классификации (ббк). Расстановка библиотечного (книжного) фонда |