VII.I. Подготовка проектов писем
Губернатора области и Правительства области
(введено постановлением Губернатора Саратовской области
от 07.12.2012 N 371)
7.1.1. Проекты писем разрабатываются органами исполнительной власти области и структурными подразделениями аппарата Губернатора области.
7.1.2. Проект письма печатается на чистом листе бумаги формата А4 с обязательным указанием в правом верхнем углу слова "Проект". Проект должен иметь поля (мм):
левое - 30,
правое - 15,
верхнее - 20,
нижнее - 20.
При подготовке проекта письма в части написания адресата, заголовка, текста и приложений необходимо руководствоваться положениями пунктов 6.3.15, 6.3.18, 6.3.20, 6.3.21 настоящей Инструкции.
Подпись располагается под текстом письма на расстоянии 4 - 5 интервалов.
7.1.3. Подготовленный проект письма визируется руководителем органа исполнительной власти области или структурного подразделения аппарата Губернатора области, подготовившего проект, и курирующим заместителем Председателя Правительства области. Если в письме затрагивается вопрос финансирования из федерального и областного бюджетов, проект в обязательном порядке визируется министром финансов области.
Визы оформляются в соответствии с частями первой и третьей пункта 6.3.24.
7.1.4. К проекту письма должны быть приложены следующие документы:
копия письма, на которое дается ответ, - если проект письма является ответным;
справка о рассмотрении запроса депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Саратовской областной Думы, подписанная заместителем Председателя Правительства области, - если проект письма является ответом на депутатский запрос по обращениям граждан.
7.1.5. В соответствии с полномочиями Губернатора области или Правительства области, установленными законодательством области, проекты переносятся на соответствующие бланки письма Губернатора области или Правительства области.
Право подписи на бланке письма Губернатора области принадлежит Губернатору области. В данном случае в реквизите "Подпись" должность не указывается.
Право подписи на бланке письма Правительства области принадлежит:
Губернатору области;
вице-губернатору области, в случаях, когда Губернатор области временно (в связи с болезнью или отпуском) не может исполнять свои обязанности.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 03.03.2014 N 68)
В данном случае в реквизите "Подпись" должность указывается полностью.
7.1.6. В письме в обязательном порядке указывается исполнитель - должностное лицо не ниже руководителя органа исполнительной власти области или лицо, его замещающее, и его контактный телефон с указанием кода города.
7.1.7. Подготовленные надлежащим образом проекты писем поступают в отдел компьютерного оформления документов, где переносятся на номерные бланки и учитываются в соответствующем журнале.
7.1.8. Передача писем на подпись Губернатору области, вице-губернатору области осуществляется отделом компьютерного оформления документов через соответствующий секретариат под роспись в журнале учета писем.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 03.03.2014 N 68)
7.1.9. Подписанные письма вместе с пакетом документов возвращаются в отдел документооборота. Дальнейшая работа с письмами осуществляется в соответствии с разделом V настоящей Инструкции.
VIII. Машинописные и копировально-множительные работы.
Звукозапись мероприятий
8.1. Согласованные с заинтересованными лицами служебные документы переносятся в отделе компьютерного оформления документов на бланки и передаются на подпись.
До переноса документа на бланк исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие виз и приложений. Подготовленный документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
8.2. В отделе компьютерного оформления документов осуществляется печатание служебных документов за подписью Губернатора области, вице-губернатора области.
(часть первая в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 03.03.2014 N 68)
Остальные машинописные работы должны выполняться непосредственно в органах исполнительной власти области с соблюдением установленных правил печатания.
8.3. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается.
8.4. Печатание производится в порядке очередности поступления и значимости материалов. Порядок печатания внеочередных документов определяется начальником управления делопроизводства и контроля либо начальником отдела компьютерного оформления документов.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
8.5. Все документы до печатания и после него проходят через начальника отдела компьютерного оформления документов для проверки правильности оформления текста. Он должен быть тщательно отредактирован. Перед сдачей в отдел компьютерного оформления документов исполнитель обязан проверить рукопись документа. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения слов применяются только общепринятые.
Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или красными чернилами, к печатанию не принимаются.
Документы, изготовленные на компьютере, передаются в отдел компьютерного оформления документов на электронном носителе или электронной почтой.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371)
8.6. Документы за подписью руководителей органов исполнительной власти области, руководителей структурных подразделений аппарата Губернатора области, которым предоставлено право самостоятельно вести переписку, печатаются на местах на соответствующих бланках.
8.7. Служебные документы, подлежащие размножению, должны быть тщательно подготовлены: страницы пронумерованы и разложены в нужном порядке, сняты металлические скобы, скрепки, клеящиеся ленты и закладки.
(п. 8.7 в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371)
8.8. Копировально-множительные работы (тиражирование документов) для аппарата Губернатора области, управления делами Правительства области, министерства по делам территориальных образований области, управления специальных программ Правительства области, комитета общественных связей и национальной политики области, комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительстве области, секретариатов Губернатора области, вице-губернатора области, заместителей Председателя Правительства области осуществляет управление делопроизводства и контроля.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 14.11.2008 N 151, от 10.06.2010 N 175, от 27.01.2011 N 15, от 07.12.2012 N 371, от 03.03.2014 N 68)
На тиражирование сдаются только служебные документы и материалы. Объемные материалы (свыше 100 печатных листов формата А-4) размножаются в типографии.
8.9. Тиражирование документов производится по заявке, подписанной руководителем не ниже заместителя начальника управления. К каждому пакету документов должна быть приложена отдельная заявка. Заявки выполняются в порядке очередности их поступления. Учет количества копий ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальных машин.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371)
8.10. Звукозапись мероприятий, проводимых Губернатором области, осуществляется государственным учреждением области "Эксплуатация и обслуживание зданий".
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 14.11.2008 N 151)
Расшифровка звукозаписи заседаний Правительства области осуществляется отделом компьютерного оформления документов и оформляется в виде полных стенограмм заседаний Правительства области, после чего стенограммы передаются в отдел нормативных и распорядительных актов и архива для дальнейшей сдачи их на хранение в архив.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
IX. Подготовка и оформление документов
заседаний и совещаний
9.1. Организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых Губернатором области, осуществляется соответствующими отраслевыми органами исполнительной власти области, аппаратом Губернатора области с участием управления делами Правительства области.
9.2. Подготовку иных заседаний и совещаний, документов к ним и оформление протоколов (при необходимости) осуществляют соответствующие органы исполнительной власти области.
9.3. В протоколе указываются дата, время и место проведения, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председательствующего.
9.4. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываются выступающие, содержание принятого решения, ответственные за исполнение, срок реализации.
9.5. Общие требования к оформлению протокола совещания, а также протокола заседания Правительства области (приложение N 7).
9.5.1. В заголовок текста протокола следует включать наименование совещательного органа, которым проводится совещание, или указание на то, что данный документ является протоколом заседания Правительства области.
9.5.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
9.5.3. Вводная часть текста располагается под реквизитом "Заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Присутствовали", "Повестка дня", а в тексте протокола заседаний Правительства области могут быть также разделы "Постоянные участники заседаний" и "Приглашенные".
В разделе "Председатель" протокола указываются инициалы и фамилия, должность председателя совещания или председательствующего на заседании Правительства области.
В разделе "Присутствовали" протокола совещания при количестве участников свыше 15 человек указывается, как правило, общее количество присутствующих. К протоколу прилагается список (регистрационный лист) участников совещания. При количестве участников до 15 человек в протоколе совещания в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилии всех участников совещания в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и с разбивкой по вопросам повестки дня.
В разделе "Присутствовали" протокола заседания Правительства области указываются присутствовавшие на заседании члены Правительства области. Если на соответствующее заседание Правительства области приглашаются постоянные участники заседаний, то в разделе "Постоянные участники заседаний" указываются в алфавитном порядке их фамилии и инициалы, а справа от фамилий - должности участников. Остальные присутствовавшие на заседании Правительства области указываются в разделе "Приглашенные".
В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на совещании (заседании). Вопросы располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос "О чем?", например: "Об итогах...", "О деятельности...".
9.5.4. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания (заседания). Разделы строятся по единой схеме:
1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ;
2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т.д.
Содержание разделов зависит от формы изложения протокола - краткой или полной.
Протокол краткой формы изложения составляется в случае ведения стенограммы совещания (заседания).
В протоколе краткой формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделах "ВЫСТУПИЛИ" фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня. При этом тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу, в котором делают ссылку "Текст доклада прилагается". Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения.
В протоколе полной формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" излагается краткое содержание докладов по вопросам повестки дня. В разделах "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них (слова "Вопрос" и "Ответ" указывать не следует, вместо них проставляются инициалы и фамилия спрашивающего и отвечающего).
В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на совещании (заседании) решений с указанием при необходимости конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного за контроль исполнения.
9.6. Протоколы заседаний Правительства области составляются, нумеруются и датируются управлением организационной работы Правительства области, подписываются Губернатором области либо должностным лицом, уполномоченным вести заседание Правительства области. Затем протоколы передаются в отдел нормативных и распорядительных актов и архива для дальнейшей сдачи их на хранение в архив.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 02.02.2007 N 16, от 27.01.2011 N 15)
Протоколы заседаний Правительства области являются протоколами краткой формы изложения, так как одновременно оформляются полные стенограммы заседаний Правительства области.
X. Основные положения работы с обращениями граждан
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области
от 07.12.2012 N 371)
10.1. Обращения граждан, поступившие в Правительство области, регистрируются в управлении по работе с обращениями граждан Правительства области (далее - управление) и подлежат обязательному рассмотрению в соответствии с законодательством.
10.2. Работа с обращениями граждан включает прием, регистрацию, учет, рассмотрение письменных и устных обращений, поступивших по почте, телеграфу, факсу, в форме электронного документа, в ходе личного приема, на "Телефон доверия Губернатора".
10.3. Прием граждан в управлении проводится руководителями органов государственной власти области, должностными лицами, сотрудниками управления в соответствии с графиком, утвержденным Губернатором области. Предварительная запись на прием прекращается за два рабочих дня до приема граждан руководителем. Перенос даты, времени приема, замена руководителей, указанных в графике, возможны в случае изменения их графика работы и по письменному согласованию с министром области - руководителем аппарата Губернатора области.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 03.03.2014 N 68)
10.4. Обращения, зарегистрированные в управлении, ежедневно передаются: под роспись в секретариаты Губернатора области, вице-губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, министру области - руководителю аппарата Губернатора области; через реестр рассылки в управление делопроизводства и контроля для последующего направления в органы государственной власти области, органы местного самоуправления, должностным лицам; под роспись курьерам и сотрудникам органов исполнительной власти области, органов местного самоуправления, должностным лицам.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 03.03.2014 N 68)
10.5. По итогам рассмотрения обращения, поставленного управлением на контроль, материалы, относящиеся к его рассмотрению, передаются в управление.
Ответы должны содержать конкретную и четкую информацию о принятых мерах и результатах рассмотрения по всем вопросам, поставленным в обращении, а также соответствовать требованиям к оформлению документов. Если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, обращение возвращается исполнителю для дополнительного рассмотрения.
Ответы на запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Саратовской областной Думы, касающиеся обращений граждан, подписываются Губернатором области. К письму прилагается справка о рассмотрении запроса, подписанная заместителем Председателя Правительства области.
|
