Учебно-методический комплекс дисциплины
Скачать 2.25 Mb.
|
| Раздел 2. Требования к составлению и оформлению документов Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Формуляр-образец. Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа –- приказа, постановления, письма, протокола, акта – на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 – 210 x 297 мм, формат А5 – 210 х 148 мм) (рис.1, 2, 3). Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле документа почти всегда закрыто. При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться. Верхнее поле отводится для размещения реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом: реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации», реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, на бланк документа заранее типографским способом. Реквизит 03 может оформляться с помощью персонального компьютера. На верхнем поле располагается реквизит 19 «Отметка о контроле», который, как правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем. Также на верхнем поле осуществляется нумерация второй и последующих страниц документа. Правое поле – 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами, служит для сохранности текста. Нижнее поле – 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем. Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению конструкционной сетки. Конструкционная сетка – эта сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата. Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка Организационно-распорядительная документация Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Носителем информации является документ. В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, изготовленные на ПК, полученные по телефаксу и так далее. Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными документами (ОРД). Можно выделить следующие группы ОРД: организационные (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание); распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение); справочно-информационные (протокол, докладная записка, письмо, телеграмма, телефонограмма, справка, акт); документы по личному составу (приказ по личному составу, характеристика, автобиография, резюме). Важной задачей документационного обеспечения управления является упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Этому в значительной степени способствует создание стандартов унифицированной системы ОРД. Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, оформления машинописным способом отдельных реквизитов. Организационно-распорядительные документы оформляют на базе формуляра-образца – модели унифицированной формы документа. Перечень реквизитов документов. Формуляр-образец Формуляр-образец – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов. Реквизит – это обязательный элемент, присущий определенному виду документа. Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов. ГОСТ Р 6.30-2003 установил 30 реквизитов: 01 – Государственный герб РФ; 02 – Герб субъекта РФ; 03 – эмблема организации или товарный знак; 04 – код организации (ОКПО); 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 – код формы документа (ОКУД); 08 – наименование организации - автора документа; 09 – справочные данные об организации; 10 – наименование вида документа; 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 – место составления или издания документа; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения документа; 17 – резолюция; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 20 – текст документа; 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 23 – гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа; 25 – оттиск печати; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка об исполнителе; 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 – отметка о поступлении документа в организацию; 30 – идентификатор электронной копии документа. При оформлении документов используют восемь стандартных позиций табуляции: 0 – граница левого поля; 1 – 1,27 см от границы левого поля; 2 – 4,1 см от границы левого поля; 3 – 6 см от границы левого поля; 4 – 8 см от границы левого поля; 5 – 10 см от границы левого поля; 6 – 12 см от границы левого поля; 7 – 14 см от границы левого поля. При оформлении документов на компьютере следует установить поля: левое – от 2 до 3,5 см, правое – 1 см, верхнее и нижнее – 2 см. Правила оформления реквизитов Государственный герб Российской федерации. Его оформляют на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, часть 1, ст.5021). Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации. Герб субъекта Российской Федерации. Оформляется в соответствии с правовыми актами того субъекта федерации, к которому относится организация. Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации. Эмблема или товарный знак организации. Оформляется в соответствии с Уставом организации (или Положением об организации). Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации или на одном уровне с наименованием организации. Код организации. Реквизит оформляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Реквизит оформляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Реквизит оформляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Код формы документа. Реквизит оформляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации. Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации. Над наименованием организации надо указать сокращенное наименование вышестоящей организации, а при его отсутствии ее полное наименование. Если сама организация имеет сокращенное наименование, закрепленное в ее учредительных документах, но его надо указать в скобках под полным наименованием организации. Если автором документа является структурное подразделение организации или ее филиал, то его наименование приводят ниже наименования организации. При использовании продольного бланка реквизит печатают во всю длину строки. При использовании углового бланка длина одной строки должна быть не более 73 мм, нельзя делать переносы слов. Многострочные наименования печатают через один интервал, между составными частями реквизита делают 2 интервала. Например: Наименование вышестоящей организации НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Наименование структурного подразделения Справочные данные об организации. Реквизит в обязательном порядке содержит почтовый адрес и телефон организации, а также другие сведения (номера факса, расчетного счета, адрес электронной почты и т.п.) по усмотрению самой организации. Реквизит располагают аналогично наименованию организации, отступив от него 2 интервала. Наименование вида документа. Этот реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренных Общероссийским классификатором управленческой документации. Реквизит оформляют прописными буквами, располагают аналогично наименованию организации: ПРИКАЗ АКТ ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА и т.д. Дата. Реквизит оформляют цифровым способом в последовательности: день месяца, номер месяца, номер года. Например: 19.01.2010. Дату сразу печатают в актах, протоколах, в выписках из приказа и протокола. В остальных документах делают заготовку для даты ( . .2012 или .01.2012), которую заполняют после подписания документов. Словесно-цифровой способ оформления (19 января 2012 г.) в основном применяют в документах, содержащих сведения финансового характера. Регистрационный номер. Его печатают на одной строке с датой. При использовании углового бланка и в письмах его располагают от 2-й позиции табуляции. При использовании продольного бланка (кроме бланка писем) – от7-й позиции. Реквизит может выглядеть как простой номер, сложный номер, номер с буквенным наращением. Например: № 2 – простой номер; № 05-02/100 – сложный номер; № 25-к или лс – номер с буквенным наращением; № 14/26 – номер документа, изданного двумя организациями. Простой номер применяют во внутренних документах, их нумерация начинается с начала календарного года. Сложный номер применяют для исходящих документов. Входящие в него цифры обозначают: 05 – номер структурного подразделения, от имени которого оформлен документ; 02 – номер дела, в которое подшивают документ; 100 – номер документа по регистрационному журналу. К, или лс – это буквенные наращения, используемые в приказах по личному составу (кадры, личный состав). В организации используют один вариант буквенного наращения. Если документ издается несколькими организациями, то его регистрационный номер содержат порядковые номера данного вида документа в каждой организации. Регистрационный номер печатают сразу в выписках из приказов и протоколов. В остальных документах заранее печатают только знак номера, сам номер ставят от руки после подписания документа. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа. Данный реквизит печатают в ответных письмах. Данные для его заполнения берут из документа, на который дается ответ. Пример оформления: На № 02-05/32 от 10.01.2012 Если письмо не является ответным, реквизит не оформляют или оставляют незаполненным: На № от Место составления или издания документа. Реквизит оформляют в соответствии с административно-территориальным делением страны. Перед названием столицы и перед названиями городов, в наименовании которых входит частица «град» или «город», сокращение г. не указывают. Например: Москва Санкт-Петербург Если местом составления документа является областной центр, то в реквизите достаточно указать только его наименование: г.Ярославль Если местом составления документа является районный центр, то в реквизите указывают его наименование и наименование области, к которой он относится: г.Данилов Ярославской обл. Если место составления документа не является районным или областным центром, то в реквизите указывают его наименование, а также наименование района и области: п.Пречистое Первомайского р-на Ярославской обл. Реквизит располагают аналогично наименованию организации, при использовании углового бланка длина одной строки реквизита не должна превышать 73 мм. При оформлении реквизита используют общепринятые сокращения: обл., р-н, г., д., п., п.г.т., с. Адресат. Реквизит печатают от 4-й позиции табуляции. Документ может адресоваться учреждению, структурному подразделению учреждения, конкретному должностному лицу, частному лицу. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже: Минюст России Управление систематизации законодательства Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже: АОЗТ «Машприбор» Бухгалтерия Старшему экономисту А.С.Николаеву При адресовании документа руководителю учреждения адресат начинают с наименования должности, в которое включают наименование организации: Генеральному директору АОЗТ «Ярославский кирпичный завод» В.И.Петрову Если документ направляют в несколько однородных организаций, то их наименования следует указывать обобщенно: Администрации районов Ярославской области Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляется список рассылки. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах: "Справочные данные об организации", "Адресат"): наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц); наименование улицы, номер дома, номер квартиры; наименование населенного пункта (города, поселка и т.п.); наименование области, края, автономного округа (области), республики; индекс. Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б.Черкасский пер., д.5, Центр, Москва, 103012 Аналогично поступают при адресовании должностному лицу. При адресовании физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес: Калинину И.П. ул.Садовая, д.5, кв.12, д.Макарово, Даниловского р-на, Ярославской обл., 152069 Почтовый адрес не проставляют на документах, адресованных в правительственные органы или в однородные организации. Гриф утверждения. Реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Дата утверждения сначала оформляется в виде заготовки, которую заполнят после подписания документа. Реквизит печатают от 5-й позиции табуляции. Например: УТВЕРЖДАЮ Наименование должности И.О.Фамилия . .2012 При утверждении документа постановлением, решением, приказом или протоколом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. |
Похожие:
 | Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального... | | Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... |
| Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... | | Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... |
| Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... | | Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... |
| Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... | | Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... |
| Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... |  | Учебно-методический комплекс дисциплины составлен в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего... |