Регистрация, учет и отчетность
по социально-правовым
запросам
Использование документов в плане обеспечения социальной защиты граждан и организаций – один из самых распространенных видов использо вания документов архива.
В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук все формы использования документов подлежат учету. Учет испол нения запросов социально-правового характера осуществляется в строго установ ленном порядке. В настоящее время учет данного вида архивной работы определяется Методическими рекомендациями Росархива и ВНИИДАД по исполнению запросов социально-правового характера 2011 года и методическими рекомендациями комитета 2009 года, которые называются «О некоторых вопросах организации работы по исполнению социально-правовых запросов».
Необходимо обратить Ваше внимание на то, что сроки исполнения социально-правовых запросов установлены зако нодательством (федеральный закон от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ, областной закон от 18 сентября 2006 № 540 ЗС) и составляют 30 дней с момента поступления за проса и его регистрации.
Для более четкой организации работы по исполнению запросов необходимо проводить прием граждан в установленные дни и часы.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по его исполнению.
При личном обращении гражданина за получением информации по профилю архива сотрудник, регистрирующий запрос, проверяет документы, удостоверяющие личность человека, выясняет цель его прихода, знакомит его с инструкцией по заполнению бланка запроса, объясняет правила заполнения, направляет к образцам заполнения бланка запроса (заявления), размещенным на информационном стенде архива, или формулирует запрос вместе с заявителем. Если заявитель обращается в архив по телефону, ему предлагается прийти в архив лично или прислать запрос по почте или электронной почте с указанием необходимых данных.
Важно подчеркнуть, что в настоящее время – время технических революций запросы поступают в архивы как в традиционной письменной форме, так и через Интернет и по электронной почте. Регистрируются они также или в электронной базе или в журнале. В частности во многих архивных учреждениях области сегодня уже используются наряду с традиционными журналами регистрации и электронные регистрационные базы.
Письменный запрос, поступивший в архив, обязательно регистрируется в базе данных или в журнале регистрации запросов. Запрос, поступивший из Интернета или по электронной почте, принимается к исполнению только в том случае, если в нем указаны фамилия, имя, отчество заявителя, почтовый адрес, телефон. Запрос распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
Каждому запросу присваивается новый регистрационный номер (в противном случае невозможно использование электронной программы регистрации запроса, при которой поступившему запросу новый номер присваивается автоматически). На поступивший запрос в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, в котором указывается регистрационный номер и дата поступления запроса.
Обращаю Ваше внимание на особенности регистрации повторных запросов – заявления одного и того же лица по одному и тому же запросу. В журнале регистрации такие запросы получают очередной регист ра ционный индекс, а в графе 7 регистрационного журнала делается от метка "Повторно" и сноска на регистрационный индекс и дату регистрации пер вого запроса, в графе 8 журнала ставится дата отправления запроса по вторно. Одновременно на лицевой стороне повторного запроса в правом верхнем углу повторного запроса ставится отметка "Повторно", дата и регистрационный индекс первого запроса.
Следует особо отметить, что заявления граждан, присланные из органов власти и требующих сообщения результатов их рассмотрения, при регистрации берутся на осо бый контроль: на заявлении и в ре гистрационном журнале проставляется буква "К", запрос исполняется в пер вую очередь и всегда оформляется письменно.
В базе данных фиксируются все этапы работы с запросом заявителя до выдачи ему лично или отправки по почте информационного документа архива. Целесообразно в электронной базе данных предусмотреть автоматическое цветовое выделение запросов, связанное со сроками их исполнения.
Какие реквизиты должны содержаться в запросе и ответе заявителя:
- регистрационный номер запроса (такой же номер будет поставлен на исходящий документ - ответ). В случае получения запроса по электронной почте в конце к номеру следует добавить соответствующий символ, например, @;
- название организации (полное и официальное сокращенное) или ф.и.о. (без сокращений) лица, от которого поступил запрос, адрес;
- ф.и.о. лица, на которое поступил запрос (ф.и.о. записываются полностью). Если это лицо изменяло свою фамилию, то в регистрационном документе сначала указывается фамилия, которую человек носит в настоящее время, а затем в скобках указывается та фамилия, под которой лицо, указанное в запросе, работало. Если лицо, на которое поступил запрос, и лицо, от которого поступил запрос, одно и то же, то в обеих графах регистрационного документа указывается одна и та же фамилия;
- наличие доверенности (номер, дата, кем выдана) от субъекта информации, если заявитель и субъект информации – разные лица и заявитель, в соответствии с федеральным законодательством не имеет права доступа к конфиденциальной информации;
- почтовый адрес и телефон заявителя;
- краткое содержание запроса и хронологические рамки искомой информации;
- для повторного запроса - дату поступления первого запроса;
- ф.и.о. исполнителя;
- данные об исполнении запроса: результат (положительный, отрицательный); вид подготовленного информационного документа; если запрос пересылался - адрес пересылки запроса (название организации, когда переслали запрос);
- дату выдачи ответа на руки или отправления по почте;
- примечания, где указывается любая другая информация, связанная с поступлением и исполнением запроса (например, отметка о способе поступления запроса (личный прием, почта, факс, электронная почта), отметка о постановке на контроль, срочности, условиях выдачи конфиденциальной информации, продлении срока исполнения запроса и его причинах, количество ксерокопий, сделанных архивом, жалобе заявителя и др.).
Если регистрация запросов ведется в электронной форме, то электронный журнал регистрации необходимо распечатывать на бумаге. Периодичность распечатывания определяется руководителем архива.
В Журнале регистрации социально-правовых запросов, также как и в электронной базе, регулярно по итогам полугодия и года подводится итог работы по исполнению запросов по единой форме:
За первое полугодие … года (… год) в архив посту пило … за просов.
Исполнено … запросов, в том числе:
с положительным результатом …;
отрицательных …;
переслано по принадлежности ….
Теперь остановлюсь на правильности регистрации разных категорий запросов. Если в запросе требуются сведения о:
- нескольких лицах, запрос регистрируется как несколько запросов (если запрос не носит «семейный» характер, касаясь всех членов семьи, например, высылка семьи), архивные справки составляются на каждое лицо отдельно;
- работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях, запрос регистрируется как один запрос, сведения включаются в одну архивную справку. В ряде случаев: территориальная удаленность архивохранилищ друг от друга, трудоемкость исполнения запроса - архивные справки могут составляться на каждую организацию отдельно;
- нескольких темах, требующих самостоятельного рассмотрения (например, гражданское состояние и стаж работы, награждение и заработная плата и т.д.), запрос регистрируется как несколько запросов, по количеству обозначенных тем;
- зарплате, свыше пяти лет, запрос регистрируется как один запрос, если это единовременный запрос одного лица по одной тематике, о работе на одном месте.
Необходимо отметить еще один важный момент в регистрации запросов. Граждане и организации не всегда знают о сети архивных учрежде ний Росархива и области, о местонахождении организаций, хранящих до кументы в ведом ственных архивах. За консультацией по этим вопросам они обращаются в архивные учреждения. На выяснение сути вопроса и уточне ние направления поиска архивы тратят немало времени. Учет устных обращений должен регулярно вестись в Журнале учета устных обращений граждан (Приложение 3).
Обращаю Ваше внимание, что информация о количестве таких обращений включается в объяснительную записку к показателям выполне ния «Плана работы архива документов по личному составу», Раздел 4, п. 406.
Главный специалист комитета А.Л.Зарубина
Приложение № 1
АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ
для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии по документам _________________________________________
название муниципального архива
Информация о персональных данных хранится и обрабатывается с соблюдением российского законодательства о персональных данных. Заполняя данную анкету, Вы даете согласие на обработку персональных данных.
Фамилия, имя, отчество (и все изменения их), год и месяц рождения лица, о котором запрашиваются сведения
|
|
Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего архивную справку и отношение к лицу, о котором запрашивается справка для лиц, запрашивающих справку о других лицах). Адрес и № телефона заявителя
|
|
Куда и для какой цели запрашивается архивная справка (адрес, по которому выслать справку)
|
|
О чем запрашивается архивная справка: точное название места работы, учебы, службы (учреждение, учебное заведение, воинская часть)
|
Начало работы, учебы (год, месяц, число)
|
Конец работы, учебы (год, месяц, число)
|
Должность, звание
|
Подпись заявителя Расшифровка подписи
Дата
Форма анкеты-заявления для наведения архивной справки
Приложение № 3
№№ п/п
|
Дата обращения
|
Ф.,И.,О. обратившегося
|
Содержание вопроса
|
Результат консультации
|
Бюджет времени
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма журнала учета устных обращений граждан |
