Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур,
требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
|
22
|
Юридические факты, являющиеся основанием для начала административного действия
|
Акт приема-передачи документов на хранение в архив
|
23
|
Сведения о должностных лицах, ответственных за выполнение административного действия
|
Специалисты архива МУК «МВЦ»
|
24
|
Содержание административного действия, продолжительность и (или) максимальный срок его выполнения
|
Состав, формы и порядок работы с основными учетными документов определены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 № 19.
Для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описаниякнига ведется книга учета поступлений документов.
Для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших ведется список фондов.
Для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда заполняется лист фонда
Для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава составляется реестр описей дел, документов.
Для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища составляется паспорт каждого архивохранилища.
Дело фонда состоит из комплекса документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведется на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию.
Для учета уникальных документов и особо ценных документов составляются листы учета и описания уникальных документов. Учет особо ценных документов ведется по:
списку фондов, содержащих особо ценные документы, описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерникам).
Учет архивных документов личного происхождения, находящихся в частной собственности, переданных по договору на хранение в архив, осуществляется в установленном порядке
Учет документов по личному составу, за исключением принятых по договору на хранение в архив документов по личному составу, осуществляется на общих основаниях.
Учет количества хранящихся в архиве документов по личному составу проводится на основе их подсчета по листам фондов и описям дел по личному составу с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по архиву в книге учета документов по личному составу (произвольной формы).
По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении 75-летнего срока их хранения в учетные документы вносятся соответствующие изменения.
Учет документов Архивного фонда Российской Федерации, принятых по договору на хранение в архив на основании акта приема-передачи документов на хранение, осуществляется в основных учетных документах архива.
Копии архивных документов на правах подлинников, переданные в архив фондообразователем, учитываются в составе его фонда по отдельной описи дел, документов.
Копии архивных документов на правах подлинников, отснятые с подлинных документов, которые утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц, формируются в архивные коллекции. Архивные коллекции учитываются в списке фондов в установленном порядке.
Копии архивных документов на правах подлинников, изготовленные машинописным с архивных документов на бумажной основе, формируются в единицы хранения/единицы учета, которые учитываются в описях дел, документов по аналогии с подлинными архивными документами на соответствующих носителях.
Учет страхового фонда и фонда пользования ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда.
В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.
Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; они располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище.
Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).
Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы Архивного фонда Российской Федерации с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.
Решение о признании документа Архивного фонда Российской Федерации находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов.
Для обеспечения сохранности документов проводятся работы по соблюдению противопожарного режима, охранного режима, температурно-влажностного режима, световового режима, санитарно-гигиенического режима.
Проводятся работы по оборудованию архивохранилища средствами хранения
|
25
|
Критерии принятия решений, в случае если выполнение административного действия связано с принятием решений
|
Выполнение административных действий не связано с принятием решений
|
26
|
Результат выполнения административного действия и порядок передачи результата, который может совпадать с юридическим фактом, являющимся основанием для начала выполнения следующего административного действия
|
Ежегодное подведение итога количества поступивших за год архивных документов на 1 января.
Ежегодное составление итоговой запись к списку фондов о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве, на 1 января.
Составление новой итоговая запись к описи дел, документов после каждого поступления или выбытия архивных документов.
Присвоение новой описи дел, документов очередного порядкового номера по реестру
Ежегодное составление итоговой записи на 1 января в реестре описей о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года.
Ежегодное составление паспорта архива
|
27
|
Способ фиксации результата выполнения административного действия, в том числе в электронной форме, содержащий указание на формат обязательного отображения административного действия, в том числе в электронных системах
|
книга учета поступлений документов ;
список фондов; лист фонда;
реестр описей дел, документов;
паспорт архивохранилища;
лист учета и описания уникального документа;
список фондов, содержащих особо ценные документы;
опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел ;
реестр описей особо ценных дел, документов;
книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
опись страхового фонда;
дело фонда;
карточки фондов.
журналы соблюдения нормативных условий для хранения
|
28
|
Муниципальная работа, выполняемая в электронном виде
|
При соблюдении требований пункта 7 статьи 7, статьи 10 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» муниципальная работа может выполняться в электронном виде
|
Формы контроля за исполнением административного регламента
|
29
|
Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной работы, а также принятием решений ответственными лицами
|
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению работы, и принятием решений осуществляется руководителем архивной службы, ответственным за организацию выполнения работы. Текущий контроль осуществляется с периодичностью 1 раз в неделю со дня получения исполнителем задания и до момента его исполнения.
Контроль осуществляется путем проведения руководителем соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Специалист, выполняющий мероприятия по осуществлению муниципальной работы, несет персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка настоящего административного регламента, за полноту, грамотность и доступность проведенного информирования заявителей, за правильность выполнения процедур по выполнению муниципальной работы.
Ответственность специалиста закрепляется его должностной инструкцией в соответствии с требованиями законодательства
|
30
|
Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной работы, в том числе порядок и форма контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной работы
|
Плановые проверки полноты и качества осуществления муниципальной работы осуществляются не реже 1 раза в год.
Внеплановые проверки полноты и качества выполнения муниципальной работы осуществляются по обращениям физических и юридических лиц, по поручению начальника Департамента культуры на основании иных документов и сведений, указывающих на нарушения настоящего Регламента.
Для проведения плановой/внеплановой проверки полноты и качества выполнения муниципальной работы может формироваться комиссия, в состав которой включаются работники МУК «МВЦ», должностные лица Департамента культуры. В состав комиссии могут включаться представители общественных объединений и организаций. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Акт подписывается членами комиссии и руководителем МУК «МВЦ».
|
31
|
Основания и порядок привлечения к ответственности должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной работы
|
Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации.
Основанием привлечения к ответственности должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе выполнения муниципальной работы, является заключение (акт) комиссии по итогам проверки полноты и качества выполнения муниципальной работы, отражающее факты неудовлетворительного исполнения положений настоящего Административного регламента.
Ответственность специалистов и иных должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе выполнения муниципальной работы (нарушения требований настоящего Регламента) предусматривается в соответствии с действующим федеральным законодательством и законодательством Пензенской области.
Специалисты, виновные в неисполнении или ненадлежащем исполнении требований настоящего Регламента, привлекаются к дисциплинарной ответственности, а также несут гражданско-правовую, административную ответственность в порядке, установленном федеральными законами, законами Пензенской области
|
32
|
Положения, касающиеся требований к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной работы выполнением работы, в том числе со стороны граждан, общественных объединений и организаций
|
Соблюдение положений, касающихся требований к порядку и формам контроля за выполнением муниципальной работы, обеспечивается за счет проведения процедур внутреннего и внешнего контроля.
Внутренний контроль проводится директором МУК «МВЦ» и подразделяется на:
– оперативный контроль (по выявленным проблемным фактам и жалобам, касающимся качества выполнения работ);
– контроль мероприятий (анализ и оценка проведенного мероприятия);
– итоговый контроль (анализ деятельности МУК «МВЦ» по результатам отчетного года).
Выявленные недостатки по выполнению муниципальной работы анализируются по каждому специалисту с принятием мер к их устранению, вынесением дисциплинарных взысканий (если будет установлена вина в нарушении требований настоящего Регламента).
Внешний контроль за деятельностью МУК «МВЦ» по выполнению муниципальной работы в части соблюдения требований к качеству осуществляется Департаментом культуры. На основании социологических опросов граждан, общественных объединений и организаций г. Заречного, являющихся пользователями муниципальных работ, проводится мониторинг основных показателей деятельности архивной службы не реже одного раза в год, а также анализируются обращения и жалобы заявителей, поступившие в Департамент культуры
|
Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную работу, а также должностных лиц, муниципальных служащих
|
33
|
Информация для заявителей об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги/работы
|
Заявитель может обратиться с жалобой на решения и действий (бездействия)а Департамента культуры, учреждений, подведомственных Департаменту культуры, должностных лиц Департамента культуры, учреждений, подведомственных Департаменту культуры, принятых (осуществляемых) в ходе осуществления муниципальной работы
|
34
|
Предмет досудебного (внесудебного) обжалования
|
Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя об осуществлении муниципальной работы;
2) нарушение срока предоставления муниципальной работы;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для осуществления муниципальной работы;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для осуществления муниципальной работы, у заявителя;
5) отказ в осуществлении муниципальной работы, если основания отказа не предусмотрены муниципальными правовыми актами;
6) затребование с заявителя при осуществлении муниципальной работы платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
7) отказ органа, осуществляющего муниципальную работу, должностного лица органа, осуществляющего муниципальную работу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате осуществления муниципальной работы документах либо нарушение установленного срока таких исправлений
|
35
|
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы, либо приостановления ее рассмотрения
|
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы, либо приостановления её рассмотрения содержится в Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
|
36
|
Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования
|
Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача заявителем жалобы.
Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, осуществляющий муниципальную работу. Жалобы на решения, принятые должностным лицом, осуществляющим муниципальную работу, подаются в Департамент культуры, Администрацию города Заречного Пензенской области.
Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Администрации города Заречного Пензенской области, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, осуществляющего муниципальную работу, должностного лица органа, осуществляющего муниципальную работу;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, осуществляющего муниципальную работу, должностного лица органа, осуществляющего муниципальную работу;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, осуществляющего муниципальную работу, должностного лица органа, осуществляющего муниципальную работу. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
|
37
|
Права заявителя на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы
|
Заявители имеют право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения обращения (жалобы).
Специалисты обязаны предоставить Заявителю возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если не имеется установленных федеральным законодательством ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах, материалах.
При этом документы, ранее поданные Заявителями в Администрацию города Заречного и организации, участвующие в осуществлении муниципальной работы, выдаются по их просьбе в виде выписок или копий
|
38
|
Вышестоящие органы и должностные лица, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке
|
Жалоба на решения, принятые руководителя органа, осуществляющего муниципальную работу, подаются в вышестоящий орган при его наличии, либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, осуществляющего муниципальную работу
|
39
|
Сроки рассмотрения жалобы
|
Жалоба, поступившая в орган, осуществляющий муниципальную работу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, осуществляющего муниципальную работу, должностного лица органа, осуществляющего муниципальную работу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
Правительство Российской Федерации вправе установить случаи, при которых срок рассмотрения жалобы может быть сокращен
|
40
|
Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре, либо инстанции обжалования
|
По результатам рассмотрения жалобы орган, осуществляющий муниципальную работу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, осуществляющим муниципальную работу, опечаток и ошибок в выданных в результате осуществления муниципальной работы документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено действующим законодательством, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в абзаце первом настоящей строки, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры
|
Блок-схема административного регламента выполнения муниципальной работы «Обеспечение сохранности и учет архивных документов»
Административное действие № 1 (учет)
|
|
Административное действие № 2 (сохранность)
|
|
|
книга учета поступлений документов ;
список фондов; лист фонда;
реестр описей дел, документов;
паспорт архивохранилища;
лист учета и описания уникального документа;
список фондов, содержащих особо ценные документы;
опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел ;
реестр описей особо ценных дел, документов;
книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
опись страхового фонда;
дело фонда;
карточки фондов.
|
топографического указателя
шифрование
соблюдение соблюдению режимов хранения
(противопожарного, охранного, температурно-влажностного, световового, санитарно-гигиенического)
|
