Памятка по заполнению паспорта архива
исполнительных органов государственной власти Тверской области, государственных учреждений, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, акционерных обществ и других негосударственных организаций
|
|
Общие положения
1.1. Настоящая памятка предназначена для заполнения паспорта архивов исполнительных органов государственной власти Тверской области, государственных учреждений, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, акционерных обществ и других негосударственных организаций, являющихся источниками комплектования Государственного казенного учреждения Тверской области «Тверской центр документации новейшей истории» (далее также государственный архив, ТЦДНИ).
1.2. В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Росархива от 11 марта 1997 года № 11), зарегистрированным Министерством юстиции РФ 8 июля 1997 года организации-источники комплектования Государственного казенного учреждения Тверской области «Тверской центр документации новейшей истории» ежегодно к 30 декабря отчетного года представляют в государственный архив паспорта архивов по состоянию на 1 декабря текущего года.
1.3. Паспорт архива заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр паспорта направляется в Государственное казенное учреждение Тверской области «Тверской центр документации новейшей истории», второй экземпляр хранится в организации-источнике комплектования.
1.4. К паспорту составляется пояснительная записка.
1.5. При составлении паспортов следует иметь в виду:
- государственные организации включают в паспорт учетные сведения по всем категориям документов необходимых для составления паспортов, образовавшихся в деятельности организации и в деятельности предшественника;
- организации, имеющие негосударственную форму собственности, но хранящие государственную и негосударственную части Архивного фонда, заполняют на них отдельные паспорта: на документы, созданные до момента приватизации или акционирования. И на документы, являющиеся собственностью негосударственных организаций или физических лиц. Но на бланках обоих паспортов указывается действующее название организации, подписывает паспорта руководитель существующей организации, заверяет паспорт также печатью данной организации;
- организации, негосударственную форму собственности, ранее не включенные в список организаций-источников комплектования архивов, заполняя паспорт, дают сведения только о документах негосударственной части Архивного фонда, т.е. о документах, образовавшихся в деятельности негосударственных организаций с момента их создания или приватизации (изменения формы собственности).
Заполнение адресной части паспорта
2.1. В адресной части бланка паспорта, расположенной в левом верхнем углу, в строке «Кому представляется» указывается почтовый индекс и адрес архивного учреждения, на учете которого находится отчитывающаяся организация - 170100, г. Тверь, ул. Вокзальная, 10.
2.2. В строке «Кем представляется» указывается полное наименование организации-источника комплектования, адрес с почтовым индексом, например:
Министерство финансов Тверской области,
170100, г. Тверь, ул. Советская, 23.
Помимо официального адреса указывается и адрес архива, если он расположен по другому адресу.
Если менялся адрес архива (например, в связи с изменением места расположения организации) в период с предыдущей паспортизации, в пояснительной записке указывается информация о перемещении архива.
2.3. В строке «форма собственности отчитывающейся организации» указывается форма собственности организации. Для исполнительного органа государственной власти Тверской области в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Тверской области от 23.12.2005 № 162-ЗО «Об архивном деле в Тверской области» – государственная собственность субъекта РФ.
3. Заполнение раздела 1 «Общие сведения»
3.1. В строке 101 в графе 1 указывается количество фондов, хранящихся в архиве организации.
Если хранятся документы только данного учреждения-фондообразователя, то указывается цифра 1.
Если в архиве хранятся документы других организаций:
- организаций-предшественников;
- для исполнительных органов государственной власти, вошедших в состав ИОГВ в результате реорганизации в качестве структурных подразделений;
- подведомственных ликвидированных организаций,
тогда указывается общее количество фондов организаций, хранящихся в архиве.
Например, в архиве Комитета по делам культуры Тверской области хранятся 2 фонда - Комитета по делам культуры Тверской области и Ржевского музыкального училища.
В паспорте указывается цифра, а в пояснительной записке приводится информация об организациях (название, состав документов, крайние даты), чьи фонды находятся на хранении в архиве.
3.2. В строке 101 в графе 2 указывается площадь архивохранилища в квадратных метрах.
Если помещений архивохранилищ несколько, то указывается площадь каждого помещения.
Изменения площади архивохранилища по сравнению с предшествующей паспортизацией объясняется в пояснительной записке.
3.3. В строке 101 в графе 3 указывается загруженность архивохранилища в процентах.
Степень загруженности рассчитывается, исходя из протяженности стеллажей, находящихся в архивохранилище.
Пример порядка расчета загруженности:
Общая протяженность полок - 60 погонных метров.
Из них заполнены делами - 40 погонных метров.
Загруженность архивохранилища (40: 60) х 100% = 67%.
Заполнение раздела 2 «Сведения о документах»
4.1. В строке 201 в графе 1 указывается общее количество единиц хранения, управленческой документации постоянного хранения, сформированной в дела и находящейся на хранении в архиве.
Сюда не включаются дела постоянного хранения последних 3-х лет, т.к. в архив организации должны поступать дела через 3 года после их завершения в делопроизводстве. То есть в паспорт 2015 года включаются сведения о документах по 2012 год.
В графе 2 указывается начальная дата дел, включенных в графу 1.
В графе 3 указывается конечная дата дел, включенных в графу 1.
В графе 4 указывается общее суммарное количество дел постоянного хранения, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных в описи, утвержденные Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) при Архивном отделе Тверской области.
В графе 5 указывается начальная дата дел, включенных в графу 4.
В графе 6 указывается конечная дата дел, включенных в графу 4.
Если организация не имеет упорядоченных дел, то в графах 4-6 ставится прочерк. В пояснительной записке указываются причины несвоевременного упорядочения документов.
В графе 7 указывается количество единиц постоянного хранения, хранящихся сверх срока.
При заполнении этой графы следует учитывать, что предельные сроки хранения управленческой документации в организациях-источниках комплектования установлены ст.22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов и организаций субъектов Российской Федерации срок хранения в архиве организации составляет 10 лет; территориальных органов федеральных органов исполнительной власти 15 лет.
То есть, если паспорт архива представляется на 1 декабря 2015 года, то все дела постоянного хранения до 2005 года хранятся в архиве ИОГВ и государственных организациях сверх срока. А для территориальных органов федеральных органов исполнительной власти все дела постоянного хранения до 2000 года хранятся в архиве сверх срока.
В графе 8 указывается количество единиц постоянного хранения, образующихся в год.
Эти сведения имеются в заполненной итоговой записи к номенклатуре дел организации. Указывается среднее количество дел постоянного срока хранения, которое образуется в делопроизводстве организации за последние 5 лет.
4.2. Строка 202 заполняется аналогично строке 201 в отношении документов по личному составу.
В графе 1 указывается общее суммарное количество единиц хранения по личному составу и личных дел уволенных работников, сформированных в дела и находящихся на хранении в архиве организации. В графе 2 указывается начальная дата дел, включенных в графу 1. Как правило, это год образования организации. В графе 3 указывается конечная дата дел, включенных в графу 1.
В графе 4 указывается общее суммарное количество находящихся на хранении в организации дел по личному составу и личных дел уволенных работников, внесенных в описи, согласованные ЭПК при Архивном отделе Тверской области. В графе 5 указывается начальная дата дел, включенных в графу 4. В графе 6 указывается конечная дата дел, включенных в графу 4.
В графе 8 указывается количество дел по личному составу, образующихся в год. Эти сведения имеются в заполненной итоговой записи к номенклатуре дел организации.
Графа 7 строки 202 не заполняется. Документы по личному составу хранятся в организации в течение 75 лет и подлежат уничтожению в установленном порядке после истечения срока ведомственного хранения.
В пояснительной записке необходимо объяснить крайние даты документов и изменения количества единиц хранения по сравнению с предыдущей паспортизацией.
Заполнение раздела 3 «Кадры»
5.1. В строке 301 указывается количество штатных работников архива организации.
Если в организации нет штатного работника архива, а есть лицо, ответственное за архив, то в этой графе ставится прочерк.
В пояснительной записке указывается должность сотрудника организации, на которого возложено исполнение обязанностей ответственного за архив.
6. Заполнение подраздела «Условия хранения документов»
В правом нижнем углу паспорта расположены данные об условиях хранения документов. Они заполняются, если имеется архивохранилище.
Сведения об условиях хранения отмечаются в паспорте подчеркиванием. В пояснительной записке указываются дополнительная информация, которая отражает особенности расположения архивохранилища (например, размещение в подвальных помещениях), оборудования.
Заключительные положения
В левом нижнем углу указывается дата заполнения паспорта.
Паспорт подписывается руководителем организации и заверяется печатью организации.
Кроме того, указывается фамилия и телефон исполнителя.
В пояснительной записке к статформе даются пояснения по всем 3 разделам. При этом не следует повторять цифры статформы без объяснений и коментариев, а дать информацию по изменившимся цифрам, указать причины их увеличения, уменьшения или без изменения. В случае утраты документов постоянного хранения вместе с паспортом представляется справка с указанием причин и обстоятельств утраты, с подробным перечислением документов, их объема, крайних дат за подписью руководителя организации.
По вопросам, возникшим при заполнении паспорта архива, обращаться:
в Государственное казенное учреждение Тверской области «Тверской центр документации новейшей истории» по телефону 35-75-92.
в Архивный отдел Тверской области по телефону 52-28-38.
|
