правила РЕГИСТРАЦИИ УЧАСТНИКОВ «ЗеленОГО марафонА»
Основные правила
|
ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ УЧАСТНИКОВ
«ЗЕЛЕНЫЙ МАРАФОН»
Участники Зеленого марафона
Категория 1.
VIP (Топ-менеджмент Сбербанка, представители городских Администраций, почетные гости).
Категория 2.
Участники, бегущие на результат (участники, которые при регистрации указали, что побегут на результат).
Категория 3.
Все желающие.
Регистрация участников
Каждый участник должен обязательно пройти регистрацию перед началом Соревнования.
Предварительная регистрация проводится с 19 апреля по 15 мая на официальном сайте Сбербанка: http://sochi2014-sberbank.ru/events/green-marathon.
Любой желающий, не прошедший предварительную регистрацию, может зарегистрироваться в день Соревнования 19 мая в регистрационном штабе, заполнив карточку Участника.
Регистрация на мероприятии производится с 9.30 до 11.30 по местному времени.
Регистрация участников Категории 1
Регистрация участников Категории 1 производится за 1 или несколько дней до мероприятия.
Ответственный представитель Сбербанка должен сообщить Рабочей группе мероприятия количество ВИП участников.
Представители Рабочей группы передают представителю Сбербанка необходимое количество карточек и нагрудных номеров с порядковыми номерами от 1 до соответствующего числу ВИП участников.
Регистрация участников Категории 2 и 3
Регистрация участников Категории 2 и 3 производится на мероприятии.
Оргкомитет мероприятия 16 мая передает все списки и данные участников прошедших предварительную регистрацию на сайте Сбербанка в электронном виде (таблица Excel).
Рабочая группа готовит (распечатывает на листах А4) к мероприятию бланки карточек участников, прошедших предварительную регистрацию. Сортирует все карточки участников, отметивших в анкете «БЕГУ НА РЕЗУЛЬТАТ» и резервирует для них нагрудные номера.
На мероприятии все участники, прошедшие предварительную регистрацию, подписывают заранее напечатанные карточки со своими ФИО и получают нагрудные номера в Регистрационном штабе.
Регистрационный штаб находится в шатре(ах), установленном(ых) на территории мероприятия. Внутри шатра установлены регистрационные столы и оборудованы рабочие места для персонала.
Рядом с регистрационным штабом находится палатка для заполнения анкет. В палатке расположены столы, находятся бланки-формы для заполнения анкет (файл бланка предоставляется Оргкомитетом, Служба регистрации заблаговременно печатает бланки в количестве соответствующем числу участников), а также примеры заполнения анкет и ручки. Участники заполняют анкету и возвращаются с ней в регистрационный штаб.
Регистрационный штаб разделен на зоны (рис.1):
Рисунок 1.
Розовая стрелка – вход в шатер
Зона 1 (Желтый) – Контролер на входе (направляет поток участников, помогает выбрать правильную зону регистрации)
Зона 2 (Красный) – «Информация»
Зона 3 (Фиолетовый) – Регистраторы участников (всех, заполнивших анкеты на мероприятии).
Участник отдает регистратору заполненную карточку участника;
Регистратор проверяет правильность заполнения карточки, отдает нагрудный номер участнику и вписывает его номер в специальную графу в карточке участника;
Передает анкету системному администратору.
Зона 4 (Бордовый) – Выдача номеров зарегистрированным участникам (прошли регистрацию на сайте).
Участник подходит к регистратору, называет свои ФИО;
Регистратор находит заранее распечатанную карточку данного участника, передает ее участнику;
Участник ставит в карточке подпись и возвращает её регистратору;
Регистратор отдает нагрудный номер участнику и вписывает его номер в специальную графу в карточке участника.
Передает анкету системному администратору.
Зона 5 (Зеленый) – Системные администраторы (работают на компьютерах и вносят все данные об участниках в единую электронную базу (Excel), на основе которых составляют отчетность).
Зона 6 (Голубой) – Старший контролер.
Количество персонала в регистрационном штабе должно быть таким, чтобы обеспечить прохождение регистрации всеми участниками за 1 час.
Расписание работы Регистрационного шатра в день мероприятия.
9:30 Начало регистрации;
11:30 Окончание регистрации; Фиксация данных системными администраторами
13:00 После завершения регистрации старший контролер передает Рабочей группе оборудование и все анкеты, оставшиеся нагрудные номера, информацию о кол-ве зарегистрированных участников и др. канцелярию.
19:00 Сдача шатра Рабочей группе
Инструкции для персонала.
Пошаговая инструкция для Старшего контролера
Время работы с 8:00 до 15:00
Старший контролер получает на руки:
компьютерное оборудование;
канцтовары (бумагу, ручки, карточки участников);
нагрудные номера;
Проверяет наличие необходимой мебели для регистрации;
подготавливает зону для работы;
отмечает прибытие на работу всех регистраторов;
докладывает Рабочей группе о прибытии или отсутствии регистраторов, контролера и системных администраторов;
проводит дополнительный инструктаж для персонала:
Следит за порядком внутри шатра;
Старший контролер постоянно присутствует в зоне регистрации и решает текущие/экстренные вопросы по организации процесса работы персонала.
В случае возникновения сложных ситуаций обращается к представителю Рабочей группы.
Пошаговая инструкция для Контролера
Время работы с 8:00 до 16:00
Контролер находится в подчинении Старшего контролера
- Проверяет наличие необходимой мебели для регистрации;
Работает в Зоне 1
Направляет потоки участников к корректным зонам;
постоянно присутствует в зоне регистрации
Пошаговая инструкция для регистраторов.
Время работы с 09:00 до 13:00
Приветствие Участника.
Выдача карточки Участника.
Проверка правильности заполнения анкеты и карточки Участника (пример карточки участника в Приложении №1)
Выдача Участнику нагрудного номера.
Складирование, хранение анкет.
Передача анкет системному администратору своей Зоны
Пошаговая инструкция для системного администратора
Время работы с 09:00 до 19:00
Регистратор 1 обслуживает регистраторов с номерами участников 1-300, Регистратор 2 обслуживает регистраторов с номерами участников 300-500 (к примеру)
- Получение анкеты и карточки Участника Соревнования от регистратора своей Зоны
- Внесение данных в компьютер
- Передача анкет и сформированной базы данных Рабочей группе
Нагрудные номера
Каждому участнику выдается индивидуальный нагрудный номер, который во время Соревнований нужно носить на видном месте на груди и на спине. Номера должны соответствовать тем номерам, которые указаны в регистрационной карточке участника. Если во время соревнований спортсмены носят тренировочные костюмы, то соответствующие номера должны быть расположены на тренировочном костюме подобным образом.
Участники должны носить номера в том виде, в каком они выданы. Они не могут быть подрезаны, подвернуты или спрятаны.
Зона гардероба и хранения вещей
Гардероб для одежды.
Участники марафона, желающие переодеться, приходят в зону раздевалки, где получают мешок для одежды.
В мешок участники складывают свои вещи, после чего сдают его в гардероб.
В гардеробе участник передает свой мешок гардеробщику.
Гардеробщик наклеивает на мешок наклейку с номером и отдает участнику бумажный браслет с номером, соответствующим номеру наклейки на мешке.
Получить свой мешок после соревнований участник сможет предъявив браслет с номером.
В случае утери браслета с номером, мешок с одеждой участнику возвращается после сверки его ФИО с анкетными данными.
Гардероб охраняется ЧОП.
Пошаговая инструкция для Старшего контролера
Время работы 08:30 до 19:00
8:30 Начало рабочего дня.
Старший контролер:
проверяет наличие необходимой мебели;
подготавливает зону для работы;
отмечает прибытие на работу персонала зоны гардероба;
докладывает Рабочей группе о прибытии;
проводит дополнительный инструктаж для персонала.
Старший контролер постоянно присутствует в зоне гардероба и решает текущие/экстренные вопросы по организации процесса работы персонала.
В случае возникновения сложных ситуаций обращается к представителю Рабочей группы.
18:00 После окончания мероприятия и раздачи всех вещей участникам, старший контролер сдает шатер Рабочей группе.
Пошаговая инструкция для гардеробщика:
Прием вещей:
приветствие участников;
гардеробщик принимает мешки с одеждой от участников;
наклеивает на мешок наклейку с номером;
передает участнику бумажный браслет с номером, соответствующим номеру наклейки на мешке.
Выдача вещей:
Участники передают гардеробщику бумажные браслеты с номером;
Гардеробщик находит мешок с соответствующим номером и передает его участнику.
За утерю вещей Администрация соревнования ответственности не несет.
|
|
|
Приложение №1 
|
