Правила заполнения трудовых книжек и типичные ошибки работодателя. Уничтожение бланков трудовой книжки (вкладышей)

Типичные ошибки работодателей при оформлении титульного листа трудовой книжки 1. Неправильно указываются фамилия, имя, отчество работника (не совпадает с данными паспорта или иного документа, удостоверяющего личность). В таком случае принимать данную трудовую книжку работодатель не может и по просьбе работника (письменной) ему может быть оформлена новая трудовая книжка. 2. Дата рождения человека не совпадает с данными паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. В этом случае принимать такую трудовую книжку работодатель не может и по просьбе работника (письменной) ему может быть оформлена новая трудовая книжка. 3. Не указывается образование работника. Иногда внизу подчеркивается одной чертой наличие образования, а графа остается незаполненной. Необходимо словами записать вид образования работника. Если человек имел сначала одно образование, а потом получил другое, то рядом записывается новое образование, без перечеркивания предыдущей записи об образовании. Изменения в данную графу вносятся на основании документа об образовании. Ссылка на документ, на основании которого вносилась запись об образовании, па развороте обложки трудовой книжки не делается (см. п. 2.4 в Постановлении Минтруда № 69 от 10.10.2003). 4. Сведения об образовании необходимо вносить полностью, то есть указывать, например, «среднее общее», «высшее профессиональное», а не «среднее», «высшее». 5. Профессия, специальность — часто не указываются. При заполнении данного раздела необходимо также опираться на документ об образовании. Профессия должна быть указана в именительном падеже: экономист, механик, бухгалтер. Очень часто работодатели в этом разделе указывают не профессию, специальность данного человека, а его должность как работника, что является нарушением. 6. Дата заполнения — обязательна для указания, проставляется лицом, ответственным за заполнение трудовой книжки, и должна быть проставлена не позднее недельного срока с момента приема работника на работу. В случае если дата заполнения трудовой книжки будет указана ранее, чем выпущен сам бланк трудовой книжки, то такая трудовая книжка также будет признана недействительной. Работодатели очень часто совершают такую ошибку, если трудовая книжка заполняется гораздо позднее реальной даты приема на работу. 7. Подпись владельца трудовой книжки — обязательна. Несмотря на это, во многих трудовых книжках не проставляется подпись владельца трудовой книжки. Здесь необходимо помнить, что эта подпись проставляется для того, чтобы работник лично проверил все внесенные в титульный лист сведения и заверил их. Если подпись владельца трудовой книжки есть, то работник отдела кадров и владелец трудовой книжки несут солидарную ответственность при обнаружении несоответствий в указанных сведениях титульной страницы трудовой книжки. В противном случае работник кадровой службы несет персональную ответственность за допущенные нарушения. Отсутствие подписи работника на титульном листе доказывает также нарушение порядка оформления трудовой книжки (что трудовая книжка оформлялась без присутствия работника). 8. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки (разборчиво). Многие работники кадровой службы указывают в данной графе фамилию ответственного лица. Эта графа подразумевает указание именно личной подписи ответственного лица, так как, только проставляя подпись, должностное лицо берет на себя ответственность за внесенные записи. К сожалению, оформлен этот реквизит таким образом, что очень многих кадровиков ставит в тупик, поскольку расписаться разборчиво зачастую бывает невозможно. Здесь необходимо вспомнить, что, согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденному Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, реквизит «подпись» включает в себя не только расписку как таковую, но и указание должности и расшифровки подписи. Именно к данным сведениям и относится требование указать их «разборчиво». 9. М. П. — обязательно проставление печати организации, в которой титульный лист на работника заполняется впервые. Без печати трудовая книжка недействительна (за исключением бланка трудовой книжки образца 1938 г.). Типичные ошибки работодателей при оформлении раздела «Сведения о работе» 1. При внесении записи о приеме на работу сначала в качестве заголовка (не нумеруя) указывается полно и точное (и сокращенное, при его наличии) наименование работодателя. Заменой этого может быть "штамп организации, который также проставляется перед начальной записью о приеме на работу и должен содержать полное и сокращенное наименование организации. 2. Обязательно указывается порядковый номер записи в трудовой книжке. Но он проставляется именно при внесении записи о приеме на работу, а не перед заголовком — наименованием работодателя. 3. Указываются число, месяц и год арабскими цифрами, когда вносятся сведения о работе. При этом необходимо обратить внимание на то, какого образца трудовая книжка заполняется. В трудовых книжках установленного образца 1938 г. дата записывалась следующим образом: «2002.05.01», а в трудовых книжках образца 1975 и 2004 г.: «05.01.2002». 4. Здесь же необходимо помнить, что сведения о приеме на работу в трудовую книжку вносятся по истечении 5 дней работы работника в данной организации, то есть на 6-й рабочий день работника — не ранее (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Этот срок — 5 дней дается работнику для того, чтобы он окончательно утвердился в желании работать в данной организации. Если работник подаст заявление на увольнение до достижения пятидневного барьера, записи в трудовой книжке о прекращении трудового договора у него быть не должно. 5. В третьем разделе «Сведения о работе» вносятся сведения о приеме на работу в определенное структурное подразделение (но только при условии, что структурное подразделение было указано в трудовом договоре в качестве его условия) на определенную должность (и именно в таком порядке — сначала отдел, потом должность). Кроме этого, никаких дополнительных сведений в этот раздел вносить не надо. Часто работодатели, внося запись о приеме на работу, указывают, например, что работник был принят по срочному договору, далее, если договор становится бессрочным, возникают вопросы о лишних сведениях в трудовой книжке. 6. В четвертом разделе указывается, на основании какого документа вносится запись о приеме на работу, с точным наименованием документа, его даты и регистрационного номера (опять же принципиально, что сначала указывается дата, потом номер документа-основания). В подавляющем большинстве случаев это приказы по личному составу, но это могут быть и решения общего собрания акционеров, протокол общего собрания учредителей и др. 7. Согласно Постановлению Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, документ в виде основания указывается без сокращений, то есть полностью пишется: «приказ», «распоряжение», «протокол» и др. 8. В течение работы работника в трудовую книжку в раздел «Сведения о работе» по такому же принципу вносятся следующие сведения: * переводы; * переименования должностей, отделов и организации в целом; * присвоение разрядов; * переименование организации (должности); * прекращение трудового договора. 9. При прекращении трудового договора указывается точная ссылка на статью Трудового кодекса или другого федерального закона, часть статьи и пункт статьи и указывается точная расшифровка данной статьи (пункта, подпункта) (ст. 84.1 Трудового кодекса РФ). 10. При внесении сведений о прекращении трудового договора сокращения также не используются, например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, статья 77 часть первая пункт 3 Трудового кодекса Российской Федерации». 11. После внесения сведений об увольнении указываются должность, расшифровка подписи и подпись должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек. 12. Внесенные записи заверяются печатью работодателя. С 01.03.2008 заверять запись об увольнении печатью отдела кадров нельзя. 13. Под последней записью расписывается работник, подтверждая тем самым, что он ознакомлен и согласен со всеми записями, внесенными в его трудовую книжку в данной организации. Типичные ошибки работодателей при внесении записей о награждениях 1. Сведения о награждениях работодателями часто не вносятся, несмотря на требования нормативных актов. 2. При внесении записи о награждении сначала в установленном порядке должна быть внесена запись с указанием в виде заголовка полного и сокращенного (при его наличии) наименования работодателя. На практике же многие работодатели просто вносят запись о награждении без заголовка, что затрудняет определение того, в какой организации награждался работник. 3. При прекращении трудового договора сведения о награждениях не заверяются в установленном порядке. 14.3. Уничтожение бланков трудовой книжки (вкладышей) если при заполнении трудовой книжки бланк был испорчен либо бланки устарели, организация имеет право уничтожить такие бланки, создав при этом соответствующий акт: В настоящее время специалисты кадровых служб находятся в очень затруднительном положении, так как нет четко разработанных нормативных и правовых актов, регулирующих вопросы кадрового делопроизводства. Судебная практика же постоянно диктует определенные требования к оформлению кадровых документов. Когда у специалиста кадровой службы возникает необходимость найти ответ на какой-то вопрос об оформлении документов, он может: • попробовать найти ответ в Интернете; • попробовать найти ответ в правовых системах «Гарант», «Консультант» и др.; • обратиться к юристам своей организации; • обратиться за консультацией в консалтинговую компанию, желательно специализирующуюся именно на консультациях в области трудового законодательства,; • попробовать найти ответ в комментариях к Трудовому кодексу РФ; • попробовать найти ответ в практических профессиональных журналах; • обратиться за советом к более опытным коллегам. У каждого из указанных вариантов есть плюсы и минусы. Настоятельно не рекомендуем использовать первый источник информации — Интернет, так как часто консультации там дают люди, далекие от профессионального толкования законодательства, и часто советы в Интернете — это просто «вредные» советы. В лекции я постаралась максимально объективно обсудить с вами правила оформления кадровых документов, опираясь на Трудовой кодекс и нормативные акты (именно поэтому в тексте есть ссылки на соответствующие нормы и выписки из конкретных статей нормативных актов), на судебную и инспекционную практику. Сознательно не было сделано упора и на государственную службу, т.к. особенности кадровой документации на государственной службе будут рассмотрены во время лекции, а рассмотрены общие аспекты ведения кадрового делопроизводства, которые будут полезны вне зависимости от сферы будущей профессиональной деятельности.

Похожие:

	Правила заполнения трудовых книжек и типичные ошибки работодателя... Постановление Минтруда РФ №69 от 10. 10. 2003 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»		Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях... Вые книжки нового образца, которые вводятся в действие с 1 января 2004 г., а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления...
	Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков... Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки...		Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков... Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки...
	Путеводитель по кадровым вопросам трудовая книжка Тк рф, п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных...		Путеводитель по кадровым вопросам трудовая книжка Тк рф, п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных...
	Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением... Методическая консультация для руководителей публичных библиотек муниципального образования Калининский район		Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых... Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей
	Инструкция по заполнению трудовых книжек настоящая Инструкция в соответствии... В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №225 "О трудовых книжках" (Собрание законодательства...		Имейте ввиду: Некоторые вопросы на практике возникают при оформлении... Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,...