Административный регламент
Скачать 175.33 Kb.
|
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ архивного отдела администрации муниципального образования «Город Новодвинск» по предоставлению государственной услуги «Исполнение запросов граждан, органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций на основе архивной информации» 1.Общие положения 1.1. Административный регламент архивного отдела администрации муниципального образования «Город Новодвинск (далее – отдел) по предоставлению государственной услуги по исполнению запросов граждан, органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций на основе архивной информации (далее – государственная услуга) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) отдела, а также порядок взаимодействия отдела с государственным архивом Архангельской области, другими организациями и архивными учреждениями при предоставлении государственной услуги. 1.2. Предоставление государственной услуги по исполнению запросов граждан, органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций (далее – граждане и организации) на основе архивной информации осуществляется в соответствии с: Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ; Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» ; Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» ; Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» ; Приказом Росархива «Об утверждении Перечня информационных услуг, представляемых государственными архивами Российской Федерации пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги» от 28 апреля 2001 г. № 33; Областным законом от 9 декабря 2005 г. № 135-8-ОЗ «Об архивном деле в Архангельской области» ; «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», М. 2007 г. (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19); Постановлением администрации Архангельской области от 02 апреля 2007 г. № 64-па «Об утверждении Положения об управлении по делам архивов Архангельской области» . 1.3. Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов граждан и организаций, поступивших в отдел, осуществляет отдел. Непосредственное исполнение запросов граждан и организаций осуществляет отдел при наличии у него соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов. 1.4. Исполнение запросов граждан и организаций на основе архивной информации предусматривает выявление запрашиваемой гражданами и организациями информации по хранящимся документам, подготовку и предоставление гражданам и организациям соответствующих информационных документов. 1.5. Основные понятия, применяемые в настоящем регламенте: тематический запрос – запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту; социально-правовой запрос – запрос, связанный с социальной защитой граждан, предусматривающий их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации; архивная справка – документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена; архивная выписка – документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения; архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке; заявитель – автор запроса; непрофильный запрос – запрос, поступивший в архив, но не соответствующий составу фондов данного архива; положительный ответ – официальный ответ архива на запрос, содержащий в полном объеме или частично интересующую заявителя информацию; отрицательный ответ – официальный ответ архива на запрос, указывающий на отсутствие в документах архива сведений, интересующих заявителя; информационное письмо – письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме. 2. Требования к порядку предоставления государственной услуги 2.1. Порядок информирования о государственной услуге 2.1.1. Государственная услуга по организации исполнения запросов граждан и организаций, поступивших в отдел, предоставляется в виде официальных писем отдела. Конечным результатом предоставления государственной услуги могут являться: архивная справка, архивная выписка, архивная копия, уведомление о пересылке непрофильного запроса, уведомление о возможном местонахождении документов и отрицательный ответ, выдаваемые архивом. 2.1.2. Информация о порядке оказания государственной услуги, местонахождении и графике работы архивного отдела предоставляется: непосредственно в отделе по телефону (881852)4-24-37; на сайте муниципальное образование «Город Новодвинск» Почтовый адрес отдела: ул. Пролетарская, д. 57, г. Новодвинск,164900. Электронный адрес : admin@novadmin.atnet.ru Телефон специалистов отдела, ответственных за предоставление государственной услуги - (881852)4-24-37 . 2.1.3. Для получения архивной справки, архивной выписки и архивной копии необходимо оформить запрос по предлагаемому образцу заявления (приложения № 1, 2) либо в произвольной форме с отражением в запросе названия организации (для граждан – фамилии, имени, отчества; для женщин – фамилия, под которой работали или учились), почтового адреса, темы (вопроса), хронологических рамок запрашиваемой информации, а также формы получения информации (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо). Для получения сведений биографического характера необходимо документальное подтверждение родства или наличие нотариально заверенной доверенности от лица, о котором запрашиваются сведения. Образец заявления размещается на информационных стендах в местах ожидания получения услуги и на страницах агентства по делам архивов Архангельской области и архивов на сайте Федерального архивного агентства. 2.1.4. Консультации по вопросам оказания государственной услуги предоставляются специалистами отдела при личном обращении, а также посредством Интернета, электронной почты или телефона (см. п. 2.2.). Консультации предоставляются по следующим вопросам: адрес местонахождения архива; наличие документов в архиве по запрашиваемой тематике; срок исполнения запроса; время приема заявлений и выдачи документов; стоимость исполнения платного запроса в Государственном архиве Архангельской области согласно прейскуранту архива; другие вопросы, касающиеся предоставления архивной информации. 2.1.5. Прием заявителей осуществляют должностные лица отдела. Для заявителей, ожидающих приема, должны быть оборудованы места ожидания, отвечающие требованиям пожарной безопасности, с наличием достаточного количества посадочных мест в непосредственной близости с кабинетом приема заявлений. Недалеко от места ожидания должна располагаться туалетная комната и указатели к ее месторасположению. Прием заявителей в архивном отделе осуществляется в понедельник, вторник, среду, пятницу с 8.00 до 12.30 и с 14.00 до 16.45. (с 15.05. по 15.09 до 17.30., по пятницам - до 12.00). При необходимости граждане принимаются во все дни недели (понедельник – пятница) с 8.00 до 16.45 (с 15.05. по 15.09 по пятницам до 12.00) 2.1.6. В местах ожидания граждан должны быть оборудованы информационные стенды с исчерпывающей информацией о порядке предоставления государственной услуги: порядок, условия и сроки предоставления государственной услуги (необходимость оформления заявления; документальное подтверждение родства или наличие нотариально заверенной доверенности от лица, о котором запрашиваются сведения, для получения сведений биографического характера; срок исполнения запросов; время ожидания в очереди при подаче документов; продолжительность приема у должностного лица во время подачи заявления и при получении архивной справки); контактная информация агентства по делам архивов Архангельской области и Государственного архива Архангельской области, оказывающих государственную услугу; Для написания заявления должно быть оборудовано письменное место (стол, стул). 2.2. Условия и сроки предоставления государственной услуги 2.2.1. Государственная услуга предоставляется при наличии в запросе названия организации (фамилии, имени, отчества заявителя, года рождения, гражданства -для проживающих за пределами России), адреса, а также сведений, необходимых для исполнения запроса: о стаже работы и размере заработной платы – название и адрес организации, время работы , в качестве кого работали (специальность, профессия); иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса (например: дата рождения ребенка для поиска документов о предоставлении отпуска по уходу за ребенком). 2.2.2. Срок предоставления государственной услуги составляет не более 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства администрации этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом заявителя. Тематические запросы, поступившие от органов государственной власти, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются во внеочередном порядке в установленные законодательством сроки или в сроки, согласованные с заявителем. Запросы, по которым в архивах отсутствуют документы, направляются по принадлежности не позднее чем в 5-дневный срок с момента регистрации. В тех случаях, когда для исполнения запроса требуются дополнительные сведения, срок их исполнения исчисляется с момента получения дополнительных сведений от заявителя. Ожидание в очереди при подаче документов не должно превышать 30 минут. Продолжительность приема у должностного лица составляет не более 30 минут. Подготовленные по запросу архивные справки, архивные выписки и архивные копии выдаются заявителям вне очереди. 2.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги 2.3.1. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются: отсутствие документов в архиве по запрашиваемой тематике; ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные. 2.3.2. Не подлежат рассмотрению запросы и интернет-обращения не содержащие фамилии, почтового или электронного адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания. 2.4. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги 2.4.1. Поступившие запросы социально-правового характера исполняются бесплатно. 2.4.2. Тематические исполняются в общем порядке оказания услуг . Тематические запросы, поступившие от органов государственной власти, связанные с исполнением ими своих функций, исполняются бесплатно. 3. Административные процедуры 3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги 3.1.1. Порядок приема граждан. Прием заявителей осуществляют должностные лица отдела в помещении кабинета сотрудников отдела. Для исполнении запроса по документам архива посетителю предлагается заполнить заявление по установленной форме (приложения № 1, 2) и или сотрудник отдела заполняет заявление со слов заявителя, используя предъявленные документы (паспорт, трудовую книжку). При приеме заявлений проверяется правильность и четкость изложения сведений. Продолжительность приема одного гражданина не превышает 30 минут. Запросы, поступившие в ходе личного приема граждан, регистрируются в «Журнале приема граждан» в день их приема. Каждый вопрос, имеющийся в запросе, регистрируется как самостоятельное обращение. Регистрация одного запроса не превышает 10 минут. 3.1.2. Прием, первичная обработка и регистрация запросов, присланных по почте. Прием и первичная обработка запросов, поступивших по почте, осуществляется руководителем отдела в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. При вскрытии конвертов проверяется правильность и полнота вложения и целостность документов. Конверты от поступающих писем не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документов (заявления). На поступившие по почте запросы в день приема (получения по почте) руководителем отдела проставляется резолюция, которая содержит: срок исполнения (если он отличается от установленного для запросов, исполняемых на общих основаниях); фамилию лица, ответственного за организацию исполнения запросов граждан; подпись автора резолюции; дату резолюции. Руководитель определяет срочность запроса и осуществляет сортировку всех запросов по характеру дальнейшего исполнения: запросы на исполнение; непрофильные запросы; запросы, требующие получения от заявителей дополнительных сведений. Вместе с этим определяется фамилия специалиста – исполнителя запроса. Регистрация запросов осуществляется в «Журнале учета регистрации и исполнения запросов граждан» и в электронной базе данных должностным лицом, ответственным за регистрацию запросов. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация запроса не превышает 10 минут. Регистрация запроса считается юридическим фактом, являющимся основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги. При поступлении запроса по сети Интернет, он распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в таком же режиме, как с запросом, поступившим по почте. 3.1.3. Исполнение запросов. Зарегистрированный запрос поступает на исполнение специалисту – исполнителю запроса. Передача запросов на исполнение конкретным исполнителям осуществляется в течение одного рабочего дня после рассмотрения в соответствии с резолюцией. Исполнение запроса осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на хранении в архиве. Подготовленный проект архивной справки, архивной выписки поступает на проверку начальнику отдела и в случае обнаружения ошибок возвращается на доработку исполнителю. Доработанная архивная справка, архивная выписка подписывается начальником отдела и исполнителем. Исполнитель информирует заявителя о готовности архивной справки по телефону. Если в фондах архива отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, производится пересылка запроса. В этом случае должностное лицо, ответственное за регистрацию запросов, готовит сопроводительное письмо к запросу и уведомление заявителю об отсутствии документов в архиве и пересылке запроса на исполнение в другую организацию. С запроса снимается копия, которая остается в архиве, а оригинал запроса вместе с сопроводительным письмом пересылается в организацию, где хранятся документы. Заявителю посылается уведомление о пересылке запроса. Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. 3.1.4. Выдача заявителям архивных справок, архивных выписок и архивных копий. Архивная справка, архивная выписка или архивная копия, в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица, выдается ему под подпись при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего его личность; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки или архивной копии расписывается на втором экземпляре документа, остающегося на хранении в архиве, указывая дату ее получения. В остальных случаях архивная справка, архивная выписка или архивная копия высылается заявителю письмом по почте. 4. Порядок и формы контроля за исполнением предоставления услуги 4.1.Текущий контроль за соблюдением и исполнением положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению функции или предоставлению услуги, в том числе по полноте и качеству их исполнения, регулярно осуществляется начальником отдела. 4.2. Плановые проверки полноты и качества исполнения функции или предоставления услуг проводятся со стороны начальника отдела не реже одного раза в полугодие, со стороны областного агентства по делам архивов - не реже одного раза в 5 лет. 5. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, принятых в ходе оказания государственной услуги 5.1. Заявители имеют право обжаловать действия (бездействия) и решения, принятые в ходе оказания государственной услуги на основании административного регламента. Заявители имеют право обращаться лично либо направлять письменное обращение по вопросам нарушения административного регламента оказания государственной услуги. Обращения заявителей, обжаловавших действия (бездействия) и решения ответственных должностных лиц при обеспечении граждан и организаций архивной информацией, рассматривает руководитель аппарата администрации либо должностное лицо, его замещающее. Направлять жалобы либо предложения о совершенствовании работы по обеспечению граждан и организаций архивной информацией следует в агентство по делам архивов Архангельской области по адресу: ул. Шубина, 1, г. Архангельск,163045;Факс:(88182)20-64-84.Email:topol@dvinaland.ru.;телефон для справок: (88182)20-64-84, либо в администрацию муниципального образования «Город Новодвинск» по адресу: ул. Фронтовых бригад, д. 6-а, телефон: (881852)-4-26-27 или непосредственно в архивный отдел по адресу: ул. Пролетарская, д. 57, телефон: (881852)-4-24-37. В письменном обращении указывается наименование архива, в которое обращался гражданин, суть предложения или жалобы, фамилия, имя, отчество, адрес проживания, личная подпись, дата. Письменные обращения заявителей регистрируются в журнале входящих документов лицом, ответственным за регистрацию входящих документов. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ, обращение не рассматривается. 5.2. Порядок личного приема граждан. Начальник отдела ведет личный прием граждан, обжалующих действия должностных лиц по вопросам нарушения административного регламента оказания государственной услуги по адресу: ул. Пролетарская, д. 57. Прием граждан проводится по понедельникам с 14.00 до 16.00. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Содержание устного обращения гражданина регистрируется в журнале учета обращений граждан должностным лицом, ответственным за регистрацию. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в течение 30 дней с момента их регистрации. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию отдела, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
ЗАЯВЛЕНИЕ для исполнения запроса социально-правового характера по документам архива
________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________
_________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________
_________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ «_____»__________________200 г. Подпись___________________
Образец заполнения ЗАЯВЛЕНИЯ для исполнения запроса социально-правового характера по документам архива
Иванов Алексей Иванович, 1960 г.р. ________________________________________________________ ________________________________________________________
Прошу подтвердить стаж работы слесарем в Новодвинском автотранспортном предприятии в 1980-1986 гг. _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________
г. Новодвинск, ул. Ломоносова, д.14, кор.2, кв 11. _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ «22» июня 2010 г. Подпись___________________
СХЕМА последовательности действий при предоставлении государственной услуги по обеспечению граждан, органов государственной власти, иных органов , предприятий, учреждений и организаций архивной информацией Прием (получение по почте) заявлений граждан и организаций  Проставление резолюции и сортировка запросов   Т  ематические запросы Социально-правовые запросыРегистрация запросов Регистрация запросов Исполнение запросов при наличии документов в архиве Исполнение запросов при отсутствии документов в архиве     Проверка исполненного запроса Выдача (отправка по почте) архивной справки, выписки, копии заявителю Подписание архивной справки, выписки, копии руководителем архива Уведомление заявителя Пересылка запроса в организацию, хранящую нужную документацию Уведомление заявителя Если местонахождение документов не известно Если местонахождение документов известно   |
Похожие:
 | Административный регламент предоставления государственной услуги «Лицензирование образовательной деятельности» (далее Административный... |  | Административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче разрешения на вступление в брак несовершеннолетним гражданам... |
| Настоящий административный регламент устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий... | | Новый административный регламент о внесённых изменениях в конструкцию автомобилей |
| Административный регламент предоставления муниципальной услуги Выдача справок на жилые и нежилые объекты недвижимости в Неклиновском... | | Административный регламент предоставления муниципальной услуги Выдача справок на жилые и нежилые объекты недвижимости в Неклиновском... |
| Административный регламент). Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных... | | Настоящий Административный регламент (далее Административный регламент) определяет стандарт предоставления муниципальной услуги;... |
| Административный регламент предоставления государственной услуги по экспертизе племенной продукции (материала) (далее – Административный... | | Административный регламент). Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных... |