Указанные выше документы, кроме личных дел учащихся, классных журналов, журналов факультативных занятий, журналов групп продленного дня, журнала учета пропущенных и замещенных уроков, при смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим директором и вновь назначенным, а также начальником отдела образования или инспектором, присутствующим при передаче.
В средних общеобразовательных школах с производственным обучением ведется ведомость выдачи свидетельств о полученной специальности с указанием присво енного квалификационной комиссией разряда.
В делах школы должны храниться инспекторские ак ты, докладные записки или справки. В школе также ведется журнал замечаний и предложений инспектирую щих лиц.
Документы о выпускных и переводных экзаменах (протоколы экзаменов за курс основной, средней школы, ведомости годовых, экзаменационных и итого вых оценок, тексты письменных экзаменационных работ учащихся) хранятся в школе три года, а протоколы и ведомости, связанные с выдачей аттестатов с отличием за 9 класс и аттестатов с серебряной и золотой медалями – 5 лет.
2. Учебно-педагогическая документация
2.1. Алфавитная книга
Алфавитная книга записи учащихся ведется как обязательный документ.
В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Учащиеся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащегося в книге является одновременно номером его личного дела.
Выбывшими следует считать учащихся, прекративших посещение школы вследствие перемены места жительства, перешедших в другую школу или иное учебное заведение, исключенных из школы, а также окончивших школу. Временное прекращение учебных занятий (например, по болезни) в алфавитной книге не отмечается.
Выбытие учащегося и окончание им школы оформляются приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в графе 11 алфавитной книги заносятся номер и дата приказа, а в графе 13 точно указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой "возвр." записывается в графе "Дата поступления в школу".
При использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.
Исправления в книге скрепляются подписью директора школы.
Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы. Содержание алфавитной книги соответствует содержанию базы данных КИАСУО.
2.2. Личное дело учащегося
2.2.1. Личное дело учащегося ведется в каждой школе и на каждого учащегося с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия).
В личное дело учащегося заносятся: общие сведения об учащемся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальный лист, похвальная грамота, золотая медаль). В период обучения учащегося в X - XI классах аттестат об основном (общем) образовании находится в личном деле и выдается на руки после окончания им средней школы.
2.2.2. В личное дело учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма N 26 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров.
2.2.3.Личные дела учащихся в I - XI - ведутся классными руководителями. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся. Личные дела учащихся в 1—4 классах ведутся учи телями, в 5—11 — классными руководителями. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфа витной книге записи учащихся (например, № К/5 озна чает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5.
2.2.4. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных, а п. 9 и 10 дополняются секретарём школы.
2.2.5. Контроль за состоянием личных дел осуществляется заместителем директора по учебно-воспитательной работе и директором общеобразовательного учреждения.
2.2.6. Личные хранятся в канцелярии директора в строго отведённом месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке. В папке личных дел класса находится список учащихся с указанием фамилии, имени, отчества, даты рождения, номера личного дела, домашнего адреса, количества мальчиков, девочек, количество изучающих разные иностранные языки и Ф.И.О. классного руководителя. Список меняется ежегодно.
При выбытии учащегося из школы личное дело выдается на основании письменного заявления родителям или лицам, их заменяющим, с отметкой об этом в алфавитной книге; по окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года.
2.3. Классный журнал
2.3.1. Классный журнал является государственным документом, ведение которого обязательно для каждого учителя и классного руководителя. Устанавливаются три вида классных журналов - для I – IV, V – IX, X – XI классов.
2.3.2. Директор школы и его заместитель по учебно-воспитательной работе обеспечивают хранение классных журналов и систематически осуществляют контроль за правильностью их ведения (Приложение № 1 «Инструкция по ведению классных журналов»).
2.3.3.Классный журнал рассчитан на учебный год и ведется в каждом классе по утвержденной форме.
2.3.4. Журналы параллельных классов нумеруются литерами, например: 4а класс, 4б класс, 4в класс и т.д.
2.3.5. аместитель директора по учебно-воспитательной работе (директор школы) дает указания классным руководителям о распределении страниц журнала, отведенных на текущий учет успеваемости и посещаемости учащихся на год в соответствии с количеством часов, выделенных в учебном плане на каждый предмет (1 недельный час - 2 стр., 2 нед. ч - 4 стр., 3 нед. ч - 5 стр., 4 нед. ч - 7 стр., 5 нед. ч - 8 стр., 6 нед. ч - 9 стр.).
2.3.6.Учитель, проверяя и оценивая знания учащихся, выставляет оценки в журнал, а также обязательно отмечает посещаемость школьников. На правой странице журнала записывает тему, изучавшуюся на уроке, и задание на дом. На левой - ставит дату урока, отмечает отсутствующих на уроке буквой "н" (не был).
2.3.7. При проведении сдвоенных уроков делается запись даты и темы каждого урока. По письменным работам оценки выставляются в графе того дня, когда проводилась данная работа. По проведенным практическим и лабораторным работам, экскурсиям, контрольным письменным работам точно указывается их тема и количество затраченных часов.
2.3.8. В графе "Домашнее задание" записывается содержание задания и характер его выполнения (читать, рассказывать наизусть), страницы, номера задач и упражнений, практические работы. Если учащимся дается задание по повторению, то конкретно указывается его объем.
2.3.9. Оценки за каждый триместр выставляются после записи даты последнего урока по данному предмету в четверти (полугодии). Одновременно с этим триместровые оценки заносятся классным руководителем в сводную ведомость учета успеваемости и поведения учащихся.
2.3.10. В классном журнале учтено, что класс на занятиях по иностранному языку, физической культуре (в X – XI классах при наличии не менее 15 юношей), технологии (V – XI классы) информатике (V – XI классы), а также по уровню (базовой, профильной) изучения предмета, делятся на группы.
2.3.11. Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно ручкой одного цвета (синей шариковой) в соответствии с установленной формой.
2.3.12. Классный руководитель аккуратно записывает в классном журнале фамилии и имена учащихся в алфавитном порядке, заполняет "Общие сведения об учащихся" с использованием данных из их личных дел.
2.3.13. Ежемесячно классным руководителем в раздел "Учет посещаемости учащихся" записывается количество дней и уроков, пропущенных учащимися. Подводятся итоги о количестве дней и уроков, пропущенных каждым учащимся и классом в целом за четверть (полугодие) и учебный год. В случае длительной болезни учащегося занятия с ним проводятся на дому (в санатории, больнице.
2.3.14. Сведения об участии учащихся в кружках и факультативных занятиях, заполняются соответственно учителями и классным руководителем.
2.3.15. Страница "Замечания по ведению классного журнала" заполняется заместителем директора по учебно-воспитательной работе (директором) школы, где фиксируется дата проверки и отметка о выполненной работе. Вынесенные замечания фиксируются в «Справке» и доводятся до сведения членов административного совета и педагогического коллектива на совещании.
2.3.16. Директор общеобразовательного учреждения и его заместитель по учебно-воспитательной работе обязаны обеспечить хранение классных журналов и систематически осуществлять контроль за правильностью их ведения.
2.3.17. По письменным работам оценки проставляются в графе того дня, когда проводилась письменная работа. В одной клеточке возможно проставление двух отметок, если работа, выполненная учащимися, содержала две части. Например, написание диктанта с грамматическим заданием или работа, содержащая теоретическую и практическую части и т.д. Запрещено выставление в одной клеточке двух отметок, если вторая отметка получена за то же или за аналогичное задание, после проведения работы над ошибками.
2.3.18. По проведённым практическим и лабораторным работам, экскурсиям, контрольным, письменным работам следует указывать точно их тему и количество затраченных часов.
2.3.19. В графе «Домашнее задание» записывается домашняя работа по всем предметам без исключения, в которой раскрывается содержание задания, страницы, номера задач и упражнений.
2.3.20. На основании пометок, сделанных учителями на уроках, классный руководитель отмечает в сводной ведомости количество уроков, пропущенных учащимися. Дежурство по школе пропуском уроков не отмечается.
2.3.21. Классный руководитель подводит итоги о количестве дней и уроков, пропущенных каждым учащимся за четверть и учебный год. В графе пропусков уроков «в т.ч. по болезни» указываются пропуски по болезни и по другим уважительным причинам.
2.3.22. Классный руководитель отводит в классном журнале страницы «Классный час» и «Правила дорожного движения» и регулярно их заполняет.
2.3.23. Сведения об участии учащихся в кружках и факультативных занятиях, общественной работе заполняются классным руководителем.
2.3.24. «Замечания по ведению классного журнала» заполняются заместителем директора по учебно-воспитательной работе и директором образовательного учреждения.
2.3.25.«Листок здоровья» заполняется медицинским работником.
2.3.26.Все записи в классном журнале должны вестись чётко, аккуратно.
2. 4. Журнал факультативных занятий
Журнал факультативных занятий является основным документом учета работы факультативных групп и ведется в основных и средних общеобразо вательных школах по каждому факультативу отдельно. Требования к ведению записей в журнале факультатив ных занятий аналогичны требованиям, предъявляемым к порядку ведения их в классном журнале.
2.5. Журнал группы продленного дня
2.5.1. Журнал группы продленного дня ведется во всех школах, имеющих группы продленного дня, по фор ме, утвержденной министерством образования РФ.
2.5.2.Журнал группы продленного дня рассчитан на учеб ный год. Ведение соответствующих записей в данном журнале обязательно для каждого воспитателя и руко водителя кружка. Воспитатель обязан ежедневно отме чать не явившихся в группу или опоздавших воспитан ников.
2.5.3.В графах «Работа воспитателя», «Работа руководи теля кружка» делается запись о количестве проработан ных часов в группе и кратком содержании работы с учащимися.
2.5.4. Директор школы и заместитель директора по учебно-воспитательной работе систематически проверяют пра вильность ведения журнала группы продленного дня.
2.5.5. В журнал разрешается вносить только фамилии уча щихся, зачисление которых в группу оформлено прика зом директора школы. Если учащийся прервал посеще ние группы продленного дня и его выбытие оформлено приказом директора школы, то в графе «Дата выбытия» следует вписать число и месяц отчисления из группы, Если учащийся начал посещать группу в течение года, фамилия его заносится в журнал в конце списка.
2.6. Книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном и среднем образовании
2.6.1. Книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном и среднем образовании ведется в каждой основной и средней школе.
В первой части книги отдельно учитывается количест во полученных и выданных бланков аттестатов об образовании (с указанием их номеров) обычного образ ца и аттестатов особого образца. Остаток чистых бланков аттестатов, а также испорченные бланки с указанием их номеров сдаются в Управление образования. О сдаче бланков школой в книге делается соответствующая за пись и расписывается начальник отдела образования или ин спектор школ.
2.6.2. Основанием для выдачи аттестатов об образовании является решение педагогического совета школы, дата и номер протокола проставляются в книге. Во второй части книги в соответствии с ее формой записываются сведения об окончивших школу. Год выпуска учащихся указывается посредине разворо та книги, перед записями фамилий, имен и отчеств уча щихся данного выпуска.
2.6.3.В соответствующих графах проставляются оценки по предметам, указанным в аттестате, записываются сведения о награждении медалью или по хвальной грамотой; указывается дата решения педаго гического совета о выдаче аттестата (основанием для этого является протокол педагогического совета); ставит ся роспись в получении аттестата об образовании.
2.6.4. Отметка о выдаче справок уча щимся выпускных классов, имеющим годовые и итоговые неудов летворительные оценки, производится так же в книге учета бланков и выдачи аттестатов. В графе «Расписка в получении аттестата» директором школы делается запись о выдаче учащемуся аттестата или справки. Формы аттестата об обу чении в школе и справки о том, что учащимся был прослушан курс основной или средней общеобразовательной школы, утверждаются министерством образования РФ.
2.6.5. Запись о выдаче дубликата аттестата о среднем об разовании производится в этой же книге под очередным номером, где графы используются для записи следующего текста: «Дубликат взамен, уте рянного подлинника № ..., выданного ... (число) ... ме сяц) 200... года, получил ... (число) ... (месяц) 200... года», а выше в строке, делается отметка о выдаче дубли ката №....
2.6.6. Получивший аттестат особого образца должен сделать следующую запись: "Аттестат особого образца получил(а) (фамилия, имя, число, месяц, год)".
2.6.6. Запись о выдаче аттестата об образовании эк стерну заносится в эту же книгу с указанием в графе «Год поступления в данную школу» — «экстерн».
2.6.7. В конце списка всех окончивших школу в данном го ду должны быть росписи лиц, за подписью которых вы даны аттестаты и образец печати школы.
2.6.8. Книга постранично пронумеровывается, про шнуровывается и скрепляется подписями начальника отдела образования или инспектора школ и печатью отдела образования.
2.7. Книга учета выдачи похвальных листов и похвальных грамот
В каждой общеобразовательной школе ведется книга учета похвальных листов "За отличные успехи и примерное поведение" и похвальных грамот "За особые успехи в изучении отдельных предметов"
Учет ведется отдельно по похвальным листам и грамотам.
Год награждения учащихся и вид награды указываются посередине, перед записями фамилий, имен и отчеств награжденных учащихся. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.
2.8. Учет личного состава педагогических работников школы
Во всех общеобразовательных школах ведется книга учета личного состава работников (ведется по форме Т2). Запись производится по дате поступления на работу. Вновь поступившие работники записываются в порядке последующих номеров. Записи в книге должны быть документально обоснованы. В книге учета личного состава педагогических работников периодически отмечаются результаты аттестации учителей с указанием даты и номера решения аттестационной комиссии.
Книга учета личного состава должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью директора и печатью школы.
Запись сведений об обслуживающем персонале в данную книгу не производится.
2.09. Папка протоколов педагогического совета школы
В общеобразовательных школах, где имеется педагогический совет, имеется папка протоколов педаго гического совета.
В протоколах фиксируется ход обсуждения воп росов, выносимых на педагогический совет, предложения и замечания членов педсовета. Протокольно оформляют ся итоги работы школы по отдельным вопросам учебно-воспитательного процесса за четверть, полугодие или учебный год.
Принятые решения педагогического совета записыва ются в протоколы. Каждый протокол подписывается председателем и секретарем педагогического совета.
Протоколы педагогического совета пронумеро вываются, прошнуровываются, скрепляются подписью ди ректора и печатью школы.
В конце учебного года все вместе прошиваются и скрепляются печатью руководителя школы и сдаются в архив.
2.10. Папка протоколов производственного совещания
В общеобразовательных школах ведутся протоколы производственного совещания.
В протоколе фиксируется ход обсуждения воп росов, выносимых на совещание, предложения и замечания присутствующих.
Каждый протокол подписывается председателем и секретарем производственного совещания.
Протоколы производственного совещания пронумеро вываются, прошнуровываются, скрепляются подписью ди ректора и печатью школы.
В конце учебного года все вместе прошиваются и скрепляются печатью руководителя школы и сдаются в архив.
2.11. Книги приказов по школе
2.11.1. В обще образовательных школах, где имеется не менее трех ра ботников, ведется книга приказов по основной деятельности, книга приказов по кадрам и книга приказов по движению учащихся.
2.11.2. В книге приказов по основной деятельности оформляются: указания и распоря жения по вопросам учебно-воспитательного процесса, распределение между учителями нагрузки, классного руководства, о закреплении учебных кабинетов. Приказами школы оформляются решения педагогического совета о допуске учащихся к экзаменам и окончании, о переводе в следующий класс.
2.11.3. В книге приказов по движению учащихся оформляются приказы о приеме учащихся в школу, выбытии учащихся из школы, по решениям педаго гического совета о допуске учащихся к экзаменам, об окончании учащимися 9 и 11 классов и т. д. При этом списки учащихся по классам, переводимых в сле дующий класс или выпускаемых из школы и т. п., фик сируются в протоколах педсовета и утверждается приказом по школе.
2.11.4. Книга приказов по кадрам содержит приказы о личном составе работников, прием и увольнение, представление отпусков, объявлений поощрения, мер воздействия к нарушителям. С каждым приказом работник должен быть ознакомлен под роспись
2.11.5.Книги приказов должны быть постранично пронуме рованы, прошнурованы, скреплены подписью директора и печатью школы.
2.12. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков
Ведется в школе заместителем директора по учебно-воспитательной работе. В него заносятся све дения о пропущенных и замещенных уроках. Записи про изводятся только на основании надлежащим образом оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, за писей в классных журналах и т. п.).
Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале.
Записи в журнале должны соответство вать записям в Табеле учета использования рабочего времени и подсчета заработка.
3. Делопроизводство школы
3.1.Документное обслуживание управления деятельностью общеобразовательной школы ведется в соответствии с утвержденной циклограммой деятельности школы и Инструкцией по делопроизводству, в которой дается система правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства в школе с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив на основании действующего законодательства.
3.2. Контроль за исполнением документов периодически осуществляется администрацией школы через книгу регистрации входящих и исходящих документов.
3.3.Ответственность за состояние и правильное ведение делопроизводства в общеобразовательной школе, своевременное исполнение документов и сохранность их возлагается на директора школы и секретаря руководителя согласно штатному расписанию.
3.4.Контроль за правильным ведением делопроизводства в школах осуществляют вышестоящие органы управления образования.
3.5. К делопроизводству школы также относится оформление личных дел и осуществление записей в трудовых книжках учителей и других работников школ (за исключением директора), которое осуществляется в порядке, определенном Правилами внутреннего трудового ОУ.
4. Финансово-хозяйственная документация
4.1. Финансово-хозяйственная документация состоит из: технического паспорта школы, книги складского учета основных средств, книги складского учета материалов, ведомости выдачи материалов на нужды учреждения, ведомости выдачи книги складского учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации инвентарной книги библиотечного фонда школы.
4.2. Указанные документы ведутся лицами, ответственными за целость и сохранность имущества, за правильное его использование (заместителем директора по АХЧ, заведующей библиотекой, учителем физической культуры, технологии, технического труда, информатики, физики, биологии, химии).
4.3. Кроме того, в делах школы находится тарификационный список учителей и действующее штатное расписание, утвержденные начальником Управления образования г. Салавата.
4. 4.Технический паспорт школы является основным документом, в котором дается характеристика здания школы, всех учебных, хозяйственных и других помещений, коммуникаций (водопровода, канализации, отопления, освещения, газификации, радиофикации, телефонизации) с приложением соответствующих схем.
Форма паспорта школы, а также правила его заполнения утверждаются Министерством образования РФ.
4.5. Книга складского учета основных средств используется для оперативного учета основных средств (кроме библиотечных ценностей) и находятся у материально ответственных лиц. В книге складского учета отслеживается движение материальных средств материально ответственными лицами. Ежеквартально количество материальные средства, находящиеся в эксплуатации, сверяются с данными бухгалтерии.
Книги складского учета хранятся в учреждении постоянно.
4.6. Книга складского учета материалов ведется материально ответственными лицами в разрезе наименований малоценных и быстроизнашивающихся предметов и материалов. Указанная книга хранится в учреждении постоянно.
4.7. Ведомость выдачи материалов на нужды учреждения применяется для оформления выдачи материалов. Записи в ведомости производить с таким расчетом, чтобы по каждому виду материалов без дополнительной разработки данной ведомости можно было получить итог за месяц. Ведомость утверждается директором школы и служит основанием для списания материалов в расход.
4.8. Акт списания мягкого и хозяйственного инвентаря учет списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации стоимостью до 1000 рублей за единицу.
Ведомость и акт передается в централизованную бухгалтерию в установленные ею сроки.
4.9. Инвентарная книга библиотечного фонда школы. В каждой школьной библиотеке должны учитываться суммарно и индивидуально в инвентарных книгах все произведения печати, а также другие материалы, приобретенные для обслуживания читателей. Ежеквартально количество и стоимость книг, записанных в инвентарную книгу, сверяются с данными бухгалтерии. Переинвентаризация библиотечного фонда, а также переписка инвентарной книги запрещаются. В отдельных случаях переинвентаризация фонда и переписка инвентарной книги могут быть произведены с особого разрешения вышестоящих органов управления образования.
Принято на педагогическом совете.
Протокол от __________№ _____
|
