Образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Приведенные в нем формы обязательны лишь для автотранспортных организаций. Однако и остальные компании при эксплуатации автомобилей могут использовать путевой лист в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на ГСМ. Например, строительная организация при эксплуатации грузового автомобиля может использовать путевые листы по формам № 4-С или № 4-П, а при эксплуатации спецтехники (автокрана, бетономешалки, цементовоза и т. п.) — путевой лист по форме № 3 спец.
Путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-С,№ 4-П).
Путевые листы грузового автомобиля являются основным документом первичного учета для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов. Кроме того, совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов они определяют показатели для учета работы подвижного состава и водителя.
Форма № 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.
Форма № 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.
Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией - владельцем автотранспорта счета заказчику.
К счету прилагают соответствующий отрывной талон.
Путевой лист остается в организации - владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.
В случае, когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.
Путевые листы по формам № 4-С и 4-П выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.
Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.
Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.
Путевой лист специального автомобиля (форма № 3 спец.)
Является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и основанием для начисления заработной платы водителю.
Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна только на один день (смену). Выписывается в одном экземпляре диспетчером или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.
В путевом листе обязательно должны быть проставлены дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Раздел "Результаты работы автомобиля" заполняется лицами, отвечающими за эту работу.
В раздел "Особые отметки" заносятся сведения об изменении задания, указанного в разделе "Задание водителю", сведения о сопровождающих лицах и т.п.
Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль, и служат основанием для предъявления счета заказчику.
Компания вправе и самостоятельно разработать бланк путевого листа (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161). Но форму такого документа, согласно пункту 4 ПБУ 1/2008, необходимо утвердить в учетной политике. При этом нужно соблюдать определенные требования. Нетиповая форма должна включать в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152: номер путевого листа, сведения о сроке его действия, сведения о водителе, о транспортном средстве и его собственнике (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161). А также отвечать требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам.
В наименовании путевого листа, разработанной компанией самостоятельно, лучше указывать тип транспортного средства (например, «Путевой лист грузового автомобиля»). |
