Проверка подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписаны электронные документы, осуществляется с использованием средств единой информационной системы либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.
200. Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с Правилами и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Юридическая значимость электронных документов, создаваемых нотариусом, исходящих от нотариуса, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.
201. Регистрации подлежат все получаемые нотариусом электронные документы, связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки.
Электронные документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в день их поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции или в Электронном журнале регистрации входящих электронных документов (приложение N 34).
Получение нотариусом электронного документа, необходимого для нотариального производства, на личном приеме подтверждается распиской в получении документов нотариусом.
Нотариус в конце каждого рабочего дня подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью Электронный журнал регистрации входящих электронных документов.
Зарегистрированные нотариусом входящие электронные документы и Электронный журнал регистрации входящих электронных документов хранятся на рабочем месте нотариуса.
Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом входящих электронных документов и Электронного журнала регистрации входящих электронных документов на переносных электронных носителях. Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный нотариусом доступ к таким копиям.
Нотариус вправе хранить резервные копии указанных электронных документов на серверах единой информационной системы.
202. Электронные документы, исходящие от нотариуса, регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции или в Электронном журнале регистрации исходящих электронных документов (приложение N 35).
Электронные документы, исходящие от нотариуса и подлежащие регистрации, регистрируются в день их отправления адресату.
Нотариус в конце каждого рабочего дня подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов.
Зарегистрированные нотариусом исходящие электронные документы и Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов хранятся на рабочем месте нотариуса.
Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом исходящих электронных документов и Электронного журнала регистрации исходящих электронных документов на переносных электронных носителях. Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный доступ к таким копиям.
Нотариус вправе хранить резервные копии указанных электронных документов на серверах единой информационной системы.
203. Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в соответствии с законодательством Российской Федерации и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD - ROM, флэш-картах или иных устройствах, используемых для переноса информации).
При наличии электронных документов, которые необходимо приобщить к делу, составленному из документов на бумажном носителе, в дело помещается ссылка на место хранения данного электронного документа, содержащая полное имя файла и уникальный регистрационный номер документа или изготовленная на бумажном носителе копия электронного документа с указанием полного имени файла и места хранения данного электронного документа.
204. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел, которые индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
205. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел для аналогичных документов на бумажном носителе, в форматах, установленных законодательством Российской Федерации.
Приложение N 1
Образец журнала регистрации
организационно-распорядительных документов
Журнал регистрации
организационно-распорядительных документов
Дата регистрации документа
|
Регистрационный номер
|
Краткое содержание документа
|
Должность, фамилия, инициалы лица, подписавшего документ
|
Номер дела, в котором находится документ
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение N 2
Образец акта об отсутствии документов
или иных вложений в почтовых отправлениях
Акт об отсутствии документов или иных вложений
в почтовых отправлениях
Место составления
Настоящий акт составлен мной, _________________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность
___________________________________________________________________________
нотариуса или иного лица, составившего акт, наименование нотариальной
__________________________________________________________________________,
палаты и нотариального округа или государственной нотариальной конторы)
в том, что при вскрытии конверта с почтовым отправлением, поступившим от __
_______________________________________________________, в нем не оказалось
__________________________________________________________________________.
(самого документа (отдельных страниц), материалов, указанных в приложении)
Настоящий акт составлен в 2 экземплярах.
Дата Подпись
Приложение N 3
Образец расписки в получении
документов нотариусом
Расписка в получении документов нотариусом
от "__" _____________ 20__ г.
Место составления
Настоящая расписка выдана мной, _______________________________________
(фамилия, имя, отчество, должность
___________________________________________________________________________
нотариуса, наименование нотариальной палаты и нотариального округа
__________________________________________________________________________,
или государственной нотариальной конторы)
в том, что от _____________________________________________________________
(указываются данные, идентифицирующие лицо, от которого
___________________________________________________________________________
получены документы: фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства
___________________________________________________________________________
гражданина, наименование и место нахождения юридического лица и т.д.)
получены следующие документы:
N п/п
|
Наименование документа
|
Реквизиты документа (дата, номер, кем выдан)
|
Количество листов
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего принято __________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
на _____________________________________ листах.
(цифрами и прописью)
Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать
Приложение N 4
Образец журнала регистрации
входящей корреспонденции
Журнал регистрации входящей корреспонденции
N п/п
|
Дата регистрации документа
|
Дата и номер документа, указанные отправителем
|
Откуда поступил документ
|
Краткое содержание документа
|
Отметка об исполнении
|
Номер дела, в котором находится документ
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение N 5
Образец журнала регистрации
исходящей корреспонденции
Журнал регистрации исходящей корреспонденции
N п/п
|
Дата регистрации исходящего документа
|
Кому адресован документ
|
Краткое содержание документа
|
Номер дела, в котором находится экземпляр документа
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение N 6
Образец акта сдачи
личной печати нотариуса
Утверждаю ________________________
__________________________________
(наименование должности)
__________________________________
(подпись) (фамилия, имя, отчество)
"__" __________ 20___ г.
Акт сдачи личной печати нотариуса
Место составления
В связи с _____________________________________________________________
(причина сдачи личной печати)
___________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество лица, сдающего печать, наименование нотариальной
палаты и нотариального округа
___________________________________________________________________________
или государственной нотариальной конторы (фамилии, имена, отчества лиц -
членов комиссии, сдающей печать)
передал(и) в ______________________________________________________________
(территориальный орган Министерства юстиции
Российской Федерации)
личную печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации.
Шесть образцов оттиска печати:
Наименование должности лица,
передавшего печать Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности
лица, принявшего печать Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 7
Образец акта сдачи бланков нотариуса
Утверждаю
__________________________________
(наименование должности)
__________________________________
(подпись) (фамилия, имя, отчество)
"__" _____________ 20__ г.
Акт сдачи бланков нотариуса
Место составления
В связи с _____________________________________________________________
(причина сдачи бланков)
___________________________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества лиц - членов комиссии, сдающей бланки)
переданы в ________________________________________________________________
(нотариальная палата субъекта Российской Федерации)
следующие бланки:
N п/п
|
Наименование бланков
|
Количество
|
Номера бланков
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
Наименование должностей
лиц, передавших бланки Подписи Расшифровка подписей
Дата
Наименование должности
|
