Конкурс «лучший муниципальный служащий города волгодонска»

Исполнение социально-правовых запросов Исполнение запросов социально-правового характера связано с использованием информации архивных документов, составляющей персональные данные человека. Часть этой информации является конфиденциальной и относится к информации ограниченного доступа (Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»). Архив предоставляет дела и документы без ограничений самому гражданину - субъекту информации или доверенному лицу гражданина (при предъявлении документов, удостоверяющих личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке), если это не противоречит законодательству РФ (например, Законам «О государственной тайне», «Об оперативно-розыскной деятельности» и др.). Правом получить конфиденциальные персональные данные обладает субъект персональных данных (человек, информация о котором содержится в документе), если это не противоречит законодательству Российской Федерации. После смерти субъекта персональных данных - его наследники (при наличии свидетельства о смерти субъекта информации); доверенные лица субъекта персональных данных, его наследников (при наличии нотариально заверенных доверенностей). Правом получить конфиденциальные персональные данные в качестве ответа на официальный мотивированный письменный запрос, в котором указываются цель получения информации и форма ее использования (например, «информация будет использована для подготовки справочно-информационного издания в обезличенном виде» или «в связи с заведением уголовного дела...»), обладают также сотрудники организаций-фондообразователей и их правопреемников; органов государственной власти, государственных органов и организаций, органов местного самоуправления; судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания (по делам, находящимся в их производстве) в пределах исполнения ими своих служебных обязанностей. В настоящее время исполнение социально-правовых запросов осуществляется архивом в соответствии с административным регламентом по оказанию муниципальной услуги «Информационное обеспечение граждан и юридических лиц на основе документов архивного фонда РФ и других архивных документов» (далее – административный регламент). Исполнение запросов осуществляется в три этапа: 1. Прием запроса и работа с заявителем. 2. Поиск запрашиваемой информации. 3. Составление и выдача заявителю ответов на запросы. Я участвую по всех трех этапах, но основной – это первоначальный - прием и работа с гражданами. На данный момент действующим административным регламентом определены дни приема граждан (понедельник и среда), дни выдачи ответов заявителю (вторник и пятница) и день работы с сотрудниками Пенсионного фонда по г.Волгодонску в части содействия в проведении выездных проверок (четверг). При приеме запроса необходимо уделить внимание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель изложил в нем все необходимые для поиска информации (необходимого документа, содержащего эту информацию) сведения. За несколько лет моей работы в архиве и ежедневного взаимодействия с Пенсионным фондом, другими архивными учреждениями я получаю, систематизирую и использую массу различной информации, необходимой для исполнения социально-правовых запросов – это адреса архивов, название и адреса организаций, хранящих документы, и все то, что хоть как-то может помочь человеку в поиске определенных документов, которых нет на хранении в нашем отделе. Естественно, что большую часть бюджета рабочего времени занимает прием граждан – и тут я уже научилась «с полуслова» понимать людей, впервые обращающихся в архив. Поэтому мне не составляет труда проконсультировать их, быстро найти и предоставить в случае необходимости информацию о местонахождении документов, разобраться в том, какая справка необходима заявителю (когда порой он сам не всегда понимает, что от него требует Пенсионный фонд), оказать помощь в составлении заявления и т.п. Архивным отделом исполняются запросы социально-правового характера такие, как: подтверждение трудового стажа, размера заработной платы, стажа работы, дающего право на назначение пенсии на льготных условиях (льготный стаж), а также подтверждение факта переименования (реорганизации) предприятия. Для получения муниципальной услуги заявитель представляет необходимые для исполнения запроса документы: паспорт, трудовую книжку или её копию, свидетельства, удостоверения о награждениях и другие документы позволяющие, на его взгляд, ускорить исполнение запроса либо помочь в поиске необходимой информации. В настоящее время заявление может быть подано заявителем лично на приеме в архивном отделе в приемные дни, почтовым отправлением, направлено на электронную почту архивного отдела. В случае если заявитель - юридическое лицо, запрос оформляется в виде официального письма организации. В случае если заявитель – физическое лицо: - при обращении в архивный отдел запрос оформляет лично заявитель или сотрудник архивного отдела с его слов, либо по предъявленным им личным документам на бланке установленной формы; - при обращении в архивный отдел посредством почтовой связи заявитель направляет запрос в произвольной форме (содержащий обязательный перечень сведений) о предоставлении необходимой информации в бумажном виде; - при обращении в архивный отдел посредством электронной связи Заявитель направляет запрос в произвольной форме (содержащий обязательный перечень сведений) в электронном виде. Выдаваемые архивным отделом информационные документы подразделяются: Архивная справка — официальный документ архива (выполненный на бланке архивного отдела), имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию (подтверждение) о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия», «копии приказов»). В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах. В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов. После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле). В случае необходимости составляется сопроводительное письмо, в котором могут даваться пояснения к вызывающим сомнения данным. К справке могут прилагаться как копии документов, так и выписки из них, относящиеся к теме запроса. Архивная копия — официально заверенный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным способом текст документа, с указанием его поисковых данных. Архивная выписка — официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному вопросу, факту, событию или лицу, с указанием поисковых данных документа. В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должен нарушать начало и конец каждого извлечения, пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью заведующего отделом и гербовой печатью архивного отдела. Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу. Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «Так в документе» или «В тексте неразборчиво». После текста архивной копии или выписки также указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки скрепляются (сшиваются), нумеруются и на месте скрепления заверяются архивом. Информационное письмо — официально оформленное архивным отделом письмо, составленное архивом по своей инициативе или в ответ на запрос пользователя, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме, содержащий название архивных фондов и краткую характеристику документов или мотивированный отказ от выдачи запрашиваемых сведений или документов. При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений в отрицательном ответе указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. Поиск информации по некоторым фондам документов по личному составу в архиве составляет определенную трудность. Это связано с тем, что на стадии работы с документами работниками отделов кадров, бухгалтерии организаций и предприятий допускались ошибки в оформлении, формировании документов. Наиболее распространенная ошибка – это передача личной карточки и лицевого счета работника при его переводе из одной организации в другую. Это касается и тех случаев, когда эти организации входили в состав одного управления, треста, так и тех, когда, например, строительные организации были «задействованы на одном объекте». Здесь сотрудникам приходится выяснять как с помощью заявителя, так и с помощью имеющихся документов «конечную» организацию, где работал человек. И вся проблема в том, что далеко не всегда эта «конечная» организация передала свои документы к нам на хранение. А эти документы могут содержать сведения практически обо всей трудовой деятельности человека. Для примера приведу пример из собственной практики. В начале этого года я исполняла запрос для подтверждения размера заработной платы человека по подобным документам. В итоге – «конечной» организацией, где хранился лицевой счет по начислению заработной платы человека, оказалась одна из организаций ОАО «Энергострой». Этот лицевой счет содержал начисления заработной платы с 1975 г. по 2005 г включительно…Мне страшно было представить, что было бы, не окажись он у нас на хранении…. Поэтому, в общих словах описывая процесс исполнения социально-правового запроса, можно сказать, что для поиска нужной информации для подготовки справки, сотрудникам нашего отдела периодически приходится использовать методы дедукции и индукции. Что касается непосредственного исполнения мною запросов, то 95% - это исполнение непрофильных запросов, т.е. подготовка справок об отсутствии на хранении документов организаций, на работу с которыми затрачивается немало времени. Это связано с тем, что прежде, чем дать ответ что «документы указанной организации на хранение в архивный отдел не передавались. Местонахождение документов неизвестно» (естественно кроме случаев, когда местонахождение документов 100% неизвестно – имеются сведения об утрате документов в организациях-хранителях, организациях-правопреемниках), я «перерываю» весь Интернет, пытаясь найти сведения о запрашиваемой организации (ее документах), созваниваюсь с организациями, где предположительно могут храниться эти документы…..В общих словах – провожу 100% розыск документов, на который могу затратить от 5 минут до получаса (если не больше). И это единственный случай, когда я, можно сказать, «выхожу за рамки» своих должностных обязанностей. Но если мне удается помочь человеку, особенно в той ситуации, когда он уже не знает, куда ему обращаться, я считаю свой долг выполненным на все 100% - и это то, что мне приносит абсолютное моральное удовлетворение. Данная работа тоже дает свои результаты – в процессе такого «розыска» мною постоянно пополняется и обновляется электронная картотека, содержащая сведения о местонахождении документов в организациях либо архивных учреждениях не только в Ростовской области, но и по всей России. Нашим отделом соблюдаются все нормативные требования по исполнению и подготовке архивных справок, выписок, копий. Мною постоянно ведется работа по приведению текстов справок к единообразию, к единому для всех исполнителей шаблону – я считаю, что это в свою очередь, также повышает оперативность и эффективность работы исполнителей. Взаимодействие с Управлением Пенсионного фонда РФ В 2012 году подписано Соглашение о сотрудничестве между Администрацией города и Управлением Пенсионного фонда РФ в г.Волгодонске (далее Соглашение), которым определены формы взаимодействия и единые формы справок. Система взаимодействия архивного отдела с Управлением Пенсионного фонда в городе Волгодонске сложилась на новом уровне: во исполнение Соглашения по инициативе архивного отдела проводятся совместные обучающие семинары с участием сотрудников Пенсионного фонда для кадровых служб и ведомственных архивов на тему: «Формирование и использование документов по личному составу, обеспечивающих пенсионные права граждан». С сентября 2013 года я совместно с заведующим отделом провела 2 отраслевых семинара: - для учреждений здравоохранения; - для предприятий ЖКХ и управляющих компаний. На этих семинарах вырабатывается единый подход по формированию документов, необходимых при оформлении пенсии – трудовые книжки, лицевые счета, личные карточки Ф.Т-2, приказы по личному составу. В 2014 году мною были разработаны методические рекомендации по работе с документами по личному составу в организациях, их формированию, оформлению, описанию и подготовке к передаче на хранение в архивные учреждения. На нескольких страницах я постаралась в простой и понятной форме изложить и разъяснить основные и важные аспекты данной работы. На каждом семинаре все присутствующие получили данные рекомендации в электронном виде. Также данные рекомендации размещены на странице архивного отдела на официальном сайте Администрации города Волгодонска. Проведение подобных семинаров, на мой взгляд, позволяет выявить наиболее проблемные вопросы в части работы с документами по личному составу на всех стадиях работы с ними. Но помимо семинаров практически каждый день мною проводятся устные консультации (по телефону) сотрудников как ликвидируемых, так и действующих предприятий и организаций, сотрудников Пенсионного фонда по вопросам обеспечения сохранности и работы с документами по личному составу. С Пенсионным фондом у нас был установлен электронный документооборот по защищенным каналам связи по системе «Контур-экстерн». Ежедневно по этому каналу нам поступало от 10 до 20 запросов. В настоящее время возникли трудности с эксплуатацией этого канала и мы оперативно перешли на использования электронной почты архивного отдела. Помимо этого нами подготовлено и передано в Пенсионный фонд г.Волгодонска 90 исторических справок о переименованиях и реорганизациях предприятий города для создания единого комплекса по Ростовской области «Переименованные организации и предприятия». Это была непростая и очень кропотливая работа. А если учесть, что в 1976 году началось строительство «Атоммаша» и город Волгодонск был объявлен Всесоюзной комсомольской ударной стройкой, то можно представить, сколько в городе начинало работать различных филиалов, прорабских участков из городов Волгограда, Ростова-на-Дону, Краснодара, Таганрога, г.Набережные Челны, которые затем преобразовались в Волгодонские предприятия – проектные, строительные, монтажные, транспортные. Мы описали историю развития наиболее крупных предприятий, вплоть до их ликвидации. Эти исторические справки также необходимы для исчисления трудового стажа граждан и очень востребованы, т.к. в трудовые книжки не всегда вносились сведения о реорганизации. Ежемесячно работники Управления Пенсионного фонда в г.Волгодонске по официальному направлению, подписанному руководителем Управления В.А.Кушель, проводят выборочную проверку наших справок, сведений по запросу Управлений Пенсионного фонда других субъектов, сверяют сведения, изложенные в справке, с оригиналами документов, особенно в части досрочного выхода на пенсию (льготный стаж). По итогам проверок составляются акты. Расхождений сведений с оригиналами документов не выявлено. Также в этом году по моей инициативе в наш Пенсионный фонд были направлены справки об отсутствии на хранении в архиве документов предприятий и организаций, по которым чаще всего обращаются заявители. Это в свою очередь должно привести к уменьшению поступающих непрофильных запросов, доля которых в общем числе поступающих запросов не так уж мала.

Похожие:

	Города Волгодонска постановление Администрации города Волгодонска и органах Администрации города Волгодонска, а также в целях совершенствования деятельности Администрации...		О конкурсе на звание «Лучший государственный гражданский служащий Томской области» Настоящее Положение определяет порядок организации и проведения конкурса на звание «Лучший государственный гражданский служащий Томской...
	Отчет о деятельности Финансового управления города Волгодонска по... Положения о порядке осуществления Финансовым управлением города Волгодонска полномочий по внутреннему муниципальному финансовому...		Администрация города Волгодонска постановление Администрации города Волгодонска бюджетных полномочий главных администраторов доходов местного бюджета
	Конкурс на звание «Лучший государственный гражданский служащий Вологодской области» Совершенствование программы адаптации государственных гражданских служащих в департаменте по обеспечению деятельности мировых судей...		Объявляет конкурс Брюховецкий район. Муниципальный служащий вправе на общих основаниях участвовать в конкурсе независимо от того, какую должность он...
	Объявляет конкурс Брюховецкий район. Муниципальный служащий вправе на общих основаниях участвовать в конкурсе независимо от того, какую должность он...		Приказ «О внесении изменений в постановление Администрации города Волгодонска от 28. 12. 2015 №2855 «Об утверждении правил определения нормативных...
	Администрация города Волгодонска Мэру города Волгодонска Приложение 1 к административному регламенту по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление земельных участков, находящихся...		Конкурс профессионального мастерства в номинации «Лучший сварщик» Информация к условиям проведения Всероссийского конкурса профессионального мастерства «Лучший по профессии» на уровне