Утверждена
приказом Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 4 февраля 2015 г. N 60н
ИНСТРУКЦИЯ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
В МИНИСТЕРСТВЕ ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
I. Общие положения
1. Инструкция об организации рассмотрения обращений граждан в Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации (далее - Инструкция) определяет порядок организации рассмотрения индивидуальных и коллективных обращений граждан, включая организацию личного приема граждан, контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, анализа и обобщения информации, содержащейся в них, проверку состояния работы с обращениями в структурных подразделениях Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации (далее - Министерство).
2. Положения Инструкции распространяются на обращения граждан, поступающие в Министерство в письменной форме, в форме электронного документа (далее - обращения), подлежащие рассмотрению в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470; 2013, N 19, ст. 2307; N 27, ст. 3474; 2014, N 48, ст. 6638) (далее - Закон).
3. Должностные лица Министерства, осуществляющие рассмотрение обращений в соответствии с их должностными регламентами, несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность, в том числе за объективное, всестороннее и своевременное их рассмотрение.
4. Делопроизводство по обращениям осуществляется отделом по работе с обращениями граждан и организации приема населения Департамента управления делами Министерства (далее - Отдел по работе с обращениями граждан).
5. Ответственность за организацию, соблюдение сроков рассмотрения обращений, состояние делопроизводства по обращениям в структурных подразделениях Министерства несут руководители структурных подразделений Министерства.
6. Должностные лица Министерства, осуществляющие рассмотрение обращений, обеспечивают обработку персональных данных обратившихся в Министерство граждан в соответствии с законодательством Российской Федерации о персональных данных.
7. Обращения, поступившие в Министерство, подлежат обязательному приему и рассмотрению (часть 1 статьи 9 Закона).
II. Порядок информирования граждан об организации
рассмотрения обращений
8. Письменные обращения с доставкой по почте или курьером направляются по почтовому адресу Министерства: 127994, ГСП-4, г. Москва, ул. Ильинка, д. 21.
9. Прием письменных обращений при личном обращении граждан осуществляется в экспедиции Министерства по адресу: г. Москва, ул. Ильинка, д. 21, подъезд N 3.
10. Режим работы экспедиции Министерства:
понедельник, вторник, среда, четверг
|
- с 9.00 до 18.00;
|
пятница
|
- с 9.00 до 16.45;
|
обеденный перерыв
|
- с 12.00 до 13.00.
|
11. Обращения в форме электронного документа направляются путем заполнения специальной формы на официальном сайте Министерства http://www.rosmintrud.ru/reception/form.
12. Обращения могут направляться факсом по телефонному номеру: 8 (495) 606-15-02.
13. Обращения также могут поступать по телефонам "горячей линии", "доверия", информация о работе которых размещается на официальном сайте Министерства.
14. Информирование граждан о факте поступления обращения, его входящих регистрационных реквизитах, наименовании структурного подразделения Министерства, ответственного за его исполнение, осуществляется Отделом по работе с обращениями граждан по телефонному номеру 8 (495) 606-15-20:
понедельник, вторник, среда, четверг
|
- с 9.00 до 18.00;
|
пятница
|
- с 9.00 до 16.45;
|
обеденный перерыв
|
- с 12.00 до 13.00.
|
По другим вопросам, касающимся рассмотрения обращения в структурном подразделении Министерства, информационно-справочная работа осуществляется в этом структурном подразделении.
15. Справочная информация о контактных телефонах структурных подразделений и справочной службы Министерства, почтовом адресе, факсе, месторасположении Министерства размещена на официальном сайте Министерства, а также предоставляется должностными лицами справочной службы Министерства.
16. Справочные, статистические и аналитические материалы, касающиеся работы с обращениями, размещаются в соответствующем разделе официального сайта Министерства.
17. График личного приема граждан размещается на информационных стендах, находящихся в Общественной приемной Министерства, а также на официальном сайте Министерства.
III. Прием и регистрация обращения
18. Поступающие в Министерство письменные обращения принимаются общим отделом Департамента управления делами Министерства и передаются на первичное рассмотрение и регистрацию в Отдел по работе с обращениями граждан.
19. Гражданин в своем обращении в Министерство в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, или почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме, наименование Министерства, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица Министерства, либо его должность, излагает суть обращения, ставит личную подпись и дату (часть 1 статьи 7 Закона).
20. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению соответствующие документы и материалы либо их копии (часть 2 статьи 7 Закона).
21. В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру должностными лицами общего отдела Департамента управления делами Министерства. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте (бандероли, посылке) работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством Департамента управления делами Министерства.
22. При приеме письменных обращений и документов, связанных с их рассмотрением, должностными лицами общего отдела Департамента управления делами Министерства:
а) проверяется правильность адресности корреспонденции;
б) сортируются телеграммы;
в) вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);
г) поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма должностным лицом, принимающим почту, подкалывается заверенный его подписью с указанием даты лист бумаги с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту.
23. По выявленным нарушениям и недостаткам должностными лицами общего отдела Департамента управления делами Министерства составляются акты на письма:
к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги;
при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;
в конвертах которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых в обращении, или вложенной в конверт описью документов.
Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается двумя должностными лицами общего отдела Департамента управления делами Министерства.
При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй - приобщается к полученным документам и передается вместе с ними в Отдел по работе с обращениями граждан.
24. Ошибочно (не по адресу) присланные письма должностными лицами общего отдела Департамента управления делами Министерства возвращаются на почту невскрытыми.
25. Регистрация обращений в письменной форме и форме электронного документа осуществляется должностными лицами Отдела по работе с обращениями граждан путем ввода необходимых данных об обратившихся гражданах и содержания их обращений в автоматизированную систему учета (далее - АСУ).
26. На каждое поступившее в Министерство обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).
27. На зарегистрированном обращении или сопроводительном письме к обращению (при наличии) на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу в свободном от текста поле наклеивается соответствующая этикетка со штрих-кодом установленного образца с указанием даты регистрации обращения в АСУ и регистрационного номера обращения.
28. Должностные лица Отдела по работе с обращениями граждан при регистрации обращений проверяют установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений, а также проверяют поступившие обращения на повторность.
29. Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в РКК делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений. При поступлении в течение рабочего дня нескольких дубликатов обращения в форме электронного документа, регистрируется только одно из обращений. При этом в РКК делается соответствующая отметка о количестве направленных дублированных обращений.
30. Повторными считаются обращения, поступившие в Министерство от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если:
гражданин не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;
со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.
Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные, но в РКК делается отметка "Повторное".
31. Не считаются повторными обращения одного и того же лица, но по разным вопросам.
32. Все зарегистрированные обращения должностные лица Отдела по работе с обращениями граждан передают в группу сканирования, которая, используя специализированную технику, переводит печатную форму обращения в электронный вид, прикрепляет электронный образ каждого обращения к соответствующей РКК.
33. Отсканированные оригиналы обращений возвращаются в Отдел по работе с обращениями граждан для формирования соответствующих архивных дел и хранения в установленные действующим законодательством Российской Федерации сроки.
34. Поступившие письменные обращения в зависимости от содержания докладываются должностными лицами Отдела по работе с обращениями граждан Министру труда и социальной защиты Российской Федерации (далее - Министр) или его заместителям (далее - руководство Министерства), либо направляются руководителям соответствующих структурных подразделений Министерства.
35. После рассмотрения Министром или руководством Министерства обращения вместе с резолюциями возвращаются в Отдел по работе с обращениями граждан.
36. Отделом по работе с обращениями граждан исполнение обращений, доложенных Министру или руководству Министерства, берется на контроль.
37. В случаях, когда обращение направляется для рассмотрения двум или нескольким структурным подразделениям Министерства, ответственным исполнителем является структурное подразделение Министерства или его должностное лицо, указанное в резолюции первым (далее соответственно - структурное подразделение - ответственный исполнитель). Он осуществляет сбор соответствующей информации от других исполнителей, указанных в резолюции (далее - структурное подразделение - соисполнитель), координацию их работы для подготовки ответа гражданину, а также ему предоставляется право инициативного запроса необходимой информации от других структурных подразделений Министерства, не указанных в качестве соисполнителей. Соисполнителям обращения должностные лица Отдела по работе с обращениями граждан направляют копии обращения.
38. Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
IV. Организация рассмотрения обращений в структурных
подразделениях Министерства
39. После прикрепления электронного образа обращения к РКК он становится доступен к просмотру в "электронном почтовом ящике" структурного подразделения - ответственного исполнителя и структурного подразделения - соисполнителя.
40. Руководитель либо должностное лицо структурного подразделения, определенное в качестве ответственного за делопроизводство в структурном подразделении Министерства и наделенное соответствующими полномочиями (далее - ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Министерства), например референт структурного подразделения Министерства, принимает из "электронного почтового ящика АСУ" поступившие обращения, знакомится с содержанием обращений, просматривая их электронный образ по мере их поступления, и, после принятия решения об их рассмотрении, определяет в АСУ в качестве исполнителей начальников соответствующих отделов структурного подразделения Министерства.
41. В случае ошибочного направления обращения в структурное подразделение Министерства его руководитель в срок до 3 рабочих дней с даты регистрации обращения в Министерстве возвращает его в Отдел по работе с обращениями граждан с пометкой для внесения соответствующих исправлений в РКК и передачи обращения по принадлежности.
42. В случае если возврат ошибочно направленного обращения превышает 3 рабочих дня, структурное подразделение - исполнитель готовит окончательный ответ гражданину на основании информации, предварительно запрошенной из структурного подразделения Министерства, в ведении которого находится рассмотрение вопросов, содержащихся в обращении.
43. Передача обращений из одного структурного подразделения Министерства в другое осуществляется только через Отдел по работе с обращениями граждан на основании резолюции руководителя структурного подразделения Министерства либо на основании соответствующей служебной записки, в которых указываются причина возврата и наименование структурного подразделения Министерства, которому необходимо направить обращение для рассмотрения.
44. В случае разногласий между руководителями структурных подразделений Министерства о принадлежности обращения окончательное решение по этому вопросу принимается руководством Министерства в соответствии с распределением обязанностей между руководством Министерства.
45. Начальники (заместители начальников) отделов структурных подразделений Министерства ежедневно, не реже 2 раз в день, проверяют наличие информации о факте направления обращений для рассмотрения в их отделы через АСУ, знакомятся с содержанием обращений, просматривая их электронный образ, и исходя из компетенции отделов определяют в АСУ в качестве исполнителя должностное лицо отдела (далее - основной исполнитель). Срок рассмотрения обращений начальником отдела - 1 рабочий день.
46. Основной исполнитель ежедневно, не реже 2 раз в день, проверяет наличие информации о факте направления обращения для рассмотрения, знакомится с содержанием обращения, просматривая его электронный образ, и приступает к подготовке необходимых ответов или соответствующих запросов.
|
