Шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.
Сканирование документа – получение электронного образа документа.
Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Учреждении, с указанием сроков их хранения.
Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Учреждения.
Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.
III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В УЧРЕЖДЕНИИ
Деятельность Учреждения обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу. В её состав входят:
- организационные документы (положения, правила, инструкции, штатные расписания и др.);
- распорядительные документы (приказы, распоряжения и др.);
-информационно-справочные документы (служебные письма, протоколы, справки, информации, служебные записки: докладные и объяснительные и др.);
- документы по личному составу (приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры (контракты) и др.);
- заявления граждан и коллективов граждан, документы по их рассмотрению;
- финансово-бухгалтерские документы и др.
Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путём издания новых распорядительных документов. Использование в этих целях телеграмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.
Информация, раскрывающая содержание служебных документов, не подлежит разглашению без разрешения руководителя Учреждения или его заместителя.
Документы (доклады, справки, заключения и др.), направляемые в вышестоящие органы, составляются в соответствии с их поручениями.
Соглашения между Учреждением и другими организациями и частными лицами об установлении каких-либо отношений и права их регулирования оформляются договорами.
Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется только с разрешения руководителя Учреждения или его заместителя и регламентируется Законом Российской Федерации от 27.12.1991 № 2124-1 «О средствах массовой информации».
Об утрате документов немедленно докладывается непосредственному главному врачу Учреждения. На имя главного врача Учреждения составляется докладная записка.
В целях эффективного использования средств компьютерной техники устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в Учреждении, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А 4 (210 х 297мм), А 5 (148 х 210мм) или в виде электронных документов, должны иметь установленный состав реквизитов (приложение № 1). Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Схемы расположения реквизитов даны в приложениях №№ 2, 3).
3.1.2. При подготовке документов в Учреждении используются шаблоны бланков документов. Документы, создаваемые Учреждением совместно с другими органами и организациями, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
Устанавливается два вида бланков: общий бланк (приложение № 4) и бланк письма (приложение № 5).
3.1.3. Состав реквизитов бланка включает:
для общего бланка:
наименование Учреждения;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
для бланка письма:
Герб Удмуртской Республики
наименование Учреждения;
справочные данные (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес
электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
3.1.4. Бланки документов изготавливаются и хранятся в электронной форме (шаблон бланка), используются непосредственно при изготовлении конкретного документа на компьютере.
3.1.5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее;10 мм – правое.
3.1.6. При подготовке документов Учреждении должен применяться текстовый редактор Microsoft Office Word 2003 с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12, 13, 14 через 1 или 1,5 межстрочные интервалы.
При подготовке табличных материалов применяется шрифт Times New Roman Cyr размером № 10, 11, 12 через один межстрочный интервал.
3.1.7. Бланки документов используются строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.1.8. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.
При продольном расположении (продольные бланки) название Учреждения, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).
Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.
Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке.
3.2. Оформление реквизитов документов
3.2.1. При оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документа, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию. Каждый документ должен иметь определенный комплекс реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения.
3.2.2. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Учреждения, являются:
а) Государственный герб Удмуртской Республики;
б) наименование Учреждения;
в) справочные данные об Учреждении;
г) адресат;
д) вид документа;
е) дата документа;
ж) регистрационный номер документа;
з) место составления (издания) документа;
и) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
к) наименование либо аннотация документа;
л) текст документа;
м) отметка о наличии приложений;
н) подпись;
о) гриф согласования;
п) гриф утверждения;
р) виза;
с) оттиск печати;
т) отметка об исполнителе;
у) отметка об исполнении документа;
ф) отметка о заверении копии;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле;
ч) отметка о поступлении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) идентификатор электронного документа.
3.2.3. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
3.2.4. Государственный герб Удмуртской Республики
Использование Государственного герба Удмуртской Республики на гербовых бланках осуществляется в соответствии со статьей 3 Закона Удмуртской Республики от 18.09.2002 № 52-РЗ «О Государственном гербе Удмуртской Республики».
На гербовых бланках приказов, служебных писем Учреждения, Государственный герб Удмуртской Республики помещается в цветном варианте, на гербовых бланках структурных подразделений Учреждения – в черно-белом варианте.
3.2.5. Наименование Учреждения
Полное и сокращенное наименование Учреждения должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе о Бюджетном учреждении здравоохранения Удмуртской Республики «Кизнерская районная больница Министерства здравоохранения Удмуртской Республики», утвержденном приказом Министерства здравоохранения Удмуртской Республики от 10.12.2013 № 910 «Об утверждении уставов».
Сокращенное наименование Учреждения размещается ниже полного наименования Учреждения.
На гербовых бланках полное и сокращенное наименование Учреждения печатается на русском и удмуртском языках.
3.2.6. Справочные данные об Учреждении
Справочные данные об Учреждении содержат сведения, необходимые при информационных контактах и включают: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернат-адрес и другие сведения по усмотрению Учреждении. Данный реквизит обязателен только для писем.
Почтовый адрес Учреждения оформляется следующим образом:
Санаторная ул., д.1, п.Кизнер, УР, 427710
Реквизит помещается ниже реквизита «Наименование Учреждения».
3.2.7. Вид документа
Наименование вида документа указывается в соответствии с видами документов, предусмотренными настоящей Инструкцией (приказ, решение, протокол, служебная записка и др.).
На гербовых бланках служебных писем Учреждения вид документа не указывается. Наименование вида документа (ПРИКАЗ, РЕШЕНИЕ, ПРОТОКОЛ) печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Реквизит располагается ниже наименования учреждения. Печатается прописными (заглавными) буквами, без разрядки.
3.2.8. Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование Учреждения» и «Справочные данные об Учреждении». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые географические сокращения. Место издания в документе не указывается на бланках писем. Например: пос.Кизнер
Реквизит располагается ниже реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер документа».
3.2.9. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказ, служебное письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол). Датой утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, регистрирующим или утверждающим документ.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Если даты разные, то датой документа является дата более поздней подписи.
Способ написания даты зависит от характера документа: в документах, определяющих права граждан и организаций, содержащих сведения финансового характера, а также дата приказа, решения оформляются словесно - цифровым способом (05 апреля 2015 года или 05 апреля 2015 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (05.04.2015).
Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.
3.2.10. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Учреждении, и состоит из порядкового номера (минимум 2 знака), который можно дополнять по усмотрению Учреждения индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
В приказах по основной деятельности регистрационный номер состоит из порядкового номера
К номеру приказа по личному составу добавляется индекс «лс», например: № 14-лс.
Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. На документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем проставлению авторов документа (например: № 25 / 38).
3.2.11. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма.
Данный реквизит используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение и т.д.). Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
Ссылка в тексте на какой-либо документ указывается во вводной части текста письма и должна включать наименование, дату и регистрационный номер документа, а также наименование организации, например:
.... в соответствии с распоряжением Правительства Удмуртской Республики от 27.06.2010 № 263 «…» предусмотрено..., при этом сначала указывается дата, затем номер.
3.2.12. Адресат
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным и физическим лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Например:
|
Министерство здравоохранения Удмуртской Республики
Управление информационных ресурсов
|
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. Например:
|
Министерство здравоохранения Удмуртской Республики
Отдел организации медицинской помощи взрослому населению Главному специалисту-эксперту И.С. Куртеевой
|
При направлении документа руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Например:
|
Главному врачу
БУЗ УР «Кизнерская РБ МЗ УР»
И.Н.Малмыгиной
|
При направлении документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно. Например:
|
Начальникам территориальных органов Министерства здравоохранения Удмуртской Республики
|
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат. Список на рассылку составляет исполнитель – автор документа.
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования организаций.
Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:
|
АУ УР «Редакция газеты Новая жизнь» Главному редактору Ю.П.Решетникову
|
В состав реквизита может входить почтовый адрес, который оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221. Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, должностному лицу почтовый адрес указывают после их наименования. Например:
ООО «Троя-импэкс»
Крылова ул., д. 16,
с.Кизнер, УР, 427708
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию (в дательном падеже) и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
|
Мельчаковой О.А.
Почтовая ул., д. 25, кв. 10
пос.Кизнер, УР, 427712
|
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу – после нее.
Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу бланка, отступив от границы верхнего поля два - три межстрочных интервала. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.
Каждая составная часть реквизита (наименование организации, структурного подразделения, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес) печатаются с новой строки от одного установленного положения строчными буквами (кроме прописных) через один межстрочный интервал шрифтом № 12- 14.
Составные части реквизита отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом.
При направлении документа нескольким адресатам, реквизиты отделяются друг от друга двумя межстрочными интервалами.
3.2.13. Наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту документа)
Наименование документа (заголовок к тексту документа) должно быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «о чем?» - «о выделении...», «об изменении...» и т.д.
Заголовок составляется должностным лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланке служебного письма структурного подразделения Учреждения формата А5, заголовок не составляется.
Заголовок печатается через два - три межстрочных интервала от предыдущего реквизита строчными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок, состоящий их двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
3.2.14. Текст документа
Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко.
Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или их сочетания.
Связный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой и словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков; показатели могут быть выражены цифрами.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой и словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы имеют два уровня расположения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Точки в заголовках и подзаголовках не проставляются. Заголовки и подзаголовки граф таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст документа, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.
Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма – просьбу без пояснения и т.п.
В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ), используются формы изложения текста от первого лица единственного числа («приказываю» – для приказов) (приложение 6, 7, 8 ,9, 10, 11).
В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности (решения), используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа («решил»).
В совместных распорядительных документах нескольких организаций (приказ, совместное решение) используется форма изложения текста от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция, правила и др.), содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценки деятельности учреждения (заключение, справка, отчет и др.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа. Например:
«заместитель главного врача имеет право…», «комиссия установила…»; «в состав комиссии входят…».
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение», «считаем целесообразным…»),
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»),
- от третьего лица единственного числа («…Учреждение не возражает», «… считает возможным»).
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...;
или
В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утверждённом приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2....
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точки в конце заголовков и подзаголовков не ставятся. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.
Письма вышестоящих органов доводятся до государственных учреждений без изменения их текста с сопроводительным письмом Учреждения. При составлении документов необходимо соблюдать правила написания наименований органов государственной власти, предприятий и учреждений, географических пунктов, должностей, официально принятых сокращений слов. При первом упоминании организации, структурного подразделения приводится их полное название, в скобках – официально принятое сокращенное название, которое указывается при последующем упоминании, например:
Бюджетное учреждение здравоохранения Удмуртской Республики «Кизнерская районная больница Министерства здравоохранения Удмуртской Республики» (БУЗ УР «Кизнерская РБ МЗ УР»).
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.
Запрещается вносить исправления и изменения в подписанный документ.
Текст документа отделяется от заголовка двумя – тремя межстрочными интервалами, выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
3.2.15. Отметка о наличии приложений
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за содержание и т.п.).
Отметка о наличии приложения оформляется через два межстрочных интервала после текста до реквизита «Подпись». Слово «Приложение» печатают от границы левого поля строчными буквами (первая – прописная). Независимо от количества приложений к документу слово «Приложение» печатается в единственном числе, после него ставится двоеточие. Текст приложения печатается справа от слова «Приложение» столбиком через один межстрочный интервал.
Если приложение названо в тексте, то отметку о нем оформляют следующим образом:
Например:
-
Приложение:
|
1. Справка о … на 3 л. в 2 экз.
|
|
2. Проект … на 8 л. в 3 экз.
|
Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:
Приложение: 1. Информация о состоянии медицинского обслуживания в стационарных учреждениях социального обслуживания на 5 л. в 1 экз.;
2. Заявка на лекарственные препараты на 1 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Например:
Приложение: программа в 2 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Правительства Удмуртской Республики от 10.03.2009 № 6-153-1680 и приложения к нему, всего на 7 л. в 1 экз.
Если приложение направляют не во все адреса, указанные в документе, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 1 экз. в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (приказы, положения, инструкции и т.д.) на первом его листе в правом верхнем углу печатают слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера через 1-1,5 межстрочных интервала между словом «Приложение» и первой строкой наименования распорядительного документа. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например:
|
Приложение № 3
к приказу главного врача
БУЗ УР «Кизнерская РБ МЗ УР»
от 17.09.2015 № 143
|
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
Приказом главного врача
БУЗ УР «Кизнерская РБ МЗ УР»
от 17.09.2015 № 143
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу главного врача
БУЗ УР «Кизнерская РБ МЗ УР»
от 24.05.2015 № 128
При наличии нескольких приложений они нумеруются, например Приложение № 1, Приложение № 2. Если приложение одно, оно не нумеруется.
3.2.16. Гриф согласования
Согласование проекта документа проводится с организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования, который, включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и даты согласования,
например:
СОГЛАСОВАНО
Министр здравоохранения УР
____________ А.Д.Чуршин
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
26.02.2015
Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др. гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Можгинского отделения
ОАО «Удмуртская энергосбытовая компания»
от 24.08.2015 № 01-18/115
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
от 05.02.2015 № 11
При согласовании документа двумя должностными лицами (организациями) гриф согласования располагают на одном уровне, ниже реквизита «Подпись» » ближе к нижнему полю документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами органов местного самоуправления;
с органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями.
3.2.17. Виза (согласования)
Визы согласования документа – это внутренний реквизит документа, указывающий на согласие и несогласие должностного лица с автором документа по его содержанию.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), заведующим структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам, ими должны быть завизированы.
Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:
Инспектор отдела кадров подпись И.О. Фамилия
28.02.2014
Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия
28.02.2014
Виза проставляется с оборотной стороны последнего листа правового акта или в листе согласования к проекту правового акта.
В служебных письмах визы проставляются на копии документа или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Замечания к документу, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Зам. главного врача
_______________ С.И.Исаева
личная подпись
19.02.2015
3.2.18 Подпись должностного лица
Документы, направляемые в вышестоящие органы, Федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются главным врачом Учреждения или по его поручению, заместителем.
Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются главным врачом Учреждения или его заместителем или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией и по поручению.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
|
