 АДМИНИСТРАЦИЯ
ЯРОСЛАВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
27.06.2012 № 2412
Об утверждении административного
регламента предоставления муниципальной
услуги по выдаче архивных документов
пользователям для работы в читальном зале архива
В целях исполнения Федерального закона от 27июля 2010 года № 210 - ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановления Администрации Ярославского муниципального района от 05.03.2012 № 1089 «Об утверждении порядков разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и предоставления муниципальных услуг в Администрации ЯМР», Администрация района п о с т а н о в л я е т:
1. Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива.
2. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя Главы Администрации ЯМР – начальник управления организационной работы И.П. Кирсанову.
3. Постановление вступает в силу с момента опубликования.
Глава Ярославского
муниципального района Т.И. Хохлова
|
ПРИЛОЖЕНИЕ
к постановлению
Администрации ЯМР
от 27.06.2012 № 2412
|
Административный регламент
предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива
1. Общие положения
Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива (далее – Регламент) разработан в целях повышения качества и доступности муниципальной услуги, определяет последовательность и сроки действий (административных процедур) при исполнении запросов по использованию архивных документов, находящихся на хранении в архивном отделе управления организационной работы Администрации Ярославского муниципального района.
Получателями муниципальной услуги являются физические и юридические лица.
Основанием для предоставления муниципальной услуги является личное заявление пользователя или письмо организации, направившей пользователя, а также заявление или письмо, поступившие в электронном виде в адрес Администрации Ярославского муниципального района.
Предоставление муниципальной услуги по выдаче архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива осуществляет архивный отдел управления организационной работы Администрации Ярославского муниципального района (далее – отдел).
Место нахождения и почтовый адрес отдела: р.п. Лесная поляна д. 37, Ярославская область Ярославский район, 150539. Телефон: 8 (4852) 76-48-65.
Адрес электронной почты архивного отдела управления организационной работы: arxiv_yamr@mail.ru
Место нахождения и почтовый адрес Администрации Ярославского муниципального района: ул. З. Космодемьянской, д.10а, г. Ярославль, Ярославская область, 150003. Телефон: 8 (4852) 72-13-19.
Адрес официального сайта Администрации Ярославского муниципального района в сети Интернет: yarobl@yamo.adm.yar.ru.
График приема граждан:
Дни недели
|
График приема граждан
|
График работы читального зала
|
Понедельник
|
неприемный день
|
неприемный день
|
Вторник
|
с 9.00 до 16.00
перерыв с 12.00 до 13.00
|
прием заявок на просмотр документов
с 9.00 до 16.00
перерыв с 12.00 до 13.00
|
Среда
|
неприемный день
|
с 9.00 до 16.00
перерыв с 12.00 до 13.00
|
Четверг
|
с 9.00 до 16.00
перерыв с 12.00 до 13.00
|
прием заявок на просмотр документов
с 9.00 до 16.00
перерыв с 12.00 до 13.00
|
Пятница
|
неприемный день
|
неприемный день
|
Суббота
|
выходной день
|
выходной день
|
Воскресенье
|
выходной день
|
выходной день
|
Получение информации пользователями по вопросам предоставления муниципальной услуги и сведений о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется сотрудниками отдела в соответствии с графиком работы или по телефону.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги
Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива.
2.2.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
Предоставление муниципальной услуги по выдаче архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива осуществляет архивный отдел управления организационной работы Администрации Ярославского муниципального района.
2.3.Результат предоставления муниципальной услуги
Результатом предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива являются:
- выдача дел для исследовательской деятельности;
- выдача описей дел;
- предоставление исторических справок;
- выдача копий архивных документов;
- законный отказ в предоставлении запрашиваемых документов.
2.4.Срок предоставления муниципальной услуги
Прием заказов на выдачу архивных документов пользователям осуществляется сотрудниками отдела, ответственными за предоставление муниципальной услуги по выдаче архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива.
Сроки выдачи описей, дел, документов не должны превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа.
Экземпляры описей, хранящиеся в читальных залах, выдаются пользователям в день заказа.
Прием заказов специалистами отдела производится в соответствии с графиком работы (кроме праздничных дней).
2.5.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги по выдаче архивных документов пользователям для работы в читальном зале архива осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституция Российской Федерации (с поправками от 30.12.2008, Российская газета, № 7, 21.01.2009);
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Российская газета, № 237, 27.10.2004);
- Федеральный закон от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Российская газета, № 95, 05.05.2006);
- Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Российская газета, № 168, 30.07.2010);
- Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года № 2334 «о дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» (Российская газета, № 4, 10.01.1994);
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059).
- Приказ Федеральной архивной службы России от 06 июля 1998 г. № 51 «Об утверждении правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 16.12.1998, регистрационный № 1660);
- перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6 марта 1997года № 188.
2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги
2.6.1. Письменное личное заявление или письмо организации
Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное личное заявление или письмо организации в адрес отдела, в том числе переданный по электронной почте в адрес Администрации Ярославского муниципального района.
В личном заявлении или письме организации должны быть указаны:
- фамилия, имя, отчество пользователя;
- должность пользователя;
- ученое звание, ученая степень пользователя;
- тема и хронологические рамки исследования.
2.6.2. Документ (ты) подтверждающий (е) полномочия пользователя, предусмотренные законодательством Российской Федерации (паспорт, иной документ, удостоверяющий личность).
2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является:
- отсутствие в заявлении или письме сведений указанных в п.2.6.1;
- отсутствие документа, удостоверяющего личность.
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги или отсрочки в выдаче дел и документов являются:
- плохое физическое состояние документов;
- ограничения на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователя при передаче документов на постоянное хранение;
- необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками отдела (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов власти и др.);
- выдача дел и документов другим пользователям;
- отсутствие запрашиваемых документов в отделе.
2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы ее взимания
Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги
Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов для предоставления муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не превышает 20 минут.
2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги
Регистрация личных заявлений пользователей и писем организаций о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в день их поступления в отдел.
2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой муниципальной услуги
2.12.1. В отделе отсутствует специально выделенное помещение для обслуживания пользователей в читальном зале. Обслуживание пользователей производится в рабочей комнате отдела под контролем сотрудника отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги.
2.12.2. Рабочая комната для предоставления муниципальной услуги расположена на втором этаже двухэтажного здания и снабжена соответствующей табличкой с указанием названия отдела, часов приема посетителей. Рабочая комната, в которой предоставляется муниципальная услуга, оснащена телефоном.
2.12.3. Рабочее место сотрудника, принимающего заявления на оказание муниципальной услуги, оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством, комплектом мебели.
При организации рабочего места предусмотрен свободный вход и выход из помещения.
2.12.4 Место для обслуживания пользователей оборудуется стульями, столом и информационным стендом.
2.12.5 На информационном стенде размещается следующая информация:
- образец заполнения анкеты пользователя;
- образец заполнения бланка заказа;
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- полное наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу;
- место нахождения органа, предоставляющего муниципальную услугу;
- телефонные номера и электронный адрес;
- информация о режиме работы;
- должность, фамилия, имя, отчество сотрудников отдела оказывающих муниципальную услугу.
2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги
2.13.1. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги является открытой, общедоступной.
2.13.2. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется с использованием средств телефонной связи, электронного информирования и электронной техники; посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях (в том числе сети Интернет), публикаций в средствах массовой информации.
2.13.3. Пользователи имеют право в дни приема обратиться для получения информации о порядке и сроках предоставления архивных документов.
2.13.4. Консультирование получателей муниципальной услуги о порядке ее предоставления проводится в соответствии с графиком работы отдела.
2.13.5. Показателем качества муниципальной услуги является отсутствие жалоб по данной услуге.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
3.1.Состав административных процедур
Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием, регистрация, рассмотрение заявлений и писем
- оформление заказов на выдачу архивных документов
- выдача архивных документов пользователям для работы в читальном зале
- копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей
3.2. Последовательность и сроки выполнения административных процедур
Последовательность и сроки выполнения административных процедур приведены в блок-схеме.
3.3. Требования к порядку выполнения административных процедур
3.3.1. Требования к приему, регистрации, рассмотрению заявлений и писем
Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение пользователя в отдел с комплектом документов, необходимых для предоставления услуги, указанных в п. 2.6.1.
Устанавливается предмет обращения, личность пользователя, проверяется документ, удостоверяющий личность, полномочия пользователя.
Проверяется наличие всех необходимых документов, согласно перечню, указанному в п. 2.6.1.
При установлении фактов, указанных в п. 2.7. настоящего Регламента, необходимо уведомить пользователя о наличии препятствий для представления муниципальной услуги, объяснить содержание выявленных недостатков и предложить принять меры по их устранению: при согласии пользователя устранить препятствия, ему возвращаются представленные документы; при несогласии пользователя устранить препятствия, необходимо уведомить его, что указанное обстоятельство является препятствием предоставлению муниципальной услуги.
Заведующая отделом осуществляет анализ тематики поступивших заявлений и писем с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в отделе научно-справочного аппарата и информационных материалов. В результате анализа определяется:
- правомочность получения пользователем запрашиваемой информации;
- степень полноты информации, содержащейся в заявлении или письме и необходимой для его исполнения.
При поступлении в отдел Интернет - обращения пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
Ответы на письменные заявления или письма пользователей, поступившие по почте, направляются в письменном виде по почте с уведомлением о вручении на следующий день после их оформления непосредственно в адрес пользователей или организации, направившей письмо.
Результатом административной процедуры является регистрация заведующей отдела поступивших по почте или непосредственно от физических и юридических лиц письменных заявлений и писем в журнале учета обращений пользователей читальным залом (приложение 1) и разрешений на работу с архивными документами. Разрешение на работу в читальном зале дается начальником отдела на необходимый пользователям срок.
При личном обращении пользователя в отдел регистрация и рассмотрение заявления или письма происходит в день приема.
После рассмотрения и регистрации заведующей отдела заявления и письма передаются на исполнение ответственному сотруднику отдела в течение 1 дня. При личном обращении пользователя в отдел передача происходит в день приема.
3.3.2. Требования к оформлению заказов на выдачу архивных документов
Основанием для начала процедуры оформления заказов на выдачу архивных документов является получение ответственному сотруднику заявлений и писем пользователей с разрешением на работу в читальном зале.
Все пользователи, поступившие впервые в читальный зал, знакомятся с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации и заполняют анкету установленного образца (приложение 2). Оформляется личное дело на каждого пользователя.
Все пользователи регистрируются в журнале посещений читального зала (приложение 3) при каждом посещении.
После знакомства с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации и заполнения анкеты пользователям предоставляются имеющиеся в отделе описи для заполнения бланка заказа.
Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей.
Пользователи, работающие с описями, имеют право получать консультации ответственного сотрудника отдела о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования, о распорядке работы читального зала.
При определении перечня архивных документов, необходимых пользователям для исследований, заполняется бланк заказа на выдачу архивных документов. Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов (приложение 4).
При оформлении заказа на выдачу архивных документов обязательно указываются поисковые данные архивных документов (номер фонда, номер описи, номер дела).
Результатом административной процедуры является заполненный бланк заказа.
Заполненные бланки заказов визируются начальником отдела.
Срок выдачи дел и документов 3 рабочих дня со дня оформления заказа.
3.3.3. Требования к выдаче архивных документов пользователям для работы в читальном зале
Основанием для начала процедуры является заполненный бланк заказа с визой начальника отдела. Ответственный сотрудник на основании заказа на выдачу дел выдает из хранилища запрашиваемые архивные документы.
Дела и другие архивные документы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.
При получении описей, дел пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии ответственного сотрудника отдела. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом ответственному сотруднику отдела.
Работа с архивными документами производится пользователями в рабочей комнате отдела в присутствии заведующей или сотрудника отдела. Дела, выдаваемые пользователям должны быть описаны и оформлены в соответствии с архивными требованиями и правилами.
Пользователям выдаются архивные документы, относящиеся только к теме исследования. Документы личного происхождения, поступившие на хранение, могут предоставляться пользователям только с согласия на их использование лиц, передавших эти документы.
Пользователь обязан заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.).
Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, 10-20 дел.
С учетом специфики состава архивных документов заведующей отдела могут быть установлены другие нормы выдачи дел и архивных документов.
Результатом административной процедуры является передача пользователем после окончания работы предоставленных ему описей, дел (единиц хранения) ответственному сотруднику, который проверяет состояние дел.
3.3.4. Требования к копированию и выдаче копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей
По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей отдела и физического состояния архивных документов изготавливаются ксерокопии архивных документов.
Основанием для начала процедуры является заказ на копирование, оформленный пользователями на специальном бланке (приложение 5).
Заказ на копирование передается ответственному сотруднику отдела. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.
Копирование документов личного фонда производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователем или его правопреемником (наследником), передавшим документы на постоянное хранение.
Объем и сроки изготавливаемых копий устанавливаются заведующей отдела с учетом технических возможностей и физического состояния документов, но не более 5 % объема дела, срок изготовления копий до 5 рабочих дней.
Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохом физическом состоянии.
Результатом предоставления услуги является выдача копий документов пользователю или его доверенному лицу под расписку или отправление по почте по указанным адресам с уведомлением о вручении на следующий день после их оформления. |
