ГОСТ 24.402-80
Межгосударственный стандарт
Система технической документации на АСУ
Учет, хранение и обращение
System of technical documentation for computer control systems.
Registration, storage and access
Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 14.05.80 N 2102 дата введения установлена
01.01.81
Настоящий стандарт распространяется на техническую документацию на автоматизированные системы управления (АСУ) и устанавливает правила учета, хранения и обращения документов, перечень которых определен ГОСТ 34.201-89.
Стандарт не распространяется на перфокарты, перфоленты и магнитные носители данных, являющиеся составной частью АСУ.
(Измененная редакция, Изм. N 2).
1. Общие положения
1.1. Учет, хранение и обращение документов на АСУ выполняют по ГОСТ 2.501-88 с учетом требований настоящего стандарта, государственных стандартов других систем документации и Единой государственной системы, делопроизводства, распространяющихся на отдельные документы, разработанные при создании АСУ.
1.2. Документы на АСУ в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяют на:
- документы, выполненные в форме, визуально воспринимаемой человеком, на бумажных носителях, удостоверенные подписями, печатями и т.д. - на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии (в соответствии с ГОСТ 2.102-68);
- документы, выполненные на перфокартах и перфолентах (далее - на перфоносителях) - на подлинники, контрольные копии, дубликаты, копии (по РД 50-54-76-88), и должны соответствовать ГОСТ 6.10.4-84;
- документы, выполненные на магнитных носителях данных - на подлинники, дубликаты, копии (по ГОСТ 6.10.4-84), и должны соответствовать ГОСТ 6.10.4-84.
(Измененная редакция, Изм. N 2).
1.3. Учет и хранение подлинников должна осуществлять организация (предприятие) - держатель подлинника.
1.4. Полный комплект документов на АСУ, перечень которых установлен ГОСТ 34.201-89, подлежит, как правило, хранению в одной из организаций (предприятий) - участников создания АСУ.
Каждый из документов, входящих в полный комплект, может быть представлен в нем подлинником или дубликатом.
(Измененная редакция, Изм. N 2).
1.5. Учет, хранение и обращение документов, выполненных на машинных носителях данных (магнитных и перфоносителях) должна осуществлять специальная служба хранения, входящая в состав ОТД (БТД), снабженная хранилищами и рабочими помещениями, предназначенными для обработки, акклиматизации, приемо-выдачи документов, выполненных на машинных носителях данных, а также имеющая оборудование, обеспечивающее сохранность документов: стеллажи, шкафы, контрольно-измерительные приборы, фиксирующие параметры воздушной среды в хранилище: температуру воздуха, содержание пыли, влажность, содержание вредных газов и примесей в воздухе, напряженность магнитных полей и т.д.
Допускается включать данную службу хранения в состав других подразделений предприятия (организации).
(Введен дополнительно, Изм. N 2).
2. Организация учета
2.1. Для регистрации документов и присвоения им инвентарных номеров должны быть использованы инвентарные книги по форме 1 ГОСТ 2.501-88. Инвентарные книги подразделяют на:
- книги подлинников (ИКП);
- книги копий (ИКК) документов, выполненных другими организациями;
- книги дубликатов (ИКД).
Каждому виду инвентарных книг присваивают свои порядковые номера.
2.2. Учет документов, внесенных в инвентарные книги, следует проводить при помощи карточек учета документов, выполненных по формам 2, 2а, 2б, 2в ГОСТ 2.501-88. В карточке учета документов допускается увеличивать вертикальный размер граф "Индекс предприятия", "Продолжение на листе", "Наименование" и "Обозначение" на 20 мм за счет уменьшения количества строк табличной части.
2.3. Карточки учета документов устанавливают в специальных ящиках картотеки. Их укомплектовывают по наименованиям АСУ и разделяют специальными разделителями. Карточки учета документов по каждой АСУ устанавливают в порядке возрастания обозначений документов.
2.4. Подлинники передают на хранение несброшюрованными непосредственно из подразделения, осуществляющего нормоконтроль документов. При приемке подлинников сотрудник отдела (бюро) технической документации проверяет:
- пригодность их для хранения, многократного снятия копий, микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, пятен, достаточная контрастность текста);
- наличие необходимых подписей и дат;
- комплектность документации в соответствии с ведомостями и спецификациями, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
- наличие всех листов подлинника, включая приложения.
2.5. Одновременно с регистрацией в ИКП заполняют графы учета на листах подлинника. Каждому учтенному подлиннику присваивают один инвентарный номер независимо от количества листов.
Допускается заполнять графы учета только на титульном и заглавном листах документа.
2.6. При учете восстановленного подлинника в графе "Примечание" ИКП делают отметку "Восстановлен, дата и подпись сотрудника", в карточке учета документов к инвентарному номеру подлинника добавляют индекс "В".
2.7. При приемке на хранение дубликатов проверяют пригодность их для многократного снятия копий, наличие всех листов в соответствии с сопроводительной документацией.
2.8. Дубликаты в организации-дублере следует учитывать по ИКД. В графе "Примечание" учитывают организацию (предприятие) - держатель подлинника.
2.9. Дубликаты в организации (на предприятии) - держателе подлинника подлежат обязательному учету в карточке учета документов, составленной на соответствующий подлинник. В графе "Абоненты" проставляют наименование организации-дублера, в графе "Дата" - дату отправки дубликата, в графе "Кол. экз." - количество экземпляров и номер отправленного дубликата. Этот же номер проставляют на каждом листе дубликата (желательно на поле для подшивки) вместе с индексом "Д", например "Д1".
2.10. Копии документов, поступившие из других организаций, следует регистрировать в ИКК, при этом в графе "Кем выпущен" указывают наименование организации-разработчика. Инвентарный номер, номер экземпляра, дату регистрации, подпись сотрудника проставляют на первом листе копии документа.
2.11. В приложении 1 даны примеры заполнения карточек учета документов, составленных на подлинник, дубликат, учтенную копию документа.
(Измененная редакция, Изм. N 2).
2.12. Текст документа, выполненного на машинном носителе данных, должен начинаться с записи информации из основной надписи в соответствии с РД 50-54-76-88 и стандартами ЕСПД.
2.13. На каждый поступивший в ОТД (БТД) машиночитаемый документ следует заводить учетную карточку (приложение 2).
2.14. Машиночитаемые документы должны приниматься службой хранения ОТД (БТД) и выдаваться из нее с записью в журнале приемо-выдачи машиночитаемых документов (приложение 3).
2.15. Аннулирование машиночитаемых документов следует оформлять актом об аннулировании машиночитаемого документа (приложение 4), который должен утверждаться руководителем предприятия (организации), в состав которого входит ОТД (БТД).
2.12-2.15. (Введены дополнительно, Изм. N 2).
3. Хранение и обращение
3.1. Хранению в отделе (бюро) технической документации подлежат только учтенные документы.
3.2. Помещение хранилища должно иметь специальные условия для обеспечения сохраняемости документов и пригодности их для тиражирования, устанавливаемые нормами и правилами Главного архивного управления при Совете Министров СССР.
3.3. Хранилище должно быть оборудовано специальными стеллажами, шкафами для размещения документов в соответствии с ГОСТ 7.50-90.
Документы следует хранить раздельно:
- подлинники (в том числе восстановленные); дубликаты; контрольные копии; рабочие копии; копии документов других организаций; документы и отдельные листы документов, аннулированные по извещениям.
Документы располагают в порядке возрастания инвентарных номеров или по принадлежности к АСУ.
(Измененная редакция, Изм. N 2).
3.4. Подлинники и дубликаты следует хранить несброшюрованными. Подлинники и дубликаты, выполненные на бумаге, кальке, рекомендуется хранить в папках с клапанами, папки устанавливают в вертикальном положении на стеллажах (шкафах). В документе, выполненном, в основном, на листах формата А4 по ГОСТ 2.301-68, отдельные листы формата A3 и более допускается складывать по размеру формата А4.
Папки должны иметь этикетки, на которых помещают сведения, необходимые для поиска документа (инвентарный номер, наименование АСУ, обозначение документа и др.).
3.5. Копии следует хранить переплетенными, листы формата A3 и более должны быть сложены по размеру формата А4.
Допускается изготовлять уменьшенные дубликаты и копии документов по отношению к подлиннику при условии соответствия их требованиям ГОСТ 2.301-68, ГОСТ 13.1.003-86 и возможности внесения изменений. На дубликатах и копиях документов, изготовленных с изменением масштаба, на свободном поле в левом нижнем углу первого листа (страницы) дубликата, копии должен быть поставлен штамп размером 15x60 мм, высотой шрифта 3 мм - "масштаб изображения изменен".
3.4, 3.5. (Измененная редакция, Изм. N 1).
3.6. Передача подлинников (дубликатов) в специализированный фонд (фонд алгоритмов, программ и др.) должна быть оформлена актом.
3.7. Документ, выполненный на машинном носителе, должен приниматься службой хранения ОТД (БТД) вместе с листом утверждения, выполненным в соответствии с ГОСТ 19.104-78.
3.8. Документы на магнитных носителях данных, принимаемые на хранение, должны быть упакованы в кассету с предохранительным пояском или в пластмассовые коробки, в пакеты из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354-82 и в коробки из пенопласта или глянцевого картона по ГОСТ 7933-89. Допускается упаковывание в коробки из картона других марок (В, Г, Д), оклеенные обложечной бумагой по ГОСТ 20283-89 или другой, равноценной ей по качеству, в коробки из полимерных материалов, например сополимеров полистирола, а также в пакеты неразъемного типа (т.е. в первичной упаковке).
3.9. Документы на разных носителях данных должны храниться раздельно.
3.10. Упаковки с документами, выполненными на магнитных лентах, должны находиться в вертикальном положении на стеллажах или в подвешенном состоянии в шкафах.
Документы на бумажных перфорационных носителях должны храниться в отдельных специальных (для перфокарт и перфолент) шкафах с выдвижными ящиками. При хранении на стеллажах документы должны быть упакованы в закрытые металлические кассеты или коробки.
3.11. На подлинник или дубликат должны наклеиваться этикетки с надписями "подлинник" или "дубликат" соответственно.
3.12. Выдача машиночитаемых документов из службы хранения ОТД (БТД) должна производиться в виде документов или копий (в соответствии с п. 2.14).
Подлинники машиночитаемых документов следует выдавать только для изготовления дубликатов.
3.13. Передача документов на машинных носителях данных для временного и постоянного использования другим организациям должна осуществляться по актам приема-выдачи машиночитаемого документа (приложение 4) на основании приказа руководства предприятия (организации), в состав которого входит ОТД (БТД). Документы следует передавать с сопроводительным письмом по ГОСТ 6.10.4-84.
3.14. Сохранность записи на магнитных носителях информации проверяют не реже одного раза в 3 мес. на эксплуатируемой ЭВМ (включая восстановление испорченной в процессе хранения информации).
Магнитные ленты регулярно подвергают проверке и профилактической очистке после 100-кратного использования их в работе на ЭВМ. Если магнитные ленты не используют в работе в течение 6 мес., то их следует подвергать перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулоне.
3.7-3.14. (Введены дополнительно, Изм. N 2).
4. Правила дублирования
4.1. Дубликат действует на правах подлинника только для снятия копий.
4.2. Изготовление дубликатов - по ГОСТ 2.502-68.
4.3. В случае передачи подлинников в специализированный фонд организация-разработчик должна изготовить дубликаты передаваемых документов для хранения и снятия копий.
4.4. При отсутствии надобности в дубликатах в организации-дублере дубликаты подлежат уничтожению, одновременно составляют акт по форме 6 ГОСТ 2.501-88 о списании дубликатов, копию которого высылают организации-держателю подлинников. Организация-держатель подлинника в соответствующих карточках учета документов в графе "Списано" отмечает номер и дату акта списания документов.
Приложение 1
Справочное
Примеры заполнения карточек учета документов
Пример 1 (лицевая сторона). Учет подлинника, дубликат передан в организацию 023028; учтенные копии - в организацию 022959
|
Лист
|
График загрузки самолетов,
вылетевших из аэропорта
|
023027.00427.0015А
|
023027
|
Продолж.
|
за
|
|
19
|
|
г.
|
|
|
на листе
|
|
|
Подразд.
|
52 отд.
|
Подл. на предпр.
|
023027
|
Издание
|
Ксерокс
|
Формат
|
12
|
Учет копий
|
Применяемость
|
Наим. до-
кум.
|
Инв. N
|
Дата поступл.
|
Кол. лист.
|
Дата
|
Ос-
но-
|
Кол.
(N экз.)
|
Дата
|
Обозна- чение
|
Шифр, индекс
|
Подл.
|
1645
|
12.01.79
|
1
|
|
ван.
|
пос-
ту-
пи-
ло
|
спи-
сано
|
|
|
изделия или N заказа
|
Дубл.
|
Д1
|
10.02.79
|
1
|
20.01.79
|
Накл. 10
|
4
|
|
12.01.
79
|
023027. 00401.004 9А
|
ДОАО
|
т.к.
|
|
|
|
|
|
|
|
17.02.
79
|
023027. 00713.007 9А
|
Таш. ОАО
|
Изменения
|
|
|
|
|
|
|
|
Изм.
|
N из-
вещ.
|
Дата
|
Лис-
ты
|
|
|
|
|
|
|
|
1
|
027027. 5 -79А
|
1.02.79
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
