Статья: Изучаем изменения: путевой лист транспортного средства

Статья: Изучаем изменения: путевой лист транспортного средства (Гусев А.) ("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2015, N 8)

Документ предоставлен КонсультантПлюс www.consultant.ru Дата сохранения: 25.08.2015

"Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2015, N 8
ИЗУЧАЕМ ИЗМЕНЕНИЯ: ПУТЕВОЙ ЛИСТ ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА
С 19.06.2015 начал действовать Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее - Приказ N 52н). Данным Приказом не предусмотрена унифицированная форма путевого листа, следовательно, бюджетные учреждения должны разработать ее самостоятельно и утвердить в своей учетной политике. Об этом мы и поговорим в статье.
Зачем нужен путевой лист?
В соответствии со ст. 9 Закона о бухгалтерском учете <1> и п. 7 Инструкции N 157н <2> все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ, правовым актам уполномоченных органов исполнительной власти. Документы, формы которых не унифицированы, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование субъекта учета, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- информацию, необходимую для представления субъектом учета (администратором доходов бюджетов бюджетной системы РФ) в Государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах в соответствии с порядком, установленным Федеральном законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

- подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

--------------------------------

<1> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

<2> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
Данные проверенных и принятых к учету первичных (сводных) учетных документов систематизируются в хронологическом порядке (по датам совершения операций) и (или) группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета накопительным способом с отражением в регистрах бухгалтерского учета.

В силу ч. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Примечание. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.
Как мы уже отмечали, формы первичных документов для бюджетных учреждений регламентированы Приказом N 52н. До вступления в силу данного документа учреждения должны были руководствоваться Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными), учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее - Приказ N 173н). Данным Приказом, в частности, были утверждены следующие формы путевых листов:

- 0340002 "Путевой лист строительной машины";

- 0345001 "Путевой лист легкового автомобиля";

- 0345002 "Путевой лист специального автомобиля";

- 0345004 "Путевой лист грузового автомобиля";

- 0345005 "Путевой лист грузового автомобиля";

- 0345007 "Путевой лист автобуса необщего пользования".
Обратите внимание! Приказ N 52н, в отличие от Приказа N 173н, не содержит форм путевых листов, следовательно, учреждение должно разработать их самостоятельно.
С учетом вышеизложенного путевой лист является первичным документом, служащим основанием для принятия учреждением расходов учреждения на топливо и ГСМ. Кроме того, путевые листы и кассовые чеки являются документами, подтверждающими расходы на топливо и смазочные материалы для целей налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640 и пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Также следует учитывать, что управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе, помимо документов на право управления им, страхового полиса обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортного средства, путевого листа или товарно-транспортных документов является административным правонарушением и может повлечь за собой предупреждение или наложение административного штрафа в размере 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).
Какие реквизиты должен содержать путевой лист?
В силу п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, утвержденного Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ, запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Согласно п. 1 данной статьи обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта. Во исполнение данной нормы принят Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ N 152).

Согласно п. 2 Приказа N 152 Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Приказ N 152 устанавливает следующие обязательные реквизиты, которые должен содержать путевой лист.

Наименование и номер путевого листа. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп бюджетного учреждения.

Сведения о сроке действия путевого листа. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Необходимо отметить, что исходя из п. 10 Приказа N 152 бюджетные учреждения вправе оформлять путевой лист на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца. На какой срок будет оформляться путевой лист, необходимо указать в учетной политике. В частности, учреждение может разработать форму однодневного и многодневного путевых листов, установив в учетной политике, когда какой из них должен применяться. Например, многодневный путевой лист может выписываться при направлении водителя в служебную командировку.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. В данном разделе необходимо отразить наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона бюджетного учреждения.

Сведения о транспортном средстве. Указанные сведения должны включать:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом автомобильным полуприцепом - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо). Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.
Примечание. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.
Согласно п. 15 Порядка N 152 в случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку;

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

Сведения о водителе. Указанные сведения должны включать в себя:

- фамилию, имя, отчество водителя. В соответствии с п. 11 Приказа N 152 если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя;

- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

В соответствии со ст. 212 ТК РФ обеспечение безопасных условий и охраны труда является обязанностью работодателя. В частности, установлена обязанность работодателя в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, организовывать проведение за счет собственных средств обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров, других обязательных медицинских осмотров, обязательных психиатрических освидетельствований работников, внеочередных медицинских осмотров, обязательных психиатрических освидетельствований работников по их просьбам в соответствии с медицинскими рекомендациями с сохранением за ними места работы (должности) и среднего заработка на время прохождения указанных медицинских осмотров, обязательных психиатрических освидетельствований.
Для справки. С 01.01.2012 действует Приказ Минздравсоцразвития России N 302н <3>, утвердивший Перечень вредных и (или) опасных производственных факторов, при наличии которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования) (Приложение 1).

--------------------------------

<3> Приказ Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н "Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда" (далее - Порядок проведения медицинских осмотров).
Работники, осуществляющие отдельные виды деятельности, в том числе связанные с источниками повышенной опасности (с влиянием вредных веществ и неблагоприятных производственных факторов), а также работающие в условиях повышенной опасности, проходят обязательное психиатрическое освидетельствование не реже одного раза в пять лет в порядке, установленном Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 N 695.

В силу ст. 20 Закона о безопасности дорожного движения <4> бюджетные учреждения, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны проводить в соответствии с требованиями Закона о безопасности дорожного движения и Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации" обязательные медицинские осмотры и мероприятия по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях.

--------------------------------

<4> Федеральный закон от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения".
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Государственные (муниципальные) учреждения обязаны проводить следующие │

│ обязательные медицинские осмотры │

└────────┬──────────────────┬──────────────────┬──────────────────┬───────┘

\│/ \│/ \│/ \│/

┌────────┴────────┐ ┌───────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐

│ Предварительные │ │ Периодические │ │ Предрейсовые │ │ Послерейсовые │

└────────┬────────┘ └───────┬───────┘ └────────┬───────┘ └────────┬───────┘

\│/ \│/ \│/ \│/

┌────────┴────────┐ ┌───────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐

│В отношении лиц, │ │В течение всего│ │В течение всего │ │В течение всего │

│принимаемых на │ │времени работы │ │времени работы │ │времени работы │

│работу в качестве│ │лица в качестве│ │лица в качестве │ │лица в качестве │

│водителей │ │водителя │ │водителя │ │водителя │

│транспортных │ │транспортного │ │транспортного │ │транспортного │

│средств │ │средства │ │средства за │ │средства, если │

│ │ │ │ │исключением │ │такая работа │

│ │ │ │ │водителей, │ │связана │

│ │ │ │ │управляющих │ │с перевозками │

│ │ │ │ │транспортными │ │пассажиров или │

│ │ │ │ │средствами, │ │опасных грузов │

│ │ │ │ │выезжающими │ │ │

│ │ │ │ │по вызову │ │ │

│ │ │ │ │экстренных │ │ │

│ │ │ │ │оперативных │ │ │

│ │ │ │ │служб │ │ │

└─────────────────┘ └───────────────┘ └────────────────┘ └────────────────┘
В силу п. 16 Приказа N 152 даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующие осмотры, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
Обратите внимание! В силу ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний требований охраны труда, а также обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров, обязательных медосмотров в начале рабочего дня (смены), обязательных психиатрических освидетельствований или при наличии медицинских противопоказаний влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 15 000 до 25 000 руб., а на юридических лиц - от 110 000 до 130 000 руб.
Иные сведения. Приказ N 152 допускает размещение на путевом листе дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом. По нашему мнению, не стоит перегружать форму путевого листа различными ненужными реквизитами.
Примечание. Помимо обязательных реквизитов, установленных Приказом N 152, путевой лист должен содержать обязательные реквизиты, поименованные в п. 7 Инструкции N 157н.
Согласно п. 9 Приказа N 152 путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое учреждением для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

В силу п. 17 Приказа N 152 учреждения обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Следовательно, указанную форму журнала учреждение должно также разработать и утвердить в своей учетной политике. Заметим, что при разработке данного журнала за основу можно взять журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной Постановлением N 78 <5>. Кроме того, отметим, что при разработке путевого листа учреждение может использовать и ранее действующую форму путевого листа, добавив необходимые реквизиты и утвердив их в своей учетной политике.

--------------------------------

<5> Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".
Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.
Что необходимо отразить в учетной политике?
Согласно п. 1 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете совокупность способов ведения учреждением бухгалтерского учета составляет его учетную политику. В соответствии с п. 6 Инструкции N 157н принятая государственным (муниципальным) учреждением учетная политика утверждается приказом или распоряжением руководителя государственного (муниципального) учреждения и должна включать в себя следующую информацию:

- рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий применяемые счета бухгалтерского учета для ведения синтетического и аналитического учета;

- методы оценки отдельных видов имущества и обязательств;

- порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств;

- правила документооборота и технологию обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в бухгалтерском учете;

- формы первичных (сводных) учетных документов, применяемых для отражения хозяйственных операций, по которым законодательством РФ не установлены обязательные для их отражения формы документов. При этом утвержденные учреждением формы документов должны содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные Инструкцией N 157н;

- порядок организации и обеспечения (осуществления) внутреннего финансового контроля;

- порядок отражения в учете событий после отчетной даты;

- иные решения, необходимые для организации и ведения бухгалтерского учета.

Как мы уже отмечали, все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ, правовым актам уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты.

Данные проверенных и принятых к учету первичных (сводных) учетных документов систематизируются в хронологическом порядке (по датам совершения операций) и (или) группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета накопительным способом с отражением в регистрах бухгалтерского учета.

Таким образом, учреждение должно внести изменения в раздел своей учетной политики, касающийся форм первичных документов. В частности, необходимо утвердить форму путевого листа, журнала регистрации путевых листов и порядок их заполнения.

Напомним, что в соответствии с п. 6 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете изменение учетной политики может производиться:

- при изменении требований, установленных законодательством РФ о бухгалтерском учете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами;

- при разработке или выборе нового способа ведения бухгалтерского учета, применение которого приводит к повышению качества информации об объекте бухгалтерского учета;

- при существенном изменении условий деятельности учреждения.
К сведению. В силу п. 7 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете в целях обеспечения сопоставимости бухгалтерской (финансовой) отчетности за ряд лет изменение учетной политики производится с начала отчетного года, если иное не обусловливается причиной такого изменения.
Поскольку изменение форм первичных документов никак не повлияет на сопоставимость бухгалтерской (финансовой) отчетности учреждения, изменения в учетную политику можно вносить и не с начала финансового года. То есть переделывать все первичные документы (в частности, путевые листы) по новым формам с 01.01.2015 не нужно. Об этом говорится и в Письме N 02-07-07/33768, где Минфин России отмечает, что применение новых форм осуществляется учреждением с момента утверждения изменений в акты, устанавливающие правила его документооборота и технологию обработки учетной информации в целях организации и ведения бухгалтерского учета, принятые в рамках формирования его учетной политики на 2015 г. с учетом своей организационно-технической готовности.

Таким образом, учреждение вправе самостоятельно определить дату перехода на новые формы первичных документов исходя из своей организационно-технической готовности. Но сделать это нужно в 2015 г.
* * *
В связи с тем что Приказ N 173н утратил силу, бюджетные учреждения должны разработать и утвердить новую форму путевого листа и журнала регистрации путевых листов, прописав при этом и период их применения.

Утвержденная форма путевого листа должна содержать обязательные реквизиты, к которым, в частности, относятся наименование и номер путевого листа, сведения о сроке его действия (путевой лист может быть оформлен на один день или на больший период, не превышающий одного месяца, если это необходимо), о собственнике (владельце) транспортного средства, о самом автомобиле, а также о водителе.
А.Гусев

К. п. н.,

эксперт журнала

"Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Подписано в печать

23.07.2015